做好高校教學(xué)秘書工作摭探

段禎

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)秘書;工作職責(zé);策略;高校管理

高校教學(xué)秘書是高校管理組織的基層管理者，是師生與高校領(lǐng)導(dǎo)層的溝通橋梁， 他們對于師生來說并不陌生。但是由于教學(xué)秘書崗位的工作內(nèi)容繁雜且瑣碎，很多師生并不了解教學(xué)秘書的工作全貌，同時有些教學(xué)秘書在履行職責(zé)過程中也并非全然細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)，因此產(chǎn)生了一些問題。為提升高校管理工作質(zhì)量，完成課程建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)改革、科研項目、教師考核等工作，科學(xué)合理地協(xié)調(diào)各部門，高校必須高度重視提高教學(xué)秘書工作的質(zhì)量和效率。在此，筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗及高校實際情況，對高校教學(xué)秘書工作進行深度思考，并提出幾點建議，希望能夠?qū)Ω咝９芾砉ぷ髌鸬浇梃b和支持作用。

一、高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

1.傳達(dá)上級指令與反饋師生意見

高校教學(xué)秘書的主要職責(zé)是傳達(dá)上級指令，做好單位內(nèi)其他成員的意見反饋。高校教學(xué)秘書直屬于院長和業(yè)務(wù)副院長，是二者的工作助手，行政上由院長領(lǐng)導(dǎo)，并接受教務(wù)處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。教學(xué)秘書作為高校管理層與師生之間的溝通橋梁，需要在學(xué)校下達(dá)工作通知時準(zhǔn)確地篩選和提煉內(nèi)容并準(zhǔn)確傳達(dá)。比如高校在新學(xué)期開始時，會進行教學(xué)計劃的核對和選課，并安排一系列活動，后期則進行各類考試和獎項申報工作，教學(xué)秘書需要明確每項教學(xué)活動的節(jié)點，及時通知廣大師生。之后，教學(xué)秘書還需要進行動態(tài)更新，跟進師生的進度，必要時需提醒師生提交材料，并按時匯總上報，待各院院長確認(rèn)無誤后再提交至教務(wù)處。因此，教學(xué)秘書還負(fù)有反饋師生意見的職責(zé)，使師生方便與管理部門溝通，形成信息反饋機制，幫助上級進行決策，同時解決教師與學(xué)生遇到的難題，保證學(xué)校管理工作的有序推進。

2.監(jiān)督與記錄日常教學(xué)工作

高校最主要的活動是教學(xué)，因此教學(xué)秘書進行管理和監(jiān)督的重點是日常教學(xué)活動。教學(xué)計劃是否合理，教師授課是否按照教學(xué)計劃推進及其所達(dá)成的教學(xué)效果是否符合計劃等，都是教學(xué)秘書需要密切關(guān)注的內(nèi)容。教學(xué)秘書需要注意教學(xué)計劃是否有內(nèi)容遺漏或計劃步驟出現(xiàn)錯誤， 如果發(fā)現(xiàn)問題，需要及時解決，以免影響到其他事項。同時，教學(xué)秘書除了要記錄教師的日常教學(xué)工作之外，還要組織學(xué)生選課，安排學(xué)生重修、補考等。在學(xué)生畢業(yè)之際，還要對學(xué)生是否滿足畢業(yè)要求進行審查。教學(xué)秘書的教學(xué)監(jiān)督工作非常重要，如果停課、調(diào)課、考試的物料發(fā)放、考試安排下達(dá)等工作做得不及時，就會對教學(xué)工作產(chǎn)生不良的連鎖性影響。

3.負(fù)責(zé)檔案整理與提取工作

高校的學(xué)生和教師數(shù)量眾多，所以各種檔案材料也非常多，而這些檔案材料的整理工作通常由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)。通常情況下，檔案管理工作一共有四類。其一是教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教師工作量的教學(xué)工作事務(wù)檔案，其二是教學(xué)進度表和課程表等日常教學(xué)計劃，其三是學(xué)生點名冊及學(xué)生成績單，其四是學(xué)生試卷、畢業(yè)設(shè)計和畢業(yè)論文。對于上述檔案材料， 教學(xué)秘書需要做好細(xì)致的整理和提取工作，這樣才能方便領(lǐng)導(dǎo)檢查， 推進教學(xué)工作的順利開展，方便對本科教學(xué)進行評估等。

二、高校教學(xué)秘書工作的重要性與認(rèn)知誤區(qū)

雖然教學(xué)秘書是高校的常設(shè)崗位，但仍然有許多師生對教學(xué)秘書工作的認(rèn)知存在誤區(qū)，且沒有認(rèn)識到教學(xué)秘書工作的重要性，這一問題必須加以重視。高校管理層及廣大師生只有認(rèn)識到教學(xué)秘書工作的重要性，并糾正錯誤的認(rèn)知觀念，才能進一步優(yōu)化教學(xué)秘書工作，為學(xué)校教學(xué)工作的順利推進提供保障。

1.高校教學(xué)秘書工作的重要性

教學(xué)秘書的信息獲取渠道和指令較多，相當(dāng)于是龐大信息庫的中轉(zhuǎn)站， 因此具有較強的影響力，在學(xué)校占據(jù)著重要地位。教學(xué)秘書對院校上級管理層和師生具有雙重作用， 是溝通的紐帶和橋梁，也是最基礎(chǔ)的管理執(zhí)行者，因此教學(xué)秘書的工作能力在一定程度上影響著高校管理水平。如果教學(xué)秘書失職，將會造成工作混亂及教學(xué)管理計劃失衡的后果。當(dāng)前，很多高校不斷增設(shè)專業(yè)，在校大學(xué)生數(shù)量不斷增多，新課改的推行讓教師和學(xué)生都面臨著新的評估壓力，在這種情況下教學(xué)秘書的作用更加凸顯。教學(xué)秘書不僅要完成領(lǐng)導(dǎo)分配的工作，還要做好職責(zé)之內(nèi)的事務(wù)，充分發(fā)揮基層管理崗位的主動性，這樣才能確保高校教學(xué)工作的順利推進?？梢姡咝＝虒W(xué)秘書工作非常重要。

2.對高校教學(xué)秘書工作的認(rèn)知誤區(qū)

當(dāng)前，部分高校領(lǐng)導(dǎo)及師生對教學(xué)秘書工作的認(rèn)知存在誤區(qū)。常見的認(rèn)知誤區(qū)是：教學(xué)秘書的日常工作是重復(fù)性動作，如課程安排、成績等級和材料報送等， 教學(xué)秘書只需要完成上級安排的任務(wù)，個人能力和工作水平不需要很高，年齡合適的人都能做好。與此同時，加之一些教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)精神及綜合素養(yǎng)確實存在問題，也影響到人們對教學(xué)秘書這一崗位的認(rèn)知。比如，一些教學(xué)秘書只負(fù)責(zé)傳達(dá)上級的通知， 很少反饋師生的意見，甚至有隱瞞和壓制的行為。有些教學(xué)秘書因為自己能直接對接管理層而存在權(quán)力錯位、工作態(tài)度不端正的問題，這很容易助長歪風(fēng)邪氣和徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，以致影響到院系的管理工作和學(xué)校的整體教學(xué)水平。

三、高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

教學(xué)秘書工作對于高校來說非常重要，教學(xué)秘書只有做好日常工作才能保持學(xué)校的高質(zhì)量發(fā)展。但是，當(dāng)前教學(xué)秘書工作存在許多問題，最突出的有以下四點：工作壓力大、晉升難度大、缺乏職業(yè)認(rèn)同、缺乏系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，現(xiàn)針對這四點內(nèi)容進行詳細(xì)分析。

1.工作壓力大

教學(xué)秘書在日常工作中需要處理活動事項、課程事項、檔案事項等業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)教學(xué)活動的安排，如排課和統(tǒng)計課時數(shù)量，歸納競賽、科研、考試等工作，這些工作占用了教學(xué)秘書的絕大部分時間。這些瑣碎的日常事務(wù)，很容易使教學(xué)秘書陷入簡單重復(fù)的工作中，以致忽視工作的高質(zhì)量和創(chuàng)新性。無論是國家政策還是學(xué)校下達(dá)的新指令，都需要教學(xué)秘書有效整合信息，做好安排和銜接，付出很多時間和精力。如果教學(xué)秘書沒有及時做好指令傳達(dá)，則會影響教學(xué)規(guī)劃，甚至引發(fā)教學(xué)事故。教學(xué)秘書因為工作任務(wù)重，承擔(dān)著較大的壓力，所以容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，對自身工作失去積極性，甚至遇到困難和問題時或者走不正規(guī)渠道， 或者進行積壓，這對接下來的工作是非常大的安全隱患。

2.晉升難度大

相關(guān)調(diào)查顯示，很多高校教學(xué)秘書的離職率較高，這與高校缺乏教學(xué)秘書晉升機制息息相關(guān)。教學(xué)秘書的崗位歸根到底是輔助性職能崗位，很多高校不重視教學(xué)秘書工作，對其工作的重要性缺乏正確認(rèn)知， 也沒有針對其設(shè)置合理的晉升機制和通道。教學(xué)秘書一方面面臨不被賞識、晉升機制不健全的問題，另一方面容易陷入重復(fù)性、機械性的工作中，很難進行自我提升，在職業(yè)上升空間方面與其他崗位存在較大差距。在長期的工作中，教學(xué)秘書若得不到自我提升，也沒有晉升的方向，就會止步不前，對自身工作失去興趣。

3.缺乏職業(yè)認(rèn)同

教學(xué)秘書屬于輔助管理崗位，在高校管理層中屬于最基層的部分，其職業(yè)內(nèi)容很少被行業(yè)外的人知悉。很多人對教學(xué)秘書的認(rèn)知，僅停留在助理的層面，認(rèn)為教學(xué)秘書是授課教師的助理或辦公室打雜的文員，認(rèn)為這是一個非常輕松、簡單的工作崗位。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容本就瑣碎、繁雜，再加上受外部環(huán)境錯誤認(rèn)知的影響，教學(xué)秘書非常容易產(chǎn)生不健康的職業(yè)心理，在工作中找不到成功感和獲得感，缺乏職業(yè)認(rèn)同。長此以往，勢必會影響到其工作質(zhì)量和效率。據(jù)統(tǒng)計，約有62%的高校教學(xué)秘書認(rèn)為自身能力被埋沒，70%的高校教學(xué)秘書認(rèn)為自身工作沒有成就感。

4.缺乏系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)

由于教學(xué)秘書崗位非常重要， 且工作任務(wù)繁重，因此教學(xué)秘書不僅需要具有較高水平的職業(yè)技能，還要擁有一定的文化水平和職業(yè)道德素養(yǎng)。但是由于種種原因，不少高校教學(xué)秘書的文化水平并不高，能力一般，而且缺乏系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)。很多教學(xué)秘書從進入高校工作起， 就沒再參加過崗位培訓(xùn)。有些教學(xué)秘書本身就是以大專學(xué)歷和低職稱進入高校工作的，在專業(yè)知識和技能上與崗位要求有一定差距，如果不參加職后崗位培訓(xùn)，也不努力提高自身的文化水平、豐富自己的知識儲備，就很難勝任高校教學(xué)秘書這一工作，以致影響教學(xué)管理工作的效果。比如，對于學(xué)校政策和制度的整理與傳達(dá)， 教學(xué)秘書需要經(jīng)過篩選和提煉再向師生下達(dá)，因此需要具備一定的分析甄別能力，否則就抓不住重點，無法有效傳達(dá)，更無法督促師生按要求高質(zhì)量地完成任務(wù)。有些高校為了讓教職工有繼續(xù)學(xué)習(xí)的機會，會定期舉辦一些培訓(xùn)活動，但常常忽視教學(xué)秘書這一崗位的培訓(xùn)工作，只是通過簡單的開會或講座的形式進行工作傳達(dá)。很多高校在培訓(xùn)基層管理人員的時候，采用的是專業(yè)管理和行政管理相融合的模式，讓教學(xué)秘書分散學(xué)習(xí)技術(shù)職務(wù)和行政職務(wù)方面的知識，這將導(dǎo)致教學(xué)秘書對二者都沒有學(xué)習(xí)精通，很難立足某個方向繼續(xù)發(fā)展。

四、新時期提升高校教學(xué)秘書工作質(zhì)量的策略

新時期教學(xué)改革持續(xù)推進，高校教學(xué)秘書的工作質(zhì)量和工作效率也應(yīng)當(dāng)不斷提高。針對上述教學(xué)秘書工作存在的問題，高校應(yīng)立足現(xiàn)實，積極探索提升教學(xué)秘書工作質(zhì)量和效率的策略，以推動高校教學(xué)管理工作的有效開展。

1.轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整思想，積極對待教學(xué)秘書工作

凡是工作都需要有創(chuàng)新，在新時期，高校教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)圍繞基礎(chǔ)服務(wù)保障進行，幫助教師提高教學(xué)管理的質(zhì)量。學(xué)校要轉(zhuǎn)變觀念，重視教學(xué)秘書工作， 教學(xué)秘書也要積極對待自身的工作。比如，在排課選課之前，教學(xué)秘書可以與學(xué)生進行溝通交流，然后將學(xué)生的意見歸納總結(jié)，交給任課教師進行討論。又如，教學(xué)秘書可以廣泛征集教師的意見，調(diào)查科研動向，定期向上級反映，及時做出支持動作。再如，在購買教材之前，教學(xué)秘書可以綜合學(xué)生的訴求，然后傳遞給任課教師，得到教師的專業(yè)意見，并與學(xué)生的訴求相融合，最后選擇合適的教材。這些做法可以讓教學(xué)秘書成為師生與管理層之間的溝通橋梁，不僅方便管理，還能滿足教師的教學(xué)要求，也能讓學(xué)生參與進來，選擇適合學(xué)生的教材，進而提高教學(xué)質(zhì)量。

除此之外，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到自身工作的重要性， 了解教學(xué)秘書崗位應(yīng)當(dāng)履行的工作職責(zé)，把握正確的原則，認(rèn)真落實每一項工作，做到不偷懶、不馬虎，嚴(yán)禁鉆空子思想和徇私舞弊行為。教學(xué)秘書應(yīng)該主動了解和學(xué)習(xí)優(yōu)秀教學(xué)秘書的工作方法，多與各部門積極溝通。同時，作為高校教學(xué)秘書，不僅要明確自身工作的內(nèi)涵，還要讓其他教職工和學(xué)生明確教學(xué)秘書的工作內(nèi)容， 以方便與各部門對接，讓廣大師生配合自己的工作并使其知道遇到問題應(yīng)當(dāng)找誰解決，避免出現(xiàn)無人過問、無人處理的現(xiàn)象。教學(xué)秘書在實際工作中應(yīng)適當(dāng)調(diào)整工作方向，如果出現(xiàn)問題就查漏補缺，積極配合培訓(xùn)和督查工作。

2.提高專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，做好管理員

高校教學(xué)秘書作為基層管理者，要做好高校這個龐大教育機構(gòu)的管理員，就要不斷提高自身的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)， 能夠準(zhǔn)確調(diào)取廣大師生的檔案，做好授課準(zhǔn)備工作等。對于高校來說，教職員工的綜合素養(yǎng)非常重要。高校師生人數(shù)眾多，而且高校是知識的殿堂，只有擁有細(xì)致入微的工作作風(fēng)才能滿足高校教學(xué)管理需求，而專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)在很大程度上關(guān)系到管理層工作的成績和實效性。因此，在新時期高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，做師生認(rèn)可和喜愛的管理員，同時也要在管理工作中兼顧專業(yè)技能，以技術(shù)性的管理作風(fēng)制定詳細(xì)的工作策略，使每一項工作都能聚焦到關(guān)鍵點，合理執(zhí)行計劃，并落實到位。為此，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)注意到自身工作的多元化和特殊性，不僅要掌握專業(yè)技能， 還要根據(jù)工作需要進行多方學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識，鍛煉相關(guān)能力。高校對教學(xué)秘書展開培訓(xùn)時不要過于分散，可以讓教學(xué)秘書集中學(xué)習(xí)某一方面知識，為其職業(yè)發(fā)展提供幫助。在選擇具體走哪一方面的培訓(xùn)路線時，高?？梢愿鶕?jù)教學(xué)管理需要及教學(xué)秘書的具體情況來安排。比如，學(xué)校需要行政能力強的教學(xué)秘書，就可以安排其進行專業(yè)的行政能力培訓(xùn)，并輔以職業(yè)能力的培養(yǎng)。又如，學(xué)校需要文化知識認(rèn)知能力強、專業(yè)技術(shù)水平高的教學(xué)秘書，就可以讓其向排課方面發(fā)展。此外，教學(xué)秘書還要學(xué)習(xí)和掌握更多的應(yīng)用技術(shù)， 如海報的制作、版面設(shè)計、Photoshop.軟件的應(yīng)用等。

3.建立健全獎勵機制和約束制度，落實責(zé)任

要提高質(zhì)量和效率，就要建立健全相應(yīng)的機制和制度，不斷完善教學(xué)秘書工作獎懲機制，以便落實責(zé)任。在實際工作中，學(xué)校只有制定有效的激勵制度， 才能促使教學(xué)秘書不斷提高工作的積極性。學(xué)?？梢葬槍虒W(xué)秘書在工作中的優(yōu)秀表現(xiàn)給予獎勵，同時設(shè)置考核措施，對不達(dá)標(biāo)和存在徇私舞弊問題的教學(xué)秘書予以懲罰。通過相應(yīng)的約束制度， 學(xué)校可以對教學(xué)秘書的權(quán)力加以限制和約束，使其工作有規(guī)則可以遵循。為確保教學(xué)秘書崗位的工作質(zhì)量和效率， 也為保證教學(xué)秘書的留存率，學(xué)校需依據(jù)獎懲機制使教學(xué)秘書在工作中感受到自身的成就感和價值，并明確自己應(yīng)遵守的職業(yè)規(guī)范和職業(yè)道德。比如，教學(xué)秘書優(yōu)異地完成工作任務(wù)后就應(yīng)得到一定的獎勵，如完不成工作任務(wù)則需要受到一定的懲罰，這樣才能督促教學(xué)秘書不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。比如，學(xué)校在期末考核教職工的同時， 針對教學(xué)秘書也要有相應(yīng)的考核指標(biāo)，采用打分評價的方式， 讓廣大師生都參與進來，這樣不僅可以讓師生了解教學(xué)秘書的工作內(nèi)容，還可以促進教學(xué)秘書與師生之間的有效溝通。

五、結(jié)語

綜上所述，在新時期教學(xué)改革過程中，高校教學(xué)管理工作需要有序優(yōu)化，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)層重視起來，基層管理者也要主動參與教學(xué)改革，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。當(dāng)前，在高校擴大招生和增設(shè)課程的形勢下，高校教學(xué)秘書工作發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，高校教學(xué)秘書需要具備與時俱進的意識， 能夠抓住工作中的重點難點，更好地提高工作質(zhì)量和效率。高校管理者應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，重視教學(xué)秘書工作，并建立健全獎懲制度，提高教學(xué)秘書人才的留存率。高校教學(xué)秘書則要以身作則，認(rèn)真履行職責(zé)，不斷提高自身的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。