數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的困境及對策

文/康晨煒

數(shù)字檔案室是檔案部門為順應(yīng)數(shù)字化時代發(fā)展而建設(shè)的，其與傳統(tǒng)檔案管理方式不同，具有檔案信息化的特征。數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，應(yīng)解決好傳統(tǒng)檔案信息化轉(zhuǎn)型和檔案數(shù)字化建設(shè)問題，更新管理思維、方式和手段，提升數(shù)字檔案服務(wù)水平，使其與數(shù)字化時代檔案事業(yè)發(fā)展的環(huán)境相匹配。

1 數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容與現(xiàn)狀

數(shù)字檔案室建設(shè)包含許多內(nèi)容，是集合檔案信息的采集、加工、存儲、管理、利用為一體的集成化管理體系和平臺。數(shù)字檔案室建設(shè)的前提是厘清其基本內(nèi)涵，進而有計劃、有步驟地推進檔案室建設(shè)工作。相較于傳統(tǒng)檔案室來說，數(shù)字檔案室的儲存介質(zhì)發(fā)生了改變，傳統(tǒng)檔案室以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字檔案室則以數(shù)字電子檔案為主，具有可復(fù)制性。另外，傳統(tǒng)檔案室檔案資料的儲存需要占用較多的空間，而數(shù)字檔案室則主要以數(shù)據(jù)存儲為主，既能夠節(jié)省物理空間，也能夠節(jié)省一部分人力，且檔案資源可實現(xiàn)靈活取用，檔案利用的效率也大大提高。

一般而言，數(shù)字檔案室建設(shè)包含規(guī)范制度、基礎(chǔ)設(shè)計、應(yīng)用系統(tǒng)、檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化、檔案服務(wù)保障等方面內(nèi)容，由于是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要相關(guān)部門的密切配合與分工協(xié)作。

1.1 應(yīng)建設(shè)數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

所謂基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)是指能夠滿足數(shù)字檔案室建設(shè)與管理要求的軟硬件設(shè)施，并且保障檔案信息的安全，能夠為數(shù)字檔案建設(shè)提供技術(shù)支撐。

1.2 開發(fā)數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)

該應(yīng)用系統(tǒng)要具有便捷性、安全性和多功能性，能夠體現(xiàn)出自身與傳統(tǒng)檔案室檔案管理系統(tǒng)的不同，如可實現(xiàn)檔案室辦公自動化。

1.3 應(yīng)用先進技術(shù)和手段實現(xiàn)檔案的電子化管理

一是將原始檔案資源進行數(shù)字轉(zhuǎn)換，為數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)；二是應(yīng)嚴(yán)格按照檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，形成完整、可用、安全的數(shù)字檔案資源體系，為檔案的后續(xù)數(shù)字化存儲、管理和利用打好基礎(chǔ)。

1.4 持續(xù)改進并完善數(shù)字檔案室工作流程、管理制度、人員建設(shè)

明確數(shù)字檔案服務(wù)的基本內(nèi)容和服務(wù)流程，對于不同類型的檔案實施分類管理，同時加強技術(shù)建設(shè)與更新，切實保障數(shù)字檔案信息的安全和順暢運行。數(shù)字檔案室建設(shè)對技術(shù)和人才的要求有所提高，傳統(tǒng)檔案室的人員隊伍結(jié)構(gòu)迫切需要重組或優(yōu)化，尤其是面對新技術(shù)和新方法，加大對檔案人員的培訓(xùn)力度，引進復(fù)合型人才，加強現(xiàn)有人員的知識管理，有助于為數(shù)字檔案室建設(shè)和后續(xù)管理提供智力保障。

數(shù)字檔案室建設(shè)需重點關(guān)注如下方面，一是推進傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以豐富數(shù)字檔案室的檔案信息資源；二是形成管理規(guī)范、運行有序的制度機制，優(yōu)化工作流程，對檔案信息資源進行有效利用，為相關(guān)部門提供可靠的決策數(shù)據(jù)，為廣大群眾提供社會化、個性化的檔案服務(wù)。從實際情況來看，近年來我國檔案事業(yè)改革得到穩(wěn)步推進，尤其是在檔案數(shù)字化建設(shè)方面取得了一定進展。

各地積極推進數(shù)字檔案室建設(shè)，更新檔案管理技術(shù)，搭建檔案數(shù)字化管理平臺，重藏輕用的檔案管理觀念得到明顯改善。從未來發(fā)展的趨勢來看，進一步推進數(shù)字檔案室建設(shè)仍是一段時間內(nèi)需重點關(guān)注的課題，且伴隨信息技術(shù)、數(shù)字化設(shè)備等的不斷創(chuàng)新更新，數(shù)字檔案室的功能也會更加豐富。從這個意義上講，數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)是一個持續(xù)發(fā)展和完善的過程。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的現(xiàn)實困境

雖然近年我國數(shù)字檔案室建設(shè)取得一定成效，但與數(shù)字檔案需求相比，仍存在一定差距。主要表現(xiàn)為部分數(shù)字檔案室信息化水平不高，缺乏成熟的理論指導(dǎo)，相關(guān)技術(shù)更新遲滯，缺少結(jié)合市場需求的動態(tài)化方案，地方檔案室的特色不鮮明等。這些是現(xiàn)階段數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的主要困境。

2.1 理論指導(dǎo)與技術(shù)支持不足

數(shù)字檔案室建設(shè)是一個新鮮事物，相關(guān)理論研究和實踐探索均處于初級階段，且新技術(shù)發(fā)展速度快，檔案載體、檔案形式等變化顯著。一方面，對于檔案管理主體來說，既要了解新技術(shù)和新手段，并能夠有效利用新技術(shù)優(yōu)化檔案工作，穩(wěn)步推進數(shù)字檔案室建設(shè)。另一方面，數(shù)字檔案室建設(shè)尚缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的理論作為指導(dǎo)，由于檔案資源種類繁多，加上缺少數(shù)字檔案室建設(shè)的模式和標(biāo)準(zhǔn)，不利于各地數(shù)字檔案室建設(shè)的穩(wěn)步推進。在技術(shù)支持層面，雖然電子文件管理積累了一些經(jīng)驗，但數(shù)字檔案室作為一個整體，其本身就是以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)的，除了電子文件整合與管理以外，還需要組建若干具有獨立性的數(shù)字檔案實體?，F(xiàn)實中，在電子文件著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案室效果評估標(biāo)準(zhǔn)等方面尚未形成嚴(yán)密的體系，因而難以為數(shù)字檔案室建設(shè)提供有力支撐?；蛟趯嶋H建設(shè)中經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息資源不全面、數(shù)量不足、質(zhì)量不高等問題。由于缺乏科學(xué)理論和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系等的指導(dǎo)，數(shù)字檔案室建設(shè)進展緩慢，未來數(shù)字檔案室的高質(zhì)量發(fā)展需重點加強理論研究和技術(shù)推廣，在明確數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下保障各項工作的穩(wěn)步推進。

2.2 數(shù)字檔案信息資源整理困難

數(shù)字檔案室建設(shè)前期需要對傳統(tǒng)檔案資源進行整理、分類以及數(shù)字化轉(zhuǎn)換，面對繁多冗雜的檔案資料，整理過程中需耗費大量的時間和精力。同時還需要對這些檔案資料進行再加工，減少檔案資源重復(fù)的問題。由于許多檔案資源的管理是多主體的，所以在檔案整理過程中可能會出現(xiàn)不同意見，進而影響檔案資源建設(shè)的效率。在實踐中，數(shù)字檔案室建設(shè)同樣面臨資源浪費的問題，尤其是各部門之間的協(xié)調(diào)不足，檔案資料被重復(fù)數(shù)字化，消耗了大量的人力、物力、財力。究其原因，一是各部門之間的溝通不足；二是各部門之間存在意見不一致或各自為政的情況；三是不同單位對于檔案資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求不一致，加大了檔案資源整理和數(shù)字化的難度。由上可知，數(shù)字檔案室信息資源整理困難，既受到檔案資源繁雜的影響，也有檔案信息資源建設(shè)主體協(xié)同性不足帶來的挑戰(zhàn)。

2.3 數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施不完善

數(shù)字檔案室建設(shè)的前提要件是相對完善的軟硬件設(shè)施，這也是檔案管理和服務(wù)開展的前提。相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施主要包含滿足數(shù)字檔案收集、整理和利用的硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備，這些基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案室建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。但在實際工作中，許多數(shù)字檔案室的軟件硬件設(shè)施并不完善，或存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)更新不及時，硬件設(shè)施配備不到位的情況，現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施條件難以為數(shù)字檔案室高效建設(shè)提供有力支持。由于基礎(chǔ)設(shè)施不完善，相應(yīng)地也會影響數(shù)字檔案室檔案的安全性，造成一定的安全隱患。保障檔案信息安全應(yīng)是數(shù)字檔案室建設(shè)的一項重要內(nèi)容，務(wù)必保證。尤其是伴隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，在改變檔案管理工作格局的同時，也給檔案安全工作帶來了挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案室以電子檔案為主，如果各環(huán)節(jié)技術(shù)支持不足或管理上存在漏洞，就可能會出現(xiàn)嚴(yán)重的安全問題。

2.4 缺乏高質(zhì)量技術(shù)人才隊伍

任何數(shù)字檔案室的建設(shè)，都需要有專業(yè)技術(shù)人員進行數(shù)據(jù)管理、分析和利用。與傳統(tǒng)檔案室不同，數(shù)字檔案室的技術(shù)性更強，且需要結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展的要求創(chuàng)新服務(wù)形式，能夠提供個性化的服務(wù)。這對檔案人員提出了新的挑戰(zhàn)，檔案人員應(yīng)結(jié)合數(shù)字檔案室建設(shè)與運行情況，加強檔案數(shù)據(jù)分析，為單位建設(shè)、管理和發(fā)展的各項決策提供科學(xué)依據(jù)。雖然各地比較重視數(shù)字檔案室建設(shè)，管理人員也基本能夠認識到專業(yè)人才隊伍建設(shè)的重要性，但是在具體落實中，仍然存在高質(zhì)量技術(shù)人才缺乏的問題。一方面，現(xiàn)有檔案人員的專業(yè)技術(shù)能力與數(shù)字檔案室建設(shè)的要求不相符，不能很好地滿足檔案數(shù)字化改革的需要。另一方面，檔案人員整體結(jié)構(gòu)不合理，為檔案人員提供的新技術(shù)領(lǐng)域培訓(xùn)和學(xué)習(xí)較少或不深入，影響了數(shù)字檔案室建設(shè)工作的順利開展。此外，部分數(shù)字檔案室管理人員對綜合型人才隊伍建設(shè)的認識不足，也在一定程度上制約了數(shù)字檔案室的建設(shè)與管理工作。

3 數(shù)字檔案室建設(shè)的創(chuàng)新對策

立足于數(shù)字檔案室建設(shè)的實際，結(jié)合數(shù)字檔案室的特征，為進一步完善數(shù)字檔案室建設(shè)，應(yīng)堅持“資源為本”，不斷加強數(shù)字檔案資源建設(shè)與整合，為科學(xué)利用檔案資源奠定基礎(chǔ)；注重使用價值的開發(fā)，在推進資源特色化建設(shè)的基礎(chǔ)上，開通資源共享與開放服務(wù)功能，改變“重內(nèi)輕外”的數(shù)字檔案室建設(shè)弊端；促進數(shù)字檔案室之間的合作，將分散在各單位的相關(guān)資源進一步整合，形成整體效應(yīng)。

3.1 有機整合數(shù)字檔案資源

數(shù)字檔案室建設(shè)需要檔案管理部門的積極參與和科學(xué)指導(dǎo)，以彌補現(xiàn)階段在理論研究和實踐創(chuàng)新中的不足。首先，檔案主管部門應(yīng)承擔(dān)好數(shù)字檔案室建設(shè)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、培訓(xùn)、評估等職能，將自身作為數(shù)字檔案室建設(shè)以及其后續(xù)運行的橋梁。數(shù)字檔案室管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)、提高數(shù)字檔案建設(shè)與管理能力，積極參與行業(yè)內(nèi)前沿的學(xué)術(shù)交流活動，并實地走訪參觀，借鑒各地和有關(guān)單位的經(jīng)驗和做法。在實際管理過程中需充分發(fā)揮主動性，敢于突破和創(chuàng)新，并能持續(xù)進行反思，遇到問題及時糾正，不斷帶領(lǐng)檔案人員提高檔案工作能力和服務(wù)水平。其次，加大對檔案數(shù)字資源的挖掘力度。改變傳統(tǒng)檔案管理模式，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的自動化檢索，在海量的數(shù)據(jù)資源中實現(xiàn)高效、精準(zhǔn)檢索，實現(xiàn)智能化的數(shù)據(jù)挖掘與加工。再次，建設(shè)數(shù)字檔案室開放體系。開放是數(shù)字檔案室的顯著特征，但作為一個虛擬的概念，增強檔案室的開放性應(yīng)從如下幾個方面入手：一是將檔案數(shù)據(jù)開放與共享納入數(shù)字檔案室建設(shè)的整體規(guī)劃之中，建設(shè)數(shù)字化平臺時增加相應(yīng)功能。二是考慮不同檔案資源之間的關(guān)聯(lián)性，避免重復(fù)性的數(shù)字化資源轉(zhuǎn)換，減少無用功，提高數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化效率。概言之，數(shù)字檔案室建設(shè)要做好資源建設(shè)工作，結(jié)合時代環(huán)境的需要，豐富檔案數(shù)字資源，同時注重提質(zhì)增效，保障數(shù)字檔案室向高質(zhì)量方向發(fā)展。

3.2 保障數(shù)字檔案平臺的高效運行

數(shù)字檔案室的很多服務(wù)都是借助網(wǎng)絡(luò)平臺來實現(xiàn)的，因而保障數(shù)字檔案平臺的高效、安全運行尤為重要。首先，應(yīng)提高數(shù)字檔案平臺的信息處理能力。一般而言，檔案具有較高的應(yīng)用價值，如查詢、證明、決策、數(shù)據(jù)分析、宣傳教育等的應(yīng)用，具有極強的社會價值。但海量的數(shù)據(jù)資源擺在人們面前，如沒有相應(yīng)的平臺，很難發(fā)揮其價值。提高數(shù)字檔案平臺的信息處理能力，就是要改變數(shù)據(jù)的存儲格式，實現(xiàn)數(shù)字檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，促使各主體能夠運用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)檢索關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，提高數(shù)字檔案的可用性。其次，將不同類型的數(shù)字檔案統(tǒng)一于平臺上。數(shù)字檔案也有文本、視頻、圖紙、照片等不同類型，應(yīng)將各類數(shù)字檔案資源進行有機整合，以便能夠提升檔案服務(wù)的針對性，如為企業(yè)決策提供有價值的信息等，進而發(fā)揮好數(shù)字檔案室的優(yōu)勢功能。再次，增強數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)平臺的交互性。了解市場需求，收集用戶反饋，是新時代數(shù)字檔案室建設(shè)的一項重要內(nèi)容。為此，應(yīng)將其作為與受眾交流的一個窗口，為檔案服務(wù)的持續(xù)改進提供參考。此外，用戶在反饋信息時也會不斷累積一些數(shù)據(jù)資料，可在此基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)進行收集、整理和分類，進而探索更多具有針對性的專題類檔案服務(wù)，加速推進檔案室建設(shè)的轉(zhuǎn)型升級。

3.3 提升數(shù)字檔案應(yīng)用的整體效應(yīng)

數(shù)字檔案室建設(shè)在新時代應(yīng)做出積極回應(yīng)，改變原有的“信息孤島”式的檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀，實現(xiàn)檔案建設(shè)的集成開發(fā)和資源利用的整體效應(yīng)。首先，立足于大環(huán)境，與時俱進，加速數(shù)字檔案室更新，尤其是軟硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要及時更新，保障其能夠走在大環(huán)境的前沿陣地。當(dāng)前，數(shù)字檔案室建設(shè)具有突出的優(yōu)勢，充分利用各類信息技術(shù)資源，并從自身實際出發(fā)，打造獨具特色的主題檔案室是一條可行路線。如地方檔案室在挖掘本地檔案資源的基礎(chǔ)上，打造特色檔案室，有助于提升自身的知名度和影響力，形成檔案品牌。其次，應(yīng)重視開展集成化工作。所謂集成化工作是指對現(xiàn)有檔案資源和服務(wù)的充分利用。在各地普遍推進特色檔案室建設(shè)的情況下，應(yīng)發(fā)揮好各自的優(yōu)勢互補作用，形成開放化的檔案管理體系，促使各數(shù)字檔案室掌握更系統(tǒng)的檔案資源。還應(yīng)加強檔案室之間的交流與合作，形成數(shù)字檔案室整體化發(fā)展的局面，提升整體效應(yīng)。

推進數(shù)字檔案室建設(shè)，是服務(wù)時代發(fā)展和科技發(fā)展的需要。當(dāng)前數(shù)字檔案室建設(shè)積累了一些經(jīng)驗，同時也面臨一些現(xiàn)實困境。我們應(yīng)提高數(shù)字檔案室建設(shè)的能力，進一步提高數(shù)字檔案資源整合能力，網(wǎng)絡(luò)平臺信息處理能力和不同主體之間的協(xié)同能力，進而從整體上提高數(shù)字檔案室建設(shè)的成效。