檔案館與方志館信息資源開發(fā)利用及跨館合作可行性探索
——以吉林省檔案館和吉林省方志館為例

文/楊 葳

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“要從國家、地區(qū)多層面一體推進(jìn)檔案信息利用共享工作”的新要求。在新要求下，不僅是各級檔案館要實現(xiàn)通辦，各個部門和館都要積極加入到信息共享建設(shè)中，作為檔案開發(fā)利用重要基地的檔案館和方志館，兩館間的跨館合作勢在必行。下面從理論角度對兩館跨館合作的可行性進(jìn)行分析。

1 檔案館與方志館的相似性和關(guān)聯(lián)性為合作奠定基礎(chǔ)

2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》第四十一條規(guī)定“國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”，對檔案館開展跨館合作提出要求，也為館際合作提供國家法律層面的依據(jù)。檔案館和方志館在館藏資源收集、整理、存儲、管理、開發(fā)利用，以及工作程序、服務(wù)對象、機(jī)構(gòu)性質(zhì)上都具有相似性和關(guān)聯(lián)性，這為兩館開展合作奠定基礎(chǔ)。

1.1 館藏信息的資料性

吉林省檔案館“十三五”期間接收318個省直部門信息原始文本18470件。吉林省方志館2020年全年整理志書檔案資料30部，共計11000頁，約1500萬字；年鑒檔案資料4部，共計600頁，約470萬字；省情檔案資料10部，共計2000頁，約120萬字；方志資源開發(fā)檔案資料6部，共計1300頁，約70萬字。兩館在資料存儲上的工作繁冗度顯而易見。

方志館作為收藏開發(fā)利用地方志資源、展示地域傳統(tǒng)歷史文化的重要場所，主要收集編纂地方志所需要的資料，以及地方年鑒、志書、文獻(xiàn)。地方志作為“一方之全史”，是記述一地之地理人文、經(jīng)濟(jì)政治、歷史文化、現(xiàn)代發(fā)展等方面的“地域性百科全書”“地情資料庫”，其最根本的屬性是資料性，地方志“存史、資政、教化”的作用歸根結(jié)底也是由其資料性所體現(xiàn)出來的。

檔案館和方志館的館藏資源都具有資料性，是下一步進(jìn)行整理、挖掘、加工、利用的基礎(chǔ)，而檔案館收集的原始資料是方志館編纂志書所需的最為真切翔實的資料，方志館收集的資料也對檔案館進(jìn)行專門性的資料補(bǔ)足具有極強(qiáng)的專業(yè)參考價值，因此兩館加強(qiáng)合作也有現(xiàn)實上的必要性。

1.2 館藏資源的開放性

檔案館和方志館的相同之處在于都有收藏保護(hù)、開發(fā)利用館藏資源的職能，而在新時代下，由于人們對于信息資源的需求不斷加強(qiáng)，檔案館和方志館還承擔(dān)著提供專業(yè)咨詢和信息服務(wù)的職能，接待來館參觀、查閱、咨詢是兩館的一項重要工作。因此，兩館的館藏資源都具有開放性。

對于兩館來說，如何深入挖掘館藏資源，加強(qiáng)檔案利用服務(wù)，均為其重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。從這個角度來看，加強(qiáng)兩館之間的合作，從而實現(xiàn)互相學(xué)習(xí)、互通有無，也是客觀的需要。

1.3 服務(wù)社會的公益性

檔案館和方志館都具有通過多種方式，積極開展接待資料查閱工作的職責(zé)。

吉林省檔案館“十三五”期間年均接待734個單位、5064人次；年均接收省直部門報送政府公開信息原始文本3694份；接待查閱政府公開信息326人次。受開放鑒定、申請程序等因素的影響，利用服務(wù)效能不高。

吉林省方志館2020年全年累計接待政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、學(xué)校院所、各類報刊報社等共計500余人次來館參觀、查（借）閱及方志類資料信息咨詢。（2021年由于疫情和臨時館舍搬遷原因沒有對外開放。）方志館受社會認(rèn)知度低和專業(yè)性強(qiáng)等因素的影響，資源利用率比檔案館更低。

隨著公眾對信息資源需求的不斷增長，對檔案館和方志館的履職能力提出了更高要求，兩館之間加強(qiáng)跨館協(xié)作，對實現(xiàn)為公眾提供高效便利的信息資料公益服務(wù)是極為有利的。

2 檔案館與方志館的差異性對合作提出實際需求

2.1 資料收儲的“廣與?！?/h3>

檔案館收集保管的館藏內(nèi)容不僅類別多元，覆蓋一個行政區(qū)域內(nèi)的經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、歷史、地理、交通、旅游、氣候、物產(chǎn)等領(lǐng)域的信息資源，而且形態(tài)多樣，除了文書還包括錄像制品照片、影片觀測記錄、實驗數(shù)據(jù)、文稿、書稿錄音、印章、獎狀等自身帶有文字，具有清晰、明確的原始記錄作用的事物，可以使人們大致了解當(dāng)?shù)氐那闆r和歷史線索。

方志館主要收集編纂修志資料、地方志書、綜合年鑒，突出地方特色，具有專業(yè)性。

兩館在館藏資源上的差異性使得雙方都有互補(bǔ)和可供借鑒之處，檔案館可以借鑒方志館的資料和服務(wù)模式，通過深加工、重挖掘等形式強(qiáng)化自身特色，拓寬服務(wù)職能；方志館可參考檔案館大量的第一手資料，進(jìn)一步挖掘有利信息，達(dá)到查漏補(bǔ)缺的目的。

2.2 資料整理范疇的“縱與深”

檔案館整理信息是以時間為“一條線”，逐年收錄當(dāng)?shù)馗骷壵块T移交的全面信息，其信息資源構(gòu)成的主體是黨政機(jī)關(guān)、社會組織和公民個人形成的檔案信息和文件，以及其他具有檔案性質(zhì)的資料等；而方志館是專門性、深入性地收集和整理一個地方經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)等綜合資料的地情展示中心，展現(xiàn)的是“一方之全史”“一地之百科全書”。

兩館可以互相吸取經(jīng)驗，優(yōu)勢互補(bǔ)，將館藏資源縱深化，顯得既有調(diào)理、又有歷史的感性、還能突出特色。

2.3 資源利用側(cè)重的“藏與用”

檔案館具有特殊性，相比其他場館而言，檔案館更加重視檔案資料的保密安全工作。因此檔案館重“收與藏”，利用資源編研開發(fā)成果并加以展示的經(jīng)驗有限，屬于“被動型”利用，影響檔案資源的深度開發(fā)延伸。

方志館除具有收藏文獻(xiàn)的職能外，還兼具著國情、地情研究和方志文獻(xiàn)、展覽展示、編纂研究、資政、宣傳教育、文化交流等職能，是“主動”展示收藏成果的“地情館”，社會大眾利用其資源具有直觀性和便捷性。

在開發(fā)利用館藏資源方面，兩館應(yīng)逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)風(fēng)格，實現(xiàn)從“以藏為主”轉(zhuǎn)向“藏用并舉”，逐步適應(yīng)并滿足人民群眾對于檔案資源的查閱需求，甚至于滿足普通民眾欣賞層面的需求。

3 檔案館與方志館跨館合作的優(yōu)勢

3.1 促進(jìn)館藏資源共享，加強(qiáng)館際合作兼容性

首先，合作可以避免一些資料的重復(fù)收藏，減少物理空間浪費(fèi)和因重復(fù)資料的收藏帶來的非必要人力浪費(fèi)。檔案館和方志館都各自儲存一些性質(zhì)相同的檔案、書籍和實物，合作使同質(zhì)資源集中整合，利用會更加便利。其次，兩館可以相互分享檔案收集、征集方面的經(jīng)驗，改善各自的方法，擴(kuò)展收集途徑，彌補(bǔ)檔案，特別是特殊介質(zhì)類檔案部分的不足，使雙方相關(guān)的信息資料在量上可以增加，對不可復(fù)制的檔案共享利用，節(jié)省征集珍貴實物（文物）檔案的資金。最后，在檔案數(shù)字化方面，如果其中一方完成雙方館存資源的重復(fù)部分的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，那么另一方就不需要轉(zhuǎn)化，進(jìn)而節(jié)省人力和物理資源；在電子文檔利用方面，對符合公開條件的資源進(jìn)行共同的檢索編目，制定相同的安全管理規(guī)則，也便于建立共享的數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)智慧檔案資源的開發(fā)利用建立基礎(chǔ)。

3.2 解鎖信息公開新模式，促進(jìn)資源循環(huán)利用多元化

第一，檔案館為方志館修志提供豐富的資料，而方志館對檔案館提供的資料篩選、提煉、加工而出的志書又成為檔案館的館存基礎(chǔ)資料的一部分，成為檔案館的一大特色，這一循環(huán)過程將充分增加館藏信息的豐富度和濃密度，提高資源利用的可持續(xù)發(fā)展性。第二，兩館將現(xiàn)有資源通過新的信息技術(shù)建立異構(gòu)連接整合后，使用者就可以獲得集中的、合成的資源，這樣不僅提高公眾獲取兩館資源的便利性，更有利于提高資源內(nèi)容的廣泛性，從而滿足更多不同的需求主體，同時兩館在提供服務(wù)中不斷完善不足之處，實現(xiàn)館藏資源高效利用朝正向循環(huán)發(fā)展。

3.3 細(xì)挖資源開發(fā)厚深度，突出思政教育功能性

“教化”是檔案館工作的三大功能之一，把檔案館建設(shè)成為進(jìn)行愛國主義、社會主義、集體主義教育的基地，是新形勢下對檔案事業(yè)發(fā)展提出的明確要求；方志成果是傳承守護(hù)地方文化的重要載體，方志文化的對外傳播，一定程度上需借助于檔案信息資源開發(fā)利用這種手段才能得以繼承和發(fā)揚(yáng)。

跨館合作不但增加資源開發(fā)的深度，而且擴(kuò)大開發(fā)的廣度。吉林省檔案館以提供教育素材支撐為主，吉林省方志館以策劃舉辦展覽和活動為主，兩館在共同的目標(biāo)驅(qū)動下，采取各群體更易于接受的形式，更多地將館藏資源有機(jī)地融入各種高質(zhì)量展覽和活動中，更充分地發(fā)揮檔案思教功能，潛移默化地培養(yǎng)社會大眾正確的價值觀和愛國、愛鄉(xiāng)、愛家的情懷，提高本土歷史文化的凝聚力和輻射力，增強(qiáng)文化自信。

3.4 整合人力物力資源，激活服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)能動性

無論是紙質(zhì)、實物資源，還是數(shù)字、電子、音頻、視頻資源，單一館藏資源的存儲量和代表性有限，兩館可以通過合作，加強(qiáng)資源優(yōu)化重組，促進(jìn)文史資料價值最大化。通過查閱平臺合作，既可以轉(zhuǎn)移一部分檔案館的接待壓力、簡化利用程序，又利于提高信息綜合供給能力，提高用戶體驗感。

通過檔案館和方志館之間的網(wǎng)絡(luò)新媒體合作，為公眾提供便利，分門別類地介紹地方的人文歷史、地理名勝、地方特產(chǎn)、民族特色、風(fēng)俗習(xí)慣以及現(xiàn)代工業(yè)和文化成就等具有吸引力的內(nèi)容，突出地方文化特色，提高地方的文化軟實力，為地方旅游業(yè)打造精品標(biāo)簽，服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

4 檔案館與方志館跨館合作的挑戰(zhàn)應(yīng)對策略

4.1 建立協(xié)調(diào)合作機(jī)制，細(xì)化共建規(guī)則

首先，檔案館和方志館要建立合作協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，確定兩館的合作負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)共同制定精細(xì)的合作協(xié)議以確定合作的目標(biāo)、合作的方式、共享的內(nèi)容、雙方的權(quán)限等事宜，以及雙方現(xiàn)有的知識產(chǎn)權(quán)安全保護(hù)方式、開發(fā)成果歸屬和權(quán)利分配等關(guān)鍵問題，并制定相對應(yīng)的執(zhí)行程序和獎懲辦法等內(nèi)容。其次，確定兩館收集類目的分配，包括兩館對軟、硬件的要求及購買方式，制定共同的圖書檔案目錄整理規(guī)則，為后續(xù)實現(xiàn)統(tǒng)一檢索、資源共享提供條件。最后，規(guī)定共建內(nèi)容，包括聯(lián)合招投標(biāo)、地情展覽布展大綱設(shè)計、合作項目運(yùn)營維護(hù)要求、工作人員管理、業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、第三方服務(wù)購買，等等。

4.2 開發(fā)數(shù)字系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)資源整合

近年來對數(shù)字化要求的不斷提高，促進(jìn)了這方面科技的高速發(fā)展，兩館的數(shù)字化資源原生化率低，基本是實物轉(zhuǎn)化的數(shù)字化，在數(shù)據(jù)利用檢索時需要專業(yè)技術(shù)的重新配置和整合；開展合作還需要建立新的數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺，以便之后的利用中獲得更多便利的、集成的、高質(zhì)量的資源。

通過政府購買服務(wù)的形式，讓第三方專業(yè)軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)參與系統(tǒng)開發(fā)升級，無疑是解決數(shù)字化問題、異構(gòu)問題和實現(xiàn)新規(guī)范下結(jié)構(gòu)建立的最佳答案，理想方式是以合作項目聯(lián)合招標(biāo)，與同一個中標(biāo)單位開展合作，開發(fā)、利用同一種數(shù)據(jù)庫。兩館使用同一數(shù)據(jù)庫，不僅可以節(jié)省采購資金，同時兩館還可要求中標(biāo)單位進(jìn)一步提供培訓(xùn)服務(wù)，將開發(fā)建設(shè)成果轉(zhuǎn)化為人才資源。

4.3 構(gòu)建人才培養(yǎng)體系，提供人力保障

人才保障是合作的基礎(chǔ)保障之一。在建立領(lǐng)導(dǎo)小組的基礎(chǔ)上，建立多小組分工協(xié)作機(jī)制，例如，設(shè)立分工明確的專業(yè)分組，如聯(lián)絡(luò)分組、資源共享分組、利用協(xié)調(diào)分組等，使各項工作都有專組、專人負(fù)責(zé)，有序推進(jìn)和協(xié)調(diào)解決兩館合作中出現(xiàn)的各種管理問題。

通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題調(diào)研、崗位交流方式提高兩館工作人員通用業(yè)務(wù)和專業(yè)業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)兩館工作人員的合作能力。通過購買第三方服務(wù)、運(yùn)營期采用志愿者服務(wù)等方式解決部門管理問題和人員短缺問題。

小結(jié)

在吉林省檔案館和方志館在完成新館土建共建基礎(chǔ)上，通過對兩館相同點(diǎn)和不同點(diǎn)的分析，兩館的合作優(yōu)勢顯而易見。檔案館和方志館跨館合作之路任重道遠(yuǎn)，雖然還面臨著一系列的挑戰(zhàn)，但挑戰(zhàn)在一定程度上也是機(jī)遇，兩館在實踐過程中克服阻礙，解決問題，吸取適合的成功經(jīng)驗，引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)和具有創(chuàng)新性、靈活性的先進(jìn)人才，堅持長期合作、穩(wěn)定發(fā)展，必將為構(gòu)建檔案事業(yè)發(fā)展新格局、繼承發(fā)揚(yáng)民族優(yōu)秀文化傳統(tǒng)和振興地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。