百貨業(yè)商品采購內(nèi)部控制優(yōu)化研究

金 琪

（武漢新世界百貨有限公司，湖北 武漢 430022）

百貨零售公司作為商品流通領(lǐng)域的重要經(jīng)營手段，對我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人民生活質(zhì)量的改善產(chǎn)生了重要的影響。而采購管理作為商品流通企業(yè)運(yùn)營的核心，其管理的有效性、科學(xué)性將深遠(yuǎn)地影響百貨零售企業(yè)的發(fā)展。

筆者從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，在科學(xué)的理論基礎(chǔ)和相關(guān)概念的基礎(chǔ)上，以華東知名百貨零售企業(yè)Y公司為例，對百貨行業(yè)采購管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行深入剖析，并針對百貨零售企業(yè)存在的內(nèi)部控制問題提出行之有效的解決措施，以期促進(jìn)我國百貨零售行業(yè)的完善發(fā)展。

一、百貨業(yè)商品采購內(nèi)部控制的理論基礎(chǔ)與概念界定

（一）采購內(nèi)部控制理論基礎(chǔ)

企業(yè)采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)。從原則上來說，采購應(yīng)該以正確的商業(yè)導(dǎo)向?yàn)榛A(chǔ)，以改善公司的采購底線成本為目的。

目前商業(yè)社會(huì)主流的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制理論主要有三種，分別為信息論、控制論以及系統(tǒng)論。

1.信息論

信息論簡而言之就是通過數(shù)學(xué)與概率論的方式對信息進(jìn)行收集、處理和傳播，通過信息處理得到科學(xué)的結(jié)論，對企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行完善，通過良好的信息質(zhì)量管理，強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制。

2.控制論

該理論認(rèn)為企業(yè)所有者、管理層及基層員工是企業(yè)控制的三個(gè)主體和層面，并且不同層面之間是相互矛盾的，如何在滿足各層面需求與謀求整體利益之間取得平衡，是內(nèi)部控制有效性的核心。

3.系統(tǒng)論

系統(tǒng)論是由美國生物學(xué)家貝塔朗菲所創(chuàng)立的，其認(rèn)為企業(yè)是一個(gè)研究整體，而內(nèi)部控制系統(tǒng)是企業(yè)的脊髓，能夠有效幫助企業(yè)各個(gè)流程運(yùn)作的順利開展，對企業(yè)部門的有效運(yùn)行起到支撐作用。

（二）內(nèi)部控制相關(guān)概念

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的核心之一，縱觀當(dāng)代商業(yè)社會(huì)的發(fā)展，內(nèi)部控制在企業(yè)的改革與創(chuàng)新中發(fā)揮著不可替代的作用。

目前商業(yè)社會(huì)主流采用的內(nèi)部控制框架主要是2002年美國薩班斯法案中提及的企業(yè)內(nèi)部控制框架，該框架將控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督等五個(gè)環(huán)節(jié)作為內(nèi)部控制的五大要素，這五個(gè)要素相互獨(dú)立而又相互影響，共同對企業(yè)運(yùn)營產(chǎn)生重大影響。

1.控制環(huán)境

控制環(huán)境是企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)的基礎(chǔ)和前提，其主要包括組織結(jié)構(gòu)、人力資源政策等內(nèi)容，控制環(huán)境要素的好壞會(huì)對企業(yè)整體內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生較大的影響。

2.風(fēng)險(xiǎn)評估

有效的風(fēng)險(xiǎn)評估是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制科學(xué)化的重要工具，對于企業(yè)來說，經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和固有風(fēng)險(xiǎn)幾乎是經(jīng)營過程當(dāng)中隨時(shí)可能發(fā)生的、影響企業(yè)正常經(jīng)營和發(fā)展的重要因素，因此運(yùn)用科學(xué)的方法對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率及大小進(jìn)行評估是十分關(guān)鍵的，只有建立起科學(xué)、有序的風(fēng)險(xiǎn)識別、評估、分析和應(yīng)對策略，才能更好地化解不確定因素帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

3.控制活動(dòng)

控制活動(dòng)是一個(gè)貫穿于企業(yè)經(jīng)營全過程的系統(tǒng)性、常規(guī)化活動(dòng)，具體來說可以包括合同流程管理、采購控制、不相容職務(wù)分離等手段。

4.信息與溝通

溝通是企業(yè)經(jīng)營過程中十分關(guān)鍵的手段，有效的溝通能夠更好地促進(jìn)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，避免因溝通不足而帶來的內(nèi)部控制缺陷。

5.監(jiān)督

監(jiān)督作為一種頂層設(shè)計(jì)，是企業(yè)對自身內(nèi)部控制有效性及運(yùn)營管理科學(xué)性的一種反饋和修正制度。它針對在企業(yè)出現(xiàn)問題時(shí)可以加以有效處理的過程，是將內(nèi)部控制真正落實(shí)到位的保障。

二、百貨業(yè)商品采購內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

（一）百貨業(yè)基本情況

百貨企業(yè)是指在一個(gè)建筑物內(nèi)，實(shí)行統(tǒng)一管理，按樓層、區(qū)位和專柜銷售若干類商品，并為便利顧客選購提供必要服務(wù)的零售業(yè)態(tài)，是一種大規(guī)模的經(jīng)營日用工業(yè)品為主的綜合性零售商業(yè)企業(yè)。從本質(zhì)上來說，百貨商場其實(shí)是專業(yè)商店的綜合體，具備綜合性強(qiáng)、高度組織化的組織特征。自1862年世界上第一家百貨公司——法國巴黎“好市場”創(chuàng)立以來，近百年來百貨公司仍是零售商業(yè)的主要形式之一。

自千禧年以來，百貨公司一直是我國商品流通領(lǐng)域重要的經(jīng)營主體，是改革開放以來商品流通的主要載體。但隨著我國互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，實(shí)體零售行業(yè)也因此遭到前所未有的壓力，經(jīng)營模式較為傳統(tǒng)的百貨零售企業(yè)因?yàn)闆]有抓住新零售商業(yè)模式的核心而逐漸沒落。但隨著新零售商業(yè)模式的不斷發(fā)展以及百貨零售集團(tuán)的改革創(chuàng)新與重組，很多傳統(tǒng)百貨集團(tuán)也憑借良好的內(nèi)部控制、深厚的經(jīng)濟(jì)實(shí)力重新得到消費(fèi)者的青睞。

（二）百貨業(yè)公司采購部門現(xiàn)狀

采購部門是百貨零售企業(yè)運(yùn)營的第一步，有效的采購控制將會(huì)深刻地影響企業(yè)的發(fā)展。從目前各大百貨零售集團(tuán)的運(yùn)營現(xiàn)狀來看，普遍存在很多內(nèi)部控制方面的問題：

在控制環(huán)境方面，傳統(tǒng)百貨零售行業(yè)的采購部門普遍存在職權(quán)分工不明確、管理制度不完善的情況。在風(fēng)險(xiǎn)評估方面，普遍存在風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制流于形式，采購環(huán)節(jié)缺乏有效風(fēng)險(xiǎn)評估與控制措施的情況。在控制活動(dòng)方面，不相容職務(wù)未分離、合同管理隨意性大等問題較為突出。在信息溝通方面，由于扁平化的分店管理機(jī)制所帶來的信息孤島現(xiàn)象也比較普遍。在監(jiān)督管理方面，內(nèi)部審計(jì)制度、部門建立不完善致使監(jiān)督力量弱化的情況也比較嚴(yán)重。

（三）百貨業(yè)公司商品采購內(nèi)部控制現(xiàn)狀具體描述

筆者將以華東地區(qū)知名百貨零售集團(tuán)Y公司為例進(jìn)行詳細(xì)分析，Y公司成立于2006年，目前旗下共有門店12家，經(jīng)營面積逾十萬平方米，實(shí)現(xiàn)銷售20億元以上，是華東地區(qū)最為知名的百貨零售集團(tuán)。該公司設(shè)置了7個(gè)采購部門，每個(gè)采購部門設(shè)1名部長、3名主管以及24名采購員，上述196名采購人員負(fù)責(zé)全集團(tuán)所有零售業(yè)務(wù)的采購工作。該公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制主要存在以下問題：

1.職權(quán)分工不明確、管理制度不完善

首先Y公司的采購部門內(nèi)部并沒有實(shí)現(xiàn)有效的內(nèi)部控制，采購專員同時(shí)負(fù)責(zé)選購商品和供應(yīng)商、部分采購專員甚至兼職合同審批工作，采購專員的權(quán)力較大，且未設(shè)置復(fù)核機(jī)制，這就導(dǎo)致舞弊可能性的增大；其次Y公司的采購管理制度也是比較粗糙的，采購管理細(xì)則基本上是框架式的條款，對于具體采購工作開展以及組織架構(gòu)分工的規(guī)定是不明確的，存在較大的內(nèi)部控制缺陷。制定相應(yīng)的規(guī)章制度，上層領(lǐng)導(dǎo)要合理授權(quán)，在公司要實(shí)行分級管理的規(guī)定，明確各管理層的權(quán)利和責(zé)任，并且實(shí)施有效的監(jiān)督與檢查。同時(shí)，還要保證各部門之間都要保持良好的溝通，探索有效的新型溝通方式。例如，每周固定的時(shí)間召開部門間例會(huì)，建立由各部門負(fù)責(zé)人參與的總經(jīng)理招待日，定期舉行由各部門的負(fù)責(zé)人舉辦的營銷策略會(huì)等。公司有重大事項(xiàng)發(fā)生或者作出了重要的決策，對外支出大筆資金，公司也沒有著重的關(guān)注。內(nèi)部工作人員在進(jìn)行控制時(shí)，往往對專業(yè)性把握不嚴(yán)，正因?yàn)樵谫Y歷上也沒有太高的要求，導(dǎo)致工作人員缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力以及溝通能力，最終內(nèi)部控制工作水平低下，無法順利開展。

2.風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制流于形式，采購環(huán)節(jié)缺乏有效風(fēng)險(xiǎn)評估與控制措施

Y公司是一家傳統(tǒng)的百貨零售企業(yè)，雖然隨著制度的更新建立了獨(dú)立的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，也設(shè)立了明確的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)分析手冊，但從實(shí)際工作中來看，這些所謂的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制和制度都是流于形式的，例如制度規(guī)定每年對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行重新評審，但實(shí)際上并沒有進(jìn)行實(shí)際評審，很多供應(yīng)商的檔案中的營業(yè)執(zhí)照甚至仍停留在三證分離時(shí)代。

同時(shí)，針對采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、數(shù)量風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)均缺乏行之有效的控制措施，例如采購數(shù)量取決于現(xiàn)有庫存，缺乏對安全庫存和采購周期的有效管理，這就導(dǎo)致了商品積壓、呆滯等情況的出現(xiàn)。

3.不相容職務(wù)未分離、合同管理隨意性大

從采購部門具體的組織架構(gòu)上來說，Y公司雖然設(shè)置了采購管理小組，但副組長同時(shí)分管了財(cái)務(wù)部、采購部以及倉儲(chǔ)部門，并未做到權(quán)力制衡，且在采購過程當(dāng)中常常出現(xiàn)采購員一人包辦選品、選企、簽合同、催付款等各個(gè)環(huán)節(jié)，不相容崗位沒有進(jìn)行有效分離，而且公司并未設(shè)置輪崗機(jī)制，這就導(dǎo)致了采購舞弊的風(fēng)險(xiǎn)相當(dāng)大。

除了組織架構(gòu)的問題之外，合同管理隨意性很大也是Y公司經(jīng)營中的重大缺陷。Y公司并沒有設(shè)置專門的合同專員和監(jiān)察部門，這就導(dǎo)致合同管理存在很多缺陷，具體包括合同與業(yè)務(wù)實(shí)際情況不匹配、合同條款有違商業(yè)法律規(guī)定、合同履行不到位等情況。

4.信息孤島現(xiàn)象較普遍。由于經(jīng)營板塊單一

Y公司在組織架構(gòu)上采取的是扁平化管理的管理方式，公司主要有采購、財(cái)務(wù)、倉儲(chǔ)和銷售四個(gè)環(huán)節(jié)，公司雖然建立信息溝通系統(tǒng)，但卻很少進(jìn)行平級部門之間的信息交流，特別是采購部門很少將信息傳遞給其他部門，也很少從其他部門獲取信息，這就可能導(dǎo)致采購落后等情況。例如，在財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算時(shí)，賬單上如果出現(xiàn)了很小的紕漏，因?yàn)樯蠈宇I(lǐng)導(dǎo)沒有時(shí)間深究或忽視紕漏，最后會(huì)因?yàn)楹苄〉募劼?dǎo)致慘重?fù)p失。雖然Y公司在組織架構(gòu)中主要以四個(gè)環(huán)節(jié)在運(yùn)營，各部門之間的交流較少，導(dǎo)致信息沒有第一時(shí)間傳遞。

5.內(nèi)部審計(jì)制度、部門建立不完善

Y公司作為傳統(tǒng)的百貨零售企業(yè)，公司領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營過程當(dāng)中更注重業(yè)務(wù)的開展，對于審計(jì)監(jiān)督等工作重視不夠，缺乏完善的審計(jì)制度，同時(shí)公司審計(jì)部門日常主要開展對財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督工作，很少開展對采購環(huán)節(jié)的專項(xiàng)檢查，對采購管理監(jiān)督不足。各部門建立不完善，也會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部控制工作的失誤。例如，采購部門應(yīng)該先核對準(zhǔn)確的庫存情況，再申請購買的數(shù)量以及聯(lián)系供應(yīng)商，但在實(shí)際操作中，倉庫管理人員可能會(huì)單方面說貨物不足，采購部門就依照倉庫人員所說聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行購買，缺少了審核批準(zhǔn)流程，最終導(dǎo)致占用內(nèi)存以及浪費(fèi)資金的后果。

三、百貨業(yè)商品采購內(nèi)部控制優(yōu)化方案

（一）優(yōu)化控制環(huán)境

對內(nèi)部控制環(huán)境的優(yōu)化，筆者認(rèn)為可以采取完善職權(quán)分工、定性定量改進(jìn)員工考核制度方面進(jìn)行入手。首先可以通過設(shè)置完善采購管理細(xì)則、增設(shè)崗位說明書對各崗位工作內(nèi)容進(jìn)行明確，從框架上避免職權(quán)分工不明確的情況；其次是從定性方面出發(fā)完善員工考核制度，從道德素質(zhì)、專業(yè)水平、工作能力等方面對員工進(jìn)行定性考核，并根據(jù)考核結(jié)果設(shè)置不同獎(jiǎng)勵(lì)和晉升管理機(jī)制；最后是從定量角度改革考核制度，引入商品引進(jìn)率、質(zhì)量合格率、訂單及時(shí)率等量化指標(biāo)對采購成果進(jìn)行量化考核，這樣可以有效提升采購管理的有效性。

建立健全完善的組織結(jié)構(gòu)，也是對內(nèi)部控制環(huán)境的優(yōu)化。需要公司高管從全局方位出發(fā)，廣泛征求基層員工的意愿，在充分考慮企業(yè)現(xiàn)狀、需求以及所處環(huán)境的基礎(chǔ)上，確保系統(tǒng)能夠順利暢通的運(yùn)行。一般在百貨業(yè)商品采購的時(shí)候要進(jìn)行合理的授權(quán)，這樣做的目的是減輕管理層的負(fù)擔(dān)以及能夠激發(fā)基層員工的工作積極性，員工為此能夠提高工作效率。公司可以集中注意更加注重長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略，加強(qiáng)對各個(gè)區(qū)域中心的控制以及監(jiān)督力度，避免基層單位徇私舞弊、濫用職權(quán)等一系列現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）完善風(fēng)險(xiǎn)評估

在風(fēng)險(xiǎn)控制方面，將風(fēng)險(xiǎn)識別、評估和防范制度的有效性提升起來是風(fēng)險(xiǎn)評估的關(guān)鍵。提升風(fēng)險(xiǎn)管理的有效性，首先應(yīng)當(dāng)開展對采購管理環(huán)節(jié)的定期梳理，必要時(shí)聘請風(fēng)險(xiǎn)管理專家對各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行有效評估，以降低采購事故發(fā)生的可能性；其次是建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，選聘專業(yè)人員對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識別并及時(shí)進(jìn)行預(yù)警。在日常風(fēng)險(xiǎn)管理中，尤其要對信用風(fēng)險(xiǎn)評估以及合同風(fēng)險(xiǎn)評估關(guān)注。最后，在應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)該根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的影響大小以及出現(xiàn)的概率對風(fēng)險(xiǎn)分辨出級別，根據(jù)不同的級別再設(shè)定出不同的應(yīng)對措施。對發(fā)生概率比較大的風(fēng)險(xiǎn)，需要重點(diǎn)防范以及給出相應(yīng)的解決措施，對危害小的也可以將損失降到最低，并且提出相應(yīng)的解決辦法，不定期進(jìn)行檢查。

（三）加強(qiáng)控制活動(dòng)

加強(qiáng)采購管理內(nèi)部控制需要從采購管理的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，Y公司主要存在的不相容職務(wù)未分離以及合同管理隨意性大問題，可以通過以下控制手段進(jìn)行解決：

針對不相容職務(wù)未分離問題，可以在部門內(nèi)部對采購專員的分工進(jìn)行明確，將選品、供應(yīng)商審核以及合同審批等流程分離，由不同采購專員進(jìn)行負(fù)責(zé)，從流程環(huán)節(jié)上避免個(gè)人舞弊現(xiàn)象的產(chǎn)生。

針對合同管理隨意性大的問題，可以通過設(shè)置法務(wù)專員、審計(jì)專員等專職崗位對合同進(jìn)行專業(yè)化審核，避免合同不合規(guī)情況的發(fā)生；可以通過設(shè)置電子流程的方式將合同管理流程以數(shù)字化的形式固定下來。

（四）增加信息與溝通

對于信息孤島的問題，主要可以采取兩個(gè)方式進(jìn)行解決，從部門管理角度來說，可以通過經(jīng)營分析會(huì)等形式將財(cái)務(wù)、采購及銷售等部門聯(lián)合起來，對企業(yè)經(jīng)營和市場情況進(jìn)行定期開會(huì)分析，這樣能夠讓采購部門充分了解商品的銷售情況，及時(shí)根據(jù)市場需求調(diào)整采購計(jì)劃；從員工管理角度來說，應(yīng)當(dāng)暢通管理層與基層員工的溝通渠道，這樣可以幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解員工對其業(yè)務(wù)的看法，及時(shí)進(jìn)行采購管理政策的調(diào)整。

例如，采購員與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，Y公司的領(lǐng)導(dǎo)層往往會(huì)缺乏與員工之間的有效溝通，對員工的真實(shí)情況了解的少之又少，進(jìn)而缺乏對公司的真實(shí)數(shù)據(jù)的獲取，最終導(dǎo)致管理層無法做出正確的決策。因此，重視采購員與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通對于公司來說是很重要的，公司領(lǐng)導(dǎo)層要定期組織與各部門之間的管理層與采購員進(jìn)行有效的溝通，了解采購內(nèi)部控制的實(shí)踐，分析其原因，并制定相應(yīng)的優(yōu)化方案。如員工不方便在溝通中提出建議，可提出單獨(dú)約談或者用郵箱的方式提建議。

（五）優(yōu)化監(jiān)督

在監(jiān)督管理方面，Y公司的內(nèi)部審計(jì)建設(shè)是很不足的，這就導(dǎo)致內(nèi)部控制系統(tǒng)不完善的情況，要加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督管理，首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對監(jiān)督管理制度的建設(shè)，制度建設(shè)應(yīng)當(dāng)包括但不限于內(nèi)部審計(jì)制度、違規(guī)經(jīng)營責(zé)任追究制度等；其次應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)組織建設(shè)，一方面管理層授予內(nèi)部審計(jì)部門充分的監(jiān)督權(quán)限，另一方面招聘具備采購管理審計(jì)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)審計(jì)人員；最后是日常業(yè)務(wù)管理，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期開展對采購管理各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)控測評工作，確保采購管理內(nèi)部控制的有效性。

公司還可以專門另聘請有關(guān)的專家，對審計(jì)人員進(jìn)行專業(yè)訓(xùn)練，指導(dǎo)培訓(xùn)內(nèi)部控制自我評價(jià)能力，同時(shí)還要協(xié)助審計(jì)人員對采購內(nèi)部控制評價(jià)方案的建立。公司各個(gè)部門之間也要進(jìn)行相互的監(jiān)督，分析各部門內(nèi)控制度所存在的缺陷。采購部門應(yīng)該最為針對，在分析的過程中應(yīng)該不斷完善內(nèi)部控制制度。

四、結(jié)束語

采購管理作為百貨零售企業(yè)經(jīng)營管理的核心環(huán)節(jié)，深刻地影響著企業(yè)的健康運(yùn)行發(fā)展，目前我國傳統(tǒng)百貨零售企業(yè)在采購方面仍存在較大的改進(jìn)空間，傳統(tǒng)百貨零售集團(tuán)在著力營銷創(chuàng)新的同時(shí)也應(yīng)當(dāng)多關(guān)注企業(yè)自身的經(jīng)營發(fā)展，并利用現(xiàn)代化的管理手段提升企業(yè)運(yùn)營質(zhì)量與效率。