辦公室檔案工作現(xiàn)狀與創(chuàng)新對策研究

文 張譯文

檔案工作是按照科學的原則和方法及時、準確地進行檔案管理、處理，最大限度為黨和國家各項事業(yè)服務的一項重要工作，是維護黨和國家歷史面貌的重大事業(yè)。它絕不是偶然產(chǎn)生，而是人類社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，隨著時代的發(fā)展不斷更新、充實，它既是各種知識經(jīng)驗的呈現(xiàn)方式，也是維護國家各項利益的有效手段。檔案工作正是在一代又一代奮斗者的社會實踐中產(chǎn)生的，通過大量文字材料、圖像、錄音等手段得以留存，從而更好地為各項事業(yè)服務。作為一名高等院校辦公室從業(yè)者，分析檔案資源現(xiàn)狀、問題，發(fā)掘檔案資源的潛在價值既是責任也是義務。檔案工作就其基本性質(zhì)來講，可以概括為管理性、服務性、政治性，國家公職人員在工作中不可避免地要接觸檔案工作，這就要求公職人員必須了解檔案工作的基本性質(zhì)，掌握檔案學的學科知識，接觸并處理檔案工作，總結(jié)檔案資源管理的種種規(guī)律，這樣才能適應檔案工作的發(fā)展，從而使自己的工作有規(guī)律、有秩序地進行。

一、辦公室檔案資源現(xiàn)狀分析

檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位案卷的排列和案卷目錄的編制。高等院校辦公室是機關(guān)單位的核心部門，掌握著關(guān)乎學校發(fā)展利益的各項檔案資源。這些重要的文字材料以紙質(zhì)文件和電子文件雙軌制文件管理方式進行留存。機關(guān)辦公室作為電子政務建設(shè)過程中的重要組成部分，有必要維護檔案的真實、完整和安全，因此，在電子政務開展過程中一些電子文件的收集、歸檔、留存已經(jīng)成為辦公室成員所掌握的一項重要業(yè)務。在全民倡導無紙化辦公的時代，檔案資源整理已經(jīng)不再固化為檔案館編制人員的分內(nèi)工作，每一位辦公室人員的電腦里都留存著分內(nèi)工作的存檔文件。簡言之，電子政務的發(fā)展讓檔案資源的共享成為可能，并且不斷擴大檔案工作的內(nèi)涵和外延。

不同單位的檔案管理方式有所區(qū)別，但都是以檔案館為存檔中樞。與檔案館全面保存各類別資料有所差別的是，目前高校辦公室檔案資源更偏重行政事務相關(guān)檔案，與學校全局發(fā)展事項相關(guān)，例如校內(nèi)重要會議紀要的留存、收文發(fā)文記錄、重要合同協(xié)議備份、單位證件原件的保管等方面，這些檔案的保管一方面是方便為有些單位的決策事項留存依據(jù)，維護單位長遠發(fā)展利益；另一方面也能看出一個單位的信息資源體系是否完整，信息資源利用制度是否健全。而這些歸口辦公室的檔案資源，它的調(diào)取過程與檔案館有所不同的是并非所有人有調(diào)取權(quán)限，它的調(diào)取要經(jīng)過上級領(lǐng)導的批準，做好檔案調(diào)取記錄，由于調(diào)取頻次較多，多數(shù)用于辦理某個單位各項行政事宜，因此，辦公室檔案工作具有相對嚴格的管理模式。

二、辦公室檔案資源處理存在的問題

辦公室電子政務處理的水平?jīng)Q定著辦公室的工作水準，它是治校理政的重要載體，同時也是單位管理工作的重中之重。由于專業(yè)性不強、人員素質(zhì)參差不齊，加之沒有形成完善的文件材料歸檔制度，在處理各項行政事務的過程中，日益暴露了檔案處理工作存在的問題。

首先，是對檔案工作的重視程度不夠。檔案收集模式、管理手段和服務機制都需要適應當下國家檔案治理的要求。在中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》一文中提到要建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的安全體系，進一步完善檔案工作體制機制，推動檔案事業(yè)科學發(fā)展。該意見的下發(fā)再次確認了檔案工作的重要性與做好檔案工作的必要性。就辦公室工作而言，檔案資源的處理并非工作的重心，但是在“以文輔政”的過程中不可避免地需要調(diào)取大量的信息用于進行行政事務的處理，而作為整個單位的信息樞紐部門必須將檔案資源充分利用，輔助相關(guān)行政事務。目前機關(guān)單位辦公室存在忽視檔案資源管理的問題，部分紙質(zhì)檔案和電子檔案銜接不上，出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象，這恰恰反映出機關(guān)單位對檔案資源的重視程度不夠，對文件的收集、整理、歸檔等流程把關(guān)不嚴、落實不細。不同單位的檔案歸口部門有所不同，有些是以檔案館為中樞管理檔案資源，即所有檔案資源全部交由檔案館，按照檔案管理辦法統(tǒng)一實行管理，極大縮減了管理的難度；相反，有些單位檔案資源分散在各個職能部門自行管理，一旦涉及調(diào)取檔案，相關(guān)人員并不知曉找誰辦理、如何辦理。檔案歸口相對分散，又沒有一個統(tǒng)一且完整的檔案管理辦法，這樣就使管理過程相對雜亂，標準不一，這種分散的管理模式會直接導致檔案資源的歸檔保存不規(guī)范、檔案工作者工作積極性下降，檔案管理不成體系，長此以往，不僅檔案的管理難度會加大，損害部分人的切身利益，對有些單位的發(fā)展也會產(chǎn)生不可估量的損失。這種情況的發(fā)生顯然沒有嚴格落實《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》文件精神，歸根結(jié)底，還是對檔案資源重視程度不夠，沒有明確檔案資源對國家治理的重要意義。

其次，檔案干部隊伍素質(zhì)水平參差不齊。有些單位從事檔案工作的專業(yè)人員數(shù)量有限，加之開展檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務交流與人員培訓機會有限，使得檔案工作的新格局無法打開。由于對檔案工作的重視程度不足，培訓內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性、時代性，參訓人員積極性不高、興趣不濃，導致檔案干部隊伍水平參差不齊，隊伍整體思想觀念比較陳舊、保守，缺乏創(chuàng)新意識。多數(shù)檔案專業(yè)人員還在用過去的管理模式和經(jīng)驗解決現(xiàn)在檔案資源的處理問題，管理方法陳舊，管理機制有待完善。目前有些機關(guān)單位對于檔案機構(gòu)和人員做不到有效整合，檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件的產(chǎn)生、留存和歸檔的全程監(jiān)督指導做得不夠。提高信息化建設(shè)水平，不僅可以發(fā)揮電子政務的潛在價值，提高檔案處理工作的效率，也能更好地整合利用現(xiàn)有的一切資源為單位發(fā)展做出貢獻。同時也要提高對檔案部門的監(jiān)督工作意識，對涉及保密性質(zhì)的重要文件，是否可以考慮由保密工作委員會介入進行監(jiān)督，另外要特別注意提高檔案專業(yè)人員自身的保密意識。

最后，沒有建立便利群眾的檔案利用體系。隨著政府向服務型政府轉(zhuǎn)變，企事業(yè)單位、機關(guān)由此也向服務型單位轉(zhuǎn)型。促進職能的轉(zhuǎn)變，增強服務能力是各單位的共同目標。檔案管理歸根結(jié)底也是便民利民、服務民生的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把涉及民生的各類檔案、信息及時整理，優(yōu)先提供利用，更好服務群眾和單位的合法利益是檔案從業(yè)者的責任與義務。當下辦公室檔案工作存在的主要問題集中在服務內(nèi)容和服務方式的不細致。部門之間信息化共享水平較為低下，協(xié)同辦公能力有待提高，有時出現(xiàn)一份檔案需要到多個部門進行辦理的情況，極大降低了辦事效率。檔案工作處理中出現(xiàn)“只向上級負責”而非“關(guān)注效果，向用戶負責”的不良作風。辦公室的檔案多為涉及學校利益的重要文件，調(diào)取過程需要領(lǐng)導審批，有些年代久遠的紙質(zhì)文件甚至需要調(diào)取人陪同工作人員一起翻閱，沒有做到檔案為民服務的宗旨，歸根結(jié)底還是檔案管理過程中沒有深化服務意識，沒有深刻理解檔案工作的本質(zhì)。在檔案資源的處理、利用過程中容易忽視公眾的信息需求與滿意度調(diào)查，導致檔案辦理人員與用戶之間產(chǎn)生相互不理解的情況，檔案資源的有效利用率因而降低，沒有構(gòu)建便民利民的檔案利用體系，檔案資源的有效價值便無法發(fā)揮。

三、創(chuàng)新辦公室檔案工作的有效途徑

檔案治理的目的是達到檔案的善治，它所強調(diào)的是利益的多元化，即平衡各主體之間的利益訴求和利益取向。過去，檔案管理的模式強調(diào)收藏，而忽略了對利益主體的開放，這便極大程度地制約了檔案資源價值的有效發(fā)揮。如今當我們意識到這一問題的嚴重性，便不得不思考如何有效發(fā)揮檔案資源的最大價值。一是對機關(guān)檔案室而言，還是應該繼續(xù)擔負接收和整理電子政務的重要職責，研究制定檔案管理條例，建立檔案資源的長期保存與開發(fā)利用制度，這也是加快電子政務立法進程的有效手段。辦公室從業(yè)者應該重視檔案資源的保存與利用，這不僅是對“以文輔政”的要求，更是核心部門促進集成整合，將信息資源價值最大化的有效方式。二是應更多地關(guān)注公眾需求，深化信息公開，滿足公眾對檔案資源的利用，加強信息資源的集合與共享?，F(xiàn)如今公眾對檔案資源的利用需求日益增長，整個社會對檔案資源的重視程度也有了明顯的提高，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品越來越成為各機構(gòu)部門的新目標，無論是從管理體制、方法技術(shù)層面建立科學的檔案資源管理戰(zhàn)略，還是堅守“社會記憶保護者”職責，巧妙把握紙質(zhì)文件與電子文件二者的優(yōu)勢互補，都將有利于在文件、檔案資源管理的重大變革中牢牢把握主動權(quán)，更好地適應檔案工作新常態(tài)。

四、辦公室檔案善治經(jīng)驗談

辦公室檔案治理講究的更是善治，把握檔案治理的規(guī)律，跟隨信息化建設(shè)的步伐，不斷更新檔案治理策略，為每個單位的長遠發(fā)展貢獻智慧力量。首先，檔案從業(yè)者需要具備認真細致的品質(zhì)，小到個人的檔案，大到單位的合同、協(xié)議，稍有不慎就會對利益方產(chǎn)生不可估量的影響，因此，檔案從業(yè)者經(jīng)手的每一份檔案都要嚴格按照流程歸檔保存，以防萬一，建議備份處理。

其次，辦公室部門的特殊性決定了它所經(jīng)手的檔案都是與各單位利益息息相關(guān)的，在檔案善治的過程中需要嚴格遵守保密性，凡是涉及單位發(fā)展事宜的檔案不可隨意由他人翻閱，所有的查閱和調(diào)取都要按規(guī)定流程進行，工作人員不可泄露相關(guān)檔案的任何事項。

最后要想做到檔案善治，還是應該將關(guān)注點投注到技術(shù)層面?？茖W技術(shù)是第一生產(chǎn)力，電子政務的內(nèi)容很具體，分類相對復雜，傳統(tǒng)的檔案分類處理已經(jīng)無法滿足信息時代電子政務的蓬勃發(fā)展，在處理瑣碎的檔案文件時，對新興軟件、智慧檔案室的需求逐漸增強，這就要求工作人員要有創(chuàng)新意識，在辦公過程中既要解決實際問題也要具有質(zhì)疑精神，探索更為便利的電子文件歸檔、查閱軟件和更加科學智慧的檔案室操作系統(tǒng)，總結(jié)檔案善治的基本規(guī)律，思考檔案善治的發(fā)展思路，將檔案治理推向一個更系統(tǒng)、更完備的高度。