數(shù)字化時(shí)代建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)研究

尚汶茜 中央廣播電視總臺(tái)

建筑企業(yè)業(yè)務(wù)流程相對(duì)復(fù)雜，包括項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作、項(xiàng)目設(shè)計(jì)及施工、工程監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，其檔案管理牽涉方方面面的工作，較為煩瑣。隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已步入信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，建筑企業(yè)的檔案管理工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理模式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到工作中，加快信息化管理進(jìn)度，提高管理效率?；诖耍紫确治鼋ㄖこ虣n案的類型與特點(diǎn)，其次闡述數(shù)字化時(shí)代建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)策略，最后分析建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)的保障措施，以期為提高建筑工程檔案信息化管理水平提供參考。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，大量的信息技術(shù)被應(yīng)用到建筑工程檔案管理工作中，提高了檔案管理的質(zhì)量與效率。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化管理可以拓展檔案存儲(chǔ)空間，延長(zhǎng)檔案存儲(chǔ)時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，為建筑工程管理打下扎實(shí)的信息基礎(chǔ)，間接提高建筑企業(yè)的工程管理能力，降低施工成本，提高施工質(zhì)量。

建筑工程檔案的類型和特點(diǎn)

建筑工程檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)及項(xiàng)目施工中的管理、施工、監(jiān)理、竣工及驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)的資料，還包括施工中產(chǎn)生的圖片、視頻、音頻等資料，見(jiàn)下表。

建筑工程檔案的主要類型表

在施工過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)所有檔案進(jìn)行歸檔管理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)及審核、項(xiàng)目招投標(biāo)、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)勘察及實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等資料。這使建筑工程檔案具有成套性特點(diǎn)。在施工過(guò)程中產(chǎn)生的所有檔案具有不可再生性與真實(shí)性，同時(shí)也具有原始性。另外，建筑工程一般是由多個(gè)單項(xiàng)工程組成的，所以建筑工程檔案也包括多個(gè)獨(dú)立的工程，牽涉多個(gè)領(lǐng)域，涵蓋大量的管理活動(dòng)，工程資料范圍廣。此外，建筑工程檔案涉及多個(gè)技術(shù)領(lǐng)域及參建單位，所以建筑工程檔案也具有專業(yè)性、多樣性與動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。

數(shù)字化時(shí)代建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)策略

增加信息化投入，建設(shè)數(shù)字化平臺(tái)

第一，建筑工程檔案具有重要作用，尤其是在應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、智慧化、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等方面具有前瞻性，所以建筑企業(yè)要在確保項(xiàng)目資金充足的基礎(chǔ)上適當(dāng)增加檔案信息化管理及建設(shè)所需的人力、物力及技術(shù)等方面的資金投入，做好檔案信息化管理及建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。

第二，為了檔案管理更加規(guī)范、方便、快捷，多數(shù)建筑企業(yè)有檔案信息化管理及建設(shè)需求，但現(xiàn)有信息技術(shù)與硬件設(shè)備都有待完善，不能滿足檔案信息化管理及建設(shè)需求。為此，建筑企業(yè)要推動(dòng)檔案信息化管理及建設(shè)，加強(qiáng)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，完善軟硬件配置，把資金投入重點(diǎn)放在新技術(shù)研發(fā)與完善上。在硬件方面，要配置計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等，同時(shí)還要配備紙質(zhì)檔案與電子檔案存儲(chǔ)、查閱及日常管理所需的辦公用房。在軟件方面，建筑企業(yè)要根據(jù)企業(yè)需求，委托相關(guān)軟件開發(fā)企業(yè)，或采取招標(biāo)模式由軟件開發(fā)企業(yè)負(fù)責(zé)提供檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)、應(yīng)用管理與后期維護(hù)等服務(wù)。

第三，相較于檔案館，建筑企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，對(duì)此，建筑企業(yè)要安排專項(xiàng)資金，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，做好檔案管理人員教育、培訓(xùn)工作，加強(qiáng)信息化培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉信息技術(shù)，熟練應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。檔案管理人員要及時(shí)了解檔案信息化管理及建設(shè)的最新要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在業(yè)務(wù)上接受建委檔案管理部門、行政主管部門、相關(guān)監(jiān)查部門的指導(dǎo)，滿足數(shù)字化時(shí)代建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)的新要求，使建筑工程檔案做到人人參與、專人管理、層層審批、環(huán)環(huán)相扣。

構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，圍繞系統(tǒng)管理檔案

第一，建筑工程檔案是掌控工程施工、工程質(zhì)量、工程進(jìn)度與費(fèi)用支出的重要憑證，建筑企業(yè)要利用檔案信息化管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，將檔案資料和項(xiàng)目管理相結(jié)合，構(gòu)建檔案管理與項(xiàng)目管理相互支持、同步運(yùn)行、相互促進(jìn)的新模式。

第二，建筑企業(yè)要構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，用于存儲(chǔ)歷史數(shù)據(jù)與在建設(shè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)等。歷史數(shù)據(jù)一般由已竣工驗(yàn)收的施工項(xiàng)目提供，只需要把紙質(zhì)檔案掃描進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)即可，以利于后期檔案的查詢、使用。同時(shí)，大型的施工項(xiàng)目往往由多個(gè)參建單位組成，需要建筑企業(yè)在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)設(shè)置獨(dú)立的系統(tǒng)，再由建筑企業(yè)將這些獨(dú)立系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來(lái)，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)階段與管理范圍設(shè)置使用權(quán)限與身份驗(yàn)證；利用主系統(tǒng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)、設(shè)備材料、施工現(xiàn)場(chǎng)、工程監(jiān)理、咨詢服務(wù)及財(cái)務(wù)審批等進(jìn)行控制，做好工程進(jìn)度與質(zhì)量等方面的動(dòng)態(tài)管理及項(xiàng)目全過(guò)程監(jiān)督。需注意的是，在主系統(tǒng)權(quán)限的控制上，必須做好網(wǎng)絡(luò)安全管理，及時(shí)更新并完善系統(tǒng)管理與信息技術(shù)。

健全信息標(biāo)準(zhǔn)，防控檔案安全隱患

第一，建筑工程檔案在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案資料采集、存儲(chǔ)、歸檔及管理中涉及多個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行環(huán)節(jié)，包括工程造價(jià)咨詢、招標(biāo)代理、施工管理、工程監(jiān)理、財(cái)務(wù)管理、跟蹤審計(jì)及檔案管理等多個(gè)部門或單位，在一定程度上存在信息泄露或數(shù)據(jù)遭到破壞的風(fēng)險(xiǎn)，特別是在信息技術(shù)與建筑工程檔案相融合的大環(huán)境中，防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)顯得尤為重要。為確保檔案信息化管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)在檔案信息化管理及建設(shè)過(guò)程中的數(shù)據(jù)安全，建筑企業(yè)信息部門要制定相應(yīng)的安全標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位實(shí)際確定保密級(jí)別，設(shè)置信息安全閥門，并制定安全防護(hù)措施，盡量避免信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全不完善造成不良影響，如數(shù)據(jù)丟失、泄露或遭遇黑客攻擊及信息被竊取等。

第二，建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)從構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)到數(shù)字化平臺(tái)，在技術(shù)及管理方面尚存在不足，需要技術(shù)人員進(jìn)一步探索檔案信息化管理的方法，并在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，制定信息化管理的新標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的精細(xì)化、規(guī)范化。例如，提高對(duì)檔案信息化管理的重視程度，選擇學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)對(duì)口、具有良好職業(yè)道德的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作；做好工程資料的數(shù)據(jù)采集工作，對(duì)工程重要環(huán)節(jié)的資料要設(shè)定歸檔時(shí)限，以保證工程項(xiàng)目管理人員與參建單位能隨建隨收、及時(shí)對(duì)接，確保歸檔資料的完整性；檔案審核人員要把好檔案資料審核關(guān)，做到環(huán)環(huán)相扣，確保參建單位可以及時(shí)對(duì)接施工資料，確保入庫(kù)檔案的真實(shí)性、原始性與準(zhǔn)確性；加強(qiáng)與軟件開發(fā)企業(yè)的溝通，構(gòu)建完善的應(yīng)用反饋與評(píng)價(jià)機(jī)制，利用適時(shí)調(diào)整檔案入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)、定期抽檢及后臺(tái)管理模塊等技術(shù)方法，規(guī)避并改善審查遺漏、查檔緩慢、文不對(duì)題及加密不清等問(wèn)題。

推動(dòng)信息集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

第一，檔案信息化管理及建設(shè)離不開人的操作，程序規(guī)范、權(quán)責(zé)明確的人員分工是確保檔案信息化科學(xué)管理及建設(shè)的基礎(chǔ)。建筑企業(yè)主管項(xiàng)目建設(shè)部門要明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，選派業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有責(zé)任心的人員負(fù)責(zé)檔案信息化管理及建設(shè)工作，做到職責(zé)明確，責(zé)任到人。在工程實(shí)施中要及時(shí)采集有效的檔案信息，并監(jiān)督項(xiàng)目運(yùn)行中的薄弱環(huán)節(jié)或存在的漏洞；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后要根據(jù)檔案管理要求及時(shí)歸檔，規(guī)避建筑項(xiàng)目整理不規(guī)范、資料缺失、超期存放等問(wèn)題；檔案移交后，檔案管理人員要做好檔案的日常查詢借閱、信息補(bǔ)充等工作。建筑企業(yè)檔案管理部門要明確歸檔范圍及保管期限，并選派熟悉建筑工程管理的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，使檔案管理做到責(zé)任明確、出入庫(kù)程序符合相關(guān)規(guī)范和各項(xiàng)手續(xù)完整等。檔案信息化管理系統(tǒng)要做到兩個(gè)及以上職能部門可以在同一系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)共同管理、無(wú)縫對(duì)接，從而保障建筑工程檔案管理的連續(xù)性，避免因時(shí)間跨度大造成資料缺失問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)各建筑項(xiàng)目間的信息互通、資源共享。

第二，建筑企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)一般由工程管理部門負(fù)責(zé)牽頭，紀(jì)檢、招標(biāo)采購(gòu)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、資產(chǎn)、安保及后勤等部門共同參與，除了及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)送文件及匯報(bào)信息外，在資金來(lái)源、工程招標(biāo)采購(gòu)、國(guó)有資產(chǎn)管理、資金來(lái)源與支出情況、后勤服務(wù)配合及工程全過(guò)程審計(jì)等方面，也需要建筑企業(yè)各部門之間加強(qiáng)交流與信息溝通。利用數(shù)據(jù)集成及后臺(tái)權(quán)限平臺(tái)，檔案信息化系統(tǒng)需要根據(jù)工程實(shí)際情況及部門職責(zé)確定平臺(tái)的瀏覽、查閱權(quán)限，把工程檔案平臺(tái)和建筑企業(yè)辦公系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來(lái)，從而減少信息資源與人財(cái)物力的浪費(fèi)，提高部門協(xié)作能力與工作效率，強(qiáng)化對(duì)施工項(xiàng)目的監(jiān)督檢查，為建筑企業(yè)審批及決策提供依據(jù)。

建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)的保障措施

人員隊(duì)伍建設(shè)

第一，建筑企業(yè)要加強(qiáng)與高校檔案管理專業(yè)的合作，建筑企業(yè)為高校檔案專業(yè)學(xué)生提供實(shí)習(xí)崗位，高校則可為建筑企業(yè)的檔案管理人員提供專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高建筑企業(yè)檔案管理人員的信息化水平。

第二，建筑企業(yè)可以通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式，邀請(qǐng)具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員與檔案信息化技術(shù)人員到企業(yè)授課，讓企業(yè)檔案管理人員接受專業(yè)培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員的管理水平。建筑企業(yè)也可利用檔案信息化培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟悉檔案信息化管理系統(tǒng)的操作流程與技術(shù)要點(diǎn)，從而提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)能力，使其熟練操作檔案信息化管理系統(tǒng)。

第三，建筑企業(yè)檔案管理部門要做到人員配置合理，把學(xué)習(xí)能力較弱或年齡較大的人員調(diào)離檔案信息化管理崗位，留出檔案信息化管理技術(shù)崗位，制定優(yōu)惠政策，招聘業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、信息化管理水平高的人員來(lái)處理檔案信息化管理及建設(shè)工作。

管理制度建設(shè)

第一，建筑企業(yè)要制定嚴(yán)格的檔案信息化管理制度，從制度上對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范，防范檔案管理人員因操作不規(guī)范造成文件格式不統(tǒng)一，影響后續(xù)檔案信息的使用。例如，建筑企業(yè)要根據(jù)檔案信息化管理及建設(shè)的內(nèi)容制定相關(guān)的管理制度，明確檔案管理準(zhǔn)則，使檔案管理人員有法可依，有據(jù)可循，從而提高檔案信息化管理及建設(shè)的質(zhì)量與效率，確保檔案信息符合使用需求，提高建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

第二，建筑企業(yè)要對(duì)檔案分類與數(shù)據(jù)管理作出明確規(guī)定。各類建筑工程檔案要分門別類地進(jìn)行歸檔，相對(duì)不易理解的數(shù)據(jù)要在檔案中加入工程結(jié)構(gòu)圖或?qū)嶋H設(shè)計(jì)圖，協(xié)助建筑工程運(yùn)維人員更好地維護(hù)建筑物，充分發(fā)揮檔案信息化的最大管理效果。檔案管理人員要嚴(yán)格落實(shí)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案信息化管理及建設(shè)與建筑各項(xiàng)數(shù)據(jù)相匹配，提高檔案信息化管理及建設(shè)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平。

第三，檔案管理人員要根據(jù)檔案信息化管理及建設(shè)的特點(diǎn)，對(duì)工程建設(shè)中的各部門數(shù)據(jù)信息作出統(tǒng)一格式的要求，從而充分發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值。

總而言之，建筑工程的檔案信息是建筑企業(yè)在發(fā)展中形成的重要?dú)v史資料，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要作用。建筑企業(yè)要高度重視檔案信息的存儲(chǔ)工作，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，做好檔案信息化管理及建設(shè)工作，從提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力著手，打造完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高檔案信息化管理及建設(shè)水平，使企業(yè)取得良好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，助力企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。