高校干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核中存在問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

□李玉梅

中組部自2014 年10 月至2016 年6 月止，歷時(shí)近兩年時(shí)間在全國(guó)范圍內(nèi)組織開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作。之后，干部人事檔案工作進(jìn)入了“后專(zhuān)審”及“全覆蓋”審核時(shí)期，隨后各地陸續(xù)開(kāi)展了檔案審核清查工作，審核力度大、審核項(xiàng)目逐步細(xì)化，人事檔案管理問(wèn)題逐漸顯露出來(lái)。針對(duì)存在的問(wèn)題，各級(jí)組織集中進(jìn)行了干部人事檔案抽查巡視整改工作，幫助查擺問(wèn)題，攻堅(jiān)克難。干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核作為高校人力資源管理工作中的重點(diǎn),是高校干部組織選拔、任用的重要參考依據(jù)。高校組織(人事)部門(mén)也分層級(jí)、分批次展開(kāi)專(zhuān)項(xiàng)審核工作，核實(shí)清理出干部人事檔案中存在的諸多問(wèn)題，對(duì)難以甄別的逐個(gè)加大鑒定核實(shí)力度，保障干部人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，提升了人事檔案規(guī)范化管理和有效性利用。本文從高校干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析其成因，并有針對(duì)性地提出在新形勢(shì)下高校干部人事檔案管理措施。

一、高校干部人事檔案管理存在問(wèn)題

（一）檔案內(nèi)容記載不一致，信息失真

1.年齡失真。主要存在兩種情況：一是無(wú)意識(shí)的行為。過(guò)去老一輩人喜歡用農(nóng)歷或虛歲作為出生日期，填寫(xiě)材料時(shí)一直用本人農(nóng)歷出生日期或虛歲(農(nóng)歷)出生日期，導(dǎo)致錄取表、招工表、身份證等信息出生日期前后不一致，這里虛實(shí)歲換算相差一年左右，農(nóng)歷陽(yáng)歷換算相差一至兩月左右，這就造成檔案年齡與本人真實(shí)年齡有誤差。二是有意識(shí)有目的的行為。一些人為了達(dá)到入學(xué)、招工等年齡條件，利益驅(qū)使，擅自改寫(xiě)自己的真實(shí)出生日期，這里一般是指上學(xué)、入團(tuán)、入伍、招工、入黨等有意修改本人出生日期。

2.參加工作時(shí)間認(rèn)定困難。有些人早些年參加工作，由于單位或個(gè)人原因，沒(méi)有及時(shí)填寫(xiě)轉(zhuǎn)正定級(jí)表，或沒(méi)有與當(dāng)?shù)赜霉挝缓炗唲趧?dòng)合同書(shū)等，導(dǎo)致參加工作時(shí)間無(wú)法認(rèn)定，造成個(gè)人損失；有些人是正規(guī)大中專(zhuān)畢業(yè)派遣的，但沒(méi)有及時(shí)就業(yè)，個(gè)人檔案沒(méi)有及時(shí)存入當(dāng)?shù)厝瞬沤涣魇袌?chǎng)（中心），若干年就業(yè)后調(diào)檔時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案遺失或成了死檔空檔，無(wú)法認(rèn)定未就業(yè)期間的工齡，影響了個(gè)人參加工作時(shí)間的認(rèn)定。

3.入黨時(shí)間不一致、黨籍材料缺失。有些人入黨時(shí)間記載前后不一致，有的記錄入黨時(shí)間為黨支部大會(huì)通過(guò)成為預(yù)備黨員的會(huì)議時(shí)間，有的明確是黨委（黨組）同意通過(guò)時(shí)間，有的記錄是轉(zhuǎn)為正式黨員時(shí)間等情況，前后認(rèn)定不一，造成混亂現(xiàn)象。黨籍材料缺失是指黨員入黨材料在入黨預(yù)備期及入黨轉(zhuǎn)正期考察期間，部分人員入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、入黨考察材料等遺失情況，或在提檔轉(zhuǎn)接黨組織關(guān)系及轉(zhuǎn)交黨籍材料時(shí)入黨志愿書(shū)不慎遺失等情況。

4.學(xué)歷失真。專(zhuān)項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)部分干部人事檔案中有學(xué)歷誤和填造假現(xiàn)象。有些人填寫(xiě)的干部專(zhuān)項(xiàng)審核表中學(xué)歷信息與本人干部人事檔案材料內(nèi)信息不一致；有些人是檔案內(nèi)有相關(guān)學(xué)歷材料，但填寫(xiě)時(shí)拔高填寫(xiě)，比如全日制教育和在職教育兩欄，經(jīng)常是把在職最高學(xué)歷填入全日制教育欄內(nèi)，給人造成錯(cuò)覺(jué)，填寫(xiě)不規(guī)范。專(zhuān)項(xiàng)審核中還發(fā)現(xiàn)部分海外留學(xué)歸國(guó)人員中學(xué)歷文憑填寫(xiě)不規(guī)范現(xiàn)象，有些人在國(guó)外學(xué)習(xí)經(jīng)歷不長(zhǎng)，但其學(xué)歷性質(zhì)、層次和含金量參差不齊，魚(yú)龍混雜，且有的沒(méi)有經(jīng)過(guò)中國(guó)教育部學(xué)歷認(rèn)證，高校人事部門(mén)在審核時(shí)要火眼金睛，嚴(yán)格把關(guān)。

（二）監(jiān)督管理不到位，檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范

一般在調(diào)閱個(gè)人干部人事檔案時(shí)，是以個(gè)人獨(dú)立卷宗進(jìn)行調(diào)閱，不相關(guān)的個(gè)人檔案一般不會(huì)被查閱，這就會(huì)造成在調(diào)閱個(gè)人檔案時(shí)，只將相關(guān)調(diào)閱者材料補(bǔ)充整理完備，其他人員材料可以暫時(shí)不管不顧，長(zhǎng)此以往，卷盒不變，內(nèi)容依舊。自中組部開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作以來(lái)，通過(guò)邊審邊查、邊查邊改的力度不斷加大，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部提拔、退休人員社保辦理，以及在兩輪省委巡視工作中批量調(diào)閱干部人事檔案進(jìn)行審核時(shí)發(fā)現(xiàn)，檔案材料內(nèi)容收集不完善，缺失材料沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充，部分經(jīng)公開(kāi)招聘人員入校以來(lái)，檔案基本沒(méi)有被整理過(guò)，更無(wú)更新情況記錄。此外，還發(fā)現(xiàn)教師因考博需要調(diào)取本人成績(jī)單時(shí)，發(fā)現(xiàn)其檔案內(nèi)有其他人員學(xué)籍檔案，后經(jīng)本人回憶是其碩士同學(xué)檔案，后經(jīng)核實(shí)是她畢業(yè)時(shí)學(xué)校將她同學(xué)的學(xué)籍檔案錯(cuò)裝入她的個(gè)人檔案內(nèi)。

（三）檔案材料移交不及時(shí)，質(zhì)量不高

人事材料形成于單位核心部門(mén)，檔案收集時(shí)經(jīng)常面對(duì)的是移交材料不齊全、內(nèi)容不規(guī)范、移交拖拉現(xiàn)象。近年來(lái)，人事部門(mén)在辦理退休人員社保時(shí)發(fā)現(xiàn)，根據(jù)有關(guān)部門(mén)要求，對(duì)個(gè)人檔案年齡、工齡、崗位屬性及崗位定級(jí)需要進(jìn)行嚴(yán)格核查，可是個(gè)人檔案材料卻出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象，比如知青上山下鄉(xiāng)相關(guān)證明材料、教師轉(zhuǎn)正定級(jí)表、以工代干人員轉(zhuǎn)干審核表、歷年工資審核表等存在缺失情況。部分材料缺少有關(guān)部門(mén)的印章，其真實(shí)性有待考證。整理教職工中在職在編人員檔案發(fā)現(xiàn)，普遍存在缺失個(gè)人年度考核登記表、歷次工資審批表、干部任免審核表、干部任免考察材料、獎(jiǎng)懲材料等情況。

（四）檔案人員保密意識(shí)不強(qiáng)，政治敏銳性不高

干部人事檔案內(nèi)容涉及個(gè)人隱私，包括個(gè)人基本信息、業(yè)務(wù)進(jìn)程、考核獎(jiǎng)懲、主要家庭成員及相關(guān)社會(huì)關(guān)系情況等信息，在保管和利用檔案的過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守檔案法律法規(guī)。有些檔案管理人員職業(yè)保密意識(shí)欠缺，隨意翻閱個(gè)人檔案，挖掘隱私信息，工作之余、茶余飯后八卦信息，談?wù)撌欠?，造成極壞的影響。檔案管理人員組織紀(jì)律性不強(qiáng)，政治敏銳性不高，會(huì)造成檔案信息泄露，給黨和國(guó)家及有關(guān)單位造成無(wú)形的損失。

二、高校干部人事檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)監(jiān)督體系建設(shè)，規(guī)范檔案管理程序

檔案行政管理部門(mén)及上級(jí)主管部門(mén)要逐步形成深化組織巡視巡察上下聯(lián)動(dòng)的管理監(jiān)督體系，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)職能，定期或不定期對(duì)高校檔案行政和業(yè)務(wù)管理開(kāi)展監(jiān)督檢查和抽查，不斷加強(qiáng)高校檔案工作意識(shí)，強(qiáng)化高校干部人事檔案管理問(wèn)責(zé)機(jī)制，提升檔案工作規(guī)范化管理。根據(jù)《干部檔案管理工作條例》要求，高校干部人事檔案管理部門(mén)要制定適合高校特點(diǎn)的干部人事檔案管理規(guī)章制度，落實(shí)“真抓、嚴(yán)抓、常抓”制度，做到全程監(jiān)督檢查，建立健全檔案工作責(zé)任追究制度。干部檔案管理工作應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理方面下功夫，在更大程度上避免人為因素對(duì)干部檔案的干擾和破壞。在對(duì)干部檔案應(yīng)歸檔材料的形成、整理、歸檔、流轉(zhuǎn)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理模式，探索建立運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)如圖像分類(lèi)技術(shù)、智能檢索技術(shù)、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)等，將干部檔案管理過(guò)程中流程化的操作如審核、登記、流轉(zhuǎn)等管理手段用特定程序加以固化，促進(jìn)干部檔案管理更加規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。針對(duì)檔案管理中涉及的涂改造假、撤抽材料、擅自放入不經(jīng)審核材料入檔等問(wèn)題，堅(jiān)決齊抓共管，相關(guān)人須嚴(yán)肅處理。通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)暴露出來(lái)的問(wèn)題，逐步規(guī)范建立本校檔案管理工作長(zhǎng)效考核機(jī)制，從“嚴(yán)建、嚴(yán)管、嚴(yán)用”入手，自上而上形成高校良好的干部人事檔案管理工作生態(tài)環(huán)境。

（二）加大審核力度，甄別鑒定分辨明偽

干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核重點(diǎn)是審核“三齡兩歷”，即出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)位學(xué)歷、工作簡(jiǎn)歷、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系、干部身份等項(xiàng)情況，避免干部檔案內(nèi)容前后信息不一致現(xiàn)象。針對(duì)年齡填寫(xiě)時(shí)的虛實(shí)數(shù)、陰陽(yáng)歷，以及為了招工招干、入伍入團(tuán)入黨等故意填大年齡情況；學(xué)歷填寫(xiě)時(shí)的全日制教育學(xué)歷和在職教育學(xué)歷填寫(xiě)不規(guī)范、混淆不清情況；海外學(xué)歷培訓(xùn)未經(jīng)教育部認(rèn)定出具證明材料等情況；高校人事檔案部門(mén)必須予以明確，不能將不符合要求的假學(xué)歷、假文憑混入個(gè)人檔案內(nèi)，造成信息不實(shí)現(xiàn)象。啟動(dòng)責(zé)任倒查機(jī)制，復(fù)核干部選拔任用工作程序的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，確保檔案的可靠性。高校應(yīng)將人事檔案鑒定公開(kāi)化、透明化、科學(xué)化，規(guī)范人才引進(jìn)培訓(xùn)培養(yǎng)制度，做好干部選拔任用及干部輪崗交流制度。上級(jí)教育主管部門(mén)把握宏觀調(diào)控，做好指導(dǎo)工作，確保高校干部人事檔案真實(shí)性和干部人才隊(duì)伍健康有序良性發(fā)展。

（三）注重業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升綜合專(zhuān)業(yè)技能

在新形勢(shì)下，檔案專(zhuān)業(yè)人員需要與時(shí)俱進(jìn)，積極參加檔案專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，善于學(xué)習(xí)新生事物，善于動(dòng)腦動(dòng)手操作實(shí)踐，做好人事檔案信息化建設(shè)及數(shù)字檔案管理等系列工作，了解其他兄弟院校檔案管理優(yōu)秀的案例經(jīng)驗(yàn)，勝任閱檔、審檔和管檔工作，能應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。工作中始終保持“身在故紙堆，激情永不退”的良好狀態(tài)，在“多看多聽(tīng)多審多記”方面著力下功夫，常學(xué)常新，善于邊思考、邊提問(wèn)、邊改進(jìn)，提升管檔能力、審檔水平、治檔效率，摒棄干部檔案工作的“守?cái)偂彼枷?，靠前作為、主?dòng)作為、積極作為；加強(qiáng)對(duì)干部檔案信息的深度研究和綜合開(kāi)發(fā)，定期向相關(guān)部門(mén)提供有價(jià)值、有意義的干部信息分析資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、干部任用、干部管理提供有益指導(dǎo)和參考。逐步實(shí)現(xiàn)干部檔案從管理型向研究型轉(zhuǎn)變，由保管型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，更好地服務(wù)黨的干部、組織和人才工作，建設(shè)成為領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部和智庫(kù)，全面提升管理服務(wù)水平。

（四）提高政治站位，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)保密意識(shí)

檔案專(zhuān)業(yè)人員要嚴(yán)格遵循《檔案法》《干部人事檔案工作條件》等法律法規(guī)，嚴(yán)守保密紀(jì)律，不逾矩、不越權(quán)，嚴(yán)格做好信息保密工作，不得隨意泄露干部個(gè)人檔案內(nèi)容，傳播“小道消息”，更不能以檔案內(nèi)容為籌碼，以此謀利或做交易。工作機(jī)構(gòu)的工作人員也需要增強(qiáng)自己的道德素養(yǎng)，嚴(yán)于律己，以身作則，工作中要認(rèn)真負(fù)責(zé)，慎言慎行,絕不泄露當(dāng)事人的檔案信息，遵守《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，嚴(yán)把檔案材料的質(zhì)量關(guān)、鑒別關(guān)和準(zhǔn)入關(guān)，針對(duì)材料問(wèn)題，逐一核實(shí)補(bǔ)充完善。制定凡動(dòng)必審制度及高校人事部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字制度，確保檔案材料的真實(shí)完整且可查考可利用，增強(qiáng)干部人事檔案利用價(jià)值，為高校教學(xué)科研管理服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核是新形勢(shì)下檔案事業(yè)發(fā)展的重要工作，通過(guò)此次干部檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作的開(kāi)展，最終專(zhuān)項(xiàng)審核的成果是直觀呈現(xiàn)干部檔案中的重要信息，將組織認(rèn)定的《干部(職工)基本信息審核表》由本人簽字，歸入個(gè)人檔案。在當(dāng)前信息化時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下，經(jīng)專(zhuān)項(xiàng)審核后確定的準(zhǔn)確個(gè)人信息嵌入學(xué)校人力資源系統(tǒng)中，完善了學(xué)校人事管理信息，提高了專(zhuān)項(xiàng)審核的利用效果，更好地服務(wù)高校高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化人才隊(duì)伍建設(shè)。