物流企業(yè)實(shí)施信息系統(tǒng)保障措施的策略研究

當(dāng)前國(guó)際國(guó)內(nèi)大環(huán)境促使物流行業(yè)蓬勃發(fā)展，同時(shí)也加劇了物流企業(yè)所需面臨的國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)，物流企業(yè)管理的質(zhì)量已經(jīng)成為可以決定物流企業(yè)興衰的關(guān)鍵性因素，越來(lái)越多物流企業(yè)開(kāi)始重視物流信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與管理。物流信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)各類(lèi)數(shù)據(jù)和信息的線上傳遞與統(tǒng)一管理，以及移動(dòng)化、無(wú)紙化的現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)，為業(yè)務(wù)執(zhí)行和跨部門(mén)協(xié)同作業(yè)提供高效、可靠的使用平臺(tái)和工具支持，對(duì)于企業(yè)提高物流管理水平、降低運(yùn)營(yíng)成本具有重要的支撐作用[1]。物流企業(yè)信息化就是將管理流程與現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，使用信息技術(shù)將物流企業(yè)管理的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，從而實(shí)現(xiàn)物流企業(yè)更快捷、有效的運(yùn)營(yíng)管理。這種信息化管理手段本身要想達(dá)到優(yōu)勢(shì)，需要物流企業(yè)提供一系列保障措施，具體主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

1 領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識(shí)與支持保障

現(xiàn)今，物流信息系統(tǒng)已經(jīng)在物流企業(yè)中扮演了十分重要的角色，對(duì)物流企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)者制定物流企業(yè)戰(zhàn)略和計(jì)劃以及各級(jí)管理者做出各種重要決策有直接影響。因此，物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于物流信息系統(tǒng)的支持是項(xiàng)目成功實(shí)施并完成的重要決定性因素。

如果實(shí)施項(xiàng)目的物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有清楚地認(rèn)識(shí)物流信息系統(tǒng)所能起到的真正作用，甚至從來(lái)沒(méi)有思考過(guò)這個(gè)重要問(wèn)題，那么物流企業(yè)所要實(shí)施的物流信息系統(tǒng)將不能滿(mǎn)足物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的需要，從而將會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)難以正常實(shí)施和充分運(yùn)用。在這種狀況下，物流企業(yè)在啟動(dòng)物流信息系統(tǒng)實(shí)施任務(wù)后，有關(guān)系統(tǒng)的規(guī)劃和實(shí)施工作需要得到物流企業(yè)每一個(gè)人，特別是高層領(lǐng)導(dǎo)者的充分認(rèn)識(shí)、大力支持以及密切配合。要想實(shí)施成功物流信息系統(tǒng)，物流企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者必須要對(duì)此項(xiàng)工作高度重視，并對(duì)物流信息系統(tǒng)本身有一定的了解和認(rèn)識(shí)。物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者基于重構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新規(guī)劃與設(shè)計(jì)，明確各架構(gòu)的權(quán)責(zé)，減少甚至剔除不必要環(huán)節(jié)，使業(yè)務(wù)流程更為程序化與系統(tǒng)化，是現(xiàn)在企業(yè)優(yōu)化改革物流系統(tǒng)的重要措施[2]。

由于物流信息系統(tǒng)的建設(shè)屬于典型的“一把手工程”，必須得到物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視，因此在決定開(kāi)始實(shí)施物流信息系統(tǒng)前，物流企業(yè)有必要成立以高層領(lǐng)導(dǎo)者為組長(zhǎng)、相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)骨干以及IT人員組成的實(shí)施項(xiàng)目組。在實(shí)施過(guò)程中，物流企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要專(zhuān)門(mén)聽(tīng)取項(xiàng)目的相關(guān)系統(tǒng)介紹，并且親自參加關(guān)于項(xiàng)目系統(tǒng)方案的專(zhuān)家研討會(huì)，主管該項(xiàng)目實(shí)施、建設(shè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人也應(yīng)多次發(fā)問(wèn)并提出具體要求。在該項(xiàng)目的整體實(shí)施過(guò)程中，物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和各相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分信任實(shí)施項(xiàng)目小組并進(jìn)行必要的授權(quán)，這些行為可以發(fā)揮項(xiàng)目小組的創(chuàng)造性、協(xié)作性以及積極性，并充分保障該項(xiàng)目的順利實(shí)施和應(yīng)用。物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識(shí)和支持是物流信息系統(tǒng)在物流企業(yè)內(nèi)有效實(shí)施的重要前提和有力保障。

2 資金保障

在物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的深入認(rèn)識(shí)和大力支持下，物流信息系統(tǒng)的項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)在啟動(dòng)之前要得到落實(shí)。一般地，實(shí)施物流信息系統(tǒng)的費(fèi)用從幾十萬(wàn)元到幾百萬(wàn)元乃至上千萬(wàn)元不等，再加上系統(tǒng)的初裝費(fèi)、員工的培訓(xùn)費(fèi)和實(shí)施項(xiàng)目過(guò)程中的咨詢(xún)費(fèi)等項(xiàng)目費(fèi)用，使得國(guó)內(nèi)大型物流集團(tuán)公司在實(shí)施物流信息系統(tǒng)的投入方面一般為幾十萬(wàn)元至上百萬(wàn)元等，多數(shù)物流企業(yè)難以承受。

對(duì)于一般事務(wù)性物流管理工作，一些類(lèi)似于Word、Excel和Access等其他辦公軟件也同樣能完成這些簡(jiǎn)單的物流數(shù)據(jù)的管理工作，因此，多數(shù)物流企業(yè)即便已經(jīng)了解了物流信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，也不再愿意對(duì)系統(tǒng)投入過(guò)多的資金。所以，這樣就更需要在系統(tǒng)實(shí)施前就提前做好與系統(tǒng)實(shí)施后產(chǎn)生的效果收益做出十分謹(jǐn)慎的權(quán)衡。

3 設(shè)備保障

物流企業(yè)在建設(shè)物流信息系統(tǒng)時(shí)所要面對(duì)的復(fù)雜性和繁瑣性，使高層管理者認(rèn)識(shí)到，只是安裝物流信息系統(tǒng)在短期內(nèi)是不會(huì)帶來(lái)任何經(jīng)濟(jì)效益；要想成功實(shí)施任何一套信息管理系統(tǒng)都需要相關(guān)人員的有效運(yùn)作以及與物流企業(yè)自身的實(shí)際情況相結(jié)合，這將是必然要經(jīng)歷的適應(yīng)和運(yùn)作調(diào)整過(guò)程，而且在一般情況下這樣的過(guò)程將會(huì)持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間。物流企業(yè)在建設(shè)物流信息系統(tǒng)時(shí)，為使相關(guān)工作符合系統(tǒng)的需求，還需要重新設(shè)計(jì)部分物流管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)流程。雖然這對(duì)物流企業(yè)有一定的好處，但是如果將物流信息系統(tǒng)進(jìn)行顧客化以完全適應(yīng)物流企業(yè)業(yè)務(wù)流程的管理工作，則費(fèi)用又會(huì)過(guò)于高昂。

因此，在一定程度上建設(shè)物流信息系統(tǒng)對(duì)于物流企業(yè)的低成本戰(zhàn)略有一些沖擊和影響。根據(jù)波特進(jìn)入壁壘與退出壁壘的關(guān)系矩陣分析，物流業(yè)屬于較低的進(jìn)入壁壘和退出壁壘，決定了其較低的風(fēng)險(xiǎn)和利潤(rùn)率的行業(yè)特征[3]。所以，在物流企業(yè)實(shí)施“專(zhuān)款專(zhuān)用”政策，即在實(shí)施該系統(tǒng)的預(yù)算編制中預(yù)先籌備出一定的備用資金，以確保該系統(tǒng)在建設(shè)中的資金投入。尤其對(duì)于引入的物流信息系統(tǒng)軟件、該系統(tǒng)在建設(shè)中所需要購(gòu)置的硬件設(shè)備，有必要統(tǒng)一納入相關(guān)職能部門(mén)中的有形和無(wú)形固定資產(chǎn)的管理范疇內(nèi)，引入的硬件設(shè)備還應(yīng)該考慮計(jì)算機(jī)設(shè)備在未來(lái)的升級(jí)換代。實(shí)施這一措施，將在物流企業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的規(guī)范化管理，并可以確保物流企業(yè)內(nèi)信息系統(tǒng)體系建設(shè)時(shí)所必需的硬件設(shè)備可以及時(shí)到位，以不影響系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)度。

4 團(tuán)隊(duì)協(xié)作保障

物流信息系統(tǒng)在給物流企業(yè)帶來(lái)管理便利的同時(shí)，也帶來(lái)了物流企業(yè)管理方面的距離。當(dāng)員工利用物流信息系統(tǒng)工作時(shí)，其地理位置和空間距離本身變得不重要了，而恰恰變得很明顯的是員工與員工之間的社會(huì)距離。社會(huì)距離具體是指相關(guān)工作人員本身與對(duì)其有接觸行為的同事之間的隔離行為。這種隔離行為將會(huì)嚴(yán)重破壞員工與員工之間的信任關(guān)系[4]。正是由于這樣的信任關(guān)系才將大多數(shù)員工聯(lián)系在一起，所以社會(huì)距離顯得尤為重要。

由于該系統(tǒng)的實(shí)施是按照“一把手工程”來(lái)建設(shè)的，因此在項(xiàng)目整體建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目實(shí)施小組被物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人充分授權(quán)，對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目是否能夠?qū)嵤┏晒?，團(tuán)隊(duì)的協(xié)作性在整個(gè)實(shí)施小組中顯得更加突出。只有團(tuán)隊(duì)的協(xié)作性得到保障，才能保障物流信息系統(tǒng)的順利、有效實(shí)現(xiàn)。

在物流企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)逐步根據(jù)項(xiàng)目需要補(bǔ)充物流信息系統(tǒng)的后臺(tái)工作人員，使得信息管理中心的工作人員和物流管理相關(guān)部門(mén)的操作人員之間形成兩級(jí)管理員工作隊(duì)伍；并在實(shí)際應(yīng)用中，充分調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員的積極性，以最大能力培養(yǎng)出一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才，發(fā)掘出現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員的工作潛力。

物流信息系統(tǒng)項(xiàng)目能否高效實(shí)施的重要力量主要取決于是否有協(xié)作一致的實(shí)施團(tuán)隊(duì)，物流企業(yè)信息系統(tǒng)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在擁有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)、技能以外，還要具備優(yōu)秀的敬業(yè)精神。該項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)行“團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)”，這種領(lǐng)導(dǎo)方式與物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不盡相同，它主要體現(xiàn)在決策時(shí)必須充分尊重相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能人員的權(quán)威性。

5 全員培訓(xùn)保障

一般情況下，物流企業(yè)決定建設(shè)物流信息系統(tǒng)的目的主要是滿(mǎn)足企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和建立高效能團(tuán)隊(duì)的需要。因此，物流企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)所要實(shí)施項(xiàng)目的支持是項(xiàng)目能否成功完成的決定性因素，而作為項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)是否能夠制訂合理的培訓(xùn)計(jì)劃和確定全面的培訓(xùn)內(nèi)容，則是決定物流信息系統(tǒng)項(xiàng)目能否成功的必要性因素。

各物流企業(yè)實(shí)施物流信息系統(tǒng)的大量相關(guān)案例表明，物流信息系統(tǒng)在硬件技術(shù)、軟件功能和相關(guān)應(yīng)用管理等方面都不存在任何問(wèn)題，關(guān)鍵在于物流企業(yè)全體員工的總體素質(zhì)，更直接的是取決于物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的綜合素質(zhì)。此外，物流信息系統(tǒng)也可能會(huì)導(dǎo)致信息支配權(quán)的混亂，以上這些所有不利的影響都必將會(huì)影響公司的生產(chǎn)效率、員工的忠誠(chéng)度、工作滿(mǎn)意度以及組織認(rèn)同感等。

針對(duì)以上所述內(nèi)容，為避免上述不利影響，建設(shè)物流信息系統(tǒng)的企業(yè)有必要進(jìn)行相應(yīng)的員工培訓(xùn)。物流企業(yè)在實(shí)施物流信息系統(tǒng)軟件項(xiàng)目時(shí)，確立了相應(yīng)的培訓(xùn)課程，培訓(xùn)的具體對(duì)象涵蓋了公司全體員工，也包括公司領(lǐng)導(dǎo)者，主要是讓他們從物流信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略管理角度來(lái)理解整個(gè)系統(tǒng)，從而理解整體系統(tǒng)項(xiàng)目中各個(gè)模塊的管理理念，從中找出領(lǐng)導(dǎo)者所必需的與決策有關(guān)的數(shù)據(jù)。培訓(xùn)對(duì)象還包括各個(gè)相關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人，對(duì)于他們主要是培訓(xùn)其熟悉物流信息系統(tǒng)環(huán)境，使他們能夠控制底下的系統(tǒng)執(zhí)行人員的計(jì)算機(jī)信息化相關(guān)工作。另外，對(duì)于與項(xiàng)目有關(guān)的一般人員，培訓(xùn)內(nèi)容包括要求他們能夠獨(dú)立、有效地完成計(jì)算機(jī)信息化工作有關(guān)的各種操作行為等。

同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)相關(guān)管理人員的培訓(xùn)，對(duì)物流信息系統(tǒng)的專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)技術(shù)應(yīng)用的專(zhuān)職工作人員還需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容除了要讓他們掌握與系統(tǒng)有關(guān)的各項(xiàng)功能以外，如管理技能等，還需要對(duì)該系統(tǒng)的具體操作，如網(wǎng)絡(luò)配置等進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。除此之外，還需要對(duì)該物流信息系統(tǒng)的軟、硬件的安全措施、安裝步驟、維護(hù)操作以及相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的管理制度等方面進(jìn)行有效、專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。

6 技術(shù)保障

物流信息系統(tǒng)是物流企業(yè)核心的管理和應(yīng)用系統(tǒng)，對(duì)物流企業(yè)的日常管理工作和發(fā)展建設(shè)具有十分重要的意義。在物流企業(yè)信息系統(tǒng)中，大量對(duì)物流企業(yè)的生存和發(fā)展具有重要意義的信息都保存在系統(tǒng)里面，所以物流信息系統(tǒng)的重要任務(wù)之一是對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保密。一旦發(fā)生任何小失誤都有可能對(duì)物流企業(yè)造成極其嚴(yán)重的后果，所以必須保證整個(gè)物流信息系統(tǒng)長(zhǎng)期、可靠的運(yùn)行下去。

物流企業(yè)建設(shè)的物流信息系統(tǒng)不論從硬件系統(tǒng)的選擇，還是軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，都應(yīng)該充分考慮在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上盡量采用易于維護(hù)和操作的系統(tǒng)平臺(tái)，這樣就能使系統(tǒng)的維修成本大幅度降低，也能保證操作的簡(jiǎn)單易懂。

為了方便管理，系統(tǒng)提供了專(zhuān)門(mén)管理工具，提供了從信息結(jié)構(gòu)構(gòu)造（指標(biāo)體系管理）、系統(tǒng)安全管理（權(quán)限管理、審計(jì)分析）、用戶(hù)管理、系統(tǒng)字典管理（常用信息集、代碼體系等），直到功能管理（功能樹(shù)的維護(hù)）等系統(tǒng)管理需要的全部功能，方便了對(duì)系統(tǒng)的管理。

另外，物流信息系統(tǒng)在這一方面應(yīng)該提供完整、妥善的解決方案，具體包括對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)的重要數(shù)據(jù)需要采用加密存儲(chǔ)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)傳輸采用了安全的接口協(xié)議，系統(tǒng)訪問(wèn)控制采用了完善的權(quán)限管理方法以及審計(jì)工作等，所以能夠充分保證物流信息系統(tǒng)應(yīng)用的安全性與可靠性。

與此同時(shí)，物流信息系統(tǒng)的可用性是指系統(tǒng)具有親切、人性化的用戶(hù)界面，使系統(tǒng)操作更加簡(jiǎn)單、方便。該項(xiàng)目系統(tǒng)將提供友好的軟件界面，這就需要充分考慮系統(tǒng)錄入人員的各種特點(diǎn)和實(shí)際情況，使其更加簡(jiǎn)單、方便和快速地開(kāi)展數(shù)據(jù)處理工作，并能夠基本符合日常的處理業(yè)務(wù)習(xí)慣，從而使得公司的業(yè)務(wù)流程更加清晰。

因此，要保證物流信息系統(tǒng)能夠高效發(fā)揮強(qiáng)大的軟件功能，物流企業(yè)必須具備完整、可靠的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，具體包括系統(tǒng)服務(wù)器、相關(guān)硬件設(shè)備、計(jì)算機(jī)信息IT的支持以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等。物流企業(yè)要根據(jù)自身目前所具備的硬件條件與建設(shè)物流信息系統(tǒng)所必需的硬件之間的差距來(lái)調(diào)整具體所需要的技術(shù)配置，以保障該項(xiàng)目系統(tǒng)的順利進(jìn)行。

7 結(jié) 論

現(xiàn)今，信息技術(shù)的快速發(fā)展以及物流企業(yè)組織內(nèi)、外部環(huán)境的變化，將使公司的領(lǐng)導(dǎo)者越來(lái)越清楚地意識(shí)到管理在物流企業(yè)中所展現(xiàn)的不可替代的重要優(yōu)勢(shì)和作用，現(xiàn)代物流企業(yè)運(yùn)用物流信息系統(tǒng)全面提高當(dāng)前物流企業(yè)的管理效率將會(huì)是未來(lái)發(fā)展的重要趨勢(shì)。而物流信息系統(tǒng)的有效實(shí)施，不僅需要物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的清楚認(rèn)識(shí)和大力支持作為基本保障，還需要物流企業(yè)自身的資金和設(shè)備保障、團(tuán)隊(duì)協(xié)作保障、制度保障、全員培訓(xùn)保障以及技術(shù)保障等作為保障措施，物流企業(yè)只有在管理信息化應(yīng)用中注重“戰(zhàn)略化與精細(xì)化、分析力與洞察力、科技化與人性化、效率與價(jià)值以及信息化集成與文化提升”等方面的平衡，各方面保障措施的積極和有效配合，才能夠使物流企業(yè)物流信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)作用得以顯著體現(xiàn)和有效實(shí)施，積極促進(jìn)物流企業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展。