丁 楠
(宜昌市疾病預(yù)防控制中心,湖北 宜昌 443000)
單位內(nèi)部控制的目標(biāo)主要包括保證單位收入和支出合規(guī)、業(yè)務(wù)活動(dòng)順利開(kāi)展、資產(chǎn)安全完整、數(shù)據(jù)信息真實(shí)準(zhǔn)確,減少違法犯罪行為的發(fā)生,提高公共服務(wù)的效率和效果。內(nèi)部控制貫穿于單位日常業(yè)務(wù)活動(dòng)的始終,通過(guò)起草、修改、落實(shí)和完善內(nèi)部控制制度,對(duì)單位的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控,按照法律法規(guī)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)是一項(xiàng)基本要求。但由于種種原因,現(xiàn)階段部分單位在內(nèi)部控制方面仍存在問(wèn)題,若未能恰當(dāng)進(jìn)行內(nèi)部控制管理并及時(shí)制定對(duì)策應(yīng)對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),將會(huì)導(dǎo)致單位的運(yùn)行陷于被動(dòng)。
在當(dāng)今的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中,每個(gè)單位都希望實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展目標(biāo),實(shí)現(xiàn)更長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展,在追求效益的情況下,需要在法律法規(guī)的規(guī)范下開(kāi)展工作。為使資金發(fā)揮出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,減少單位資產(chǎn)的損失,提高資產(chǎn)的保值增值率,每個(gè)單位都需要強(qiáng)化自身內(nèi)部管理能力。在單位日常管理中,內(nèi)部控制管理具有舉足輕重的作用。
(1)強(qiáng)化內(nèi)部控制是落實(shí)單位管理制度的重要手段。內(nèi)部控制管理制度是單位眾多管理制度的重要組成部分,單位員工若能按照內(nèi)部控制制度履行職責(zé),那么將會(huì)對(duì)整個(gè)單位落實(shí)其他管理制度起到促進(jìn)作用。
(2)強(qiáng)化內(nèi)部控制是單位提高業(yè)務(wù)質(zhì)量的重要手段。各單位各部門(mén)通過(guò)細(xì)化業(yè)務(wù)流程,識(shí)別容易發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),剔除多余冗雜的業(yè)務(wù)流程,明確崗位職能和人員分工,可以起到精簡(jiǎn)業(yè)務(wù)開(kāi)支、節(jié)約業(yè)務(wù)辦理時(shí)間、提高社會(huì)滿意度的作用。通過(guò)強(qiáng)化內(nèi)部控制以達(dá)到提高業(yè)務(wù)質(zhì)量的目的,逐步成為行業(yè)領(lǐng)軍者。
(3)強(qiáng)化內(nèi)部控制是各單位落實(shí)反腐倡廉的重要手段。單位的內(nèi)部控制制度可以對(duì)經(jīng)營(yíng)合同、資產(chǎn)配置、流程審批、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行流程管理,防止一些別有用心的人以權(quán)謀私,避免國(guó)有資產(chǎn)流失,確保經(jīng)費(fèi)按照預(yù)算規(guī)范使用,減少貪污腐敗行為的發(fā)生。
一是受到單位人員開(kāi)支的限制,一些單位中財(cái)務(wù)人員不足,特別是在規(guī)模較小的單位中,財(cái)務(wù)人員往往身兼數(shù)職,有的人既負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)制證也負(fù)責(zé)憑證審核,既負(fù)責(zé)資產(chǎn)登記也負(fù)責(zé)資產(chǎn)保管,既負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)經(jīng)辦也負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)審核,既負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)票據(jù)也負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)印章,未實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)相分離。二是單位部門(mén)與部門(mén)之間的分工不明確,存在一人兼任辦公室、財(cái)務(wù)科、人事科、后勤等部門(mén)事務(wù)的情況。面對(duì)復(fù)雜的基礎(chǔ)性事務(wù),財(cái)務(wù)人員往往感到身心疲憊、力不從心,將大量精力放在處理煩瑣事務(wù)上,沒(méi)有精力對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行把控,難以從繁雜的單位事務(wù)中抽身專(zhuān)門(mén)處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),從而導(dǎo)致單位財(cái)務(wù)工作風(fēng)險(xiǎn)高、失誤多、效率低。
一些單位管理者缺乏危機(jī)意識(shí),沒(méi)有結(jié)合單位實(shí)際情況制定內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制措施,單位管理制度相對(duì)落后。特別是在經(jīng)費(fèi)收支管理、資產(chǎn)管理、人力資源及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面,往往忽視事前風(fēng)險(xiǎn)控制,當(dāng)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)只能事后彌補(bǔ)。另外,部分單位管理者只重視業(yè)務(wù)工作,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制工作不夠重視,忽視了風(fēng)險(xiǎn)的存在。一些管理人員認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)單位不會(huì)創(chuàng)造收益,只要在工作中沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重資金問(wèn)題,風(fēng)險(xiǎn)就不存在。部分單位未形成防范風(fēng)險(xiǎn)全員參與的意識(shí),認(rèn)為單位出現(xiàn)的一切風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題都應(yīng)由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé),忽略了對(duì)全體職工進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范的宣傳教育工作。
近幾年來(lái)國(guó)家推進(jìn)了新準(zhǔn)則、新條例的實(shí)施,例如新政府會(huì)計(jì)制度自2019年1月1日起在各級(jí)各類(lèi)行政事業(yè)單位施行,各單位需嚴(yán)格按照新制度的規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)核算、編制財(cái)務(wù)報(bào)表和預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表。此次新政府會(huì)計(jì)制度的改革,對(duì)推進(jìn)權(quán)責(zé)發(fā)生制政府會(huì)計(jì)、提升單位預(yù)算管理水平、實(shí)施績(jī)效管理等具有重要作用。在新制度的背景下,為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)平行記賬,事業(yè)單位應(yīng)引進(jìn)新的財(cái)務(wù)軟件或者對(duì)原有財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行升級(jí)。然而有些單位未對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行信息系統(tǒng)培訓(xùn)工作,使得財(cái)務(wù)人員缺少財(cái)務(wù)信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí),有的財(cái)務(wù)人員只會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件中的記賬模式,沒(méi)有深入挖掘信息系統(tǒng)中的核算、統(tǒng)計(jì)、分析功能。除此之外,部分單位負(fù)責(zé)人不重視現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理,未能將人事系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一體化整合,各個(gè)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不匹配、沒(méi)有專(zhuān)人對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)與糾正,使得單位在數(shù)據(jù)處理上存在一定的滯后性與風(fēng)險(xiǎn)性。
單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開(kāi)展需要與之配套的內(nèi)部監(jiān)督流程,才能夠確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)科學(xué)、合理、高效地進(jìn)行。但由于部分單位缺少內(nèi)部監(jiān)督部門(mén),導(dǎo)致單位財(cái)務(wù)工作逐漸朝著不利方向發(fā)展。部分單位可能建立有相對(duì)完善的規(guī)章制度,但在制度的落實(shí)方面缺少專(zhuān)門(mén)的部門(mén)進(jìn)行評(píng)估。一些單位雖然設(shè)立有內(nèi)部控制部門(mén),但由于單位管理者權(quán)力過(guò)大,存在干預(yù)內(nèi)部監(jiān)察部門(mén)工作的現(xiàn)象,使得業(yè)務(wù)部門(mén)與監(jiān)督部門(mén)沒(méi)有相互牽制,內(nèi)部監(jiān)督工作不規(guī)范,內(nèi)部監(jiān)督部門(mén)沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用,對(duì)資金使用、業(yè)務(wù)流程、重大事項(xiàng)沒(méi)有進(jìn)行監(jiān)督審批。內(nèi)部監(jiān)督對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)的約束力不夠,導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題頻繁發(fā)生。
許多單位開(kāi)展內(nèi)部控制評(píng)估工作還停留在被動(dòng)的狀態(tài),僅限于應(yīng)付上級(jí)主管部門(mén)要求報(bào)送內(nèi)部控制制度報(bào)告,草草填報(bào)幾個(gè)數(shù)據(jù)或者上報(bào)單位管理制度文件,并沒(méi)有通過(guò)分析報(bào)告中反映的內(nèi)部控制問(wèn)題思考解決措施。部分單位未將內(nèi)部控制監(jiān)督與評(píng)價(jià)作為一項(xiàng)常態(tài)化的工作,沒(méi)有在平時(shí)的日常工作中審核評(píng)價(jià)制度的執(zhí)行情況,只集中在每年年末集中評(píng)價(jià)。財(cái)務(wù)、內(nèi)審、辦公室、人事等部門(mén)在內(nèi)部控制工作方面未建立起多部門(mén)的聯(lián)動(dòng)機(jī)制,制度落實(shí)與監(jiān)督工作存在滯后性,內(nèi)部控制工作的開(kāi)展流于形式。
內(nèi)部控制制度制定出來(lái)后最終需要單位員工去執(zhí)行。一些基層單位財(cái)務(wù)人員是半路出家,沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的職業(yè)教育,工作停留在簡(jiǎn)單的核算階段,只能從事基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)工作,工作效率低而錯(cuò)誤率高。近幾年國(guó)家出臺(tái)了許多新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則,核算方式發(fā)生了巨大變化,財(cái)務(wù)預(yù)算一體化平臺(tái)逐步上線,一些單位財(cái)務(wù)人員年齡偏大,知識(shí)結(jié)構(gòu)老化,對(duì)新制度、新方法、新系統(tǒng)接受程度有限,財(cái)務(wù)人員不能充分運(yùn)用新的信息系統(tǒng),這就為單位內(nèi)部控制的實(shí)施帶來(lái)阻礙,使得以權(quán)謀私、貪污腐敗現(xiàn)象容易在眼皮底下發(fā)生。
在單位崗位設(shè)置時(shí)要明確各部門(mén)的工作責(zé)任,將具體的工作內(nèi)容和相應(yīng)的責(zé)任一一對(duì)應(yīng),避免一人擔(dān)任極可能發(fā)生舞弊行為又可能掩蓋其舞弊行為的崗位,科學(xué)界定和設(shè)置崗位,確保不相容職務(wù)相互分離。不相容職務(wù)相分離制度適用于單位的每一個(gè)重要崗位,任何個(gè)人都不得擁有超越不相容職務(wù)相分離規(guī)范的權(quán)力。將不相容職務(wù)分離控制,有利于防范舞弊行為的發(fā)生,減少違法犯罪行為的發(fā)生,保護(hù)資產(chǎn)的安全與完整。
首先,單位管理者應(yīng)將防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)列在重要工作清單之中,要認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)管理是不可放松的工作任務(wù)。防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不是單位某一個(gè)職工的工作,而是全體職工共同參與的重要內(nèi)容。其次,單位管理者應(yīng)落實(shí)單位管理制度。特別是單位負(fù)責(zé)人應(yīng)明確職工的崗位職責(zé),認(rèn)真聽(tīng)取職工的工作匯報(bào),對(duì)具體工作進(jìn)行分析研究,找出工作中存在的不足以及面臨的風(fēng)險(xiǎn),鼓勵(lì)職工與領(lǐng)導(dǎo)層討論職業(yè)風(fēng)險(xiǎn),制定切實(shí)可行的預(yù)防辦法。最后,組織職工學(xué)習(xí)風(fēng)險(xiǎn)防控知識(shí)。單位可通過(guò)舉辦座談會(huì)進(jìn)行防范風(fēng)險(xiǎn)知識(shí)培訓(xùn),使得全體職工了解風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),還可以定期組織相關(guān)人員到同行業(yè)同規(guī)模的單位參觀學(xué)習(xí),了解其在預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)上的先進(jìn)做法,為制定有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施提供依據(jù)。
建立對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí),做好事前、事中及事后的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,是每個(gè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)正常運(yùn)行的保證。首先,應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部財(cái)務(wù)審批流程。制定詳細(xì)的業(yè)務(wù)工作流程圖,特別是對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)、大額采購(gòu)、項(xiàng)目立項(xiàng)等方面,做好事前、事中、事后控制,建立起多部門(mén)的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。其次,建立崗位之間的牽制制度。要明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限范圍,有條件的單位可以成立內(nèi)部審計(jì)部門(mén),對(duì)單位內(nèi)部活動(dòng)開(kāi)展獨(dú)立監(jiān)督,及時(shí)找出風(fēng)險(xiǎn)漏洞并提出整改建議。最后,部門(mén)信息及時(shí)公開(kāi)。對(duì)于不涉及單位秘密的信息可利用公共平臺(tái)公示公開(kāi),建立違規(guī)行為舉報(bào)制度,發(fā)揮好群眾監(jiān)督的作用,將風(fēng)險(xiǎn)扼殺在萌芽狀態(tài)。
為推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理深入開(kāi)展,應(yīng)在單位內(nèi)設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組,由單位負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng),指定牽頭科室,相關(guān)責(zé)任部門(mén)為成員。對(duì)單位面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面、系統(tǒng)及客觀的評(píng)估,擬定應(yīng)對(duì)措施,配備必要資源、落實(shí)控制責(zé)任、動(dòng)員群眾參與,將風(fēng)險(xiǎn)損失降到最低。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組定期對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,當(dāng)重大事項(xiàng)發(fā)生時(shí),應(yīng)及時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新評(píng)估。內(nèi)部控制牽頭部門(mén)從單位的組織架構(gòu)層面入手,梳理出單位層面的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),例如議事決策風(fēng)險(xiǎn)、關(guān)鍵崗位風(fēng)險(xiǎn)、關(guān)鍵人員風(fēng)險(xiǎn)等,業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)由各個(gè)成員部門(mén)負(fù)責(zé)識(shí)別,例如預(yù)算管理風(fēng)險(xiǎn)、收支管理風(fēng)險(xiǎn)、資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn),風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果應(yīng)當(dāng)形成書(shū)面報(bào)告,作為完善內(nèi)部控制的依據(jù)。經(jīng)過(guò)匯總分析各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)形成業(yè)務(wù)處理流程圖,明確各責(zé)任崗位負(fù)責(zé)人,并遵照流程執(zhí)行。
一是樹(shù)立信息化管理的觀念。要想使信息化在單位管理中發(fā)揮積極作用,首先需要管理者轉(zhuǎn)變思想,以包容的態(tài)度接受信息系統(tǒng),了解信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。同時(shí),多到信息化水平較高的單位參觀考察,從而為本單位財(cái)務(wù)信息化的推進(jìn)做出合理的部署。二是加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的信息化培訓(xùn)強(qiáng)度,促使員工充分挖掘信息系統(tǒng)的功能,提高財(cái)務(wù)工作的效率和效果,將信息系統(tǒng)一體化逐漸落到實(shí)處。三是結(jié)合自身單位的業(yè)務(wù)情況選擇合適的信息化軟件。單位分管領(lǐng)導(dǎo)需認(rèn)真研究單位自身的工作狀況,積極聽(tīng)取各部門(mén)的工作意見(jiàn),根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、工作量等情況選擇最為合適的軟件,還要加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)間的協(xié)作交流,實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)在各部門(mén)互通共享,為風(fēng)險(xiǎn)防范提供有利的信息系統(tǒng)支撐。
社會(huì)環(huán)境在不斷變化,新準(zhǔn)則新制度也在不斷變化,加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)是做好一切內(nèi)部控制工作的保證。一方面從人員招聘環(huán)節(jié)嚴(yán)把進(jìn)入關(guān)。在面向社會(huì)招聘財(cái)會(huì)人員時(shí)應(yīng)設(shè)置較高的門(mén)檻,對(duì)應(yīng)聘人員的教育背景、工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)提出較高的要求,既要注重考察應(yīng)聘人員對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的運(yùn)用能力,也要注重考察應(yīng)聘人員的道德素養(yǎng),防止高分低能的現(xiàn)象發(fā)生。在隊(duì)伍建設(shè)時(shí)還要注意年齡結(jié)構(gòu)、個(gè)人專(zhuān)長(zhǎng)的合理搭配,營(yíng)造出有利于財(cái)會(huì)團(tuán)隊(duì)發(fā)揮作用的工作環(huán)境,搭建財(cái)會(huì)工作梯隊(duì)。另一方面應(yīng)加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員職業(yè)教育培訓(xùn)。事業(yè)單位應(yīng)為財(cái)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)提供時(shí)間和資金保障,鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員外出學(xué)習(xí)。在學(xué)習(xí)內(nèi)容方面,一是要完成國(guó)家規(guī)定的繼續(xù)教育學(xué)習(xí),二是鼓勵(lì)財(cái)會(huì)人員參加專(zhuān)業(yè)資格考試和學(xué)歷教育,三是安排相關(guān)人員外出到先進(jìn)單位取經(jīng),四是重視財(cái)務(wù)人員的廉政教育。
僅依靠單位內(nèi)部人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控存在一定的局限性,例如對(duì)單位發(fā)展謀劃存在固有的慣性思維,在履行監(jiān)督職能時(shí)存在愛(ài)打“感情牌”“走過(guò)場(chǎng)”的現(xiàn)象。因此僅僅依靠單位內(nèi)部人員的監(jiān)督,而缺少外部審計(jì)工作很難達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)防控的理想效果。對(duì)于大多數(shù)單位來(lái)說(shuō),需要從內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩個(gè)方面著手。從當(dāng)前的情況來(lái)看,對(duì)于一些已建立內(nèi)部控制制度和控制流程的單位,建議定期聘請(qǐng)第三方審計(jì)機(jī)構(gòu),對(duì)單位內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)的有效性和運(yùn)行的有效性進(jìn)行審計(jì)。第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)具有獨(dú)立性,當(dāng)進(jìn)入委托單位后,通過(guò)詢問(wèn)單位職工、觀察業(yè)務(wù)流程、檢查數(shù)據(jù)文件等程序,獲取審計(jì)證據(jù),了解單位存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),對(duì)審計(jì)結(jié)果出具內(nèi)部控制審計(jì)報(bào)告,以便單位及時(shí)整改。
單位的管理者可以從崗位分工、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、監(jiān)督機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息系統(tǒng)、人員配備等方面考慮,制定一套完善的內(nèi)部控制防范體系,提高單位職工內(nèi)部控制意識(shí),樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)管理理念,貫徹落實(shí)內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)工程,應(yīng)通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、內(nèi)外部審計(jì)等持續(xù)提高內(nèi)部控制的效果,更好地實(shí)現(xiàn)法人成立的目的,提升公共服務(wù)效率及效果,為實(shí)現(xiàn)責(zé)任目標(biāo)提供長(zhǎng)效保障。