初次迎審部門內(nèi)審溝通的困難與應(yīng)對
——以某央企A公司為例

劉瓊莉

（武漢光迅科技股份有限公司，武漢 430205）

近幾年，審計署和國資委對央企內(nèi)審工作的要求越來越高，每年對央企的內(nèi)審工作都會提出審計的重點關(guān)注事項。因此，各央企單位認真聯(lián)系公司實際進行審計項目安排。為進一步防范風險，相對于以往主要關(guān)注財務(wù)方面的內(nèi)部審計工作，審計范圍向各業(yè)務(wù)部門延伸。與經(jīng)常迎審的財務(wù)管理等部門不同，其他一些首次迎審的部門由于對內(nèi)審工作不了解，很容易產(chǎn)生審計沖突，從而給審計工作溝通帶來更大的困難。

一、A公司審計流程概況

內(nèi)審人員根據(jù)年度審計項目計劃安排，編制審計通知書和審計方案，并經(jīng)內(nèi)審部門負責人和分管領(lǐng)導簽章，再將審計通知書發(fā)給被審部門領(lǐng)導，向其介紹項目主要背景和目的后，內(nèi)審人員即開展審計實施工作，在此過程中對于需要的資料和存在的疑問可找負責這方面工作的員工解決。審計現(xiàn)場檢查完成后，將發(fā)現(xiàn)的問題匯總并向領(lǐng)導匯報后形成“審計發(fā)現(xiàn)問題溝通確認表”，完成審計報告初稿。后與問題責任部門領(lǐng)導進行溝通，問題責任部門領(lǐng)導對問題核實后簽字反饋，內(nèi)審人員再根據(jù)部門反饋情況形成審計報告終稿，最后上報分管領(lǐng)導進行審批。內(nèi)審人員對被審部門反饋的整改措施和時間節(jié)點對問題整改落實情況進行跟蹤監(jiān)督。

二、審計溝通困難的原因

（一）內(nèi)部審計部門受重視程度不高

目前，國內(nèi)央企仍存在審計工作未由公司主要負責人分管領(lǐng)導、未建立總審計師制度等問題,內(nèi)部審計部門未得到公司領(lǐng)導的高度重視，內(nèi)部審計部門與其他職能部門平級的組織架構(gòu)設(shè)計，也使得被審部門存在認為審計工作不重要或與其工作無關(guān)的情況，對內(nèi)審工作不夠重視，迎審配合程度不高，對于審計人員不受限制開展審計工作帶來一定的困難。

（二）內(nèi)部審計資源不足，審計成果影響范圍不廣

國資委在2016年發(fā)布的《關(guān)于進一步加強中央企業(yè)內(nèi)部審計工作的通知》中要求，2018年年底前，央企專職審計人員占在崗職工比例不低于2‰，高風險行業(yè)、大型企業(yè)和國際化指數(shù)較高的企業(yè)力爭達到3‰以上。但目前國內(nèi)央企仍存在專職內(nèi)審人員只有兩三人或占比不足1‰等配備不足的狀況，國家對央企內(nèi)部審計工作日益增加的高要求與企業(yè)內(nèi)審人員一直維持的低配置形成矛盾，央企根據(jù)每年國資委的年度審計任務(wù)重點分配審計資源開展工作，審計范圍仍未實現(xiàn)公司全覆蓋。審計結(jié)果主要在被審部門和領(lǐng)導層間進行傳達，業(yè)務(wù)部門人員對于內(nèi)審部門的職能了解不足，審計成果影響不廣，宣傳力度不足。

（三）內(nèi)審與外審的差異導致沖突

一些接受過外部審計的部門，會產(chǎn)生內(nèi)審與外審一致的誤解。外部審計在檢查過程中主要參照外部法律規(guī)章制度等，并在做完項目檢查后就離開公司，遠程溝通相比現(xiàn)場溝通會存在溝通不全面、對部分業(yè)務(wù)不夠深入的情況。而內(nèi)部審計若要規(guī)避外部檢查發(fā)現(xiàn)問題的風險，在理論上內(nèi)審的檢查范圍要比外審更大，也更深入。內(nèi)部審計屬于業(yè)務(wù)內(nèi)控活動，不僅要參照外部規(guī)章制度，同時也會參考公司內(nèi)部制度，實時跟蹤業(yè)務(wù)整改情況，但也因為在同一公司，如果溝通不暢，會給被審部門造成內(nèi)審人員在故意刁難的不良印象，易引發(fā)沖突，給審計工作造成阻礙。

（四）被審計部門擔心被發(fā)現(xiàn)問題產(chǎn)生不利影響

初次接受內(nèi)部審計的部門，受傳統(tǒng)審計觀念的影響，會認為內(nèi)審人員就是為了找他們的“麻煩”，不僅擔心如果被發(fā)現(xiàn)問題可能會影響公司對他們的評價和薪酬，也擔心問題被查出會受到領(lǐng)導責罰，損害個人或部門利益，因而產(chǎn)生不滿情緒，導致在審計溝通中，內(nèi)審人員可能會遇到隱瞞信息、拒絕透露真實情況等問題，給審計工作增加了難度。

三、審計溝通困難的表現(xiàn)

被審部門初次接受內(nèi)部審計，收到簽章的審計通知書后，考慮到審計工作程序和領(lǐng)導的要求，在該階段因還未具體開展審計實施工作，對具體審計工作情況不甚了解，溝通也比較順暢，所以較少發(fā)生沖突。主要溝通困難表現(xiàn)在審計實施和審計報告階段。

（一）審計實施階段

1.審計過程影響被審部門日常工作，反饋時間緩慢。被審部門在接受審計人員詢問和收集資料的過程中，因需配合內(nèi)審人員，尤其對于一些核心流程只有個別員工了解，這部分員工會認為頻繁接受詢問影響其日常工作，也因此會表現(xiàn)出見消息不回或者向領(lǐng)導抱怨等負面反饋，內(nèi)審人員不能及時獲取審計所需信息，審計進度受阻。

2.職級差產(chǎn)生歧視，獲取信息不全。內(nèi)審人員不是業(yè)務(wù)方面的專家，審計實施階段主要是審計專員負責，對于一些專業(yè)化程度高和信息層級高的事項，專業(yè)人員會覺得審計專員不是專業(yè)人士，認為對于專業(yè)化事項進行的解釋審計人員聽不懂或者無法用白話說明則避而不談；對于一些只有領(lǐng)導了解的事項，在接受普通員工的審計時，會礙于面子將問題轉(zhuǎn)給手下員工或者只是簡單回復(fù)概況，內(nèi)審人員獲取信息不全，問題界定存在困難。

3.對審計內(nèi)容理解不清晰，拒絕提供資料。迎審人員根據(jù)自身對審計通知書中審計范圍的理解，對于審計過程中認為超出審計范圍的事項，認為提供證據(jù)有風險而拒絕提供，致使內(nèi)審人員審計取證困難。

（二）審計報告階段

1.對審計發(fā)現(xiàn)問題描述不滿，拒絕簽字確認。在與被審部門領(lǐng)導進行口頭問題溝通后，需要在紙質(zhì)問題溝通確認表上簽字確認，被審部門領(lǐng)導從業(yè)務(wù)部門專業(yè)角度出發(fā)，認為審計范圍的部分字眼描述與實際不符、審計問題的描述嚴重程度超出心理預(yù)期，擔心若被高層領(lǐng)導查閱會對其產(chǎn)生不利影響，因此拒絕簽字確認，并告知需要按其要求描述才肯簽字確認。內(nèi)審人員無法獲取被審部門的書面反饋，導致審計流程受阻。

2.問題整改難度大，拒絕正面反饋。被審計部門領(lǐng)導對于審計發(fā)現(xiàn)問題反饋因自身力量薄弱，僅靠其部門無法推進整改，因此只對問題的整改提供建議，不正面反饋問題的真實性和整改措施，不利于后續(xù)審計人員對問題的整改落實進行監(jiān)督，形成了審計閉環(huán)。

四、審計溝通困難的應(yīng)對策略

（一）召開審計進場會，強化審前溝通

審計過程中為了節(jié)省時間，企業(yè)存在直接下發(fā)審計通知書并做簡單溝通后即開展審計工作的情況，未花費時間召集各被審部門領(lǐng)導和核心人員召開審計進場會議，向被審部門主要人員講解審計的背景、審計目的、審計時間和審計內(nèi)容，以及審計工作需要配合的事項。初次被審部門缺乏對審計工作的理解和支持，甚至存在誤解，這些審計限制應(yīng)在審前進場會前盡早溝通，并獲取被審部門對審計范圍的建議，提出日常工作中的重大風險點和需要協(xié)助的地方，可以進一步提高審計工作效率和效果，改善在審計實施過程中單獨詢問可能碰壁的情況。此外，通過在審前與被審部門溝通拉近人際關(guān)系，有助于后續(xù)實施階段的支持和配合，順利開展審計工作。

（二）加強審計宣傳，提高審計配合度

審計結(jié)果由于某些原因不能宣布，發(fā)現(xiàn)問題也主要是向相關(guān)領(lǐng)導匯報，仍存在領(lǐng)導和普通員工對內(nèi)審工作熟悉度不高，審計過程出現(xiàn)排斥的情況。

1.聚焦公司重難點開展審計項目，擴大審計影響。從公司關(guān)注的重難點和痛點問題入手制訂審計計劃，從關(guān)注核心點開展項目發(fā)現(xiàn)風險點和問題并提出建議，從自身審計項目入手宣傳審計的作用，提高審計影響度和重要性，贏得大家的信任，改善審計溝通關(guān)系。

2.加強內(nèi)審相關(guān)制度的宣貫，減少誤解。加大公司相關(guān)內(nèi)審制度的宣貫力度，向被審部門講清，如發(fā)現(xiàn)問題按時整改并不會對其工作產(chǎn)生不利影響，消除被審部門人員的擔心和防備心理，減少溝通中的摩擦。

3.聚焦共同目標，化解隔閡。審計宣傳需強調(diào)內(nèi)審部門與被審部門并非對立關(guān)系，內(nèi)審部門并不是為了找茬，也是為公司服務(wù)，兩者最終的共同目標都是協(xié)助公司完善制度體系，增強運營管理能力，降低組織風險，減少公司損失，拉近彼此關(guān)系，使被審部門以更積極的態(tài)度配合內(nèi)審工作，增強公司的競爭力。

（三）溝通問題運用溫和的字眼，給予對方肯定

在不影響實質(zhì)問題說明的基礎(chǔ)上，使用更加溫和與具體的表達，能進一步增強被審部門領(lǐng)導的溝通愿望，避免陷入溝通僵局。

1.問題標題具體化。問題溝通確認表中對于與被審部門確認溝通的問題標題具體化，如具體到某項制度編制的時間和問題點，而如果用寬泛的“某流程設(shè)計與實際不符”這種強調(diào)問題的尖銳字眼，容易使其先入為主，使對方從一開始就產(chǎn)生排斥心理，影響具體問題的解決。

2.問題涉及部門具體化。對于問題涉及部門具體化，用“與某部門相關(guān)的問題如下”等字眼替代“審計發(fā)現(xiàn)問題如下”，避免使被溝通部門造成審計發(fā)現(xiàn)的問題只有其部門，認為內(nèi)審部門是故意針對其部門。

3.肯定對方目前的工作成果。雖然審計的主要目的是發(fā)現(xiàn)問題并提出改善建議，但是在問題的具體描述中可以適當表達對其目前工作的肯定，對于做得好的方面給予贊同和鼓勵，肯定對方的工作，欲抑先揚，緩和審計與被審雙方的關(guān)系，營造良好的溝通氛圍。

（四）深入與上下游部門進行溝通，擴大審計取證范圍

對于在溝通中已經(jīng)讓被審部門人員察覺到問題點，而不愿意再提供更詳細信息或者該人員沒有空余時間的情況，需要內(nèi)審人員對業(yè)務(wù)的完整閉環(huán)的流程線有更全面的認知。在進行更深度的溝通之前，內(nèi)審人員可通過深入業(yè)務(wù)流程線，從業(yè)務(wù)流程與被審部門節(jié)點相關(guān)的其他節(jié)點入手，聯(lián)系其他上下游節(jié)點的責任部門了解業(yè)務(wù)流程進行審計取證，擴大審計范圍。通過與其他節(jié)點部門的溝通，不僅可以獲取更詳細的資料，進一步印證被審部門提供的證據(jù)資料的真實性和完整性，而且可能還會發(fā)現(xiàn)新的風險點并提出建議，提高審計效率和效果。

（五）將計就計，從被審部門反駁問題方向精準擊破

被審部門領(lǐng)導對于內(nèi)審人員提供的問題拒不承認，對于內(nèi)審人員提供的證據(jù)資料認為與實際流程不符，與部門實際業(yè)務(wù)操作人員的溝通不足，通過描述其自身完善的業(yè)務(wù)模塊流程進行反駁。在多次溝通無果后，內(nèi)審人員可從說服對方的角度轉(zhuǎn)換方向，直接以其反駁的業(yè)務(wù)流程為出發(fā)點，以對方提出的流程資料齊全的情況為切入點，舉證倒置，聯(lián)系問題點進行抽樣，讓被審部門提供其用來反駁的證據(jù)資料，對于無法提供的資料可再次指出問題的存在，進一步說服被審部門，達到溝通問題確認的目的。

（六）搭建合作橋梁，謹慎使用問題升級機制

審計人員根據(jù)公司制度規(guī)定的責任范圍向被審計部門提出問題，對于被審部門反饋無法推進整改的情況，審計人員可聽取其建議并聯(lián)系其他部門，幫助被審部門解決問題。在此過程中，審計人員不可陷入替代管理角色的困境，損害審計的獨立性。在各部門仍存在責任推諉及問題無法推進的情況下，對問題進行升級，上報高層領(lǐng)導接受指示，避免問題擴大造成無法挽回的損失。

（七）使用審計溝通技巧，提高審計能力

溝通是一門藝術(shù)也是一門技術(shù)，在審計溝通中更是如此。內(nèi)審人員需進行溝通技巧學習，將溝通技巧與審計工作融合，提高審計綜合能力。

1.規(guī)避使用指向性問題。審計溝通需要有一定的目的性，否則不能產(chǎn)生效果，開放式問題和閉合式問題各有利弊，在不影響溝通效果的前提下，內(nèi)審人員可多在溝通詢問中盡量采取類似“這個流程是怎么進行的？”“你怎么發(fā)現(xiàn)的？”等類似直接詢問的開放性問題方式，替代“是不是沒有獲取證明？”“是不是某某造成的？”等缺陷指向型的閉合式問題，化解被審計部門人員的抵觸情緒，保證溝通可以順利進行，避免人員關(guān)系僵化阻礙項目進展。

2.重視非語言溝通。非語言溝通是對語言溝通的補充和印證。通過關(guān)注對方的說話方式、面部表情、身體語言等方面，不僅可以對其語言的真實性進行判斷，而且可以根據(jù)對方的心理狀態(tài)，給出對應(yīng)的應(yīng)對策略，不讓對方感受到敵意，有利于與其進一步溝通。

3.善于傾聽。傾聽是對對方最大的尊重，可以讓內(nèi)審部門獲取更多的審計線索，有助于改善關(guān)系，也是為了更好地回應(yīng)。專注傾聽的過程中，需要把注意力放在說話人身上，與其建立眼神的交流，努力捕捉關(guān)鍵信息，并給予肢體和語言上的肯定反饋，調(diào)節(jié)氣氛。避免在傾聽過程中打斷對方影響其思路，抓住談話的主動權(quán)。

4.堅守原則委婉說“不”。在溝通中曉之以情，適當示弱，與對方產(chǎn)生共鳴，對溝通是大有益處的。但是內(nèi)審由于職能定位的不同，在溝通中也需要保持客觀公正和獨立性，不能為了獲取資料而一味地迎合，對于對方提出的不合理要求和條件要果斷說“不”，態(tài)度要堅定，語言要委婉溫和，避免給對方造成難堪，還可在被拒絕之后提出一些建議，盡量降低溝通損失。

總之，在內(nèi)審工作中，審計溝通貫穿全流程，良好的審計溝通是成就審計的法寶。羅志國在《成在審計溝通》中的一句話，即“內(nèi)審是最值得信賴的良醫(yī)”，希望未來內(nèi)審部門同其他部門的溝通越來越好，越來越順暢，共同提高，實現(xiàn)雙贏。