高職院實施智能財務(wù)報賬方案探究

●董 瑤

一、高職院實施智能財務(wù)報賬的背景研究

近年來，隨著高職院辦學(xué)規(guī)模的擴大，經(jīng)費不斷增長，“報賬難”問題更加突出。同時通過對財務(wù)報賬流程和對傳統(tǒng)報賬流程方式的調(diào)查發(fā)現(xiàn)存在一些問題，主要表現(xiàn)在幾個方面：一是報賬流程已不能滿足日益增長的報賬需求。目前高職院校大都停留在傳統(tǒng)的報賬模式，教職工拿著準(zhǔn)備好的各種票據(jù)到財務(wù)大廳，現(xiàn)場整理、貼票、了解制度，導(dǎo)致有些對報賬制度不熟知的教職工來回跑多趟才能完成一項報賬業(yè)務(wù)，進而也導(dǎo)致教職工在財務(wù)報銷業(yè)務(wù)中花費大量的精力，所以目前傳統(tǒng)的報賬模式已不能滿足日益增長的報賬需求。二是報賬簽字審批流程復(fù)雜。報賬時間集中度高，高校項目的復(fù)雜度導(dǎo)致報賬人分不清該找哪些領(lǐng)導(dǎo)簽批，有些高校項目設(shè)置種類繁多，每類項目的簽批流程不同，以及很多報賬人找不到領(lǐng)導(dǎo)簽批情況。三是財務(wù)賬務(wù)處理繁瑣。傳統(tǒng)的報賬模式中簡單的多筆業(yè)務(wù)需要記賬人員一筆筆錄入系統(tǒng)，讓簡單機械的工作占據(jù)了財務(wù)人員大部分時間。四是各項財務(wù)系統(tǒng)存在信息孤島不對稱現(xiàn)象?，F(xiàn)在很多高職院都已經(jīng)上線了各種財務(wù)系統(tǒng)，比如賬務(wù)處理系統(tǒng)、酬金系統(tǒng)、收費系統(tǒng)等，但有些系統(tǒng)是相對孤立的，不能行程信息共享，導(dǎo)致信息不對稱。

二、高職院實施智能財務(wù)報賬方案研究

實施智能財務(wù)報賬響應(yīng)國家政策，符合國家規(guī)范，對于師生員工報銷而言，系統(tǒng)操作簡單。通過智能財務(wù)實現(xiàn)自動識別票據(jù)信息，匹配發(fā)票類型，智能填報，準(zhǔn)確規(guī)范，流程明確，讓教職工少跑路不跑路，方便老師，提升服務(wù)；對于財務(wù)工作人員來說實現(xiàn)智能審核，將財務(wù)制度流程化，簡化審核作業(yè)強度，方便使用，審核快捷，業(yè)務(wù)準(zhǔn)確，進而提高會計核算工作的質(zhì)量，實時控制，減少差錯。

1.實現(xiàn)財務(wù)票據(jù)和附件的智能識別和驗證。財務(wù)票據(jù)通過手機端拍攝或PC端選擇票據(jù)圖像的方式進行票據(jù)信息的采集。財務(wù)票據(jù)識別系統(tǒng)功能全、速度快。能準(zhǔn)確提取票據(jù)的關(guān)鍵信息，支持機票、火車票、出租車票、增值稅發(fā)票、電子發(fā)票的識別。若信息提取錯誤，可人工修改，且保留修改記錄。普通發(fā)票和電子發(fā)票在拍照或上傳識別時完成票據(jù)真?zhèn)悟炞C，同時對票據(jù)信息進行報賬唯一性驗證。

2.實現(xiàn)報賬信息的智能填報。很多報賬人員不了解財務(wù)制度，對于財務(wù)經(jīng)濟科目或者費用項比較模糊，智能報賬系統(tǒng)能夠在財務(wù)票據(jù)及附件經(jīng)過智能識別后，系統(tǒng)根據(jù)識別出來的票據(jù)類型，智能輔助填報相關(guān)業(yè)務(wù)的報銷費用項等信息。系統(tǒng)自動從財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)中獲取項目信息，供報銷人選擇。系統(tǒng)會根據(jù)發(fā)票識別的對方賬號信息自動填寫對公轉(zhuǎn)賬賬戶信息，同時也可以通過與薪酬系統(tǒng)對接，自動提取經(jīng)辦人賬戶信息或者其他校內(nèi)人員賬戶信息，實現(xiàn)自動填寫報銷支付信息的功能。

3.實現(xiàn)報銷單填寫的內(nèi)部稽核和預(yù)警機制。將財務(wù)制度設(shè)置于流程中，在完成報銷票據(jù)的上傳和報銷項的填寫后，系統(tǒng)會自動識別業(yè)務(wù)信息，提醒經(jīng)辦人上傳相關(guān)附件，附件在上傳系統(tǒng)時需滿足內(nèi)控稽核。滿足內(nèi)部稽核條件的票據(jù)和附件才可以流轉(zhuǎn)下一步，否則退回經(jīng)辦人修改。如在經(jīng)辦人上傳、審批人簽審、財務(wù)人員審核等環(huán)節(jié)均提供預(yù)警信息，并提供“繼續(xù)操作”和“駁回”兩個選項。

4.實現(xiàn)匯總報銷單自動生成。報銷信息填報完成后，自動生成對應(yīng)類型的報銷單。報銷單上面會匯總經(jīng)辦人填報的各項信息以及上傳的附件，后面流轉(zhuǎn)到會計人員初審和經(jīng)費負責(zé)人審批時，不需要下載上傳附件，只需要瀏覽報銷單就一目了然，清晰明了。

5.實現(xiàn)線上審批以及信息發(fā)布平臺。智能報銷系統(tǒng)自動生成的報銷單與簽批系統(tǒng)對接，報銷單生成以后可根據(jù)報銷單填寫的項目號自動推送到簽批流程，各項目的簽批流程已經(jīng)內(nèi)嵌于系統(tǒng)中，并可通過綜合信息發(fā)布平臺發(fā)送通知消息給審批人。

6.實現(xiàn)自助物流柜投遞。完成報銷單審批后，打印帶有條形碼或二維碼的預(yù)約投遞單，人工裝袋后，就近投入預(yù)約投遞機或交至財務(wù)處，通過預(yù)約投遞單單號可查詢票據(jù)和附件物流信息。

7.智能報銷單憑證轉(zhuǎn)入和智能支付。報銷單審批通過后，智能報銷系統(tǒng)可自動連入復(fù)翼財務(wù)系統(tǒng)，并在財務(wù)人員收到原始業(yè)務(wù)憑單，對該筆業(yè)務(wù)制作憑證時自動生成正確的財務(wù)記賬憑證。自動生成的財務(wù)記賬憑證信息錯誤、票據(jù)審核未通過時，允許人工修改記賬憑證，并保留修改記錄。

三、高校實施智能財務(wù)報賬的幾點建議

1.加強宣傳，做好系統(tǒng)培訓(xùn)指導(dǎo)，實現(xiàn)全面覆蓋。在高職院中引入智能報賬平臺，是一種全新的嘗試，財務(wù)人員要做好培訓(xùn)宣傳工作。一是在報賬人員中廣泛宣傳，向教職工展示智能報賬平臺的便利，以及實現(xiàn)的安全保障。二是財務(wù)部門可以通過多種途徑進行平臺操作方式的宣傳培訓(xùn)，比如召開教職工培訓(xùn)會議，制作操作手冊、操作視頻指引，微信公眾號操作指南查詢，讓報賬人員隨時隨地可以查詢到操作方法。三是財務(wù)部門做好專項點對點服務(wù)，可以設(shè)置各單位各部門聯(lián)系人制度，通過指定人員進行專項指導(dǎo)。

2.不斷學(xué)習(xí)，提高信息化水平，打造過硬財務(wù)信息管理團隊。隨著高校信息化管理的不斷推進，高校財務(wù)部門的信息化水平要緊跟學(xué)校步伐，財務(wù)部門要加強財務(wù)信息化管理，可以配備專業(yè)的信息化管理人員，負責(zé)財務(wù)的各項系統(tǒng)的管理和維護，進而保障財務(wù)信息的安全。同時財務(wù)要加強部門人員的信息化水平的提升，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的工作模式，從線下轉(zhuǎn)到線上，加強會計人員信息化隊伍建設(shè)。

3.互通互聯(lián)，實現(xiàn)學(xué)校信息共享，完善內(nèi)部控制建設(shè)。財務(wù)信息化與內(nèi)部控制體系的建設(shè)具有協(xié)同作用，要加強學(xué)校內(nèi)部控制體系的建設(shè)完善，離不開信息化。通過財務(wù)一體化服務(wù)平臺的推進，在此過程中財務(wù)人員需要對學(xué)校各項財經(jīng)制度和各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動流程進行重新梳理，借此機會可以查漏補缺，完善現(xiàn)有制度。通過智能財務(wù)報賬系統(tǒng)的實施，可以有效地與各部門進行溝通，實現(xiàn)業(yè)財融合，同時可以實現(xiàn)與其他部門系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)信息共享，避免信息孤島。

4.加強防范，提高風(fēng)險意識，做好系統(tǒng)風(fēng)險防控。智能財務(wù)報賬平臺的引入必然也會存在一些風(fēng)險，特別是在信息化建設(shè)背景下信息安全的問題非常重要。一是傳統(tǒng)的報賬模式大多都是紙質(zhì)的憑證和材料，而實現(xiàn)智能報賬平臺后，會存在大量的電子檔案，要對電子檔案實行加密處理。二是智能財務(wù)報賬平臺也轉(zhuǎn)化原有的支付方式，由原來的出納錄入銀行賬戶信息轉(zhuǎn)化為記賬人員直接轉(zhuǎn)入，出納只需要點擊按鈕就可以實現(xiàn)支付完成，針對大額轉(zhuǎn)賬存在一定的風(fēng)險，可以針對3萬元以上的增加授權(quán)審批環(huán)節(jié)。三是智能報賬平臺預(yù)約報銷，線上審批，報賬人員可以重復(fù)打印報銷單，會存在重復(fù)報銷問題，要制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度，特別是在財務(wù)環(huán)節(jié)，一筆報銷單只可以設(shè)置轉(zhuǎn)入憑證一次，不可以重復(fù)轉(zhuǎn)入，同時要加強會計人員的操作規(guī)范。這些措施有效保證了信息化條件下的財務(wù)資金安全，強化了內(nèi)部會計管理，防范風(fēng)險。

四、結(jié)束語

在高職院中實施智能財務(wù)報賬平臺是高校財務(wù)信息化提升的重大改革，改變已有的財務(wù)工作模式，極大地推進高職院智慧校園建設(shè)。筆者主要從高職院報銷目前存在的問題出發(fā)，探究在高職院中實施智能財務(wù)報賬平臺的路徑，并對實施智能財務(wù)報賬系統(tǒng)提出幾點建議，智能財務(wù)提高財務(wù)報銷效率，提升財務(wù)管理水平。