信息化系統(tǒng)在工程決策階段項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

于利賢 吳振全

(北京市工程咨詢有限公司,北京 100124)

0 引言

工程決策階段主要是對(duì)擬建工程項(xiàng)目進(jìn)行初步規(guī)劃。雖然工程決策階段的投入小于項(xiàng)目準(zhǔn)備和施工階段，但其管理作用極為重要。決策階段管理不當(dāng)不僅會(huì)影響工程造價(jià)的準(zhǔn)確性，而且會(huì)對(duì)工程建設(shè)的整體進(jìn)度、質(zhì)量等造成嚴(yán)重影響，甚至影響建設(shè)單位的投資回報(bào)等經(jīng)濟(jì)效益[1]。對(duì)于政府投資的建設(shè)工程項(xiàng)目而言，在決策階段，建設(shè)方通常會(huì)委托規(guī)模大、信譽(yù)良好的項(xiàng)目管理咨詢單位協(xié)助開(kāi)展可行性研究報(bào)告(以下簡(jiǎn)稱“可研報(bào)告”)編制、投資估算等工作。

當(dāng)前，建設(shè)工程項(xiàng)目規(guī)模不斷擴(kuò)大、投資金額不斷提高，因此，在工程決策階段開(kāi)展精細(xì)化的項(xiàng)目管理尤為重要。如何利用信息化系統(tǒng)提高企業(yè)的項(xiàng)目管理能力，已經(jīng)成為業(yè)界關(guān)注的重點(diǎn)。

1 信息化系統(tǒng)在工程決策階段的應(yīng)用

決策階段是建設(shè)工程項(xiàng)目的初始階段，包括提出整體建設(shè)目標(biāo)、開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研、編制可研報(bào)告、投資估算等一系列規(guī)劃工作。在該階段，一旦出現(xiàn)估算、預(yù)審等方面的問(wèn)題，將嚴(yán)重影響項(xiàng)目的準(zhǔn)備和施工環(huán)節(jié)，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目終止[2]。由此可見(jiàn)，項(xiàng)目管理咨詢單位的整體規(guī)劃能力、投資估算能力等面臨極大挑戰(zhàn)。而信息化系統(tǒng)通過(guò)與大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)融合，在工程決策階段具有較高的應(yīng)用價(jià)值，能夠有效提升項(xiàng)目管理咨詢單位的管理效率和服務(wù)水平。

1.1 智能化編制可行性研究報(bào)告

在工程決策階段，項(xiàng)目管理咨詢單位接受建設(shè)方編制可研報(bào)告的委托后，應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況開(kāi)展市場(chǎng)需求調(diào)研。根據(jù)建設(shè)相關(guān)政策和法律規(guī)定，對(duì)工程項(xiàng)目的規(guī)模、功能定位等進(jìn)行合理規(guī)劃，對(duì)工程費(fèi)、建安工程費(fèi)、基本預(yù)備費(fèi)等進(jìn)行合理配置(投資估算)。因此，可研報(bào)告既是建設(shè)工程項(xiàng)目的頂層規(guī)劃，也是項(xiàng)目管理的重要依據(jù)。

利用信息化系統(tǒng)中的智能化可研究報(bào)告編制功能，能夠最大限度地減小編寫人員專業(yè)、背景等方面的差異，減少人為因素對(duì)可研報(bào)告的影響，保證可研報(bào)告的客觀性、嚴(yán)謹(jǐn)性和真實(shí)性。

1.2 智能化編制投資估算報(bào)告

在決策階段，項(xiàng)目管理咨詢單位的主要工作是依據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃對(duì)工程項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行推算或預(yù)估，形成工程項(xiàng)目融資方案，以評(píng)估項(xiàng)目投資回報(bào)率。通常，工程投資估算誤差應(yīng)在10%以內(nèi)。然而，傳統(tǒng)的估算方式不但需要投入大量的人力，而且對(duì)編制人員的綜合素質(zhì)要求較高[3]。因此，急需應(yīng)用信息化系統(tǒng)輔助項(xiàng)目管理人員進(jìn)行投資估算。

利用信息化系統(tǒng)中的建設(shè)費(fèi)用類別和多種估算模型，能夠提升投資估算的精確性，避免超概問(wèn)題，從而提升項(xiàng)目的整體經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 智能化預(yù)測(cè)審批周期

在工程決策階段，項(xiàng)目管理咨詢單位負(fù)責(zé)協(xié)助建設(shè)方開(kāi)展項(xiàng)目地塊控規(guī)批復(fù)、項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)價(jià)等工作。由于項(xiàng)目類型、規(guī)模不同，預(yù)審手續(xù)十分復(fù)雜。在實(shí)際操作中，采用傳統(tǒng)的人工方式難以準(zhǔn)確預(yù)測(cè)審批周期，容易出現(xiàn)漏辦、錯(cuò)辦等問(wèn)題。而利用信息化系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)管理技術(shù)，能夠智能預(yù)測(cè)審批周期，不僅提高了審批流程的工作效率，而且便于項(xiàng)目人員查看審批進(jìn)度，提高了項(xiàng)目信息共享性。

2 工程決策階段信息化系統(tǒng)應(yīng)用效果分析

決策階段反映了項(xiàng)目各項(xiàng)建設(shè)資源的初始狀態(tài)，是項(xiàng)目管理的初始階段。利用信息化系統(tǒng)能夠有效解決決策階段的管理難題，提升項(xiàng)目人員的工作效率，提高企業(yè)的項(xiàng)目管理水平。

2.1 信息化系統(tǒng)的細(xì)分功能

2.1.1 可研報(bào)告標(biāo)準(zhǔn)化

在信息化系統(tǒng)中，選擇項(xiàng)目類型和適用的政策法規(guī)，輸入項(xiàng)目名稱、投資額、建設(shè)周期、經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)等基本信息，檢索可研報(bào)告文檔庫(kù)中與之匹配或相似的數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成可研報(bào)告模板。下載模板后，通過(guò)補(bǔ)充和完善可研報(bào)告內(nèi)容，即可完成可研報(bào)告的編制工作。生成的可研報(bào)告不僅工整規(guī)范、數(shù)據(jù)翔實(shí)，而且避免了人為失誤導(dǎo)致的可研報(bào)告無(wú)法通過(guò)審核等問(wèn)題。

2.1.2 投資估算精細(xì)化

在工程決策階段，利用信息化系統(tǒng)中的項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅能夠自動(dòng)生成工程費(fèi)、設(shè)計(jì)費(fèi)、勘察費(fèi)等二類費(fèi)用，而且能夠生成主體工程費(fèi)、施工圖審查費(fèi)等費(fèi)用明細(xì)，便于項(xiàng)目人員掌握投資估算費(fèi)用明細(xì)，提高投資估算的精準(zhǔn)度[4-5]。

2.1.3 審批周期可控化

在工程決策階段，由于建設(shè)項(xiàng)目的類型、規(guī)模等有所差異，需要辦理的審批手續(xù)也有所不同。相關(guān)政策的調(diào)整容易產(chǎn)生錯(cuò)辦、漏辦等問(wèn)題，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度滯后。

利用信息化系統(tǒng)能夠智能預(yù)測(cè)審批周期，實(shí)現(xiàn)對(duì)審批周期的全程監(jiān)控。首先，搜索與項(xiàng)目匹配或相似的數(shù)據(jù)信息；其次，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)預(yù)測(cè)辦理開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間；最后，通過(guò)與實(shí)際辦理周期對(duì)比，更新數(shù)據(jù)模型，提高審批周期預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確度，為其他建設(shè)項(xiàng)目提供參考。

2.2 案例分析

本文以某醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目為例。該項(xiàng)目總投資金額約158 000萬(wàn)元，于2017年1月進(jìn)入工程決策階段并同步試運(yùn)行信息化項(xiàng)目管理系統(tǒng)。通過(guò)近6個(gè)月的系統(tǒng)功能調(diào)試和版本更新，該系統(tǒng)于2017年6月正式上線使用，目前運(yùn)行穩(wěn)定。

該系統(tǒng)可研報(bào)告編制模塊包括智能建設(shè)指標(biāo)庫(kù)、可研報(bào)告文檔庫(kù)、智能建設(shè)方案庫(kù)、可研歷史資料庫(kù)四大類數(shù)據(jù)庫(kù)。某醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目信息化系統(tǒng)可研報(bào)告編制模塊數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)見(jiàn)表1。

表1 某醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目信息化系統(tǒng)可研報(bào)告編制模塊數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表

通過(guò)梳理數(shù)據(jù)庫(kù)中相關(guān)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，投資估算分為工程費(fèi)、其他建設(shè)費(fèi)、設(shè)計(jì)費(fèi)、勘察費(fèi)等七大類、37項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)。某醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目信息化系統(tǒng)投資估算編制模塊數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)見(jiàn)表2。

表2 某醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目信息化系統(tǒng)投資估算編制模塊數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表

(續(xù))

某醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目信息化系統(tǒng)審批周期預(yù)測(cè)模塊數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)見(jiàn)表3，有效數(shù)據(jù)共11條，統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2017年2月—2021年4月。

表3 某醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目信息化系統(tǒng)審批周期預(yù)測(cè)模塊數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表

(續(xù))

2.3 應(yīng)用結(jié)果分析

由表1～表3的統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以看出，基于信息化系統(tǒng)的可研報(bào)告編制、投資估算、手續(xù)辦理等工作效率均有所提高。具體分析如下：

(1)智能建設(shè)指標(biāo)庫(kù)的占比最高，其使用頻率也最高，為智能化編制可研究報(bào)告提供了準(zhǔn)確的建筑工程指標(biāo)，提高了可研報(bào)告的精準(zhǔn)度。

(2)在投資估算方面，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效匹配項(xiàng)目的投資估算費(fèi)用及費(fèi)用明細(xì)。通過(guò)與項(xiàng)目人員核實(shí)可知，估算結(jié)果準(zhǔn)確有效。

(3)在審批周期預(yù)測(cè)方面，地塊控規(guī)批復(fù)、“多規(guī)合一”初審意見(jiàn)的手續(xù)辦理時(shí)間均比系統(tǒng)預(yù)測(cè)時(shí)間提前，而建設(shè)項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)時(shí)間滯后。這是由于辦理周期受人為因素影響較大，其準(zhǔn)確性有待進(jìn)一步提升。

3 優(yōu)化措施

3.1 完善項(xiàng)目信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)

信息化系統(tǒng)的可研報(bào)告編制、投資估算、審批周期預(yù)測(cè)等各項(xiàng)功能依賴于項(xiàng)目信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模和完善程度。數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模越大，完善程度越高，系統(tǒng)可檢索、可匹配的數(shù)據(jù)范圍越廣、精度越高。因此，只有不斷完善和規(guī)范項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)信息，優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，形成數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，才能為決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

3.2 構(gòu)建數(shù)字化項(xiàng)目管理模型

為了提升信息化系統(tǒng)的智能化水平，除了需要完善項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫(kù)，還需要深入分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，構(gòu)建項(xiàng)目管理模型，優(yōu)化數(shù)字模型。隨著信息化系統(tǒng)人力、財(cái)務(wù)等企業(yè)管理模塊的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，數(shù)字化項(xiàng)目管理模型將更加科學(xué)化、實(shí)用化。

3.3 提高模塊精準(zhǔn)度

信息化系統(tǒng)模塊的精準(zhǔn)度主要受基礎(chǔ)數(shù)據(jù)范圍的廣度、項(xiàng)目管理數(shù)字模型指標(biāo)的維度等多方面因素影響。只有將信息化系統(tǒng)貫穿項(xiàng)目管理全過(guò)程，才能不斷積累基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、優(yōu)化數(shù)字化項(xiàng)目管理模型，從根本上提高系統(tǒng)智能化的精準(zhǔn)度，促進(jìn)企業(yè)項(xiàng)目管理水平的提升。

4 結(jié)語(yǔ)

在工程項(xiàng)目決策階段，通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行高質(zhì)量的項(xiàng)目規(guī)劃，能夠提升項(xiàng)目管理水平和質(zhì)量。本文分析了信息化系統(tǒng)在可研報(bào)告編制、投資估算、審批周期預(yù)測(cè)等方面的應(yīng)用，并提出改進(jìn)措施，旨在提升企業(yè)信息化管理水平，促進(jìn)項(xiàng)目管理高質(zhì)量發(fā)展。