新時期事業(yè)單位人事檔案安全管理芻議

文/徐 昕

概述

截至2020年9月，山東省已經(jīng)全部完成了省市縣三級機(jī)構(gòu)改革，原有的事業(yè)單位在機(jī)構(gòu)并立過程中產(chǎn)生了人員的集中調(diào)動，給事業(yè)單位人事檔案安全管理帶來了新挑戰(zhàn)。人事檔案真實(shí)反映了個人參與社會活動的各個方面，具有全面性、機(jī)密性和流動性，屬于社會公共信息的重要組成部分。人事檔案在人力資源配置、人才管理中的重要作用越發(fā)明顯。加強(qiáng)人事檔案安全成為人事檔案管理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。

1 事業(yè)單位檔案安全解讀

新修訂的《檔案法》于2021年1月1日正式施行?！稒n案法》第19條明確規(guī)定：“檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?！薄皺n案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力?！?/p>

2018年，國家檔案局專門印發(fā)了《檔案館安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系》（以下簡稱《指標(biāo)體系》）。《指標(biāo)體系》共包含館庫安全、檔案實(shí)體安全、檔案信息安全、安全保障機(jī)制4項(xiàng)一級指標(biāo)、15項(xiàng)二級指標(biāo)、56項(xiàng)三級指標(biāo)。提出各級檔案部門可通過《指標(biāo)體系》對檔案館安全風(fēng)險進(jìn)行系統(tǒng)的分析評價，確定檔案館可能面臨的風(fēng)險，并根據(jù)風(fēng)險的可能危害程度及防控條件確定風(fēng)險隱患控制的優(yōu)先順序，進(jìn)而有效降低安全風(fēng)險發(fā)生的概率，最大限度地確保檔案的安全。

2013年，國家監(jiān)察部、人社部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）?！兑?guī)定》中也明確規(guī)定危及檔案安全的違法違紀(jì)行為的單位、個人，“有檔案管理違法違紀(jì)行為，應(yīng)當(dāng)給予黨紀(jì)處分的，移送黨的紀(jì)律檢查機(jī)關(guān)處理。涉嫌犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任”。

上述關(guān)于檔案安全的相關(guān)規(guī)定，都為事業(yè)單位人事檔案安全管理提供了根本遵循，必須要嚴(yán)格執(zhí)行，切實(shí)把牢檔案安全底線、紅線。

2 事業(yè)單位人事檔案安全管理的“三”性

1.1 重要性

人事檔案記錄了個人基本信息、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力和工作狀況，是個人晉升、定級、定崗、職稱申報、政審的重要依據(jù)，也是事業(yè)單位選聘、選拔、培養(yǎng)干部的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，更是事業(yè)單位人才資源優(yōu)化配置的重要參考。當(dāng)前，事業(yè)單位改革逐步深入，其養(yǎng)老、醫(yī)療、退休等事務(wù)，均需要借助人事檔案辦理。因此，加強(qiáng)人事檔案安全管理，確保人事檔案實(shí)體安全和信息安全，才能有效保障人事檔案及其資料信息的真實(shí)性、有效性、完整性。

1.2 緊迫性

人事檔案安全工作的緊迫性，主要表現(xiàn)在人事檔案對國家、事業(yè)單位及個人發(fā)揮的至關(guān)重要的作用方面。目前，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)改革的深入，以及人才頻繁流動，檔案資料失真、造假及重復(fù)建檔等問題時有發(fā)生。為此，中組部專門部署開展了關(guān)于干部人事檔案審核，重點(diǎn)審核“三齡兩歷一身份”。2015年，中組部出臺了《干部人事檔案造假問題處理辦法》，旨在進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理，確保人事檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確。

1.3 安全性

事業(yè)單位人事檔案安全問題，究其原因，有檔案管理人員的安全意識不強(qiáng)，相關(guān)信息技術(shù)防范不到位，制度機(jī)制不完善等?？梢匀朔?、物防、技防“三位一體”安全防范措施，切實(shí)保障人事檔案安全性。例如，人防方面，可通過定期檢查人事檔案，核對人事檔案信息等；物防方面，可按照檔案“六防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求加強(qiáng)檔案室、庫房、密集架等硬件配置；技防方面，可采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份、安裝病毒軟件等，防范非法訪問、瀏覽或篡改人事檔案信息，確保人事檔案安全。

3 事業(yè)單位人事檔案安全管理現(xiàn)狀

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施較薄弱

人事檔案資料存放需要專門的場所，但從現(xiàn)實(shí)來看，事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施依然較為薄弱，安全隱患依然不同程度存在?！陡刹繖n案工作條例》規(guī)定每千卷檔案庫房面積需20至25平方米，一些事業(yè)單位的人事檔案管理庫房未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，庫房圍護(hù)結(jié)構(gòu)不合理，尤其是功能結(jié)構(gòu)布局不夠合理，沒有達(dá)到“功能合理、流程便捷、內(nèi)外相互聯(lián)系又有所分割、沒有交叉”的要求。此外，一些事業(yè)單位的庫房設(shè)施投入不完備。磁性載體檔案裝具未達(dá)到防磁標(biāo)準(zhǔn)，不能滿足防磁要求；固定檔案架（柜）、檔案密集架每一層隔板承重低于40kg；電氣設(shè)施、給排水設(shè)備、防雷等布局還需進(jìn)一步完善。人事檔案管理的設(shè)備兼容匹配性不足，信息存儲介質(zhì)保管未常態(tài)化開展抽查。

3.2 制度機(jī)制不完善

人事檔案安全需要健全的安全保障機(jī)制。一是組織保障方面。事業(yè)單位雖然組建了人事檔案安全領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，但開展的安全演練較少，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)細(xì)分不夠，消防搶險、保密、信息安全、應(yīng)急響應(yīng)等安全保障小組隊伍配備較弱。二是制度保障方面。事業(yè)單位出臺了一系列的人事檔案安全管理制度規(guī)范，但檔案安全崗位責(zé)任書內(nèi)容不夠清晰，安全責(zé)任落實(shí)常態(tài)化檢查機(jī)制未有效得到執(zhí)行。三是應(yīng)急措施方面。檔案庫房按照“六防”的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，但相應(yīng)的水災(zāi)、火災(zāi)、地震等重大災(zāi)害發(fā)生時，人事檔案損毀、數(shù)據(jù)滅失等重大突發(fā)事故的應(yīng)急預(yù)案不夠科學(xué)，相關(guān)應(yīng)急演練未常態(tài)化開展，人員、裝備及相關(guān)的技術(shù)應(yīng)急能力未得到充分檢驗(yàn)。四是安全宣傳方面。人事檔案安全宣傳制度未建立，運(yùn)用新媒體等加強(qiáng)經(jīng)常性安全宣傳工作開展尚需加強(qiáng)，雖然組織了檔案人員的安全培訓(xùn)，但從事人事工作的安全培訓(xùn)開展還不夠，相關(guān)安全防范意識和能力不強(qiáng)。

3.3 管理水平待提升

一是安全風(fēng)險意識不強(qiáng)。對人事檔案風(fēng)險防范的重要性認(rèn)識不足，思想意識較為松懈，對人事檔案安全面臨的風(fēng)險因素掌握不清，應(yīng)對之策把握不準(zhǔn)。二是安全風(fēng)險識別缺乏。做好人事檔案安全管理，至關(guān)重要的一點(diǎn)是要準(zhǔn)確識別事業(yè)單位人事檔案管理存在的風(fēng)險隱患，并根據(jù)風(fēng)險隱患及時制定切實(shí)可行的應(yīng)對措施。三是安全風(fēng)險應(yīng)對不足。主要表現(xiàn)在實(shí)踐操作過程中，人事檔案工作人員未能嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求執(zhí)行，例如，未嚴(yán)格執(zhí)行按期修改人事檔案信息安全管理系統(tǒng)密碼等操作規(guī)程，影響了人事檔案信息安全。

4 事業(yè)單位人事檔案安全管理對策

4.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案保管安全

一是領(lǐng)導(dǎo)重視。高度重視干部人事檔案安全管理工作，成立專門的檔案安全管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案安全管理工作列入中心長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，與其它工作同部署、同組織、同考核。主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)定期到檔案室查看、了解干部人事檔案安全管理情況，關(guān)心整檔工作設(shè)備條件情況。二是加大投入。加大對檔案整理工作中的設(shè)備需求支持力度，下大力氣抓好干部檔案基礎(chǔ)設(shè)施配套。購置檔案櫥、A4制式檔案盒，添置計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、打孔裁紙機(jī)等整檔用品，按照一級檔案館的標(biāo)準(zhǔn)要求配備檔案基礎(chǔ)設(shè)施。三是強(qiáng)化安保。嚴(yán)格按照要求，建立健全安全防控措施。非管檔、整檔人員，禁止出入檔案室。依托全局監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，對檔案室實(shí)行24小時全方位電子監(jiān)控。日常工作中始終堅持做好庫房溫濕度記錄，及時進(jìn)行降溫和除濕操作；堅持做好庫房衛(wèi)生，保持庫房內(nèi)裝具擺放整齊有序，無霉變、蟲咬和亂堆放雜物等現(xiàn)象，確保庫房檔案管理達(dá)到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的“六防”要求。

4.2 健全檔案管理制度，強(qiáng)化責(zé)任目標(biāo)管理

一是健全責(zé)任考核制度。先后健全完善《檔案保管保護(hù)制度》《檔案材料鑒別歸檔制度》《檔案保密安全制度》《檔案整理工作制度》《檔案室工作職責(zé)》和《檔案管理人員職責(zé)》，制定考核、獎懲制度，并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員的積極性，確保不發(fā)生失密和檔案材料損毀丟失現(xiàn)象。二是完善檢查制度。嚴(yán)格檢查標(biāo)準(zhǔn)，堅持定期對干部人事檔案管理工作進(jìn)行督促檢查，檢查設(shè)施設(shè)備維護(hù)，檢查個人檔案整理情況，督促工作人員及時把零散的材料歸檔，保證所有干部檔案材料無一丟失。三是實(shí)行目標(biāo)管理制度。在制定工作計劃時，把干部檔案工作作為一項(xiàng)重要工作列入其中，明確當(dāng)年度干部檔案工作的任務(wù)、目標(biāo)、措施等，確保干部檔案安全管理工作落到實(shí)處。

4.3 嚴(yán)格檔案整理規(guī)范，提升日常管理水平

一是狠抓歸檔材料的日常收集和鑒別工作，加強(qiáng)檔案內(nèi)容建設(shè)。建立健全干部檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成規(guī)律和特點(diǎn)采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法，確保歸檔材料及時收集歸檔。對收集上來的干部檔案材料，嚴(yán)把鑒別關(guān)，確保干部檔案能歷史地、全面地、準(zhǔn)確地反映干部全貌。二是強(qiáng)化干部檔案的整理工作。根據(jù)組織部門要求，在立卷時，統(tǒng)一更換A4制式檔案盒，既整潔美觀，又利于檔案的保存。在整理中，嚴(yán)把分類關(guān)，力爭做到分類準(zhǔn)確、排列有序、層次清楚。在登記目錄方面，采用微機(jī)打印目錄，統(tǒng)一規(guī)格，使檔案更加規(guī)范、有序。三是認(rèn)真抓好干部檔案的審核工作。根據(jù)上級有關(guān)要求和檔案管理工作需要，組織檔案管理人員對檔案進(jìn)行審核整理，重點(diǎn)審核“干部基本信息審核確認(rèn)表”及檔案材料的完善情況，并對缺少的檔案材料進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題限期補(bǔ)充收集，確保干部檔案更加齊全完整。

4.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

一是建立干部信息數(shù)據(jù)庫。為促進(jìn)干部管理工作的規(guī)范化、信息化建設(shè)，管檔人員利用干部信息管理系統(tǒng)軟件把較為系統(tǒng)的干部檔案信息全部錄入數(shù)據(jù)庫。先由干部本人填寫個人基本信息，管檔人員再與原始檔案認(rèn)真核對，發(fā)現(xiàn)問題認(rèn)真調(diào)查了解，核實(shí)鑒別，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤，實(shí)現(xiàn)了干部日常管理工作的規(guī)范化和信息化，大大提高了工作效率。二是做好干部檔案電子查閱建設(shè)。積極建立人事電子檔案，投入電腦、平板掃描儀、高速掃描儀等設(shè)備，抽調(diào)了專業(yè)人員做好干部人事檔案掃描整理入庫。實(shí)現(xiàn)查閱、復(fù)印人事檔案可以直接在電腦上完成，減少了對原始檔案的翻閱、拆裝，有效地保護(hù)了原始材料。

結(jié)語

新時期，做好人事檔案安全管理工作，要有“功成不必在我”的胸襟和“功成必定有我”的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，切實(shí)在思想上高度重視人事檔案安全工作，加大安全管理的投入力度，改善人事檔案安全管理的軟硬件條件，健全人事檔案安全管理的制度體系，抓好制度的貫徹落實(shí)。同時，要注重信息技術(shù)的應(yīng)用，切實(shí)提升人事檔案安全管理水平，確保人事檔案安全。