基層聲像檔案管理中存在的問題及對策

文/周文彬

聲像檔案是指國家機關、軍隊、事業(yè)團體、民間組織及個人從事各種活動中形成的各種對國家和社會有保存價值的，以照片（包括數(shù)碼照片）、底片、錄像帶、錄音帶、光盤、磁盤、音頻、視頻等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它是我國《檔案法》明確規(guī)定的檔案形態(tài)之一，具有直觀、形象、生動、真實的特點，有很強的社會價值和歷史價值。伴隨著聲像檔案數(shù)量的逐年增多，其利用價值越來越突顯，國家有關部門為此制定了《照片檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等國家和行業(yè)標準，規(guī)范了照片檔案、音視頻檔案、模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔等管理業(yè)務。如何做好聲像檔案的收集、整理、保管、利用等工作，成為擺在基層檔案管理人員面前的一項重要任務。

1 基層聲像檔案的重要作用

1.1 聲像檔案具有參考憑證作用

基層聲像檔案是社會事物發(fā)展過程中的真實記錄，反映了人類社會實踐的生動過程，反映的客觀事物直觀形象、活靈活現(xiàn)，給人以強烈的時空感和直觀性，與文字檔案相比，能更直觀、生動地反映社會活動中的人和事，原始性和真實性也得到進一步凸顯，其參考憑證作用更加明顯。

1.2 聲像檔案具有歷史研究的作用

隨著經(jīng)濟文化的發(fā)展，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門要進行編史、修志或舉辦展覽等文化活動，需要查閱大量檔案資料，從中查找重要歷史史實和社會各方面發(fā)展情況。聲像檔案就是其中一種最直觀的表現(xiàn)形式，它可以更好地幫助人們回憶、分析、對比研究和闡述有關問題，從中獲得更多有價值的信息，聲像檔案的利用價值越來越被人們所重視。

1.3 聲像檔案具有宣傳教育作用

我們對各種歷史文化的認識，很多就是靠當時檔案資料的記載，進行挖掘、分析、整理、加工，聲像檔案以其豐富的內(nèi)容和形式的多樣性，使其具有傳播信息快、準、廣等特點，比紙質(zhì)檔案更生動、更具體、更具有說服力和感染力，特別是在重要節(jié)日或重大活動上舉辦照片展，通過新舊對比感受發(fā)展的艱辛和不易，往往更能吸引人們的目光，起到良好的宣傳教育作用。

2 基層聲像檔案管理中存在的主要問題

2.1 站位不夠高，設備更新?lián)Q代快

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格，需要有專門的聲像檔案庫房或?qū)９癖４?。目前大部分基層單位不具備這種條件，而是直接把聲像檔案存放在文書檔案柜或密集架內(nèi)，不具有恒溫、恒濕、防磁等功能。同時隨著新技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的磁帶、鋼絲帶等錄音錄像設備在新一代數(shù)字化設備中無法使用，與之匹配的磁帶錄音機、復讀機等也隨著時間的推移而老化失修無法使用。許多以磁帶、鋼絲帶等為載體的聲像檔案因無法找到相應的播放設備而成為“死檔案”，給檔案數(shù)字化工作帶來較大困難。

2.2 管理人員缺乏檔案意識，歸檔不完整

大部分基層單位的拍攝人員非檔案人員，缺乏檔案意識，不知道什么是聲像檔案，怎樣保存聲像檔案，誤認為只有上級來文、紅頭文件才是需要歸檔保存的檔案，公務活動中形成的照片、錄音、錄像等不需要歸檔，致使大部分聲像檔案長期在個人手中或科室內(nèi)部保存，未移交到檔案室集中統(tǒng)一保管，導致原本挺珍貴的聲像檔案因無說明兒淪為死檔，失去其應有的保存價值。特別是人員變動和機構調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

2.3 保管條件要求高，載體易損壞

傳統(tǒng)的聲像檔案保存條件要求極高，需要專庫、專柜存放，其所需溫濕度的跨度都比紙質(zhì)檔案更為嚴格，防磁、防光、防污染等保護措施都要到位，且大部分磁帶帶基和黏合劑都是高分子化合物，在保存中要求避免強光照射，以防在光照下發(fā)生化學反應，降低物質(zhì)的原有性質(zhì)，加速磁帶老化。即便是溫濕度、光照、灰塵都控制的很好，質(zhì)量最好的錄音錄像磁帶，其最長保存壽命也不過15年左右，在保存過程中磁帶上的化學物質(zhì)也會隨著時間推移而逐漸老化變質(zhì)、變形、變脆，進而造成信息的失真或丟失。

2.4 監(jiān)督指導不到位，整理不規(guī)范

筆者多次參與過基層單位檔案檢查工作，發(fā)現(xiàn)很多基層單位聲像檔案整理不規(guī)范，特別是照片檔案的裝具不規(guī)范，有的使用普通檔案相冊，甚至有的將照片直接放在檔案袋中，內(nèi)容上六要素填寫不準確、不全面，不能表達照片的具體內(nèi)容，且照片質(zhì)量也不高。這說明檔案管理人員指導不到位，或者是檔案管理人員自己進行整理，對活動的具體情況不了解，憑一知半解進行整理。

2.5 轉(zhuǎn)換技術專業(yè)性強，資金投入較高

隨著檔案信息化的普及，傳統(tǒng)的錄音錄像磁帶要轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，需要通過專業(yè)的模數(shù)轉(zhuǎn)換技術。聲像資料的轉(zhuǎn)換設備專業(yè)性也很高，錄音錄像檔案進行數(shù)字化處理需要軟硬件平臺設備的支持，包括不同格式的錄音錄像機、采集服務器、音視頻采集處理軟件、磁盤陣列等。而當前大部分基層單位檔案信息化水平不高，不能及時對聲像檔案進行數(shù)字化的翻制刻錄處理，要購買收集專業(yè)化設備需要花費很大的財力物力，一些基層單位很難負擔得起，這不僅會影響到聲像檔案的安全保護，也阻礙了聲像檔案的大規(guī)模開發(fā)利用。

3 做好基層聲像檔案管理工作的對策

3.1 強化聲像檔案管理意識

首先基層單位要提高檔案工作的政治站位，把檔案工作作為履行為黨管檔、為國守史、為民服務職責的重要任務來思考，定期聽取匯報，研究解決工作中遇到的新情況、新問題。檔案人員也要積極主動向主管部門領導匯報，讓其及時了解聲像檔案現(xiàn)狀、管理要求及需解決問題，引起領導的重視，爭取上級支持，這是做好聲像檔案工作的關鍵。其次檔案人員要善于抓住機會，結(jié)合本地、本單位中心工作，加大宣傳力度，通過舉辦展覽、宣傳片、檔案編研等方式，讓人們認識到聲像檔案與其他門類檔案同等重要，是單位檔案的重要組成部分，在社會效益和實用價值上具有其他門類檔案不可替代的作用，從而引起全社會的重視，積極支持檔案工作，營造良好的輿論氛圍。

3.2 加強聲像檔案收集整理工作

不斷完善聲像檔案管理制度，實現(xiàn)管理規(guī)范化，應及時明確聲像檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔部門和責任人員，定期進行督促檢查，確保聲像檔案歸檔工作制度化、規(guī)范化、常態(tài)化。基層單位有關工作人員應在每次活動結(jié)束后，及時為聲像檔案進行加工、配文，最大限度展示各種信息。檔案管理部門也要加強日常業(yè)務監(jiān)督指導工作，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重要內(nèi)容，針對不同的單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，不斷提高聲像檔案管理質(zhì)量。

3.3 保證聲像檔案保管條件

一是有專門的聲像檔案庫房，配備恒溫恒濕的溫濕度管控設備，達到防火、防盜、防光、防潮、防蟲、防霉等“九防”要求，存放溫度保持在20攝氏度左右，相對濕度40%—60%。二是聲像檔案應獨立成卷，使用密閉鐵柜單獨存放，庫房應遠離光線、磁場，保持清潔，最大限度延長聲像檔案壽命。三是照片、錄音、錄像檔案等應定期檢查，每年倒帶一次，同時充分利用現(xiàn)代數(shù)碼科技、互聯(lián)網(wǎng)技術，通過刻錄光盤、網(wǎng)絡虛擬硬盤等方式，增加聲像檔案的存放載體，保管條件差的單位可以將永久、長期保存聲像檔案向檔案館移交，已歸檔保存的聲像檔案未經(jīng)鑒定和批準，任何單位和個人不得私自復制和人為破壞。四是將原照片通過電子掃描儀掃描輸入計算機系統(tǒng)保存，既保護了照片原件，也可防止照片丟失、損壞、褪色，并且在計算機系統(tǒng)內(nèi)形成的電子文檔也方便保存和日后查用。五是通過適宜的轉(zhuǎn)換技術，將原有的聲像資料，由磁帶存儲方式轉(zhuǎn)化成數(shù)字格式，利用光盤、硬盤等進行存儲，助力其管理、利用及共享。

3.4 提高聲像檔案的現(xiàn)代化管理水平

構建數(shù)字化的檔案管理模式是當前檔案管理的大勢所趨，基層單位應按照“整體規(guī)劃、提高效率、保障安全”的原則，推進聲像檔案數(shù)字化工作，統(tǒng)籌考慮資金、人員、軟硬件設備、現(xiàn)代化技術、檔案掃描、處理及數(shù)據(jù)管理等多方面內(nèi)容，對已經(jīng)超過使用壽命的錄音帶、錄像帶，有計劃、有步驟地開展數(shù)字化搶救工作，由磁帶存儲方式轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式，利用光盤、硬盤進行存儲，使之能以數(shù)字化形式長久保存。對照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等定期檢查、經(jīng)常倒帶，維持其信息留存的延續(xù)性。對年代久遠、使用率較高或檢查中發(fā)現(xiàn)污損的聲像檔案，應優(yōu)先進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。應定期對聲像檔案管理人員進行業(yè)務培訓，使其既具備檔案管理專業(yè)水平，也要具備大數(shù)據(jù)技術、互聯(lián)網(wǎng)技術運用、信息維護操作能力、信息安全防護能力和軟硬件設備操作技術水平，懂得聲像檔案存儲所需要的環(huán)境條件、播放所需要的特殊設備、格式轉(zhuǎn)換所需要的專業(yè)技術等，掌握聲像檔案管理系統(tǒng)及播放器的操作方法，提升基層單位檔案管理人員的檔案信息化綜合素質(zhì)。

3.5 做好聲像檔案開發(fā)利用工作

隨著檔案管理工作的現(xiàn)代化，打破過去“重管輕用”的陳舊管理方式，由封閉管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變。在聲像檔案利用上，應增強開發(fā)利用意識，積極主動宣傳聲像檔案的作用和價值，熱心開展檔案利用服務，大膽吸收先進的檔案管理和服務利用方式，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，實行上門服務或跟蹤服務；還應注重市場需求的調(diào)研，了解社會大眾需求，發(fā)揮聲像檔案的優(yōu)勢，編輯出版通俗易懂的刊物，充分利用檔案編研進行宣傳。如照片檔案的利用方式，可以通過在網(wǎng)站上開設照片檔案專題，進行檔案目錄公布；結(jié)合重要節(jié)慶點、重點工作舉辦照片檔案展覽，讓檔案走出庫房，走進群眾；將照片檔案進行分類匯編，形成編研成果，實現(xiàn)資源共享；對錄音、錄像檔案可以進行剪輯，制作成專題片或教育片、短視頻，擴大宣傳面和效果，達到存史資政育人作用。