強(qiáng)化檔案信息化建設(shè) 服務(wù)水利事業(yè)的發(fā)展

李 朝

（河北省崗南水庫事務(wù)中心，河北 石家莊 050000）

充分關(guān)注檔案信息管理工作的重要性，樹立正確意識，才能為水利事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ)?；诖?，就必須要重點提升信息化管理力度，逐步促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)合理發(fā)展，同時發(fā)揮其職能作用，更好地服務(wù)于水利事業(yè)的發(fā)展。在近年來的發(fā)展進(jìn)程中，越來越多的單位意識到了檔案信息化建設(shè)的重要程度，但由于各類客觀因素所產(chǎn)生的影響，目前的檔案信息化建設(shè)中仍舊存在著一些問題，嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)效率。因此，為改善這一情況就需要充分結(jié)合目前實際，不斷強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)力度，進(jìn)一步推動水利事業(yè)的發(fā)展。

一、信息化視角下促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）充分發(fā)揮出檔案的服務(wù)功能

在檔案管理信息化的建設(shè)過程中，也是檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的一種內(nèi)在動力，在信息化檔案工作所起到的推動作用下，能夠進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，滿足各項工作開展的基本需求。在檔案管理信息化系統(tǒng)中，不僅能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案文件存放室進(jìn)行優(yōu)化，也有利于后續(xù)檔案查閱工作及檔案修改工作的順利開展，為檔案的后期存檔提供便利，確保檔案管理工作的整體效率可以穩(wěn)步提升，充分激發(fā)出檔案管理人員工作的積極性，為各項工作的順利開展奠定堅實基礎(chǔ)。在目前檔案管理信息化建設(shè)不斷深入的過程當(dāng)中，不僅能夠有效提升檔案管理工作效率，使其能夠?qū)⒏嗟臅r間與精力投入到專業(yè)性更高的工作中，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享，對原本較為混亂的檔案資源進(jìn)行優(yōu)化配置，在根本上提升檔案資源的利用率，這也為檔案管理工作的后續(xù)開展帶來極大的推動力。

（二）檔案管理信息化系統(tǒng)有著極其顯著的優(yōu)勢

在信息化技術(shù)起到的支持作用下，越來越多的單位都已經(jīng)構(gòu)建出檔案管理信息化系統(tǒng)，對原本較為傳統(tǒng)的檔案儲存方式及儲存措施進(jìn)行優(yōu)化，使得紙質(zhì)化檔案可以逐漸向著數(shù)字化檔案的方向轉(zhuǎn)變，這樣就能夠解決紙質(zhì)化檔案保存過于困難及容易損壞等多種問題，在最大程度上提高檔案信息的完整性與安全性，大幅度降低檔案信息丟失問題的發(fā)生幾率。同時，在互聯(lián)網(wǎng)邊界所起到的安全保護(hù)作用下，信息化的檔案管理系統(tǒng)還可以對黑客入侵等非法行為進(jìn)行防御，利用檔案管理信息化所具備的優(yōu)勢，進(jìn)一步避免內(nèi)部檔案受到損害。除此之外，在檔案管理信息化系統(tǒng)中，還可以提供出檔案信息的備份功能，并且支持多次備份，比如云端儲存及脫機(jī)儲存等方面，都可以進(jìn)行檔案文件的復(fù)制與儲存，防止檔案資料在受損后產(chǎn)生過于嚴(yán)重的負(fù)面影響。

（三）社會發(fā)展提出的需求

在目前的社會環(huán)境中，信息化建設(shè)的步伐已經(jīng)持續(xù)提升這也使得檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化提上了日程，同時，在社會發(fā)展起到的推動作用下，如果仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)很難適應(yīng)水利事業(yè)發(fā)展提出的基本需求，這就更需要積極推動電子化檔案的建設(shè)進(jìn)程，以此來保證水利事業(yè)能夠與檔案管理信息化有效結(jié)合在一起。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）忽略了檔案信息化管理工作的重要性

在檔案管理工作的實際開展過程中，部分水利部門在認(rèn)知方面存在著較為顯著的偏差，完全忽略了檔案管理信息化建設(shè)的重要性，這就導(dǎo)致其在各項工作的開展過程中，仍采用那些較為傳統(tǒng)的檔案管理方式，整體檔案管理工作的效果也受到了較為嚴(yán)重的影響，特別是在對檔案信息進(jìn)行查閱及補(bǔ)錄的實際過程中，不僅涉及到的程序較為復(fù)雜，在查找難度方面也比較高，甚至還會產(chǎn)生檔案文件丟失等問題，引發(fā)較為嚴(yán)重的負(fù)面影響。而在實際調(diào)查后可以明顯看出，在部分單位當(dāng)中，甚至沒有建立起專門的檔案管理室，在檔案管理人員方面，身兼數(shù)職的問題，管理人員不僅自身的信息化素養(yǎng)比較低，其對于檔案管理信息化工作中涉及到的各類技術(shù)設(shè)備也比較陌生，很難確保檔案管理工作可以順利開展，這也是影響檔案管理信息化工作順利開展的主要因素。

（二）缺乏各類基礎(chǔ)設(shè)施

在信息化檔案建設(shè)工作當(dāng)中，其需要各類現(xiàn)代化的信息技術(shù)以及具備著信息化特征的系統(tǒng)設(shè)備提供支撐，然而，站在目前部分水利部門檔案管理信息化建設(shè)的角度上來看，缺乏專業(yè)的信息化設(shè)備已經(jīng)成為了一種共性問題，也正是由于這種設(shè)備不完備的情況，大幅度降低了檔案管理的工作效率，無法有效保證信息檔案儲存的完整程度。同時，其內(nèi)部所用的部分紙質(zhì)化檔案很容易受損，經(jīng)常會產(chǎn)生字跡模糊或紙張受損等問題，這就對檔案管理工作的開展產(chǎn)生了嚴(yán)重制約，無法提供出更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。另外，檔案管理人員自身的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，也會對檔案創(chuàng)新管理的效果產(chǎn)生直接影響，站在目前檔案創(chuàng)新管理的角度上來看，檔案管理人員自身在專業(yè)技能方面較為匱乏，業(yè)務(wù)能力同樣有待提升，特別是在檔案的信息化建設(shè)階段中，如果管理人員的信息化素養(yǎng)不高，在認(rèn)知上就會出現(xiàn)偏差，這樣不僅會對相關(guān)單位檔案信息化建設(shè)過程產(chǎn)生影響，也會導(dǎo)致檔案管理工作的創(chuàng)新力度不足，不利于后續(xù)各項工作的開展。

（三）檔案管理信息化建設(shè)水平受到限制

在當(dāng)前社會發(fā)展進(jìn)程中，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)得到了較為全面的發(fā)展優(yōu)化，而在檔案管理工作的開展過程中，同樣需要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過檔案管理信息化系統(tǒng)來更好的完成各類工作。并且，在信息化檔案的建設(shè)過程中，原本那些手工進(jìn)行保管的記錄或是信息，都可以將其轉(zhuǎn)到網(wǎng)絡(luò)智能監(jiān)控系統(tǒng)當(dāng)中，更好的發(fā)揮出檔案資料采集以及整理復(fù)合功能，其無論是在實時監(jiān)控功能還是儲存性能等方面，都優(yōu)于原本傳統(tǒng)的檔案管理模式，能夠有效提升水利部門的工作效率。然而，站在實際情況的角度上來看，目前網(wǎng)絡(luò)信息軟件存在的兼容問題仍舊較為嚴(yán)重，信息安全意識也有待提升，需要進(jìn)行持續(xù)的創(chuàng)新探索。

三、強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)服務(wù)水利事業(yè)發(fā)展的具體措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)完善工作機(jī)制

水利企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作，其所指的主要內(nèi)容就是在檔案管理活動的開展進(jìn)程中，加大各類現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用力度，從而對內(nèi)部涉及到的各類檔案信息資源展開信息化的管理與利用，確保檔案管理工作可以逐漸向著網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化以及社會化的方向轉(zhuǎn)變。因此，必須要加大對于檔案信息管理工作的重視程度，為信息化建設(shè)工作的開展奠定堅實基礎(chǔ)，同時，還應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合目前的實際發(fā)展情況來建立起信息化的建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，在其中進(jìn)一步明確檔案管理信息化建設(shè)的具體實施計劃，在明確各個工作部門基本工作任務(wù)的同時，保證檔案管理人員可以按照基本的工作職責(zé)分工。除此之外，還要加大對于應(yīng)用軟件開發(fā)工作以及信息化技術(shù)推廣的重視程度，從而為檔案室的正常工作提供便利，還要在檔案信息化管理的過程中引入檔案管理軟件、彩色打印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)以及交換機(jī)等多種基礎(chǔ)設(shè)施，在對原本辦公條件進(jìn)行優(yōu)化的同時，為檔案的信息化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)，確保檔案信息化建設(shè)工作可以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)水平

在當(dāng)前的社會發(fā)展進(jìn)程中，人才屬于影響各大行業(yè)發(fā)展的主要因素，而檔案管理人員作為水利事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的主要落實者及信息管理的推動者，同時也屬于保證檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的重要保障，會對檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生直接影響。因此，為了進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程，應(yīng)當(dāng)采用定期培訓(xùn)、召開交流會及專題講座等多種方式來對檔案管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，在最大程度上提升檔案管理人員的專業(yè)水平與專業(yè)能力。同時，要重點培養(yǎng)先進(jìn)的管理理念與管理思想，使其可以在培訓(xùn)階段中，通過對專業(yè)知識的深入理解來不斷累積知識，掌握其中的核心內(nèi)容，相關(guān)工作部門還應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部創(chuàng)建出一種能夠留住人才的工作氛圍，工作單位也要做到賞罰分明，這樣就可以保證檔案管理工作人員能夠在實際工作過程中有效發(fā)揮出自身的特長，以更加飽滿的工作熱情進(jìn)入到現(xiàn)代化的檔案管理工作當(dāng)中，使得檔案信息化建設(shè)得到更加高效的發(fā)展。

（三）明確主要任務(wù)內(nèi)容

在檔案管理信息化工作的建設(shè)過程中，確保建設(shè)內(nèi)容的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化屬于其中的基礎(chǔ)內(nèi)容，在檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，各項任務(wù)更是要求必須要將對應(yīng)的工作做嚴(yán)、做實。因此，在實際建設(shè)階段中，首先應(yīng)當(dāng)對原本檔案管理工作當(dāng)中的各類標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容及規(guī)章制度進(jìn)行修改與完善，在檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用階段中，也要根據(jù)不同階段的工作需求保持與軟件開發(fā)部門之間的聯(lián)系溝通，確?？梢栽诙虝r間內(nèi)更好的掌握檔案管理軟件。同時，由于檔案的性質(zhì)及重要性并不相同，這就需要根據(jù)輕重緩急的順序來對目前的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化加工，在把握好質(zhì)量關(guān)的同時，對標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一，使得檔案信息及基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性可以得到保證，后續(xù)檔案數(shù)據(jù)信息的傳輸、開發(fā)及使用也有更高的準(zhǔn)確性。

（四）優(yōu)化各類數(shù)據(jù)信息庫

1.構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)信息庫。在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)成中，必須要對內(nèi)部的人事檔案信息進(jìn)行及時更新，保證人事檔案信息可以實現(xiàn)動態(tài)化管理，確保人事檔案信息的真實性及準(zhǔn)確性能夠穩(wěn)步提高。而在實際建設(shè)階段中，應(yīng)當(dāng)將部門作為基本單位，將檔案管理內(nèi)容作為標(biāo)準(zhǔn)，在統(tǒng)計好工作人員具體人數(shù)的同時，明確各類工作人員的自然情況，結(jié)合檔案管理中原有的各類信息來建立起工人檔案信息資源庫及干部檔案，在其中錄入能夠進(jìn)行查詢的數(shù)據(jù)信息，從而為各大工作部門提供出準(zhǔn)確程度更高的人員信息資料。

2.建立聲像檔案數(shù)據(jù)信息庫。在構(gòu)建聲像檔案數(shù)據(jù)信息庫的過程中，應(yīng)當(dāng)將那些室藏的照片及錄像制品展開數(shù)字化加工，以此為基礎(chǔ)建立起對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息庫。同時，要根據(jù)照片檔案所具備的特點及人的基本需求，將照片檔案原本的顯示形式進(jìn)行修改，通過電子相冊的方式進(jìn)行顯示，這樣不僅可以對原本的數(shù)據(jù)信息采集形式進(jìn)行保存，還可以增添直觀的顯示效果。并且通過采集卡的應(yīng)用，也可以將那些錄像信息進(jìn)行采集以及數(shù)字處理后，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求來刻錄成光盤歸檔。

3.建立文書檔案數(shù)據(jù)信息庫。在實際建設(shè)階段中，文書檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置成生產(chǎn)工作、行政工作及黨群工作的文件目錄數(shù)據(jù)庫，在用戶產(chǎn)生需求的情況下，需要在其中輸入需要查詢的關(guān)鍵詞組與關(guān)鍵字即可，這樣就可以迅速檢索到所需的信息，通過直接調(diào)用鏈接的方式來對圖像文件進(jìn)行掃描。

4.構(gòu)建科技檔案數(shù)據(jù)庫。根據(jù)分類的不同，在構(gòu)建科技檔案數(shù)據(jù)庫的過程中就應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置出基建、產(chǎn)品以及科研這三種類型的數(shù)據(jù)信息庫，并且每一個數(shù)據(jù)信息庫都應(yīng)當(dāng)根據(jù)基本需求來建立起對應(yīng)的子庫，各大子庫之間需要在數(shù)據(jù)表和信息傳遞等方面進(jìn)行關(guān)聯(lián)，可以采用查詢以及拷貝等方式來保證系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息可以實現(xiàn)自由的引進(jìn)與轉(zhuǎn)出，保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)部的數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)備份，使用人員也可以通過系統(tǒng)內(nèi)部所具備的圖像瀏覽模塊來展開全面瀏覽與打印，明確原文的圖像信息。

5.建立設(shè)備檔案數(shù)據(jù)信息庫。設(shè)備檔案數(shù)據(jù)信息庫當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)輸入設(shè)備檔案的條目性文件，不僅能夠?qū)④囕v的行車證進(jìn)行掃描，還可以與文件目錄之間進(jìn)行鏈接，方便后續(xù)的查閱與使用。同時，在構(gòu)建各類檔案數(shù)據(jù)信息庫的過程中，還要重點強(qiáng)化檢索查詢功能，在其中展開單項查詢的同時，還可以進(jìn)行組合查詢，只要通過數(shù)據(jù)信息采集的方式錄入檔案信息，就能進(jìn)行任意條件的查詢，在根本上提升檔案的查詢率。

（四）加大資金方面的支持力度

根據(jù)目前水利部門內(nèi)部環(huán)境及經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，必須要重點提升在檔案信息化管理工作方面的投入力度，確保檔案信息化管理工作與建設(shè)工作能夠在根本上得到優(yōu)化。同時，還要聘請專業(yè)化的專家或?qū)W者來對檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，進(jìn)一步制定完善的檔案管理工作制度，通過獎懲措施與激勵措施來吸引社會中的專業(yè)人才，以此來更好的推動水利部門檔案管理體制的信息化轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案精細(xì)化管理能力的穩(wěn)步提升。要加大在網(wǎng)絡(luò)軟件技術(shù)方面的資金投入力度，為檔案建設(shè)管理工作的開展提供重要支持，在目前現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了必然的發(fā)展趨勢，利用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)內(nèi)容開展信息檔案管理工作，仍舊需要較長的時間，必須要在改建傳統(tǒng)工作方式及檔案管理制度的基礎(chǔ)上，逐步推動信息化建設(shè)，通過信息化的檔案管理來對各類風(fēng)險因素以及漏洞進(jìn)行預(yù)防，還要采用實時記錄等智能化監(jiān)控設(shè)備來促進(jìn)檔案管理能力的提高。管理人員也必須要提高對于檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度，確保信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)平臺可以更好的建立起來，發(fā)揮出信息安全技術(shù)檔案管理的基本作用，從而為水利事業(yè)的發(fā)展起到提供更加優(yōu)異的服務(wù)。

（五）優(yōu)化檔案信息化管理的安全保障體系

在目前互聯(lián)網(wǎng)開放的環(huán)境中，大量的數(shù)據(jù)信息都會通過互聯(lián)網(wǎng)平臺進(jìn)行傳播，為確保檔案文件資料的安全性與完整性不會受到影響，就必須要構(gòu)建出完善的信息化安全保障體系。涉及到的水利部門也應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化完善，針對內(nèi)部及外部的網(wǎng)絡(luò)邊界做好必要的防護(hù)工作，通過防火墻的方式在檔案信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中提升對于網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客的防御力度，防止內(nèi)部產(chǎn)生檔案篡改或是惡意損害等嚴(yán)重問題，在最大程度上提高檔案信息管理系統(tǒng)的抵御能力。并且還應(yīng)當(dāng)在信息化安全保障體系的基礎(chǔ)上，重點提高檔案信息的安全性，在檔案信息化管理制度構(gòu)建完畢后，要對檔案的框架進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，制定出全新的管理布局，保證責(zé)任落實能夠落實在個人身上，檔案管理人員要在嚴(yán)格遵循各類管理制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步執(zhí)行檔案管理工作，確保檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量能夠穩(wěn)步提升。除此之外，還要適當(dāng)?shù)膹?qiáng)化對于檔案的跟蹤管理水平及監(jiān)控水平，針對應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行處理，定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新升級，這樣就可以在提高對于潛在風(fēng)險預(yù)見性的同時，保證水利部門檔案信息化管理水平能夠穩(wěn)步提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)工作屬于一種具備著系統(tǒng)性的工作內(nèi)容，其整體時間跨度相對較長，這也加大了各類問題的發(fā)生幾率，對于檔案資源價值的應(yīng)用也會產(chǎn)生直接影響。因此，為了更好的促進(jìn)水利事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，就必須要加大檔案管理的信息化建設(shè)力度，以此來有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作開展過程中存在的各類問題，通過信息化建設(shè)來提升檔案管理工作的服務(wù)意義，從而為使用人員及管理人員提供更大的便利，在確保各類檔案資源得到充分利用的同時，逐步提高檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，為水利事業(yè)的開展起到良好的推動作用。