高校檔案庫房管理的隱患與防治

文/貴州大學 李宛蓉

高校檔案庫房是永久保存學校教育教學管理和科研工作、全面履行人才培養(yǎng)職能所產(chǎn)生檔案的唯一場所，高校檔案庫房的管理質(zhì)量直接影響到高校檔案的實體安全。目前，各高校在檔案資源建設取得成績的同時，普遍存在重資源建設而忽視對檔案管理的思想，庫房管理存在很多隱患，致使管理混亂，館藏不清，霉變蟲蝕現(xiàn)象頻發(fā)。因此，高校檔案管理工作一定要將庫房管理納入防治工作重點，不斷創(chuàng)新改革檔案管理的新方法和新措施，切實針對庫房管理病癥，開展探索和實踐，做好高校檔案庫房管理工作，為高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

一、高校檔案庫房管理工作不容忽視

（一）高校檔案庫房管理是檔案利用的基礎。檔案管理的目的是方便利用，利用是檔案管理的終極目標。高校檔案庫房管理有兩大任務：一是庫房內(nèi)的檔案有序化，方便提供利用；二是確保檔案的安全，能讓檔案永久發(fā)揮作用。這兩大任務都是圍繞檔案利用工作開展的，只有做好了檔案的庫房管理，檔案的價值功能才能實現(xiàn)，檔案工作的任務才能完成。

（二）高校檔案庫房是記錄國家高等教育發(fā)展變化真實面貌的場所。高校檔案館是永久保存所在學校檔案的唯一場所。檔案庫房一般保管最多的是紙質(zhì)檔案，長期保存和永久保存是我們的目標，隨著時間越久遠，檔案也處在一個逐漸變化的過程中，檔案實體存在一個自然損壞的過程，如何保護實體檔案的安全,保護紙質(zhì)檔案內(nèi)容和載體以及字跡等的完整，并最大限度延長、維持檔案的壽命，這是檔案庫房管理的任務和目標。只有將檔案載體完整保管，才能更好地記錄國家高等教育發(fā)展變化的真實面貌。

（三）高校檔案庫房管理是確保檔案安全的重要保障。檔案安全是檔案工作的思維底線，沒有檔案的安全，其他的檔案工作都是白費力氣。檔案庫房的任務就是確保檔案的安全與完整。這需要通過制訂相關的安全保管、保密制度等庫房管理制度，確保檔案的完整與健全。檔案庫房管理人員通過檢測手段，可以發(fā)現(xiàn)事故隱患，進一步落實安全責任，將事故消除在萌芽狀態(tài)，防患于未然。通過對庫房的檢查，“八防”工作記錄、溫濕度記錄、消防安全、庫房衛(wèi)生以及庫房平面圖等庫房設施的巡查，進而確保檔案實體的安全，切實履行好檔案庫房管理的責任。

（四）延長檔案的壽命。檔案庫房管理的日常工作是對入庫上架的檔案進行科學管理，很好地維護，監(jiān)測溫濕度、病蟲害等情況，并針對可能對檔案造成損失和損毀的因素開展防治工作，如以定期除濕、放置防蟲劑等措施防止檔案受到損壞，消除對檔案的不利因素，最大限度延長檔案使用壽命，做好保存保藏工作。檔案庫房管理就是最大限度地保護好檔案實體，最大限度地延長檔案的使用價值和壽命，在日常管理中，盡量依據(jù)檔案管理的特點，建立健全規(guī)章制度，在保護措施、保護條件以及技術支撐等方面積極探索，最大限度延長檔案的保管壽命。

二、高校檔案庫房管理存在的病癥及原因分析

（一）忽視對檔案庫房的管理。高校檔案管理部門往往對庫房管理重視不夠，忽視了檔案庫房管理工作，表現(xiàn)最為突出的就是庫房管理人員的配備，檔案庫房管理人員是高校檔案實體安全的主體，但人員嚴重不足。根據(jù)山東省檔案局的一份調(diào)查報告顯示，山東省各級綜合檔案館庫房管理人員存在嚴重缺額情況，特別是縣市區(qū)級檔案館更是人數(shù)配置少，館均2.7人，缺額50%。由此可見，檔案庫房管理工作被忽視，重視程度不夠。在以教學科研為主要任務的高校，高校檔案管理部門更是如此：一般檔案館配置7人,其中還包括館長、副館長、辦公室綜合崗以及校史編研等崗位，有的無專職庫房管理人員，庫房管理則由各檔案管理人員輪流值班。由于忽視了對檔案庫房的管理，庫房管理出現(xiàn)了諸如檔案上架不及時，查閱檔案、借閱檔案后沒有及時歸位和核實，檔案架上經(jīng)常出現(xiàn)空檔的現(xiàn)象。一年一次的檔案庫房清點工作也是敷衍了事，沒有及時發(fā)現(xiàn)問題。對庫藏檔案特別是檔案的種類、數(shù)量以及珍貴檔案掌握不夠，不能做到心中有數(shù)。對檔案老化褪變、檔案生物侵害等沒有及時發(fā)現(xiàn)，檔案庫房管理存在隱患。這些病癥，只有加強對檔案庫房的管理，提高庫房管理的意識，就能發(fā)現(xiàn)問題病癥，做好防治工作，確保檔案實體的安全。

（二）制度的制訂與執(zhí)行不力。很多高校檔案庫房管理制度建設不力，如檔案突發(fā)事件應急預案制度、檔案查閱制度、進出庫房規(guī)定等管理制度存在執(zhí)行力不夠的病癥，這勢必對檔案管理造成風險。各高校應該向各級國家檔案館學習借鑒，在檔案庫房管理方面，他們做得比較好，制度較為完善，但高校檔案部門在庫房管理方面則有諸多問題存在，甚至有的高校出現(xiàn)了庫藏檔案的數(shù)量與目錄不符，借出的檔案沒有及時歸還，導致出現(xiàn)遺失問題。在庫房管理方面，一定要加大對制度的制訂和完善，提高檔案庫房管理人員的意識，進一步提高業(yè)務能力。另外，制度的執(zhí)行不力也是檔案庫房管理中很顯著的病癥之一，有的高校有管理制度，但管理制度形同虛設，不執(zhí)行、不遵守，在庫房管理工作中，麻痹大意，自由散漫，制度執(zhí)行不力。有的庫房管理人員做“老好人”，不嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，遇到熟人、老朋友就網(wǎng)開一面，不認真執(zhí)行制度，造成不應該查閱的檔案出現(xiàn)在當事人的手里，對學校的工作造成了影響。

（三）污染物防護不力。對檔案庫房的要求，國家檔案局有明文的規(guī)定和要求，與一般場所相比，檔案庫房要求密閉、防潮和避光，才能保障檔案實體不遭受病蟲害和霉變，但這很容易導致檔案庫房里積聚多種污染物。這些污染物有毒、有害，不僅影響檔案管理人員的身體健康，還容易導致檔案老化和污損，損害檔案的安全。檔案庫房管理人員原來有專門的津補貼，但高校在績效工資改革之后，這類津補貼已經(jīng)不再發(fā)放了。而很多專業(yè)檔案館、國家綜合檔案館從事檔案庫房管理人員還享受保健津貼。針對檔案庫房污染物的問題，為降低檔案人員發(fā)生損害健康的可能性，高校檔案館要采取多種方式，加強對庫房污染物的防治。一方面，確保檔案實體不受損害；另一方面，盡可能減少污染物對檔案庫房管理人員健康的危害。

（四）蟲害與霉變時有發(fā)生。在檔案庫房管理中, 侵害檔案的害蟲不下幾十種，如常見的毛衣魚、煙草甲、檔案竊蠹、書虱等。這些檔案害蟲繁殖力極強，對檔案危害極大。在我校已離世老同志的檔案中，已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了被蟲蝕的現(xiàn)象。另外，我校20世紀80年代應用的一批檔案盒遭蟲害，里面的檔案受到一定的損害。幸好發(fā)現(xiàn)及時，及時更換裝盒，避免了檔案繼續(xù)受到傷害。因此，要科學選用檔案用具，使用耐酸性材質(zhì)做成檔案盒，不能圖價格低廉，否則一旦蟲害與霉變發(fā)生了，造成檔案千瘡百孔、殘缺不全，則后悔莫及。針對蟲害與霉變，要科學預防、時時檢測，發(fā)現(xiàn)問題苗頭及時處理。否則，將縮短檔案壽命，與檔案管理工作的初衷背道而馳，檔案失去了使用價值，檔案管理也失去了工作意義。

（五）檔案庫房設置不合理。很多高校在辦學經(jīng)費緊張和辦學條件不足的情況下，對檔案庫房的建設不重視，很少有高校在新校區(qū)建設中專門配置檔案館，更多的則是與圖書館共用一棟樓。檔案館設置在一樓一角，很多都將庫房設置在一樓，檔案庫房不夠堅固。辦公場所和利用場所都嚴重不足，庫房設置更是緊張。有的學校庫房有了，但專業(yè)的庫房設備、管理系統(tǒng)欠缺，對于傳統(tǒng)的庫房管理“八防”要求不達標，更別說是智慧檔案建設了。有的檔案館只有一個大庫房，在庫房里，很多類別檔案放在一個庫房里，不同保密級別的檔案也是同一個庫房。在庫房管理設備方面，也只是安裝空調(diào)、除濕機和滅火器等常規(guī)設備，其他智能化的設備則缺少。

三、高校檔案庫房管理防治策略

（一）做好蟲害與霉變的防治。檔案是不可再生的資源，其保存保護工作尤為重要，在蟲害與霉變的防治工作中，要做好如下工作：一是做好預防。預防檔案蟲害與霉變，保護檔案實體安全。檔案庫房管理人員需要掌握一些檔案保護專業(yè)知識和技能，定期檢查所保存的檔案，對存在的安全隱患和發(fā)現(xiàn)的問題，在第一時間向相關領導匯報，采取必要的防護措施避免損失擴大。要根據(jù)檔案害蟲的生存規(guī)律，抓住最佳時機施藥防治，特別是梅雨季節(jié)，應將檢查重心放在重點檔案和遭蟲害的檔案，對一些不常調(diào)閱的檔案也不能疏忽，重點檢查其卷皮、裝訂處、卷脊、脫膠貼劑處。而對于庫房內(nèi)的蟑螂、蜘蛛、飛蛾等常見害蟲，由于其經(jīng)常在外面活動，我們可以通過定期巡查檔案室，隨時使用殺蟲劑來及時消滅害蟲，保護檔案安全。二是嚴格控制檔案庫房溫濕度。嚴格監(jiān)控溫濕度，將溫濕度控制在最佳狀態(tài)。根據(jù)調(diào)查，檔案庫房管理要求室內(nèi)溫度14～18℃、相對濕度在50%～60%的范圍是檔案蟲害預防的最佳條件。要以通風、降溫和去濕等方法，將檔案庫房的溫濕度控制在最佳狀態(tài)。三是要長期堅持，不能疏忽大意。特別是在高校放暑假時期，不能放松對檔案庫房的檢測和維護，把檔案蟲害與霉變防治當成工作重點，以預防為主，防和治相結合，做好檔案庫房的防控工作，創(chuàng)造一個潔凈的檔案庫房環(huán)境，將蟲害與霉變消滅在萌芽狀態(tài)。

（二）加強檔案庫房基礎建設。一是現(xiàn)有檔案庫房的改造升級，在現(xiàn)有的條件下，利用較少的資金經(jīng)費，盡可能合理規(guī)劃檔案庫房。與圖書館等合用一棟樓的檔案館應自成一體，與圖書館分離開。檔案庫房與檔案辦公室要分開，在檔案庫房門口設置一個緩沖區(qū)，并設置2個出入口，獨立成間，不能設置為套間和串通的房間，很多單位將里間設置為庫房，外間設置為檔案工作辦公室的做法是不可取的，應該盡量避免。對于庫房在一樓的，應加強對地面隔空等防潮處理，避免檔案受潮。庫房門和窗要加固，以鐵門、鐵窗為宜，庫房要更換傳統(tǒng)的木制柜，添置鐵柜裝具。另外,根據(jù)需要增設空調(diào)設備、抽濕機、吸塵器、消防滅火器械和攝像機等工具。二是在新庫房建設中，要慎重、合理選址，要考慮庫房的密閉性，最好不用一層、頂層和樓兩側(cè)作為檔案庫房的地址。三是在新檔案庫房建設中，一定要做好規(guī)劃工作，以現(xiàn)代檔案庫房的標準設計庫房，加大資金投入，庫房設備實施最好一步到位，溫控設備、智能化密集架等盡量配齊，并符合現(xiàn)代化檔案庫房的建設，以高標準、嚴要求做好新檔案庫房建設工作。

（三）加強檔案庫房管理的制度建設。檔案庫房管理制度涉及內(nèi)容較多，有涉及檔案庫房建設標準的，有涉及檔案管理方面的，但針對檔案庫房管理制度不健全、執(zhí)行不力的病癥，應該進一步加強檔案庫房管理的制度建設。一是對檔案庫房管理人員的制度要求，制訂專人負責制度，專人負責安全防范和提供利用等工作，除專職檔案人員外，其他人員未經(jīng)批準，不得隨意進出檔案庫房，建立出現(xiàn)問題后問責制度。二是針對檔案的管理制度，如檔案入庫制度和出庫制度，進出庫登記、統(tǒng)計等制度，進一步健全檔案出口入口登記手續(xù)。這樣做是為了做好檔案預防工作，防止意外發(fā)生。比如丟失檔案、損壞檔案以及檔案泄密等問題。三是要嚴格落實防火、防盜、防鼠、防蟲等“八防”制度，確保檔案庫房管理的安全性。例如不準在庫房內(nèi)抽煙，不準攜帶易燃易爆等危險物品進入檔案庫房，未經(jīng)批準不準外來人員進入庫房等等。四是建立檢查制度，堅持“以防為主、防治結合”的原則，抽查下班檢查門窗關閉情況、開關關閉、檔案箱柜是否封閉等，節(jié)假日放假前重點檢查等。

（四）重視檔案庫房的管理。檔案庫房管理的好與壞直接影響到檔案實體的安全。因為個別學校對檔案管理工作不重視，導致很多檔案管理人員提不起精神，對庫房管理這個看似很簡單，其實很繁瑣的工作不上心。檔案庫房一直都是機要重地，沒有更多的人進入這個場所，所以檔案管理工作沒有進入大家的視野。個別領導和部門對檔案管理工作沒有概念，有的高校檔案館在配置復印機時，提出要配置專業(yè)的復印機，有的領導不理解。再加上檔案庫房管理人員長期日復一日地處理枯燥、繁瑣的工作，很容易出現(xiàn)懈怠的問題。個別領導對檔案庫房管理重視不足，高校檔案管理人員對庫房管理的相關知識和技能掌握不夠，針對檔案庫房管理的培訓很少，繼續(xù)學習的能力不夠，導致庫房管理工作只是局限于開門查檔，對“八防”要求也只是停留在口頭和相關會議的部署上。因此，要進一步強化對檔案庫房的管理，加大對檔案庫房管理的培訓，讓高校檔案庫房管理人員到國家綜合檔案館去掛職學習，學習先進的庫房管理措施，加大庫房管理的交流，進一步創(chuàng)新高校檔案庫房管理工作。

四、結語

高校庫房管理人員在日常管理中，一定要以高度的責任感和使命感，做好檔案庫房管理工作，掌握一定的檔案管理技術，如檔案的修補、黏貼技術。針對庫藏檔案出現(xiàn)的問題，如紙質(zhì)檔案被蟲腐蝕、紙質(zhì)損壞等，可以及時修補，保障檔案的完整和安全，成為檔案管理的行家里手。雖然大數(shù)據(jù)時代物聯(lián)網(wǎng)技術得到不斷發(fā)展和應用，但檔案庫房里的紙質(zhì)檔案，還是我們檔案保管的主體，紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌長期并存，需要進一步加強檔案庫房管理，隨著保管的時間越久，紙質(zhì)檔案的壽命問題成為檔案庫房管理的重中之重，要有針對性地開展防治工作。