新時(shí)期勞動(dòng)就業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題與策略

蔡學(xué)名

（菏澤市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）

在人類社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程中，就業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著密切的關(guān)系，為了促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的和諧發(fā)展，在實(shí)際工作中需要解決有關(guān)就業(yè)管理的具體問(wèn)題，例如，要提升對(duì)就業(yè)檔案管理的重視程度，通過(guò)相關(guān)資料的整合為后續(xù)就業(yè)政策的實(shí)施提供重要的資料基礎(chǔ)，并且更好地解決我國(guó)日益嚴(yán)峻的就業(yè)問(wèn)題，使我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)日趨蓬勃發(fā)展，增強(qiáng)人們對(duì)社會(huì)生活的認(rèn)同感。

一、勞動(dòng)就業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）勞動(dòng)就業(yè)檔案管理存在城鄉(xiāng)差距

勞動(dòng)就業(yè)檔案管理是社會(huì)中的共性問(wèn)題，但在實(shí)際的檔案管理中，城鄉(xiāng)之間勞動(dòng)就業(yè)檔案管理仍存在差異，對(duì)實(shí)際檔案管理的影響較為突出。近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)獲得了較快的發(fā)展，與之對(duì)應(yīng)的就業(yè)規(guī)模在逐漸地?cái)U(kuò)大，并且隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)就業(yè)結(jié)構(gòu)出現(xiàn)了一定的調(diào)整。例如，我國(guó)第一產(chǎn)業(yè)的就業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生了明顯的變化，從業(yè)人員數(shù)量逐漸減少，并且呈持續(xù)下降趨勢(shì)。同時(shí)，第二產(chǎn)業(yè)和第三產(chǎn)業(yè)的結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大的變化，從業(yè)人員數(shù)量也在逐漸增加。另外，隨著我國(guó)人口數(shù)量的逐年遞增，我國(guó)勞動(dòng)就業(yè)問(wèn)題變得日益嚴(yán)峻，在社會(huì)就業(yè)服務(wù)的過(guò)程中，勞動(dòng)就業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)屬于重要的機(jī)構(gòu)，其主要的服務(wù)職責(zé)在于實(shí)現(xiàn)資料的有效整合，為后續(xù)勞動(dòng)力資源的科學(xué)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用提供重要的基礎(chǔ)。但是當(dāng)前城鄉(xiāng)勞動(dòng)就業(yè)檔案管理中存在許多不平衡的問(wèn)題，使得勞動(dòng)就業(yè)檔案管理的效率無(wú)法全面提高。對(duì)于農(nóng)村地區(qū)勞動(dòng)就業(yè)檔案的管理，由于相關(guān)人員的綜合素質(zhì)有待提高，或者人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知不夠深入等，各項(xiàng)規(guī)章制度的制定缺乏自身的科學(xué)性，對(duì)后續(xù)工作影響突出。在農(nóng)村地區(qū)進(jìn)行勞動(dòng)就業(yè)檔案管理時(shí)，只要求部分農(nóng)民簡(jiǎn)單地填寫(xiě)基本材料，如姓名和地址等。如果農(nóng)民后續(xù)就業(yè)中出現(xiàn)一些矛盾，則不能根據(jù)之前編制的勞動(dòng)就業(yè)管理檔案進(jìn)行問(wèn)題的處理，也不能為后續(xù)決策提供充分的依據(jù)，這將對(duì)實(shí)際管理產(chǎn)生不利影響。此外，當(dāng)前大部分農(nóng)村勞動(dòng)力選擇外出務(wù)工，流動(dòng)性問(wèn)題較為突出，與此同時(shí)，部分管理部門(mén)的檔案管理意識(shí)較為淡薄，無(wú)法提出有針對(duì)性的管理意見(jiàn)，這也對(duì)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展和農(nóng)民工權(quán)益維護(hù)產(chǎn)生了一定的影響。從整體上看，當(dāng)前農(nóng)村地區(qū)就業(yè)檔案管理存在不規(guī)范、認(rèn)識(shí)不足等問(wèn)題，需要相關(guān)人員予以高度重視，并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行不斷完善。雖然近年來(lái)檔案管理工作進(jìn)行了信息化建設(shè)，但從實(shí)際管理效果來(lái)看，信息化技術(shù)只適用于簡(jiǎn)單的信息整合和記錄，無(wú)法從根本上滲透到檔案管理的全過(guò)程。

（二）管理制度不完善

科學(xué)而有序的勞動(dòng)就業(yè)檔案管理離不開(kāi)完善的制度支持，但是在實(shí)際就業(yè)檔案管理工作中還存在管理制度不完善的問(wèn)題，這也不利于后續(xù)檔案管理工作的有效開(kāi)展。在檔案管理工作中，部分管理部門(mén)沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，有些管理干部認(rèn)為檔案管理工作只是進(jìn)行資料的搜集，如果深入進(jìn)行優(yōu)化會(huì)浪費(fèi)大量的人力以及物力，所產(chǎn)生的直接效益不夠明顯，導(dǎo)致檔案管理建設(shè)工作無(wú)法有序?qū)嵤?，并且部分部門(mén)沒(méi)有加大對(duì)檔案管理工作的人員和設(shè)施投入。在此背景下，政府和企業(yè)之間的勞動(dòng)就業(yè)檔案缺乏一定的信息共享度，無(wú)法為就業(yè)人員提供充足的社會(huì)保障服務(wù)，也無(wú)法解決當(dāng)前社會(huì)上的就業(yè)問(wèn)題[1]。另外，部分領(lǐng)導(dǎo)人員沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，也沒(méi)有配置足夠的基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)保證檔案管理工作的正常開(kāi)展，在檔案管理工作中存在管理設(shè)備較為陳舊和落后的問(wèn)題，無(wú)法為后續(xù)檔案管理工作提供多樣化的支持。在日常檔案管理工作中相關(guān)規(guī)章和流程不完善，管理人員只是將檔案資料放入檔案袋內(nèi)，沒(méi)有利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行全面的審查，也沒(méi)有定期進(jìn)行檔案信息的仔細(xì)核對(duì)，這在一定程度上降低了檔案管理工作的效用。同時(shí)，相關(guān)工作人員也沒(méi)有根據(jù)新時(shí)期檔案管理的最新要求明確自身的工作重點(diǎn)，在思想認(rèn)知方面存在較大的差異，導(dǎo)致后續(xù)檔案管理工作有效性無(wú)法得到全面的提高，這樣一來(lái)，如果在檔案中存在信息丟失和泄露的問(wèn)題則無(wú)法及時(shí)補(bǔ)充以及查找。在新時(shí)期開(kāi)展勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案所占比例仍然較高，但是由于管理意識(shí)不強(qiáng)以及缺乏必要的制度保障，管理人員沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)檔案管理環(huán)境的深入性監(jiān)督。例如，在紙質(zhì)檔室中存在陰暗潮濕的問(wèn)題，極易導(dǎo)致一些重要檔案材料發(fā)生霉變，不利于后續(xù)就業(yè)服務(wù)保障工作的順利進(jìn)行。

（三）管理人員工作水平有待提高

檔案管理人員的管理水平有待提高也是當(dāng)前勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為了使新時(shí)期勞動(dòng)就業(yè)檔案管理能夠適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在實(shí)際工作中需要建立素質(zhì)較高的人員團(tuán)隊(duì)來(lái)負(fù)責(zé)當(dāng)前的檔案管理工作，使勞動(dòng)就業(yè)檔案管理能夠朝著規(guī)范化的方向不斷進(jìn)步。但是在當(dāng)前檔案管理團(tuán)隊(duì)中還存在管理人員專業(yè)知識(shí)不足和管理水平不高的問(wèn)題，并且這部分人員沒(méi)有掌握先進(jìn)的管理方法，無(wú)法認(rèn)識(shí)到就業(yè)檔案管理的必要性，這不利于檔案管理工作的有效開(kāi)展。部分檔案管理人員在上崗之前沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)性的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的重要性以及必備的專業(yè)知識(shí)缺乏一定的了解以及認(rèn)識(shí)，更缺乏完善較強(qiáng)的檔案收集意識(shí)，并且部分勞動(dòng)就業(yè)檔案管理人員存在身兼數(shù)職的情況，沒(méi)有投入足夠的精力來(lái)完善當(dāng)前的勞動(dòng)就業(yè)檔案管理模式，從而影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。另外，在日常的檔案管理工作中，管理人員沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行完整性的審核以及歸檔，在一些重要檔案管理工作方面較為松懈且不夠細(xì)致，無(wú)法凸顯當(dāng)前檔案管理工作的科學(xué)性，對(duì)后續(xù)就業(yè)管理工作造成了一定的影響。在就業(yè)檔案管理工作中，部分檔案管理人員不能及時(shí)地接受新的檔案管理工作知識(shí)以及技術(shù)，甚至在工作中出現(xiàn)資料丟失的問(wèn)題，無(wú)法為后續(xù)就業(yè)管理工作提供重要的保障。相關(guān)管理部門(mén)沒(méi)有開(kāi)展科學(xué)合理的培訓(xùn)工作，沒(méi)有加大對(duì)這部分人員管理知識(shí)以及專業(yè)水平的培訓(xùn)力度，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力方面存在不足，導(dǎo)致就業(yè)檔案管理效率逐漸降低。由于管理人員綜合素質(zhì)有待提高，在檔案管理方法應(yīng)用方面存在諸多落后的問(wèn)題，并且在管理方法方面對(duì)勞動(dòng)就業(yè)檔案管理造成了不便，很難充分地發(fā)揮勞動(dòng)就業(yè)檔案管理本身的優(yōu)勢(shì)來(lái)服務(wù)社會(huì)大眾，使得就業(yè)管理工作中的矛盾難以得到及時(shí)化解。

二、新時(shí)期勞動(dòng)就業(yè)檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）提高重視程度

為了使新時(shí)期勞動(dòng)就業(yè)檔案管理的效果得到全面的提高，在實(shí)際工作中相關(guān)管理人員需提升對(duì)勞動(dòng)就業(yè)檔案管理優(yōu)化的重視程度，并且樹(shù)立與之對(duì)應(yīng)的思想認(rèn)知，為勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行提供重要的保障。在以往勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作中，存在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員以及社會(huì)勞動(dòng)就業(yè)者對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度不足的問(wèn)題，部分檔案管理人員也沒(méi)有明確自身的工作重點(diǎn)，對(duì)勞動(dòng)就業(yè)檔案管理造成了一定的影響，并且在勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作中也缺乏各個(gè)主體的關(guān)注以及支持，導(dǎo)致檔案管理效率降低。在新時(shí)期，勞動(dòng)就業(yè)問(wèn)題已經(jīng)成為社會(huì)上廣泛關(guān)注的熱點(diǎn)話題，并且檔案管理已經(jīng)成為促進(jìn)勞動(dòng)管理工作順利進(jìn)行的重要保障，為了使檔案管理工作能夠更加順利地進(jìn)行，在新時(shí)期下進(jìn)行檔案管理工作時(shí)需要積極轉(zhuǎn)變以往工作中的落后思想，逐漸調(diào)整現(xiàn)有的檔案管理方案，使檔案管理水平能夠得到全面的提高[2]。為了使各個(gè)主體能夠加強(qiáng)對(duì)勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中，需要相關(guān)部門(mén)加大對(duì)勞動(dòng)就業(yè)檔案管理的宣傳力度，使勞動(dòng)就業(yè)者和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員能夠明確檔案管理工作的重要性以及對(duì)社會(huì)和諧發(fā)展的間接影響，并且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要具備長(zhǎng)遠(yuǎn)性的規(guī)劃意識(shí)，對(duì)檔案管理工作提出正確的工作目標(biāo)以及發(fā)展方向，解決在以往檔案管理工作中的問(wèn)題，從而增強(qiáng)整體工作的有效性。值得注意的是，在完善檔案管理模式時(shí)，要加大農(nóng)村檔案管理工作的優(yōu)化力度，有效地縮小農(nóng)村地區(qū)和城市檔案管理工作之間的差距，要及時(shí)地收集和建立農(nóng)民工的勞動(dòng)檔案，之后再進(jìn)行資料的科學(xué)整合及分類，建立與之對(duì)應(yīng)的農(nóng)村勞動(dòng)力輸出檔案，為檔案管理工作的成功轉(zhuǎn)型提供重要的基礎(chǔ)。必要時(shí)可以在農(nóng)村地區(qū)建立勞動(dòng)資源信息庫(kù)，將其與城市勞動(dòng)就業(yè)檔案管理資源庫(kù)進(jìn)行相互鏈接，為實(shí)際檔案管理工作提供多樣化的支撐載體。在完善農(nóng)村檔案管理模式時(shí)，可以指派城市專業(yè)的檔案管理人員到農(nóng)村進(jìn)行針對(duì)性的指導(dǎo)，并且相關(guān)地方政府部門(mén)需要加大對(duì)實(shí)際工作的資金投入力度，為農(nóng)村檔案管理工作的順利進(jìn)行提供諸多保障?；谕晟频乃枷胝J(rèn)知，使勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作能夠更加有序地進(jìn)行，增強(qiáng)整體的工作效果。

（二）完善檔案管理制度

規(guī)范而科學(xué)的勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作離不開(kāi)完善的制度支持，在以往工作中存在相關(guān)管理模式空白的問(wèn)題，無(wú)法為檔案管理工作提供多樣化的支持，因此，在新時(shí)期下進(jìn)行檔案管理工作中需要完善相應(yīng)的規(guī)章制度，及時(shí)地消除檔案管理工作中的滯后因素，為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供重要的保障。在進(jìn)行檔案管理模式優(yōu)化的過(guò)程中，需要遵循規(guī)范化和科學(xué)化的工作原則，滿足當(dāng)前勞動(dòng)就業(yè)的實(shí)際需求。在檔案管理工作中要遵循簡(jiǎn)單易行的原則，為實(shí)際工作提供諸多便捷，在相關(guān)規(guī)章制度制定方面不要過(guò)于復(fù)雜，要具備較強(qiáng)的可操作性，為檔案管理工作的順利實(shí)施提供重要的基礎(chǔ)[3]。為保證所制定的管理制度能夠在各個(gè)環(huán)節(jié)中得到全面的落實(shí)，不僅要在內(nèi)部進(jìn)行大范圍的推廣，還需要讓不同部門(mén)管理人員遵循檔案管理制度，約束自身的行為。這樣一來(lái)，可以使檔案管理工作在部門(mén)內(nèi)部得以全面落實(shí)，使各項(xiàng)管理工作能夠有據(jù)可依，規(guī)范整體的工作流程，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，要根據(jù)社會(huì)勞動(dòng)力就業(yè)管理的相關(guān)要求，充分地發(fā)揮檔案管理工作本身的優(yōu)勢(shì)，逐漸地調(diào)整現(xiàn)有的工作方案，從而使檔案管理工作水平能夠得到全面的提升。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

由于勞動(dòng)就業(yè)檔案包含的資料、內(nèi)容具有復(fù)雜性特征，如果仍然依靠人工的方式進(jìn)行收集以及整理，會(huì)增加人工失誤問(wèn)題的發(fā)生概率，對(duì)檔案管理工作的影響較為突出。為了解決這一問(wèn)題，在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)快速搜集與之對(duì)應(yīng)的信息資源，并且通過(guò)信息化手段開(kāi)展檔案管理工作也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著我國(guó)科技水平的不斷提高，信息技術(shù)已經(jīng)滲透并融入各行各業(yè)，逐漸調(diào)整了現(xiàn)有的工作方案，使檔案管理工作能夠朝著科學(xué)化的方向不斷進(jìn)步。因此，相關(guān)部門(mén)需要具備前瞻性眼光，根據(jù)勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作的相關(guān)要求，加大信息化建設(shè)的力度，以系統(tǒng)性管理模式為主導(dǎo)，制定信息化建設(shè)的工作目標(biāo)，從而為后續(xù)管理工作的順利實(shí)施提供重要的保障。雖然當(dāng)前大多數(shù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了信息化建設(shè)，但是沒(méi)有將信息化落實(shí)到不同的工作環(huán)節(jié)，也沒(méi)有及時(shí)地更新與之對(duì)應(yīng)的檔案管理設(shè)備，存在設(shè)備陳舊的問(wèn)題，使得檔案管理工作缺乏專業(yè)性的保障，并且極易增加安全問(wèn)題的發(fā)生概率，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生負(fù)面影響。因此，在新時(shí)期下，相關(guān)部門(mén)需要及時(shí)地更新與之對(duì)應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，并且提升對(duì)檔案信息安全性保障的重視程度，及時(shí)地更新對(duì)應(yīng)的信息系統(tǒng)，從而滿足新時(shí)期勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作的各項(xiàng)要求。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)要加大資金投入力度，及時(shí)完善與之對(duì)應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備，例如，計(jì)算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，以及推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、加強(qiáng)數(shù)字化檔案的建設(shè)、強(qiáng)化檔案信息安全管理，等等，及時(shí)地完成設(shè)備的更新?lián)Q代，為后續(xù)檔案信息化管理工作提供重要的支持。

（四）提升管理人員綜合素質(zhì)

在新時(shí)期下，對(duì)檔案管理工作的要求逐漸增加，為提高檔案管理的效率和質(zhì)量，在實(shí)際工作中需要開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)工作，不斷地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使這部分人員能夠有效地應(yīng)對(duì)在實(shí)際檔案管理工作中存在的問(wèn)題，推動(dòng)新時(shí)期就業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向不斷發(fā)展。相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)需要定期開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)工作，講解在新時(shí)期下進(jìn)行勞動(dòng)就業(yè)檔案管理的最新要求，同時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)這部分人員信息素養(yǎng)的全面培育，逐漸地?cái)U(kuò)大檔案管理信息化的應(yīng)用深度。并且加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，利用信息技術(shù)樹(shù)立開(kāi)放的工作意識(shí)。另外，可以加強(qiáng)不同機(jī)構(gòu)之間的互動(dòng)及交流，完善與之對(duì)應(yīng)的信息共享機(jī)制，及時(shí)地交流當(dāng)前的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期背景下，勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題較為復(fù)雜，例如，管理制度不完善、管理人員工作水平不高等，對(duì)實(shí)際檔案管理工作的影響較為突出。因此，在新時(shí)期下，相關(guān)部門(mén)需要根據(jù)勞動(dòng)就業(yè)檔案管理的具體要求，有序地規(guī)劃當(dāng)前的工作職能，并且實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)調(diào)配，將規(guī)范化意識(shí)落實(shí)到不同的工作環(huán)節(jié)，使勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作能夠煥然一新。