視頻會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用

趙延娟

中海石油氣電集團(tuán)有限責(zé)任公司 北京 100028

引言

現(xiàn)代科技的發(fā)展及應(yīng)用，使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)效率得到了有效提升，而視頻會(huì)議系統(tǒng)就是現(xiàn)代科技在企業(yè)中應(yīng)用的典型代表之一。視頻會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用，可幫助企業(yè)在數(shù)據(jù)共享方面突破時(shí)間及空間的限制，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享，從而為企業(yè)穩(wěn)健快速發(fā)展提供保障。為了使視頻會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)中實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的優(yōu)化應(yīng)用，下面就其展開詳細(xì)論述。

1 視頻會(huì)議系統(tǒng)概述

1.1 視頻會(huì)議系統(tǒng)構(gòu)成

對(duì)于視頻會(huì)議系統(tǒng)而言，其主要是由多點(diǎn)控制設(shè)備、視頻會(huì)議終端設(shè)備和數(shù)字傳輸網(wǎng)絡(luò)3部分內(nèi)容組成（如圖1所示）。其中，多點(diǎn)控制設(shè)備主要是用來選取數(shù)據(jù)及信息流廣播，然后利用多路音視頻等方式進(jìn)行交互及儲(chǔ)存等，以達(dá)到對(duì)不同會(huì)議進(jìn)行有效控制的目的，進(jìn)而保證視頻會(huì)議可以正常開展。視頻終端設(shè)備是與參加視頻會(huì)議人員直接接觸的部分，其主要是用來對(duì)高清攝像頭等收集的視頻信號(hào)及麥克風(fēng)收到的音頻信號(hào)等做壓縮編碼處理，然后形成綜合數(shù)字信號(hào)傳輸出去。數(shù)字傳輸網(wǎng)絡(luò)則主要是用來傳輸各種數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡(luò)，其主要可提供衛(wèi)星電路、isdn電路以及ddn電路3種傳輸電路，且這3種傳輸電路均可支持H.323協(xié)議。另外，視頻會(huì)議系統(tǒng)除了可以進(jìn)行視頻、音頻傳播和數(shù)據(jù)信息共享之外，也可以利用傳輸網(wǎng)絡(luò)對(duì)所需的文檔與電子白板等進(jìn)行異地傳輸，以滿足企業(yè)會(huì)議開展的各種需求[1]。

圖1 視頻會(huì)議系統(tǒng)架構(gòu)圖

1.2 視頻會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)中的積極作用

結(jié)合實(shí)踐來看，視頻會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)中的積極作用主要集中以下兩個(gè)方面：

1.2.1 視頻會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用可方便企業(yè)工作及降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。因?yàn)閼?yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng)后，可以實(shí)現(xiàn)異地實(shí)時(shí)開展會(huì)議，企業(yè)不用在為組織開展會(huì)議組織購買相應(yīng)的用品或租賃場(chǎng)地等，員工也不用趕時(shí)間回來開會(huì)，節(jié)約了往返時(shí)間及差旅費(fèi)等，也提高了企業(yè)的運(yùn)行效率。

1.2.2 視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)用可以優(yōu)化、密切企業(yè)內(nèi)部的交流及溝通，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。通過視頻會(huì)議系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部人員的溝通不用在受時(shí)間及空間限制，可就工作需要實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的溝通交流，提高員工日常工作效率的同時(shí)，也可增強(qiáng)員工間的凝聚力[2]。

2 視頻會(huì)議系統(tǒng)的核心技術(shù)分析

2.1 H.323協(xié)議

傳統(tǒng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)一般都是基于H.320協(xié)議建設(shè)而成的，而H.323標(biāo)準(zhǔn)是基于TCP/IP網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)而形成的一種新型視頻會(huì)議協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，其中涉及的內(nèi)容比較多，綜合來說主要有會(huì)議終端設(shè)備、網(wǎng)關(guān)、音視頻及數(shù)據(jù)傳輸設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)接口和網(wǎng)絡(luò)控制設(shè)備等。H.323協(xié)議主要是通過實(shí)時(shí)傳輸協(xié)議和實(shí)時(shí)控制協(xié)議來對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)中的音頻、視頻數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸及控制。并主要參考H.261、H.623、H.264 3種標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)視頻進(jìn)行編碼，參考G.711、G.722、G.729 3種標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)音頻進(jìn)行解碼。而對(duì)于網(wǎng)絡(luò)層音視頻數(shù)據(jù)傳輸而言，則是在用戶數(shù)據(jù)包協(xié)議的基礎(chǔ)上，優(yōu)先傳輸音頻數(shù)據(jù)。

基于H.323標(biāo)準(zhǔn)建立的視頻會(huì)議系統(tǒng)有著明顯優(yōu)勢(shì)，可以在同一網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下同時(shí)組織開展多個(gè)獨(dú)立會(huì)議，并可通過多點(diǎn)控制系統(tǒng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行多點(diǎn)管控。簡(jiǎn)而言之，就是H.323標(biāo)準(zhǔn)可以適用于多個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)，且具有良好的網(wǎng)絡(luò)獨(dú)立性。同時(shí)，H.323可以提供更多電路交換鏈接來進(jìn)行視頻會(huì)議，從而實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)會(huì)議直播及信息傳輸。然而H.323也存在一定的不足，即H.323協(xié)議比較煩瑣且復(fù)雜，去網(wǎng)上擁塞控制系統(tǒng)，服務(wù)質(zhì)量不是太高，同時(shí)運(yùn)行效率比較低、可擴(kuò)展性也比較差[3]。

2.2 音視頻編解碼技術(shù)

對(duì)于視頻會(huì)議系統(tǒng)而言，音視頻編解碼技術(shù)是不可缺少的核心技術(shù)，該技術(shù)的應(yīng)用質(zhì)量直接影響了視頻會(huì)議的質(zhì)量。因?yàn)椴杉降脑家粢曨l數(shù)據(jù)及信號(hào)在數(shù)量上是非常巨大，需要經(jīng)過壓縮、解碼之后轉(zhuǎn)變成相應(yīng)的數(shù)字信號(hào)，才能進(jìn)行傳輸及保存，這樣可以有效節(jié)約存儲(chǔ)空間，并加快信息傳輸效率。目前國內(nèi)視頻會(huì)議系統(tǒng)中應(yīng)用的視頻編碼技術(shù)，主要有H.261、H.263、H.264、MPEG-2和MPEG-4等等，應(yīng)用的音頻編碼技術(shù)主要有G.711、G.722、G.723、G.729和MP3等等[4]。

3 視頻會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)的具體應(yīng)用

目前就企業(yè)應(yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng)的現(xiàn)狀來看，其具體應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下4個(gè)方面：

3.1 遠(yuǎn)程會(huì)議的應(yīng)用

遠(yuǎn)程會(huì)議是企業(yè)中應(yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng)最為常見的方式之一。特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷深化發(fā)展的背景下，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，企業(yè)為了可以在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)取得優(yōu)勢(shì)，就需要就企業(yè)的經(jīng)營(yíng)及發(fā)展組織開展大量的會(huì)議，協(xié)調(diào)和團(tuán)結(jié)企業(yè)上下形成一股繩，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展奮斗。遠(yuǎn)程會(huì)議的應(yīng)用可以幫助企業(yè)有效減少各種會(huì)議組織的時(shí)間成本及資金花費(fèi)，并且可突破時(shí)間及空間的限制，極大地提高了企業(yè)組織開展各類會(huì)議的效率，利于加快企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展[5]。

3.2 遠(yuǎn)程教育的應(yīng)用

在企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中，對(duì)員工進(jìn)行教育培訓(xùn)是必不可少的工作，但是傳統(tǒng)的線下教育培訓(xùn)方式不僅要花費(fèi)時(shí)間及資金協(xié)調(diào)場(chǎng)地，而且也會(huì)耽誤工作時(shí)間。而通過應(yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行線上遠(yuǎn)程教育，可以有效減少不必要的花費(fèi)，并且使員工可以隨時(shí)隨地地在線學(xué)習(xí)，而企業(yè)也可以通過員工線上打卡情況來實(shí)時(shí)監(jiān)督員工的線上學(xué)習(xí)情況。這樣線上遠(yuǎn)程教育可以有效減少企業(yè)教育培訓(xùn)的時(shí)間及資金成本，且對(duì)提高員工綜合素質(zhì)有著積極影響。

3.3 協(xié)調(diào)工作的應(yīng)用

在企業(yè)中應(yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng)，可以有效協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部工作，使各項(xiàng)工作得到明確分工，效率得到有效提高，進(jìn)而有利于提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理水平[4]。通過視頻會(huì)議系統(tǒng)，企業(yè)的相關(guān)人員可以就實(shí)際工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)交流，從而可以協(xié)同努力制定出解決工作重難點(diǎn)的措施，優(yōu)化工作質(zhì)量。另外，企業(yè)的管理人員也可運(yùn)用視頻會(huì)議系統(tǒng)的桌面會(huì)議技術(shù)實(shí)時(shí)傳輸及分享相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，協(xié)調(diào)企業(yè)的各項(xiàng)工作開展[6]。

3.4 行政會(huì)議的應(yīng)用

企業(yè)中應(yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng)可以有效提高行政管理效率，促使企業(yè)能夠更加高效優(yōu)質(zhì)的運(yùn)轉(zhuǎn)。具體來說，在企業(yè)內(nèi)容通過視頻會(huì)議系統(tǒng)可以使上級(jí)和下級(jí)實(shí)施實(shí)時(shí)面對(duì)面的信息溝通及交流。同時(shí)，管理者也可以通過視頻會(huì)議系統(tǒng)給員工下達(dá)工作任務(wù)，并說明工作標(biāo)準(zhǔn)及要求等，而且管理者也能通過視頻會(huì)議系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)督員工工作的實(shí)際完成情況及進(jìn)度，推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的都能如期保質(zhì)保量完成。

4 視頻會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用的現(xiàn)存問題及改善對(duì)策

對(duì)于企業(yè)而言，應(yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng)雖然可以提高員工的工作效率、加快企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展，但是視頻會(huì)議系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用中也遇到一些問題，影響了視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用效果。因此，企業(yè)要正視視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)用中的不足及問題，制定有效對(duì)策防止問題發(fā)生或解決問題。

4.1 視頻會(huì)議系統(tǒng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性要求高

企業(yè)組織開展視頻會(huì)議通常都是不是固定的，但是即便是只開展幾十分鐘的視頻會(huì)議，也會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)交流，這就需要穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)做保障。但是實(shí)際視頻會(huì)議中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，而影響視頻會(huì)議質(zhì)量。為此，企業(yè)應(yīng)適當(dāng)組建適合自身的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，并做好維護(hù)，保障網(wǎng)絡(luò)設(shè)施始終正常運(yùn)行。同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)對(duì)視頻會(huì)議的相關(guān)文件進(jìn)行備份，保障企業(yè)員工在因網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定而錯(cuò)過視頻時(shí)，也可以通過備份文件了解會(huì)議內(nèi)容。

4.2 視頻會(huì)議中的回聲過大

企業(yè)在開展視頻會(huì)議時(shí)，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)回聲過大的問題，這就會(huì)導(dǎo)致會(huì)議中員工聽不清內(nèi)容，從而出現(xiàn)接收信息丟失的問題，不利于企業(yè)相關(guān)工作的開展。導(dǎo)致回聲過大的原因主要是大多企業(yè)的視頻會(huì)議場(chǎng)所都是由多功能會(huì)議室改造形成的，空間比較大，易導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)安裝的麥克風(fēng)無法正常收音，從而出現(xiàn)回聲過大的問題。為此，企業(yè)在建設(shè)視頻會(huì)議場(chǎng)所的時(shí)候，應(yīng)選用功能優(yōu)良的數(shù)字音頻處理器，或?qū)?huì)議室做相應(yīng)處理，減小回聲過大的問題，保障視頻會(huì)議中音頻清晰且流暢，提高視頻會(huì)議效果。

4.3 視頻會(huì)議系統(tǒng)缺乏相應(yīng)的功能

對(duì)于大多企業(yè)的視頻會(huì)議系統(tǒng)來說，系統(tǒng)通常只是具有視頻會(huì)議的功能，而不具備傳輸指定文件、視頻及信息等功能。即企業(yè)在進(jìn)行視頻會(huì)議的過程中，其中所涉及的各種信息資源都是處在一個(gè)開放的狀態(tài)下，無法進(jìn)行指定文件或視頻傳輸。這樣雖然能夠保障視頻會(huì)議的公開性及透明度，但是也會(huì)使得整個(gè)視頻會(huì)議中缺少員工間的自主討論，甚至有些員工會(huì)緊張拘謹(jǐn)，始終充當(dāng)一個(gè)被動(dòng)的角色，不主動(dòng)表達(dá)自己的觀點(diǎn)及看法，視頻會(huì)議中缺乏活躍性，也會(huì)影響企業(yè)的健康發(fā)展。為此，企業(yè)根據(jù)需要適當(dāng)?shù)卦谝曨l會(huì)議系統(tǒng)中增加一些功能，比如通信功能，使得員工在視頻會(huì)議中可以進(jìn)行必要的討論及交流，提高員工參與度的同時(shí)，也可使整個(gè)視頻會(huì)議在活躍的氣氛中結(jié)束。

5 結(jié)束語

綜上所述，視頻會(huì)議系統(tǒng)是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其有效應(yīng)用對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展有著深遠(yuǎn)意義。但是企業(yè)也正視視頻會(huì)議系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的中的不足及問題，根據(jù)自身運(yùn)營(yíng)發(fā)展需求，不斷優(yōu)化及完善視頻會(huì)議系統(tǒng)，才能有效促使視頻會(huì)議系統(tǒng)真正發(fā)揮其作用，幫助企業(yè)提高運(yùn)營(yíng)管理效率的同時(shí)，合理的降低各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)發(fā)展成本，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)健的可持續(xù)發(fā)展。