基于改進(jìn)模糊AHP 法的水利工程檔案管理評(píng)價(jià)

康芳華，郭 珺

（1. 江西省豐城市水利水電技術(shù)服務(wù)站，江西 豐城，331100；2. 江西省豐城市水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)室，江西 豐城，331100）

0 引 言

建立檔案是記錄水利工程建設(shè)過(guò)程的一種手段，在工程全生命周期管理中占有重要地位[1]，而在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案管理人員參差不齊、管理配套設(shè)施不全、檔案收集的時(shí)效性和真實(shí)性不佳、檔案使用發(fā)揮作用不明顯等重建設(shè)輕檔案管理現(xiàn)象一直存在[2，3]。究其原因，有管理體系不健全、制度落實(shí)不到位，最主要的是缺少合理的檔案管理評(píng)價(jià)考核方法[4-6]。為清晰查找項(xiàng)目檔案管理中的關(guān)鍵問(wèn)題，評(píng)價(jià)檔案管理的水平，確定檔案管理的級(jí)別，本文以江西省豐城市黃金水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程檔案管理為例，從組織機(jī)構(gòu)、管理制度、日常管理、配套設(shè)施和檔案開(kāi)發(fā)利用等5 方面構(gòu)建指標(biāo)體系，采用基于（0.1～0.9）的9 標(biāo)度改進(jìn)模糊AHP 法對(duì)水利工程檔案管理進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。

1 研究對(duì)象概況

豐城市黃金水庫(kù)位于清豐山溪水系豐水河上游，壩址座落于江西省豐城市荷湖鄉(xiāng)。壩址以上控制流域面積55.2km2，總庫(kù)容5 079×104m3。水庫(kù)設(shè)計(jì)灌溉面積4 000hm2，電站裝機(jī)500kW，是一座以灌溉為主，兼顧防洪、發(fā)電等綜合效益的中型水庫(kù)。主要建筑物包括：大壩、溢洪道、壩下輸水涵管、泄洪輸水隧洞等。

該水庫(kù)成立了管理所，制定了相關(guān)檔案整理、保管制度，安排了人員，設(shè)置了檔案保管室。

2 評(píng)價(jià)體系建立及結(jié)果分析

2.1 評(píng)價(jià)體系建立

本文依據(jù)水利工程檔案管理特點(diǎn)結(jié)合目前普遍存在的問(wèn)題以及對(duì)已有文獻(xiàn)[7，8]的梳理總結(jié)，將水利工程檔案管理評(píng)價(jià)體系分為：目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層等三個(gè)層級(jí)。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)資料的全面性、獨(dú)立性和可獲得性分析，本文從組織機(jī)構(gòu)、管理制度、日常管理、保管設(shè)施和開(kāi)發(fā)利用等方面篩選25 個(gè)指標(biāo)，構(gòu)建三層次檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系見(jiàn)表1。

2.2 指標(biāo)權(quán)重系數(shù)的確立

根據(jù)表1，水利工程檔案管理指標(biāo)體系指標(biāo)共分三個(gè)等級(jí)。其中目標(biāo)層水利工程檔案管理U 為一級(jí)指標(biāo)；準(zhǔn)則層組織機(jī)構(gòu)U1、管理制度U2、日常管理U3、保管設(shè)施U4、開(kāi)發(fā)利用U5為二級(jí)指標(biāo)；指標(biāo)層檔案管理工作制度u11、檔案工作集中統(tǒng)一管理制度u12～效益開(kāi)發(fā)u52為三級(jí)指標(biāo)等；

表1 水利工程檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

判斷矩陣元素的值反應(yīng)了各元素間的相對(duì)重要程度。本文基于（0.1～0.9）的標(biāo)度改進(jìn)AHP 法來(lái)構(gòu)造判斷矩陣，通過(guò)元素間兩兩比較先確定比較矩陣，進(jìn)而確定判斷矩陣。根據(jù)改進(jìn)AHP 法的賦權(quán)步驟，邀請(qǐng)了水利工程和檔案管理方面的專家對(duì)所建立的水利工程檔案管理評(píng)價(jià)體系中指標(biāo)的相對(duì)重要性賦值。根據(jù)專家們的討論研究，經(jīng)整理計(jì)算得到水利工程檔案管理評(píng)價(jià)體系的目標(biāo)層比較矩陣和準(zhǔn)則層比較矩陣，目標(biāo)層比較矩陣見(jiàn)表2，準(zhǔn)則層比較矩陣參照管理子系統(tǒng)比較矩陣見(jiàn)表3。

表2 水利工程檔案管理目標(biāo)層比較矩陣

表3 準(zhǔn)則層管理工作子系統(tǒng)比較矩陣

通過(guò)進(jìn)一步計(jì)算可得到水利工程檔案管理評(píng)價(jià)體系各指標(biāo)層次單排序及層次總排序結(jié)果如表4，具體計(jì)算方法見(jiàn)文獻(xiàn)[9-11]，各指標(biāo)的權(quán)重為ωi。

表4 評(píng)價(jià)體系指標(biāo)層次單排序和層次總排序

賦權(quán)結(jié)果表明，5 個(gè)二級(jí)指標(biāo)中組織機(jī)構(gòu)、管理制度、日常管理、保管設(shè)施權(quán)重系數(shù)均為0.208，開(kāi)發(fā)利用權(quán)重系數(shù)為0.168。25 個(gè)三級(jí)指標(biāo)中，檔案檢索開(kāi)發(fā)和效益開(kāi)發(fā)權(quán)重最大，均為0.084，檔案室科學(xué)化管理制度最小，為0.016。

3 實(shí)例分析

3.1 評(píng)分等級(jí)確定

水利工程檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)評(píng)定結(jié)果分優(yōu)良、合格、不合格三個(gè)等級(jí)。等級(jí)確定標(biāo)準(zhǔn)為：優(yōu)良（A≥85分）；合格（85＞A≥70）；不合格（A＜70）。評(píng)價(jià)結(jié)束后，即可發(fā)現(xiàn)各個(gè)水利工程檔案管理存在的主要問(wèn)題，可以為管理者制定相應(yīng)的對(duì)策提供科學(xué)依據(jù)。

3.2 黃金水庫(kù)檔案管理評(píng)價(jià)實(shí)例

根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查情況，該水庫(kù)為中型水庫(kù)，管理所設(shè)置了相關(guān)檔案整理、保管制度，并按照相關(guān)制度執(zhí)行到位。水庫(kù)管理所目前在崗人員5 人：其中行政管理3人，技術(shù)管理2 人。建立了領(lǐng)導(dǎo)崗位和檔案人員崗位責(zé)任制，缺乏檔案人員薪資和培訓(xùn)制度。成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并定期對(duì)檔案管理、保管情況進(jìn)行檢查，設(shè)置了專職的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備了專職管理人員。根據(jù)收集資料情況，大部分電子檔案進(jìn)行了歸檔，還有小部分未進(jìn)行歸檔。設(shè)置了保管檔案的庫(kù)房，但環(huán)境有待提高。其他檔案管理工作基本規(guī)范。

根據(jù)水庫(kù)檔案管理現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查情況，依據(jù)前面水利工程檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)賦分和評(píng)定方法，對(duì)水庫(kù)檔案管理進(jìn)行檔案評(píng)級(jí)。具體結(jié)果見(jiàn)表5。

根據(jù)表5 可知，黃金水庫(kù)檔案管理最終得分為712/1000=71.2 分＞70 分，水庫(kù)檔案管理合格，但在人員薪酬制度、人員培訓(xùn)制度和效益開(kāi)發(fā)方面得分為零，需加強(qiáng)改進(jìn)。

表5 水利工程檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)評(píng)分

3.3 改進(jìn)建議

（1）完善制度強(qiáng)化落實(shí)。完善管理體制，明確職責(zé)，落實(shí)責(zé)任。加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等單位進(jìn)行檔案管理的考核、評(píng)比，把檔案質(zhì)量與檔案人員工作考評(píng)結(jié)合起來(lái)，與經(jīng)濟(jì)效益結(jié)合起來(lái)，調(diào)動(dòng)其積極性，保證檔案管理工作的有效運(yùn)行。

（2）提高人員素質(zhì)，構(gòu)建檔案“互聯(lián)網(wǎng)”。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，構(gòu)建檔案“互聯(lián)網(wǎng)”，涵蓋每個(gè)工程的具體內(nèi)容。從橫向上來(lái)看，各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)保持聯(lián)系，方便溝通，從縱向上來(lái)看，有工程檔案主要負(fù)責(zé)人，而各個(gè)級(jí)別又有一個(gè)負(fù)責(zé)本級(jí)的檔案負(fù)責(zé)人，明確職責(zé)范圍和工作內(nèi)容，構(gòu)建內(nèi)部各成員之間相互檢查、監(jiān)督的網(wǎng)絡(luò)。

（3）加大投入完善檔案保管設(shè)施。檔案室建設(shè)要與水利工程同步建設(shè)，檔案室專用，盡量與閱覽、辦公分開(kāi)，還可以增加檔案整理室、陳列室等專門(mén)庫(kù)房，日常管理要滿足“八防”要求。統(tǒng)一檔案盒，擺放整齊；分類(lèi)明確，統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)簽；定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，制定破損檔案的補(bǔ)救措施。

（4）規(guī)范化信息化管理檔案。根據(jù)信息化建設(shè)的要求，檔案資料要電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，兩種檔案需要同時(shí)歸檔。

4 結(jié) 論

本文從組織機(jī)構(gòu)、管理制度、基礎(chǔ)設(shè)施、日常管理和檢索開(kāi)發(fā)等5 個(gè)方面對(duì)水利工程檔案管理進(jìn)行了分析，并采用改進(jìn)AHP 法與模糊數(shù)學(xué)結(jié)合的方法構(gòu)建了模型。豐城市黃金水庫(kù)檔案管理工作模型計(jì)算得分為71.2 分，檔案管理工作合格。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查和日常管理情況與評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)比，評(píng)價(jià)結(jié)果真實(shí)，與現(xiàn)場(chǎng)管理者反應(yīng)的情況一致。

結(jié)果表明，基于采用改進(jìn)AHP 法的評(píng)價(jià)模型具有較好的可信度。該方法創(chuàng)新了一種檔案管理手段，為今后做好水利工程檔案管理提供了科學(xué)依據(jù)，有助于提升檔案管理工作的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。