地震監(jiān)測項(xiàng)目檔案管理探析

江昊琳，鄭江蓉，單 菡

（江蘇省地震局，南京 210014）

0 引言

地震監(jiān)測是防震減災(zāi)工作基礎(chǔ)，是服務(wù)社會(huì)、服務(wù)政府、服務(wù)經(jīng)濟(jì)的集中體現(xiàn)，關(guān)系著防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展。自1966 年邢臺(tái)6.5 級(jí)地震后，地震監(jiān)測事業(yè)歷經(jīng)幾十年的發(fā)展，覆蓋全國的高密度監(jiān)測臺(tái)（站）網(wǎng)建設(shè)有序推進(jìn)。1996 年開始，中國地震局進(jìn)行了大規(guī)模數(shù)字地震觀測系統(tǒng)建設(shè)，“中國數(shù)字地震監(jiān)測系統(tǒng)”、“中國數(shù)字地震觀測網(wǎng)絡(luò)”、“中國地震背景場建設(shè)”、“國家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程”、“一帶一路地震監(jiān)測臺(tái)網(wǎng)項(xiàng)目”等重點(diǎn)項(xiàng)目先后實(shí)施，建成了國家地震臺(tái)網(wǎng)、區(qū)域地震臺(tái)網(wǎng)和流動(dòng)地震臺(tái)網(wǎng)組成的數(shù)字化、信息化地震觀測系統(tǒng)[1]。

在一系列重點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)施過程中，產(chǎn)生了大量的項(xiàng)目檔案，能夠直接、準(zhǔn)確地反映出項(xiàng)目工程質(zhì)量，是地震監(jiān)測項(xiàng)目管理需要重點(diǎn)考慮的內(nèi)容。《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T-28）《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2 號(hào)）《中國地震局基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》（中震辦發(fā)〔2019〕1 號(hào)）等一系列規(guī)范辦法有效的規(guī)范了地震系統(tǒng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效管理。一些研究者也對(duì)如何加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行了探索，張艷對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目及檔案的主要特點(diǎn)進(jìn)行了闡述，給出加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔率的建議[2]；蔡軍就重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的存在問題，從改進(jìn)方式、完善體制、強(qiáng)化控制、深化服務(wù)、嚴(yán)格把關(guān)、暢通渠道等方面給出檔案管理工作對(duì)策[3]；湯明英就如何切實(shí)做好重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的途徑和方法展開討論研究[4]。

2021 年6 月9 日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控”和“加強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域檔案工作監(jiān)管”的要求，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了行動(dòng)指南。中國地震局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，2021 年9 月，閔宜仁局長就《檔案工作簡訊（[2021]第12 期）》作出批示，明確了“十四五”檔案工作高質(zhì)量發(fā)展要求。中國地震局在重大項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃中依據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T-28），《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2 號(hào)）、《中國地震局基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》（中震辦發(fā)〔2019〕1 號(hào)）制定了相應(yīng)項(xiàng)目檔案實(shí)施細(xì)則，要求項(xiàng)目檔案工作應(yīng)融入項(xiàng)目建設(shè)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步，納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。

為更好地發(fā)揮“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的重任，地震系統(tǒng)檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平有了明顯提升，盡管如此，在項(xiàng)目檔案實(shí)際工作中仍存在檔案管理意識(shí)缺乏，檔案管理信息化程度不高，項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)并未建立，檔案工作人員綜合素質(zhì)有待提高等突出問題。本文對(duì)地震監(jiān)測臺(tái)網(wǎng)項(xiàng)目檔案工作現(xiàn)狀和存在的突出問題進(jìn)行梳理和分析，并對(duì)如何提升檔案工作提出了建議。

1 地震監(jiān)測建設(shè)工程項(xiàng)目檔案特征

地震監(jiān)測建設(shè)工程項(xiàng)目檔案是指從項(xiàng)目（工程）的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、立項(xiàng)、審批、勘查、設(shè)計(jì)、施工、試運(yùn)行到竣工使用的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的全套文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等形式與載體的文件材料。項(xiàng)目檔案是對(duì)監(jiān)測項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)反映和記錄。

1.1 專業(yè)性強(qiáng)

地震監(jiān)測建設(shè)項(xiàng)目檔案與一般的科技項(xiàng)目檔案相比，管理難度更大。地震監(jiān)測項(xiàng)目工程通常點(diǎn)多、面廣、建設(shè)周期長，涵蓋多學(xué)科知識(shí)專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，文件具有較強(qiáng)的專業(yè)性。對(duì)于檔案管理人員而言需要具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，需要對(duì)專業(yè)性文件、圖紙進(jìn)行鑒別，保證檔案資料結(jié)構(gòu)清晰，為檔案的完整收集和高效利用奠定基礎(chǔ)。

1.2 系統(tǒng)性突出

在項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)單位與參建各方之間文件材料接口關(guān)系多、人員變動(dòng)大、管理水平不一、時(shí)間緊、不易控制，形成的大量管理文件、技術(shù)文件、施工文件、財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件、驗(yàn)收文件等又不是獨(dú)立存在，而是擁有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性強(qiáng)[5]。

1.3 具有廣泛應(yīng)用性

地震監(jiān)測項(xiàng)目檔案管理的效果會(huì)影響地震監(jiān)測技術(shù)的應(yīng)用水平和管理效果，做好材料收集、整理以及歸檔工作，維護(hù)地震監(jiān)測工程項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性和完整性，可以為工程建設(shè)的順利開展提供更加可靠的信息支持和材料佐證，保證地震監(jiān)測項(xiàng)目質(zhì)量。不僅如此，項(xiàng)目檔案還在項(xiàng)目建成以后的監(jiān)測日常運(yùn)行、維護(hù)、管理，以及監(jiān)測加密提升、改擴(kuò)建工程中發(fā)揮著重要作用，是十分重要的地震監(jiān)測基礎(chǔ)資料。

2 地震監(jiān)測項(xiàng)目檔案存在的現(xiàn)狀及問題

2.1 項(xiàng)目檔案管理水平有待加強(qiáng)

由于思想認(rèn)識(shí)、管理措施不到位等原因，項(xiàng)目檔案日常管理制度和考核制度往往缺乏科學(xué)性、規(guī)范性和可操作性，并未根據(jù)本單位項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況建立，導(dǎo)致檔案管理難以達(dá)到理想效果[6]。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、管理人員對(duì)檔案工作的重視程度不夠，在項(xiàng)目建設(shè)過程中未能發(fā)揮對(duì)檔案管理的統(tǒng)籌安排作用。項(xiàng)目實(shí)施管理部門和檔案管理部門溝通不及時(shí)，檔案人員難以掌握建設(shè)施工現(xiàn)場實(shí)際情況，項(xiàng)目實(shí)施人員難以準(zhǔn)確把握項(xiàng)目檔案的收集范圍，容易造成歸檔責(zé)任不夠明晰，職責(zé)不清，工作不到位，項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的檔案資料收集不及時(shí)、不完整。

圖1 項(xiàng)目檔案的形成過程Fig.1 Formation process of project archives

以國家地震烈度與預(yù)警工程項(xiàng)目單位工程為例，建設(shè)單位在項(xiàng)目正式啟動(dòng)之前設(shè)置項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目實(shí)施管理辦公室、專家團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目工程實(shí)施團(tuán)隊(duì)、檔案管理組、會(huì)計(jì)、審計(jì)等機(jī)構(gòu)人員組成。項(xiàng)目實(shí)施周期長達(dá)5 年，檔案材料的產(chǎn)生除了涵蓋建設(shè)單位內(nèi)部的多個(gè)部門，如監(jiān)測預(yù)報(bào)與科技處、規(guī)劃財(cái)務(wù)處、地震臺(tái)、信息中心、財(cái)務(wù)與國有資產(chǎn)管理中心、監(jiān)測中心站、一般站等，還覆蓋參與項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)計(jì)單位、施工單位、儀器廠家、監(jiān)理單位等，就這造成了檔案工作過程中，各部門難以通力溝通合作，以致檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、效率低下、效果欠佳，如何更為科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理成為一個(gè)難題。

2.2 項(xiàng)目檔案信息化程度不高

立足新的發(fā)展時(shí)期，檔案信息化建設(shè)成為趨勢和要求?，F(xiàn)階段，大多數(shù)建設(shè)單位在項(xiàng)目資料形成時(shí)，缺少電子文檔收集存檔的意識(shí)，文檔存檔時(shí)，大量項(xiàng)目資料并未掃描，造成檔案數(shù)字化工作量巨大，電子文件收集困難。地震系統(tǒng)檔案信息化還不能夠?qū)崿F(xiàn)“實(shí)時(shí)在線歸檔”，項(xiàng)目檔案仍沿用紙質(zhì)檔案收集整理歸檔模式，對(duì)電子文件和數(shù)碼照片的收集整理歸檔不能做到及時(shí)高效，無法開展文件的“實(shí)時(shí)、在線查詢利用”。檔案信息化的程度跟不上地震觀測技術(shù)系統(tǒng)信息化的步伐[7]。

2.3 檔案人員的綜合素質(zhì)有待提高

檔案工作人員作為檔案工作的管理者和實(shí)施主體，是檔案工作關(guān)鍵要素，其檔案專業(yè)素質(zhì)直接決定著檔案工作的效率和效果。檔案工作雖然是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，但同時(shí)也是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，項(xiàng)目檔案人員除了需要具備檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還必須具備項(xiàng)目管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和地震行業(yè)知識(shí)。根據(jù)相關(guān)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，總體上，現(xiàn)階段地震系統(tǒng)檔案人員的檔案意識(shí)還不強(qiáng)，知識(shí)水平仍不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)也不夠合理，缺乏具備檔案學(xué)、信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)背景的人才，這就導(dǎo)致部分檔案人員認(rèn)為檔案工作是被動(dòng)檔案收集、檔案保管，導(dǎo)致檔案人員不能深度參與到項(xiàng)目中，難以對(duì)項(xiàng)目檔案全面了解把握，另外，部分檔案人員創(chuàng)新能力和開拓能力也存在明顯不足。

3 如何做好地震臺(tái)網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理工作

3.1 加強(qiáng)檔案科學(xué)管理

各建設(shè)單位需進(jìn)一步強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理工作制度。提高對(duì)檔案統(tǒng)籌管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步提高管理人員、項(xiàng)目實(shí)施人員的檔案管理滲透意識(shí)，在日常管理中結(jié)合檔案管理，充分發(fā)揮檔案人員從項(xiàng)目立項(xiàng)設(shè)計(jì)、實(shí)施建設(shè)到竣工驗(yàn)收全過程的重要參與作用。依據(jù)國家基本建設(shè)相關(guān)法律法規(guī)、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范、國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的相關(guān)文件，結(jié)合單位工程實(shí)際情況，對(duì)檔案管理制度加以完善。明確歸檔范疇、內(nèi)容及目標(biāo)，制定檔案年度、月度工作計(jì)劃，推行“歸檔首問負(fù)責(zé)制”、“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制”和“檔案工作人員崗位責(zé)任制”，明確歸檔問責(zé)機(jī)制，明確檔案人員的職責(zé)，確保檔案管理質(zhì)量。

除此之外，我們認(rèn)為應(yīng)進(jìn)一步豐富檔案管理工作內(nèi)涵，可將“參與式檔案管理”[8]工作模式的概念引入地震監(jiān)測項(xiàng)目檔案管理，對(duì)內(nèi)有效完善建設(shè)單位內(nèi)部檔案管理體制和機(jī)制進(jìn)行責(zé)任分擔(dān)，對(duì)外堅(jiān)持合同約束，強(qiáng)化對(duì)檔案收集歸檔和形成的質(zhì)量控制，將檔案組和檔案參與員作為檔案工作的整體通盤考慮。各部門各單位指定“檔案參與員”，明確細(xì)化工作職責(zé)分工，檔案參與員主要負(fù)責(zé)跟蹤收集本部門本單位在項(xiàng)目實(shí)施管理過程中形成的檔案，檔案組承擔(dān)“把關(guān)者”和“指導(dǎo)者”的角色，對(duì)“檔案參與員”產(chǎn)生和提供的檔案內(nèi)容與質(zhì)量進(jìn)行把控，并對(duì)檔案參與員進(jìn)行具體指導(dǎo)，這就有效避免了各部門溝通不暢、文件材料接口關(guān)系多、檔案組工作覆蓋面有限等問題，大大提升了檔案工作的科學(xué)性和有效性，以國家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程為例，參與式檔案管理工作流程、注意事項(xiàng)和歸檔范圍如圖2。

圖2 參與式檔案管理工作流程Fig.2 The workflow of participatory archives management

3.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)兼具專業(yè)性和實(shí)踐性的工作，需要檔案人員具備過硬的業(yè)務(wù)知識(shí)和較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。為保證項(xiàng)目管理辦法、實(shí)施細(xì)則的順利執(zhí)行，我們認(rèn)為應(yīng)大力推進(jìn)“項(xiàng)目實(shí)施、檔案先行”的管理理念，在項(xiàng)目正式實(shí)施前，組織項(xiàng)目檔案管理專題培訓(xùn)班，對(duì)外部單位、內(nèi)部單位檔案員和檔案參與員，開展集中培訓(xùn)，宣貫檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，檔案科技與信息化建設(shè)，檔案安全管理，檔案工作基礎(chǔ)知識(shí)，檔案學(xué)基礎(chǔ)等檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)明確項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容、工程進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目管理辦法、檔案管理實(shí)施細(xì)則、項(xiàng)目檔案各階段工作要求等，重點(diǎn)就如何按照項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程進(jìn)行實(shí)時(shí)、準(zhǔn)實(shí)時(shí)收集，有針對(duì)性把握好檔案材料的完整程度等做具有針對(duì)性和系統(tǒng)性的培訓(xùn)。以此提升檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和履行檔案工作的能力。

對(duì)于檔案人員自身，既要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理的理論水平，同時(shí)又要熟悉項(xiàng)目建設(shè)專業(yè)知識(shí)、工作流程，深入現(xiàn)場進(jìn)行及時(shí)指導(dǎo)，積累項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，確保檔案如實(shí)地反映項(xiàng)目建設(shè)的全過程，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。同時(shí)需要提高自身對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理能力，使項(xiàng)目檔案加以有效的利用，體現(xiàn)其社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，使項(xiàng)目檔案發(fā)揮更大的作用。

3.3 推進(jìn)項(xiàng)目檔案電子化管理

隨著信息化進(jìn)程不斷加快，項(xiàng)目工程建設(shè)實(shí)現(xiàn)全過程信息化、流程信息化已成為項(xiàng)目建設(shè)管理中日益發(fā)展的技術(shù)需要。2021 年1 月1 日新修訂實(shí)施的《中華人名共和國檔案法》，國家對(duì)檔案信息化建設(shè)也提出了明確要求，“將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”“國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”。新修訂的法律條文為今后的檔案工作的發(fā)展趨勢指明了方向，提出了新的要求。

國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。根據(jù)地震監(jiān)測臺(tái)網(wǎng)項(xiàng)目進(jìn)展過程要求建立項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)一套基于地震監(jiān)測臺(tái)網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)流程電子化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目檔案資源生成、傳輸?shù)絻?chǔ)存工作，開發(fā)檔案信息利用的平臺(tái)，覆蓋檔案全流程的業(yè)務(wù)功能，包括檔案接收、分類、鑒定、預(yù)歸檔、查閱利用等功能模塊，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段不同業(yè)務(wù)處理的電子化，文檔數(shù)據(jù)、信息處理自動(dòng)化、規(guī)范化，從而更加快捷、準(zhǔn)確、全面地提供項(xiàng)目全流程信息，真正做到地震監(jiān)測項(xiàng)目的全程動(dòng)態(tài)管理和實(shí)時(shí)控制[9-10]。

3.4 拓寬檔案服務(wù)形式

2020 年6 月，新修訂《中華人民共和國檔案法》正式頒布，對(duì)我國檔案管理法制化、現(xiàn)代化提出了全新的要求。2021 年6 月，中辦、國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，首次以兩辦名義印發(fā)我國檔案事業(yè)發(fā)展五年規(guī)劃。檔案工作政治站位不斷提高。利用網(wǎng)站、微博、微信公眾號(hào)和檔案管理系統(tǒng)等宣傳平臺(tái)媒介，結(jié)合“國際檔案日”、“全國法制宣傳日”等契機(jī)，將檔案的法律法規(guī)制度、檔案實(shí)施細(xì)則充分地呈現(xiàn)在管理人員和業(yè)務(wù)人員面前，拓展檔案法律法規(guī)的宣傳貫徹的廣度、深度和頻度，更好地增強(qiáng)“為過去負(fù)責(zé)，為現(xiàn)在記錄，為未來啟示”的理念和意識(shí)。創(chuàng)新工作理念，用更具生動(dòng)形象，更接地氣又深入人心的短視頻方式把枯燥的制度條文“說”出來。

本文認(rèn)為拓寬服務(wù)方式，要在根本上改變傳統(tǒng)檔案服務(wù)在時(shí)空上的局限性，重塑檔案工作者與用戶之間的關(guān)系，體現(xiàn)在具體辦法上，可以以用戶為導(dǎo)向創(chuàng)建“菜單式”服務(wù)模式，通過企業(yè)微信號(hào)實(shí)現(xiàn)檔案需求和供應(yīng)，檔案員通過公眾號(hào)推送檔案目錄清單，以及檔案月報(bào)、年報(bào)等，使?jié)撛诘臋n案使用人員及時(shí)了解檔案狀況及更新情況，準(zhǔn)實(shí)時(shí)關(guān)注到可能需要借閱的檔案，以此加強(qiáng)檔案的使用效率，提升檔案服務(wù)能力。

4 結(jié)語

目前地震監(jiān)測臺(tái)網(wǎng)項(xiàng)目檔案工作中存在的管理不科學(xué)，信息化程度不高，人員綜合素質(zhì)有待提高等突出問題，并嚴(yán)重制約了檔案工作成效。在剖析以上突出問題的基礎(chǔ)上，本文提出了具體的、可操作的檔案工作改進(jìn)建議，創(chuàng)新性地提出了“參與式檔案管理”工作模式，“項(xiàng)目實(shí)施，檔案先行”專題檔案培訓(xùn)班，以及檔案“菜單式”服務(wù)模式等檔案工作辦法，這對(duì)提升地震監(jiān)測項(xiàng)目檔案工作成效有積極意義，可以為檔案工作發(fā)展提供參考借鑒，有效發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的作用。