新時(shí)期黨校檔案信息化管理策略研究

陳妤

（中共德惠市委黨校）

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及已經(jīng)滲透到大部分行業(yè)之中，很多行業(yè)都已經(jīng)步入了信息技術(shù)的時(shí)代之中。隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)策略的不斷實(shí)施，檔案管理也應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，利用信息技術(shù)不斷地對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行完善和豐富，逐步提高檔案管理的整體工作水平和質(zhì)量。黨校的檔案管理工作是貫穿著黨校各項(xiàng)工作之中的，其中涵蓋了教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)、建設(shè)等眾多真實(shí)的歷史記錄，這對(duì)我們來(lái)說(shuō)都是具有非常重大的現(xiàn)實(shí)意義與保存價(jià)值的。在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展過(guò)程中，很多黨校的檔案信息化管理已經(jīng)不單單是對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)，而是更好地順應(yīng)當(dāng)下現(xiàn)代化信息管理的發(fā)展趨勢(shì)。新時(shí)期下，要對(duì)黨校檔案信息化朝著積極創(chuàng)新的方向去管理，以此更好地推動(dòng)黨校檔案管理各項(xiàng)工作的持續(xù)化發(fā)展，有效地提高黨?？蒲?，對(duì)黨校的信息化管理具有十分重要的價(jià)值與意義。

一、檔案信息化的內(nèi)涵

（一）信息化的概念

針對(duì)信息化的含義，眾多研究學(xué)者對(duì)此都持有不同的見(jiàn)地和理解。很多學(xué)者會(huì)認(rèn)為信息化就是指計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間的有機(jī)結(jié)合，還有的學(xué)者認(rèn)為信息化就是對(duì)信息處理過(guò)程中所應(yīng)用到的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化進(jìn)行歸納和整理。當(dāng)然還有一些學(xué)者認(rèn)為信息化就是泛指信息的廣泛應(yīng)用與普及，其本身就具有較高的信息技術(shù)和服務(wù)能力。每位學(xué)者都有著不同角度的看法，但是因?yàn)樗鶇⒄盏难芯勘尘安煌?，因此?duì)信息化含義的理解和表達(dá)也略有不同之處，從根本角度來(lái)分析的話(huà)，信息化的發(fā)展是離不開(kāi)現(xiàn)代信息化技術(shù)的加持，同時(shí)也需要信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的幫助。

（二）檔案信息化的概念

檔案信息化主要是指我國(guó)在檔案行政管理部門(mén)的認(rèn)真領(lǐng)導(dǎo)下，通過(guò)對(duì)檔案管理工作中實(shí)施并廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，進(jìn)一步對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理提供相應(yīng)的幫助與服務(wù)。我國(guó)信息化建設(shè)當(dāng)中最為重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容就是檔案管理的信息化技術(shù)發(fā)展，隨著檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用與普及，有效地幫助和提高了檔案管理的革新，逐步推動(dòng)檔案管理工作將實(shí)體保管的核心向數(shù)字化信息管理形式改變，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)為社會(huì)提供更便捷的檔案現(xiàn)代化服務(wù)部門(mén)。

二、新時(shí)期黨校檔案信息化管理的重要意義

（一）提高檔案管理的工作質(zhì)量和水平，服務(wù)科研教學(xué)

檔案信息化管理的應(yīng)用基礎(chǔ)就在于對(duì)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用，如何巧妙地運(yùn)用好現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化模式，就需要打破原來(lái)檔案工作的局限性與古板化，督促檔案管理部門(mén)將工作逐步開(kāi)放化，盡快地實(shí)現(xiàn)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源渠道的共享，革新以往半封閉的工作狀態(tài)，將工作重心轉(zhuǎn)向信息的采集和提供便捷的服務(wù)，改變以前保管和利用的職能范圍，更科學(xué)地對(duì)檔案信息資源的配對(duì)進(jìn)行完善，給社會(huì)提供更為便利和優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)工作。隨著信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的逐步建立和應(yīng)用，除了能夠更好地為檔案信息提供全方位的詳情，還能夠給工作人員及時(shí)提供最準(zhǔn)確的資源信息，充分利用好數(shù)據(jù)信息技術(shù)作為工作的主要支撐，為科學(xué)化的研究與普及提供便捷的服務(wù)流程，打破傳統(tǒng)檔案管理工作中不能遠(yuǎn)程和共享的弊端，有效地解決了在以往檔案管理工作中的時(shí)效性問(wèn)題。檔案管理信息化模式在顯著地提高了信息資源收集外，還帶來(lái)了提高信息資源的存儲(chǔ)、傳輸?shù)裙δ?，提高了檔案管理的工作質(zhì)量和水平，服務(wù)科研教學(xué)，有效地防止出現(xiàn)資源浪費(fèi)和信息遲緩的問(wèn)題發(fā)生，更好地減少了一些不必要的人工消耗和誤差問(wèn)題，在一定程度上提高其安全性和準(zhǔn)確性，為服務(wù)科研教學(xué)帶去了更有利的條件。

（二）拓寬檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)信息決策的精準(zhǔn)管理

從根本的角度出發(fā)來(lái)分析檔案管理在信息資源管理上的應(yīng)用可以看出，信息資源自身存在的價(jià)值就在于被社會(huì)廣泛地利用與開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案管理有何作用取決于信息資源的廣泛性和時(shí)效性。所以說(shuō)，檔案的信息化管理除了能夠幫助信息資源的合理存儲(chǔ)外和研發(fā)利用外，還能夠在一定程度上為社會(huì)帶來(lái)一定的效益基礎(chǔ)。不斷地拓寬檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域，也是進(jìn)一步推動(dòng)了信息資源決策的精準(zhǔn)管理。在優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中，利用信息化的處理方法，便捷地將不同職能的檔案管理部門(mén)關(guān)聯(lián)起來(lái)，讓他們互相成為工作的主體，不僅在一定程度上保留了獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，還可以實(shí)現(xiàn)信息渠道的共享，進(jìn)而有效地提升了信息決策整體的科學(xué)技術(shù)性水平，推動(dòng)了信息決策的可行性管理方案，逐步實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作的精準(zhǔn)化處理。

（三）進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)管理能力

在逐步實(shí)施檔案管理信息化調(diào)整的過(guò)程中，對(duì)管理人員自身的技術(shù)要求也有了非常明顯的提升。首先，就是檔案管理當(dāng)中使用的信息技術(shù)主要是掃描技術(shù)和縮微技術(shù)等手段，主要是利用小的載體容納大的檔案信息，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較的話(huà)，儲(chǔ)存密度有了很大的提升空間，不但降低了成本問(wèn)題，還高出了很多的容量。檔案管理工作中傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體一般都是采取文字或者是圖表記錄的形式將重要文件進(jìn)行記錄，但是信息化處理的帶腦子文件卻是可以在記錄文字的同時(shí)，還能夠記錄聲音、視頻等一系列內(nèi)容，并且所消耗的空間也非常小，成本很低。其次，就是對(duì)管理人員的技術(shù)要求。隨著信息化管理的不斷普及和應(yīng)用，管理人員在具備傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理技能以外，還需要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)技能、數(shù)據(jù)傳輸技能等一些現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)來(lái)提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，通過(guò)不斷地強(qiáng)化自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)來(lái)更好地適應(yīng)當(dāng)下檔案信息化管理的需要，達(dá)到強(qiáng)化信息化管理能力的重要目標(biāo)。

三、新時(shí)期黨校檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

（一）信息化管理水平低

目前，很多黨校都開(kāi)始逐步實(shí)施信息化的管理手段來(lái)處理檔案管理的相關(guān)工作，有效地提升了辦公效率和質(zhì)量。但是因?yàn)楹芏帱h校還處于較為保守的狀態(tài)，使得在檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部分的實(shí)際應(yīng)用率還是處于相對(duì)較低的程度，甚至還有一些黨校在處理工作中出現(xiàn)了無(wú)庫(kù)可進(jìn)的局面，檔案管理的共享程度偏低，沒(méi)有一個(gè)相對(duì)應(yīng)的資源數(shù)據(jù)庫(kù)，大大降低了信息化管理水平。除此之外，還有一些管理人員只是單純地將檔案儲(chǔ)存在了電腦中，而不是利用完善的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行保存整理，這必然會(huì)影響到整改管理工作的數(shù)據(jù)處理問(wèn)題。

（二）信息化管理形式松散

現(xiàn)如今，很多黨校都配備了計(jì)算機(jī)、獨(dú)立打印機(jī)、掃描儀等一些基礎(chǔ)的配套設(shè)施，整體上具備了向信息化轉(zhuǎn)變的發(fā)展條件。但是，由于目前很多黨校的檔案管理一直都處于一種無(wú)人看管的放任狀態(tài)，也就是一些單位沒(méi)有將檔案管理重視起來(lái)，使得檔案管理工作還處于傳統(tǒng)的管理理念，忽視了檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，沒(méi)有與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)之間形成較為緊密地聯(lián)系與結(jié)合。因?yàn)楦鱾€(gè)黨校在對(duì)檔案管理方面制定的要求與標(biāo)準(zhǔn)都是各不相同的，所以管理形式也都是多種多樣的，但普遍在檔案的收集、保管、利用、鑒定等一些環(huán)節(jié)當(dāng)中沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，導(dǎo)致很多的檔案出現(xiàn)了不完整、責(zé)任不清的問(wèn)題發(fā)生，這對(duì)于黨校的檔案管理工作朝信息化方向發(fā)展是非常不利的。

（三）信息化管理質(zhì)量不高

當(dāng)前，很多黨校都相繼開(kāi)始對(duì)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，但隨著各種各樣新型的檔案形式不斷浮現(xiàn)出來(lái)，我們能夠發(fā)現(xiàn)這對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了更為沉重的壓力。還是有一些黨校在檔案管理的模式上延續(xù)了傳統(tǒng)的工作模式，也就是檔案從收集整理到后期的編排查閱都是由專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)的工作人員手工進(jìn)行，這種工作程序不僅繁瑣，還會(huì)消耗很多的時(shí)間與精力，并且稍不注意就會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。除此之外，就是絕大多數(shù)的黨校檔案管理工作人員都是兼職，因?yàn)闆](méi)有受到過(guò)專(zhuān)業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，使得這些兼職的工作人員在工作上往往都不夠集中，業(yè)務(wù)上的不成熟和思想上的不重視，導(dǎo)致這類(lèi)黨校在檔案管理方面的工作質(zhì)量一直不高。

四、新時(shí)期黨校檔案信息化管理的實(shí)施策略

（一）加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)建設(shè)，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

檔案管理內(nèi)部要逐步建立并完善數(shù)字化的管理應(yīng)用平臺(tái)，平臺(tái)建設(shè)并完善相關(guān)的系統(tǒng)才是檔案信息化管理的重要環(huán)節(jié)。第一，黨校要充分利用好國(guó)家給予的檔案信息化管理平臺(tái)的專(zhuān)項(xiàng)資金，積極爭(zhēng)取更多的優(yōu)惠政策，并且還要緊密聯(lián)系并加強(qiáng)和一些相關(guān)行業(yè)之間的合作，爭(zhēng)取到更多的活資金，給信息化管理平臺(tái)的建設(shè)給予更多的資金作為改革的支撐。第二，就是各個(gè)黨校一定要提前做好對(duì)檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，要將建設(shè)的資金都應(yīng)用到最需要的地方。充分結(jié)合各自黨校自身的實(shí)力和管理設(shè)備，合理的應(yīng)用并購(gòu)進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等一些相關(guān)的設(shè)施，建立起一個(gè)集信息化錄入、管理和查閱三合一的檔案管理平臺(tái)，更好地對(duì)檔案資源進(jìn)行采集和使用，讓更多的黨校合理化應(yīng)用檔案資源。第三，就是不斷地提升和加強(qiáng)對(duì)管理設(shè)備的使用率。對(duì)一些廢舊設(shè)備依法進(jìn)行報(bào)廢處理評(píng)估，防止在設(shè)備更新的過(guò)程中造成一些不必要的資源浪費(fèi)。第四，加強(qiáng)和相關(guān)部門(mén)之間的聯(lián)系與合作，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)交流和資源共享進(jìn)一步提升對(duì)檔案管理信息化的管理水平與能力，給黨校后期優(yōu)化檔案信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)逐步完善檔案管理內(nèi)部的應(yīng)用平臺(tái)后，除了能夠提升網(wǎng)站整體的使用效果，還能夠讓其成為宣傳和開(kāi)展相關(guān)工作的重要陣地。不斷地健全文件的信息化標(biāo)準(zhǔn)，采買(mǎi)必要的硬件設(shè)施，從技術(shù)角度出發(fā)，不斷地對(duì)檔案信息進(jìn)行交換與共享，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行系統(tǒng)化建設(shè)，保障平臺(tái)系統(tǒng)的穩(wěn)定進(jìn)行，進(jìn)一步保障了檔案資源的可靠性和穩(wěn)定性。

（二）完善檔案資料信息化管理，加強(qiáng)電子文件的管理

對(duì)于黨校的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其中涵蓋了科研、學(xué)籍等眾多方面的內(nèi)容。所以說(shuō)，黨校日常的檔案管理工作必須要利用好管理系統(tǒng)平臺(tái)，充分做好對(duì)檔案文件從收集到歸檔館藏的一系列數(shù)字化工作。在做好適當(dāng)?shù)淖粉檿r(shí)，也需要接收不同部門(mén)的重要信息，針對(duì)各種各樣的會(huì)議、活動(dòng)、成果建設(shè)等文件，都要利用信息化的處理方式形成電子化文件進(jìn)行歸檔和儲(chǔ)存，再利用數(shù)據(jù)庫(kù)的處理系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)歸納，有效地提高了檔案管理的科學(xué)性。除此之外，就是要做好檔案資料的數(shù)字化處理，采取有效的信息化處理方式，比如說(shuō)專(zhuān)業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)一些文檔、聲像等資料進(jìn)行處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為便捷的電子類(lèi)文件。從而實(shí)現(xiàn)完善檔案資料信息化管理，加強(qiáng)電子文件的管理。

（三）優(yōu)化信息化管理服務(wù)功能，加強(qiáng)檔案管理與信息化之間的合作

現(xiàn)如今，很多的黨校在檔案信息化管理改革的過(guò)程中還只是停留在一些簡(jiǎn)單的錄入與檢索的程度，信息化的服務(wù)功能都沒(méi)有得到充分發(fā)揮。經(jīng)濟(jì)社會(huì)在不斷變化，黨校的檔案管理工作任務(wù)也在不斷加重，因此，對(duì)黨校的服務(wù)管理功能也就顯得更加重要。黨校的檔案信息化管理的根本就是更好地實(shí)現(xiàn)為人民服務(wù)的目標(biāo)，通過(guò)檔案信息化管理平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)計(jì)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，給使用者提供便捷的服務(wù)功能，提升人文特色，因此，要優(yōu)化信息化管理服務(wù)功能，加強(qiáng)檔案管理與信息化之間的合作。

（四）強(qiáng)化管理人員信息化培訓(xùn)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段

黨校需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，組建起一支已經(jīng)熟練掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的隊(duì)伍，這支隊(duì)伍要具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，首先要做的就是對(duì)檔案管理人員開(kāi)展思想政治教育，思想上必須加以重視，樹(shù)立起堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，檔案管理人員必須端正自己應(yīng)用的工作態(tài)度，嚴(yán)守國(guó)家秘密，遵守檔案紀(jì)律。其次，就是要不斷地培養(yǎng)管理人員勇于創(chuàng)新、不斷探索的精神，深入地學(xué)習(xí)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和相關(guān)技能，充分了解國(guó)內(nèi)外的形勢(shì)。最后，就是對(duì)檔案管理人員開(kāi)展并組織定期的集中培訓(xùn)，監(jiān)督并鼓勵(lì)他們加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化的安全教育，提升自身的專(zhuān)業(yè)能力和水平。因此，要強(qiáng)化管理人員信息化培訓(xùn)并應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段。

五、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期黨校的檔案信息化管理是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持和探索的任務(wù)，這是時(shí)代必然的發(fā)展趨勢(shì)，黨校的檔案管理部門(mén)要跟進(jìn)時(shí)代的步伐，不斷地應(yīng)用好最與時(shí)俱進(jìn)的管理理念和信息技術(shù)，提升自身檔案管理的工作水平，進(jìn)而更好地為社會(huì)提供一定的服務(wù)支持，推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。信息化發(fā)展的過(guò)程中不僅要投入大量的財(cái)力與人力，還需要管理工作人員不斷地學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)來(lái)完善自身的能力，積極創(chuàng)新并加快檔案管理模式的革新，進(jìn)而開(kāi)拓黨校檔案信息化發(fā)展新趨勢(shì)。