信息化時代下高校檔案館信息服務(wù)升級

王曉敬

（三峽大學(xué)）

高校檔案在各級高校管理部門中占有重要地位，檔案管理也成為高校各項管理工作的重要組成部分。在以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為標(biāo)志的信息時代，隨著新《檔案法》的頒布和“十四五”計劃的開始，在高校檔案館職能定位轉(zhuǎn)變的前提下，高校檔案館的信息服務(wù)面臨著升級和擴(kuò)容的問題。在闡述高校檔案職能轉(zhuǎn)變的前提下，提出了信息時代背景下高校檔案信息服務(wù)的升級策略。

一、高校信息檔案館的應(yīng)用前景

信息檔案建設(shè)項目是信息化校園建設(shè)的重要內(nèi)容，旨在引導(dǎo)學(xué)校相關(guān)教師、學(xué)生和員工通過相應(yīng)的檔案，在局域網(wǎng)內(nèi)共享電子資源。在現(xiàn)實(shí)生活中，主要表現(xiàn)為：教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動化、圖書館等一系列校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資源，以及它們在長期過程中形成的歷史數(shù)據(jù)，以合理應(yīng)用為基本前提，最大限度地發(fā)揮知識的作用。對于高校信息檔案而言，它將是校園文化建設(shè)過程中非常關(guān)鍵的一部分。通過將多樣化的歷史信息作為社會服務(wù)過程的關(guān)鍵窗口，我們可以在課堂之外為高校開辟新的宣傳學(xué)習(xí)陣地，這也是大學(xué)生深入解讀高校及其歷史過程的重要途徑。此外，高校信息檔案工作模式將全面實(shí)施電子文件自動歸檔模式。進(jìn)一步全面實(shí)現(xiàn)辦公自動化與檔案管理的全面對接，最大限度地避免不同單位之間工作造成的信息資源浪費(fèi)，從根本上提高檔案信息的實(shí)際管理效率和處理水平[1]。此外，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息資源備份，可以最大限度地保證檔案信息的安全。同時，信息檔案網(wǎng)站具有非常強(qiáng)大的檢索功能。這種檢索功能將為不同的教師、學(xué)生和員工在檔案利用過程中帶來極大的便利，因為信息檔案完全開放了檔案信息的目錄級查詢方式，并對所有開放檔案進(jìn)行全文識別和掃描。因此，相關(guān)用戶無需通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入圖書館查詢所需文件。

二、高校信息檔案館建設(shè)的意義

（一）推動高校檔案工作與時俱進(jìn)的內(nèi)在發(fā)展需求

對于高校的管理來說，檔案管理一直是工作的核心內(nèi)容。它不僅具有對現(xiàn)有工作進(jìn)行梳理和總結(jié)經(jīng)驗的功能，而且對確定高校未來的發(fā)展方向具有重要的實(shí)用價值。一方面，隨著整個人類社會進(jìn)入“經(jīng)濟(jì)+信息”時代，檔案數(shù)量也在不斷增加，甚至呈現(xiàn)爆炸式增長。此時，如果仍然沿用傳統(tǒng)的、陳舊的檔案管控方案，就很難保證檔案管理成果與時代發(fā)展步伐相一致。另一方面，結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)狀，構(gòu)建信息化和信息化管理模式，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)查詢和管理的便利，而且與時代發(fā)展步伐保持高度一致。

（二）優(yōu)化高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵途徑

過去，在高校檔案管理的發(fā)展過程中，工作人員在獲取所需的檔案信息時，往往需要根據(jù)大量數(shù)據(jù)庫中的術(shù)語檢索信息，但整個檢索過程極其繁瑣，檔案管理人員的工作量大量增加。此時，圍繞現(xiàn)有檔案館建設(shè)信息管理模式，可以為檔案管理人員提供高效、系統(tǒng)的信息檢索服務(wù)，根據(jù)檢索需求得到的結(jié)果也能更好地滿足檢索需求。同時，全面推進(jìn)高校信息檔案工作，不僅可以提高高校學(xué)術(shù)研究和日常工作的效率，而且對提升高校中心服務(wù)水平具有重要作用[2]。

三、為提升高校檔案信息服務(wù)水平，應(yīng)采取以下有針對性的措施

（一）高校檔案館功能轉(zhuǎn)型

《高校檔案管理辦法》規(guī)定了高校檔案的職能，可概括為行政管理、業(yè)務(wù)管理、檔案研究和檔案利用四個方面。上述職能圍繞學(xué)校工作開展，各具特色，服務(wù)于學(xué)校自身，體現(xiàn)了高校的特殊性。近年來，高校檔案館已成為愛國主義和熱愛學(xué)校的教育基地。它不僅展示了學(xué)校的歷史演變，還傳播了學(xué)校的精神文化，展示了學(xué)校的公共屬性，并在功能定位上正在發(fā)生轉(zhuǎn)變。

（二）高校檔案館兼容性

高校檔案記錄著高校的辦學(xué)歷史，承載著深厚的校園文化，有著自己鮮明的特色，同時也體現(xiàn)了高校的特殊性。高校檔案在向公眾提供檔案服務(wù)時，會受到排他性的限制，但其排他性和公開性必須同時存在，呈現(xiàn)出兼容的模式。高校檔案工作的發(fā)展既要服務(wù)于“十四五”高校發(fā)展的需要，又要兼顧高校的社會化公共屬性。在實(shí)地調(diào)查的基礎(chǔ)上，宋朱從專業(yè)化、整合化、公開化三個方面提出了高校檔案信息服務(wù)的策略。定制是個性化定制服務(wù)，是指高校檔案館為不同的個人需求創(chuàng)造專屬的個性化服務(wù)。優(yōu)勢在于服務(wù)質(zhì)量的顯著提高，可能的影響是在一定程度上增加時間消耗。公共性既包括服務(wù)對象的拓展，也包括服務(wù)內(nèi)容的拓展，使高校檔案成為社會公共服務(wù)的一部分，促進(jìn)社會公共服務(wù)的發(fā)展向服務(wù)型社會轉(zhuǎn)型。

（三）個人需求與社會化增值的結(jié)合

檔案利用服務(wù)既有共同的需求，也有個人的需求。高校檔案館在挖掘潛在用戶群體的同時，應(yīng)提前預(yù)測不同類型檔案用戶可能需要的相關(guān)服務(wù)，從數(shù)據(jù)中分析用戶的個人習(xí)慣或檔案需求方向，積極提出相關(guān)檔案服務(wù)內(nèi)容供用戶自主選擇。將個性化需求與社會化增值有效結(jié)合，改變傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式，不僅是高校檔案工作的發(fā)展方向，也是未來檔案服務(wù)業(yè)的主流模式。

四、提升高校檔案信息服務(wù)水平的必要性

高校檔案館具有多元化的特點(diǎn)，集展覽館、資料室、研究室、倉庫、文教、學(xué)生實(shí)習(xí)基地等功能于一體。高校信息公開立法進(jìn)程相對落后，法律制度供給不足，導(dǎo)致高校信息形式化、非規(guī)范化、封閉化、不平等現(xiàn)象嚴(yán)重。2010年，我國頒布了《高校信息公開辦法》，隨后出臺了一系列法規(guī)，以平衡高校信息的不平等地位。新《檔案法》專門增加了“檔案信息化建設(shè)”一章，對檔案信息化轉(zhuǎn)型具有指導(dǎo)作用。目前，我國高校檔案顯示，學(xué)校信息開發(fā)利用模式單一，校內(nèi)、校外信息交流利用模式滯后，遠(yuǎn)程服務(wù)不能滿足個性化需求的現(xiàn)狀。高校檔案信息服務(wù)的可行性和可操作性策略不多，大多停留在表面上。因此，迫切需要一種實(shí)用、高效、可操作的高校檔案信息服務(wù)模式。

五、信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)升級策略

高校檔案是高校重要信息的聚集地。金昌等人認(rèn)為，高校信息檔案館的檔案信息服務(wù)是根據(jù)用戶需求提供信息檔案信息和檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)的一種工作模式。因此，有效開發(fā)和利用高校信息，加深社會對高校的了解，激發(fā)師生參與校務(wù)活動的積極性，是高校檔案信息服務(wù)的目標(biāo)。

（一）為校園信息的開發(fā)和利用，完善高校專屬信息服務(wù)

1.優(yōu)化學(xué)校信息資源結(jié)構(gòu)

高校檔案館在突出辦學(xué)理念的基礎(chǔ)上，以多種方式開展檔案收集工作，優(yōu)化整合海量檔案資源，打破上下級之間的數(shù)據(jù)壁壘，提高館藏檔案利用率。為了展示高校的專屬信息，高校檔案館除了收集學(xué)校各部門定時移交的部門檔案外，還可以與招生就業(yè)部門共同進(jìn)行畢業(yè)生照片和檔案的收集，與科研學(xué)習(xí)和工程部共同收集高水平證書、獎杯和獎項，并與宣傳部合作收集學(xué)校重大活動的影音照片和檔案，與網(wǎng)管部門共享網(wǎng)絡(luò)資源，將人事數(shù)據(jù)端口與人事部門連接，簡化人事檔案工作。

2.建設(shè)特色檔案館和學(xué)校歷史博物館

高校有豐富的實(shí)物檔案，如光盤、證書、獎?wù)?、證書、印章、匾額、書畫、紀(jì)念品等，它們的大小、形狀、年代和儲存條件各不相同。高校檔案館可以選擇典型的實(shí)物檔案，利用三維掃描技術(shù)，利用計算機(jī)技術(shù)制作相應(yīng)的個人電子檔案，并在互聯(lián)網(wǎng)上公開展示。高校檔案館還可以利用3D掃描技術(shù)、VR技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、5g技術(shù)、虛擬3D動畫和視頻、遙感技術(shù)等高新技術(shù)，打造特色展示，使檔案信息保護(hù)更加多樣化、立體化、持久化。

（二）全面開展文件編制工作

傳統(tǒng)年鑒、學(xué)校歷史和大事記的內(nèi)容大多以文字和表格的形式展示。字?jǐn)?shù)太長，讓人疲憊不堪，無法把握重點(diǎn)，更不用說凸顯學(xué)校的個性化特征了。在信息時代背景下，高校檔案館可以改變檔案和文件的呈現(xiàn)方式，突破紙質(zhì)檔案的形式，利用計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)增加彩色圖片、視頻、音頻等內(nèi)容；還可以在網(wǎng)站上建立讀者意見，及時獲取公眾反饋，督促提高檔案編纂質(zhì)量，擴(kuò)大服務(wù)人群。

六、拓展校內(nèi)外信息開發(fā)與利用的開放性信息服務(wù)

（一）高校信息檔案館建設(shè)

高校信息檔案和校史檔案的建設(shè)可以有序地對文化遺產(chǎn)進(jìn)行分類，有效地保護(hù)高校信息資源，更有利于文化的傳承和利用?！笆奈濉眹覚n案發(fā)展規(guī)劃提出，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在信息檔案（室）建設(shè)中的應(yīng)用，促進(jìn)信息檔案（室）建設(shè)的優(yōu)化升級。高校信息檔案建設(shè)不能盲目跟風(fēng)。一是要認(rèn)真梳理高校檔案的種類和數(shù)量，結(jié)合平時檔案資源利用率，合理規(guī)劃設(shè)計高校信息檔案的基本功能塊，摒棄浮華的操作模塊。只有以科技為載體，以檔案資源為基礎(chǔ)，以公眾為對象，以開放式信息服務(wù)為目標(biāo)，才能創(chuàng)建一個智能化的高校檔案館。程堯提出，隨著科技的發(fā)展和漏洞的彌補(bǔ)，高校檔案智能系統(tǒng)的建設(shè)將更加精細(xì)化、高效化、互聯(lián)化、智能化和人性化。

（二）檔案微媒體服務(wù)管理

“雙微端”，即微信、微博和客戶端微媒體服務(wù)，是一種全新的、高度可接受的、成熟的信息獲取方式。微媒體參與檔案服務(wù)可以調(diào)動檔案用戶的積極性，挖掘檔案用戶的潛在需求。目前，“雙微端”微信公眾號在高校檔案中的使用比例較高。具有辦理業(yè)務(wù)、發(fā)布公告、宣傳教育、咨詢互動、特色展示等功能，高?？梢越Y(jié)合自身實(shí)際情況，充分挖掘高校檔案館藏資源，積極披露校內(nèi)信息，變被動服務(wù)模式為主動推送模式。如不定期在網(wǎng)上推廣校園檔案展示、檔案法規(guī)、檔案知識、檔案視頻、檔案專業(yè)術(shù)語、檔案匯編和研究成果等，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能，在豐富校園文化的同時，促進(jìn)高校檔案利用[3]。

（三）搭建高校與校友會互動平臺

高校的發(fā)展離不開校友的支持。畢業(yè)后，校友們從事不同的行業(yè)。如何有效地團(tuán)結(jié)分散的個人力量，架起促進(jìn)高校發(fā)展的橋梁，也將成為高校檔案工作的主要任務(wù)之一。2015年，國務(wù)院發(fā)布《全面推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體規(guī)劃》。羅志民表示，建設(shè)世界一流大學(xué)需要培養(yǎng)“支持性校友”。在信息時代背景下，如何為校友設(shè)計個性化的活動，增強(qiáng)校友之間的凝聚力，提高校友的參與度，擴(kuò)大校友文化活動的覆蓋面，不僅是校友會的工作，也是高校檔案館的工作。高校檔案館可以連接不同層次、不同類型的校友群體，不定期地向公眾發(fā)布學(xué)?？梢韵蚬娕兜臋n案信息以及即將開展的學(xué)術(shù)或文化活動，激發(fā)他們對學(xué)校根深蒂固的熱愛情結(jié)。高校檔案館協(xié)助校友會，為高校搭建互動平臺，將是一項長期而艱巨的任務(wù)。

（四）組織編制學(xué)校信息披露目錄

高校檔案具有整合高校資源的優(yōu)勢?？膳c學(xué)校辦公室等部門共同組織編制學(xué)校信息公開目錄、年度信息公開報告、年度工作匯編等。高校檔案館可以根據(jù)信息內(nèi)容制定披露范圍和期限，消除敏感信息和涉密信息，擴(kuò)大信息種類和數(shù)量，進(jìn)一步方便公眾獲取學(xué)校相關(guān)信息。

（五）提升高校檔案個性化

實(shí)現(xiàn)個性化需求的開發(fā)和個性化信息服務(wù)的遠(yuǎn)程服務(wù)。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)具有趣味性、交互性、美觀性和易讀性。信息的可視化可以從不同的角度展示檔案的魅力。高校檔案館可以把握不同個人的需求開發(fā)項目，以用戶的需求為業(yè)務(wù)核心內(nèi)容，開展有針對性的服務(wù)[4]。例如，高校檔案館可以啟動高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)和門戶網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)以學(xué)籍檔案為主體的檔案利用系統(tǒng)，建立以科研信息為主體或以校友信息為主體的數(shù)據(jù)庫，建立實(shí)物檔案和照片檔案展示模塊，并為不同的用戶群體建立不同類型的數(shù)據(jù)庫；它還可以與不同部門合作，連接其他部門的數(shù)據(jù)端口，實(shí)現(xiàn)信息共享，避免信息孤島。此外，高校檔案館還應(yīng)加強(qiáng)交流與合作，實(shí)現(xiàn)信息的交流與互補(bǔ)。在檔案利用遠(yuǎn)程服務(wù)方面，除了滿足個性化定制的需求外，高校檔案館還可以開展互動式檔案信息服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地獲取用戶建議，以便快速回答問題，改進(jìn)不足，并隨時向用戶推送檔案服務(wù)的相關(guān)信息[5]。此外，高校檔案館還可以根據(jù)用戶注冊時的個人信息，如年齡、學(xué)歷、畢業(yè)年份等，在服務(wù)欄目上進(jìn)行個性化推薦。高校檔案信息服務(wù)是社會服務(wù)的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，要求高校檔案管理部門建立多元化、立體化的服務(wù)體系，將“一站式”服務(wù)與個性化設(shè)置相結(jié)合，突出高校檔案的服務(wù)特色，提高高校檔案的社會服務(wù)水平，以滿足公眾的精神文化需求。

七、結(jié)語

如今，隨著校園信息化建設(shè)進(jìn)程的逐步深入，信息檔案建設(shè)逐漸呈現(xiàn)出必然趨勢。對于信息檔案，它將依靠計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的全面發(fā)展，通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取相應(yīng)信息電子檔案的信息系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。在實(shí)踐過程中，它可以將不同地理位置、不同載體等差異化的檔案信息以信息化的方式存儲起來，形成一個龐大的數(shù)據(jù)庫，并以此數(shù)據(jù)庫為服務(wù)基礎(chǔ)，通過應(yīng)用信息的形式，提供給不同類型的遠(yuǎn)程檔案服務(wù)。信息檔案是高校檔案發(fā)展的必然趨勢。高校檔案工作者要嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，以積極的態(tài)度迎接檔案工作信息化帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，不斷提高自身素質(zhì)，不斷完善高校檔案信息系統(tǒng)，從而為高校檔案管理信息化做出積極貢獻(xiàn)。