湖北大學一站式智慧融合服務門戶建設

文/陳秋瑞

2021年，教育部先后印發(fā)了《關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》和《高等學校數字校園建設規(guī)范（試行）》等有關高校信息化建設的文件。文件要求以現代信息技術推動高等學校校務治理能力與治理體系的現代化，強調以人為本、以信息技術為驅動，逐步實現“放管服”，同時為高等學校數字校園建設的設計與實施提供了規(guī)范意見。2021年12月，中央網信委印發(fā)《“十四五”國家信息化規(guī)劃》，提出“十四五”期間將是加快數字化發(fā)展、建設數字中國的新階段。這也為新時代高校信息化建設提出了更具體的要求和更多可探索的發(fā)展空間。

建設背景

近年來，高等學校信息化工作大多按照“整體規(guī)劃，分步實施，需求為先，應用驅動”的方針穩(wěn)步推進，以“凝聚共識、促進共建、實現共享”為目標有序開展，不斷增強信息化工作服務師生的能力。

湖北大學很早就建設了信息門戶，傳統(tǒng)的信息門戶可以看作是一站式智慧融合門戶的雛形，主要集成了校內主要業(yè)務管理系統(tǒng)（Management Information System，MIS）的單點登錄功能（Single Sign On，SSO），初步建立了“登錄一個號”的統(tǒng)一身份認證平臺。圖1為學校傳統(tǒng)管理信息系統(tǒng)基本架構。其建設和使用的基本思路依然是以職能部門的業(yè)務管理作為切入點，并未真正實現師生“辦事一張網”。隨著互聯網技術的飛速發(fā)展，師生線下“辦事難、辦事繁、辦事多”等一系列矛盾逐漸凸顯，信息化使用需求和要求也在不斷提高。因此，以師生愁、難、急、盼的問題為導向，以新一代互聯網技術為驅動，各地高校紛紛拉開了探索新時代智慧融合門戶建設的大幕。

圖1 傳統(tǒng)管理信息系統(tǒng)基本架構

關鍵技術

業(yè)務流程管理

業(yè)務流程管理，通過構造高度規(guī)范化、標準化的業(yè)務流程，達到優(yōu)化業(yè)務管理、提高業(yè)務效率的目的。對傳統(tǒng)業(yè)務辦理模式進行梳理與再造，需要一種全新的業(yè)務管理技術與平臺來完成改革性的重構，而流程引擎就是用于支持流程管理的底層開發(fā)平臺。該平臺可以完成一個線上流程的構建、功能開發(fā)、執(zhí)行、審批、環(huán)節(jié)流轉以及數據的自動同步等全過程管理，為流程實例提供工作環(huán)境。

微服務架構

微服務架構，通過將以往開發(fā)過程中一個高度耦合與集中式管理的系統(tǒng)進一步細分為細粒度的微型服務，具備靈活配置、快速迭代、可擴展、低耦合等優(yōu)點，微服務架構有效降低了開發(fā)的復雜程度，讓整個模塊架構和代碼區(qū)分更加清晰。

數據治理

數據治理，是針對數據資產進行管理的一系列操作過程的集合，完成數據資產目錄梳理、數據交換共享、為決策研判提供依據等。因此，數據治理能夠最大限度地發(fā)揮數據的使用價值。對于高校來說，在推進校務治理的背景下，實施數據治理是十分必要的。

高校數據治理的過程通常從制定全局數據管理制度及規(guī)范標準出發(fā)，對所有產生數據的業(yè)務領域進行歸類，以每一個類數據域作為一個研究分析單元，如人力資源域、學生管理域、教學資源域、行政管理域、資產管理域、財務管理域等。首先，通過對業(yè)務表和數據字段的分析，制定各域內的信息標準，建立一個信息標準管理平臺，統(tǒng)一標準有助于提高數據的共享程度，也為業(yè)務系統(tǒng)的后續(xù)功能擴展或新建業(yè)務管理系統(tǒng)提供了先行標準依據。其次，需要建立一個全局主數據管理平臺、數據接口管理平臺，包括展示和管理業(yè)務數據庫、歷史數據庫、數據庫核驗、管理對外輸出接口等功能。再次，需要建立一個數據質量管理平臺，用于監(jiān)控數據流程的執(zhí)行情況和數據質量，分析U/C矩陣，定期生成數據質量報告等。在系統(tǒng)分析階段，U/C矩陣從Use和Create兩個角度對數據類的使用和產生進行統(tǒng)計，再用結構化的數據表格來展示結果，根據一數一源的原則，一個數據類一般對應一個C和多個U，部分業(yè)務系統(tǒng)UC矩陣如表1所示。最后，還需要建立一個數據資產目錄平臺，可以按職能部門劃分、業(yè)務域劃分或直接搜索表名、字段名等方式查詢校內所有數據資產情況。

表1 部分業(yè)務系統(tǒng)UC矩陣

數據交換共享是對數據治理結果的運用，數據交換包括數據的抽?。〝祿闲校┖蛿祿奶峁〝祿滦校?。建立一個數據交換平臺能夠實時監(jiān)控數據上、下行流程的執(zhí)行情況，包括執(zhí)行狀態(tài)、執(zhí)行結果、傳輸數據等，在發(fā)生數據不準確、不及時的問題時，可通過數據交換平臺及時排查解決。

建設方案

建設思路

一站式智慧融合服務門戶的建設以流程引擎為底座，堅持以人為本，將學生和教職工作為核心服務對象，針對師生碎片化、個性化的使用需求，結合流程引擎、微服務等各種信息化技術，對高校內部各類線下服務與線上應用進行整合與優(yōu)化。同時，通過加強對信息化資源的配置與管理，實現加快校務治理由管理向服務轉型的進程。因此，湖北大學在保留傳統(tǒng)信息門戶單點登錄功能的基礎上，以流程再造為主要突破口，形成“1+5+N”的一站式智慧融合服務門戶建設思路，如圖2所示。

圖2 “1+5+N”模型

“1”表示一個網上辦事大廳?；跇I(yè)務流程管理，以流程引擎為驅動，通過廣泛調研業(yè)務部門和廣大師生的辦事需求，逐一篩選每一個適合放到網上辦事大廳中的流程，精心打造業(yè)務覆蓋面廣、操作便捷、智能化的網上辦事大廳。網上辦事大廳的完善需要學校師生的共同參與，師生和業(yè)務部門一線工作人員應從實際應用出發(fā)，積極配合信息化部門完成需求調研，盡可能提供實際教學、辦公、科研過程中遇到的辦理環(huán)節(jié)多、辦理過程難、辦理時間久的業(yè)務。

“5”表示5個常用信息展示模塊，分別是：個人中心、流程中心、消息中心、日程中心、新聞中心。其中，個人中心應鏈接師生個人數據展示平臺，涵蓋校園各類業(yè)務管理系統(tǒng)記錄的個人信息。師生可以對數據進行糾錯，更新后的數據還應能通過基礎數據庫及時反饋至業(yè)務管理系統(tǒng)，進而形成良性的數據循環(huán)機制。流程中心為用戶提供了直接辦事的入口，待辦事項、在辦事項、已辦事項以三個標簽頁的方式分布在該模塊所占據的空間中，用戶登錄一站式智慧融合服務門戶后，可能在醒目的位置看到自己當前需要辦理的事項并點擊進入辦理頁面，查詢正在辦理的業(yè)務進行到了哪個環(huán)節(jié)，或查詢已辦事項的詳細信息。消息中心用于展示當前用戶賬號下收到的各類消息通知。日程中心為用戶提供個人日程管理、展示的功能，可在首頁直觀展示近期日程安排，防止因其他事務忘記某項重要日程。新聞中心用于展示校級新聞資訊以及所在單位的通知公告等內容。

“N”表示更多貼近師生日常教學、科研、辦公的個性化應用與全校所有的業(yè)務服務，如師生課表信息、圖書借閱信息、校園卡流水信息等。在現有業(yè)務管理系統(tǒng)的基礎上，根據師生實際使用需求，進一步擴充個性化、碎片化、實用型的小型應用，盡可能覆蓋師生日常所要查詢的所有數據內容。

總體架構

一站式智慧融合服務門戶建設的總體架構采用微服務應用構建統(tǒng)一的應用服務生態(tài)環(huán)境。自頂層到底層可分為服務接入層、智慧應用層、支撐平臺層以及基礎設施層，如表2所示。

表2 統(tǒng)一的應用服務生態(tài)環(huán)境

1.服務接入層。不同身份角色的用戶通過中央認證服務完成統(tǒng)一身份認證，實現諸多業(yè)務管理系統(tǒng)的單點登錄功能?？梢栽趥鹘y(tǒng)賬號密碼登錄方式的基礎上，增加第三方認證或短信登錄的方式，即采用QQ、微信等提供的開放授權接口，方便用戶使用常用的第三方應用實現校內統(tǒng)一身份認證的登錄驗證；或者通過在個人安全中心綁定手機號，利用動態(tài)驗證碼實現登錄。這些方式作為傳統(tǒng)口令字登錄的補充，可以解決因網絡安全導致密碼強度不斷升級所帶來的密碼復雜度增加問題。此外，除了網頁端訪問入口，用戶還可以通過微信企業(yè)號、移動端App等多種渠道訪問服務門戶。

2.智慧應用層。前期通過問卷調查、需求收集、實地調研等多種方式，對師生最迫切、最關注的常用業(yè)務進行梳理，盡可能多地覆蓋師生在日常辦公、教學、科研方面的各類辦事業(yè)務，可以按照學生事務、科研業(yè)務、思政業(yè)務、網絡服務、證明辦理、國際業(yè)務、財會業(yè)務、綜合服務等對辦事流程進行初步分類，便于用戶快速定位。對于業(yè)務管理系統(tǒng)中使用頻繁的應用模塊，還應當以適當的方式抽離出來，統(tǒng)一放置于智慧融合門戶展示，即統(tǒng)一入口。

3.支撐平臺層。為服務提供應用的開發(fā)與運維，主要包括數據平臺和流程平臺等。智慧服務，數據先行，網上辦事的高效性、便捷性離不開數據共享，因此需要打通傳統(tǒng)業(yè)務系統(tǒng)數據庫的“數據孤島”，加強大數據中心建設，建設基礎數據庫作為數據交換共享的平臺，進一步加強數據流通，讓數據得以充分有效地運用。通過數據治理推進校務治理能力現代化。網上辦事大廳需要與基礎數據庫進行充分對接，用于獲取流程表單中涉及的數據字段并自動填充。此外，對于狀態(tài)異動類的流程，如學籍異動、出國申請等，還需要在流程辦結后將辦理結果等數據再通過基礎數據庫返回給業(yè)務管理系統(tǒng)。流程平臺的作用是通過流程引擎將辦事流程按照明確的填寫內容、辦理步驟、前后邏輯和一定的規(guī)則進行實現。一個界面友好、運行穩(wěn)定、流程清晰的流程平臺，可以大大提高用戶的辦事效率，增強用戶體驗感。

4.基礎設施層。主要包括系統(tǒng)軟件、數據庫系統(tǒng)、中間件以及光纖網絡、WiFi網絡等校園網基礎環(huán)節(jié)和軟硬件基礎設施，用于支撐平臺層和應用層的運行。

實踐成效

湖北大學一站式智慧融合服務門戶于2019年10月正式上線運行，兩年多來，日均訪問量穩(wěn)步增長，目前已上線近百項辦事流程，涉及學生事務、網絡服務、科研業(yè)務、人事證明等10個類別，覆蓋黨委辦公室、學工處、人事處、科發(fā)院等15個業(yè)務部門，服務的辦理人次排名前十的流程如表3所示。

表3 網上辦事大廳辦理次數排名前十流程統(tǒng)計

以學生“畢業(yè)離校申請”為例，該流程為典型的跨部門辦事流程，其完整流程涉及圖書館、財務處、宿舍管理中心、教務處等7個辦理節(jié)點，涉及的職能部門也超過5個。在以往辦理過程中，學生往往需要帶著不同的材料，跑不同的部門。材料出現問題時，需要修改再重新進行，還可能遇到辦事人員不在崗等情況，導致辦理時間久、效率低。

采用線上流程后，通過對接圖書管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)的數據，流程中很多環(huán)節(jié)能夠自動判斷當前學生是否需要辦理某個環(huán)節(jié)，如不存在借書未還、欠學費等特殊情況，這些環(huán)節(jié)都可以自動完成審批；對于辦事人員來說，線上審批也減輕了工作壓力，每天可以在某個時間集中辦理。在當前疫情反復的情況下，線上離校申請流程完全滿足了師生的實際使用需求。流程上線以來，已有近6000人在線上發(fā)起畢業(yè)離校申請，并且順利完成整個審核流程。線上學生畢業(yè)離校流程在極大節(jié)約師生辦事時間、提高辦事效率的同時，也降低了人員聚集、接觸可能導致的疫情感染風險。

當前，越來越多的高校在推動現代信息技術與校務治理體系、治理能力的深度融合方面做出了探索，也基本實現了無紙化辦公、隨時隨地辦公、跨部門辦公。數據共享讓跨系統(tǒng)獲取信息成為可能，大大減少了師生反復填寫個人基本信息的煩惱。直觀明了的模塊設計使得用戶無須進入多個系統(tǒng)來回切換。通過創(chuàng)建以“智慧服務、智慧管理、智慧教學”為核心的智慧校園，讓師生在信息化體育方面有更多的收獲感，更好地服務教學、服務科研、服務社會。

一站式智慧融合服務門戶的建設是一項動態(tài)持續(xù)的過程，為了給師生提供更好的使用體驗，服務門戶還有更多可以優(yōu)化的空間，比如界面設計可以更加精致，打破現有卡片固定大小的模式，自動適配數據展示內容的空間，讓頁面更具層次感，同時提高空間利用率；用戶反饋與評價機制還可以進一步利用，根據實際使用反饋不斷打磨流程，進而為師生提供更精細化的使用體驗等。