科技查新項(xiàng)目的統(tǒng)計與分析研究
——以湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所為例

蔡春夢，劉 淼，陳 琳

(湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所，湖南 長沙 410001)

科技查新是指具有查新資質(zhì)的機(jī)構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容并根據(jù)《科技查新規(guī)范》撰寫得出結(jié)論[1]，是科研項(xiàng)目組成的重要部分，可有效防止科研選題的盲目性、重復(fù)性以及成果評審的主觀失誤等現(xiàn)象的發(fā)生。湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所(以下簡稱湖南信息所)一直致力于發(fā)展大數(shù)據(jù)平臺，而在科技查新這一塊的沉淀數(shù)據(jù)，一直有待挖掘分析，筆者對近4年以來的科技查新工作現(xiàn)狀及問題進(jìn)行深層次分析，探討提升科技查新服務(wù)水平和拓展科技查新業(yè)務(wù)的對策和建議。

1 湖南信息所查新服務(wù)工作現(xiàn)狀

湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所作為湖南省唯一一家具備國家一級查新咨詢的單位，在全省科技查新工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。致力于為高校、科研院所、企業(yè)等提供科研立項(xiàng)、成果評價、申報獎勵、產(chǎn)品查新等科技信息咨詢服務(wù)，近7年間，共完成科技查新報告4 600余項(xiàng)(見圖1)。

圖1 2015年—2021年完成的查新項(xiàng)目數(shù)量

湖南信息所查新中心的查新人員在這幾年間經(jīng)歷了較大的變動，2015年開展了一次人才招聘，招聘2名人員安置于查新中心并清退勞務(wù)派遣查新員，后又經(jīng)歷再次納新以及人員機(jī)構(gòu)按需調(diào)整，此次數(shù)據(jù)分析業(yè)務(wù)量主要完成人員為9人，包括審核員2名，查新員6名，兼職查新員1名。最終于2022年初形成了一支科技查新+成果評價的人才隊(duì)伍。由具有圖書情報、計算機(jī)、生物科學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)背景的人組成，擁有查新員資質(zhì)及專利分析資格，具有多年的科技查新經(jīng)驗(yàn)。詳情見表1。

表1 查新人員基本情況

2 查新項(xiàng)目統(tǒng)計分析

2.1 數(shù)據(jù)來源和分析方法

以2018年—2021年湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所查新中心存檔的科技查新報告、查新委托合同、科室年度總結(jié)、科技查新臺賬等為原始數(shù)據(jù)資料，以文獻(xiàn)計量學(xué)為方法、運(yùn)用Excel軟件，按照查新項(xiàng)目的總量及月統(tǒng)計、委托單位類型及區(qū)域分布、查新目的、檢索范圍、查新項(xiàng)目的專業(yè)分布等方面進(jìn)行統(tǒng)計分析[2]。

2.2 查新項(xiàng)目總量分析

從圖1可知，科技查新項(xiàng)目總量總體趨于上升，下降拐點(diǎn)直接原因可歸于2015年和2017年的人員變動，隨著人員培訓(xùn)上崗到位后呈現(xiàn)逐年小幅度上升，一部分來源于人員穩(wěn)定，另一部分與科技廳政府購買項(xiàng)目查新服務(wù)、分配激勵機(jī)制、市場競爭因素等息息相關(guān)。湖南信息所自2018年開始以政府購買服務(wù)的形式每年與科技廳監(jiān)督處簽署科技查新項(xiàng)目服務(wù)，該項(xiàng)任務(wù)要求集中并高效處理大批量項(xiàng)目，因此在該項(xiàng)目執(zhí)行期也會流失一部分市場項(xiàng)目。湖南信息所針對查新中心主要采取“經(jīng)濟(jì)指標(biāo)+學(xué)術(shù)指標(biāo)+管理指標(biāo)”考核方式，對于橫向創(chuàng)收的科室來說，經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的設(shè)立和完成度，不僅是一場管理人員之間的博弈，更對查新員的績效獎勵以及激勵產(chǎn)生較大的影響。另外，目前除了湖南信息所之外，還有教育部設(shè)立的湖南大學(xué)、中南大學(xué)、長沙理工大學(xué)、湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)科技查新站，此外還有電力系統(tǒng)、衛(wèi)生系統(tǒng)查新站。這些查新站逐漸被熟知也對湖南信息所的業(yè)務(wù)量產(chǎn)生了一定的沖擊。科技查新周期的長短、費(fèi)用的高低比較下，湖南信息所優(yōu)勢不明顯。據(jù)不完全統(tǒng)計，湖南信息所的科技查新項(xiàng)目業(yè)務(wù)量占比不超過全省的30%。

從查新量月統(tǒng)計情況可知(見圖2)，總體趨勢是7月—8月業(yè)務(wù)量較高，其次3月—5月、11月—12月，其他月份業(yè)務(wù)量較平穩(wěn)，7月—8月正值高校暑期放假暫停業(yè)務(wù)而導(dǎo)致湖南信息所承接一部分高校查新，而3月-5月以及11月—12月，都是本省項(xiàng)目申報的高峰期，11月—12月是項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收的主要階段，因此企業(yè)內(nèi)部成果鑒定、評價等業(yè)務(wù)較多。從每年度來看，湖南省工信廳工法申報、湖南省首臺(套)、湖南省重點(diǎn)新材料產(chǎn)品首批次應(yīng)用示范、企業(yè)內(nèi)部成果鑒定、申報科技進(jìn)步獎?wù)紦?jù)該年度高峰期主要業(yè)務(wù)量，另外這時間趨勢較高的同時也承接了湖南省科技廳項(xiàng)目查新工作。

圖2 2018年—2021年的查新量月統(tǒng)計情況

2.3 查新委托單位類型及區(qū)域分析

目前查新委托單位主要分高校、公司企業(yè)、科研院所三大類，公司企業(yè)年均占比70%以上，科研院所年均占比14%左右，高校年均占比10%左右，因湖南省教育部認(rèn)可的查新站就有4家，所以湖南信息所查新委托單位高校份額占比較少；公司企業(yè)依然是湖南信息所查新項(xiàng)目的主要力量，從表2可看出，湖南信息所主要的服務(wù)對象以企業(yè)為主，特別是長株潭地區(qū)，湖南信息所面向全省提供科技查新服務(wù)20余年，具備國家一級查新資質(zhì)，客戶群遍布全省14個地市，在行業(yè)內(nèi)認(rèn)可度較高，特別是在企業(yè)內(nèi)。

表2 查新委托單位類型及區(qū)域分布情況

2.4 查新目的及范圍分析

根據(jù)科技查新規(guī)范，湖南信息所的查新目的基本分為四大類(立項(xiàng)、成果、產(chǎn)品、標(biāo)準(zhǔn)查新)，為了實(shí)現(xiàn)科技查新報告的精準(zhǔn)規(guī)范使用，實(shí)現(xiàn)“一目的一報告”，根據(jù)不同類別做不同結(jié)論分析，所以在具體的查新過程中，都會前期向客戶溝通明確具體的查新目的，如立項(xiàng)，立哪個廳系統(tǒng)或類別；報獎是報具體什么類型的獎勵等。從表3可知，項(xiàng)目驗(yàn)收、鑒定年平均達(dá)到44%左右，報獎?wù)急饶昶骄?0%左右，而申報工法、產(chǎn)品鑒定呈現(xiàn)逐年遞增，而其他類別中，主要包括研發(fā)加計扣除、湖南省教育廳重點(diǎn)項(xiàng)目，也呈現(xiàn)逐年增加。從查新范圍來看，目前的還是以國內(nèi)查新為主，年平均占比80%左右，國內(nèi)外查新逐年遞增，而且國內(nèi)外查新呈現(xiàn)項(xiàng)目支持金額較高、內(nèi)容多、多專業(yè)融合的現(xiàn)象。

表3 查新目的及查新范圍分布

2.5 查新項(xiàng)目的專業(yè)分布

根據(jù)查新項(xiàng)目學(xué)科(專業(yè))分類及代碼，并結(jié)合實(shí)際工作需要，湖南信息所查新項(xiàng)目的專業(yè)分布主要分12大類，其中占比較高的有機(jī)械類(年平均20%左右)、計算機(jī)和信息類(年平均10%左右)、材料類(年平均10%左右)、農(nóng)林(年平均8.2%左右)醫(yī)學(xué)(年平均8%左右)，其他類占比較均勻，說明在機(jī)械類、計算機(jī)和信息類、材料類項(xiàng)目查新較活躍，從湖南省科技創(chuàng)新大環(huán)境來看，較活躍的查新項(xiàng)目專業(yè)分布與湖南省科研支出的重點(diǎn)扶持方向相契合。特別是工程機(jī)械行業(yè)是湖南省重點(diǎn)支柱產(chǎn)業(yè)，鐵建重工、中聯(lián)重科、山河智能、三一重工等每年的項(xiàng)目查新技術(shù)內(nèi)容也反映了湖南省的工程機(jī)械類創(chuàng)新走在了世界前沿。而交通類主要來自株洲市的幾家大企業(yè)，如中車集團(tuán)旗下、株洲聯(lián)誠集團(tuán)、株洲中車時代電氣等，從專業(yè)分布粗略來看，與湖南省各個地市的優(yōu)勢企業(yè)關(guān)聯(lián)度較大。

圖3 查新項(xiàng)目的專業(yè)分布情況

3 建議與對策

科技查新是湖南信息所的老門面、老招牌、老業(yè)務(wù)，該項(xiàng)業(yè)務(wù)同時也歷經(jīng)了興起、繁榮、平穩(wěn)到如今的停滯不前，發(fā)展甚至遇到了瓶頸期，特別是面對多元化客戶需求、同質(zhì)化服務(wù)以及良莠不齊的同類第三方機(jī)構(gòu)，行業(yè)核心競爭壓力大，權(quán)威性還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。筆者通過切實(shí)的工作體會以及近4年的科技查新項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析提出以下幾點(diǎn)建議與對策。

3.1 擴(kuò)容增量提高業(yè)務(wù)覆蓋面

目前湖南信息所國內(nèi)查新報告的周期在7～10個工作日，國內(nèi)外查新報告的周期在15個工作日，費(fèi)用的話處于中等水平，由于客戶反映周期較長，因此流失了一部分客戶。從查新項(xiàng)目總量來看，湖南信息所查新業(yè)務(wù)量占據(jù)整個市場份額并不大，所以在保證高效高質(zhì)量的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)擴(kuò)容增量尚有可爭取的空間。

3.1.1 加強(qiáng)與市州情報所的戰(zhàn)略合作。湖南省14個地市下設(shè)科技情報所，但是不具備查新資質(zhì)，益陽所、常德所派人到信息所跟班學(xué)習(xí)過一段時間，效果欠佳。目前湖南信息所已與益陽所簽署科技查新戰(zhàn)略協(xié)作服務(wù)，針對益陽市的企業(yè)查新需求，益陽所每年撥付科技查新項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)1萬元，按照單項(xiàng)800元/項(xiàng)，年均受理12～13項(xiàng)，多余的企業(yè)自行付費(fèi)，但是實(shí)際企業(yè)需求往往不止。因此，在這個基礎(chǔ)上，從科技口作為抓手，借助信息所這個大平臺，逐步推進(jìn)與其他地市簽署科技查新戰(zhàn)略合作，根據(jù)各個地市的項(xiàng)目申報情況、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來建立“階梯式合作協(xié)議”。

3.1.2 吸納并整合多方市場資源。通過梳理查新目的以及目前項(xiàng)目申報必備科技查新報告的政策要求文件等，湖南信息所除了承接湖南省科技廳的項(xiàng)目查新，還有很大一部分來自湖南省工信廳、湖南省教育廳、協(xié)會等。舉例說：湖南省工信廳湖南省工程建設(shè)省級工法立項(xiàng)名單中2018年—2020年分別為355項(xiàng)、703項(xiàng)、339項(xiàng)，而湖南信息所實(shí)際查新為年平均25余項(xiàng)；湖南省工信廳湖南省首臺(套)項(xiàng)目公示名單年平均70項(xiàng)左右，而湖南信息所實(shí)際查新少則一年4～5項(xiàng)，多則一年40余項(xiàng)，這樣一對比，其實(shí)可爭取的空間還是有很大的。近幾年興起的研發(fā)加計扣除、湖南省教育廳重點(diǎn)項(xiàng)目查新也有可觀的市場需求，可通過合適的洽談來建立穩(wěn)固的合作關(guān)系，如招投標(biāo)形式、外包、簽署合同等方式。

3.1.3 拓寬宣傳渠道。以往湖南信息所遵循“酒香不怕巷子深”的服務(wù)模式，服務(wù)水平缺乏主動性、能動性。鮮少通過宣傳來擴(kuò)大知名度，大多數(shù)是通過口口相傳。在如今多樣化的融媒體時代，我們應(yīng)梳理自身科技信息服務(wù)鏈條，區(qū)分不同用戶群體，借助湖南科技云、湘智云、微信公眾號湘科信、會議培訓(xùn)及業(yè)務(wù)洽談等多種途徑，加強(qiáng)對外宣傳推廣力度，提升大眾對湖南信息所科技查新服務(wù)的全面認(rèn)知。特別是武漢疫情時期湖南信息所對武漢企業(yè)的查新需求及時解決，這充分體現(xiàn)了湖南信息所科技查新同仁的社會責(zé)任感，值得被廣泛宣揚(yáng)。

3.2 優(yōu)化科技查新報告及委托合同

科技查新報告的撰寫反映了一個查新員的水平，千篇一律的報告模板已經(jīng)滿足不了市場需求，優(yōu)化基礎(chǔ)報告模板，加入深層次分析，才是一個品牌經(jīng)久不衰的源泉。不僅簡化了流程，也提升了查新員的研究能力。查新咨詢合同的優(yōu)化則是另一種經(jīng)濟(jì)減負(fù)，運(yùn)用合理的科技政策讓基層科研人員“合法合理富起來”。

3.2.1 規(guī)范科技查新報告格式。根據(jù)《科技查新規(guī)范》(GB T320032015)的要求，規(guī)范科技查新報告格式，優(yōu)化現(xiàn)有報告結(jié)構(gòu)，針對目前市場需求，主要做了關(guān)于立項(xiàng)類、成果類、首臺(套)及新產(chǎn)品類、工法類等多種形式的報告模板，避免模式化思維，提升科技查新報告水平，向深層次分析靠攏，鼓勵精品，打造精品，提升品牌影響力。

3.2.2 優(yōu)化科技查新咨詢合同。湖南信息所是公益二類機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)科室身兼經(jīng)濟(jì)創(chuàng)收的重任。除了橫向創(chuàng)收、政府購買服務(wù)等，“四技合同”是一個突破口?！八募己贤敝傅氖羌夹g(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同四大類[3]，科技查新符合四技合同中的一種，可實(shí)現(xiàn)免征增值稅，同時甲乙雙方都可以進(jìn)行技術(shù)合同登記并獲得后補(bǔ)助，雙方受益?；诖?，湖南信息所查新中心修訂了原有科技查新委托合同，并經(jīng)法務(wù)校對，最終形成科技查新咨詢合同，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。

3.3 完善人才培養(yǎng)機(jī)制

科技查新是一件繁瑣而需要耐心的工作，工作量大，且近5年湖南信息所查新中心無課題，相關(guān)文章發(fā)表不到10篇，該中心人員職稱評審、晉升等呈現(xiàn)老大難現(xiàn)象，因此要在根源上解決團(tuán)隊(duì)人員的個人成長問題，這樣才能構(gòu)建一支穩(wěn)定高質(zhì)量的查新員隊(duì)伍。

3.3.1 構(gòu)建一支“專職+兼職”查新員隊(duì)伍。目前湖南信息所專職查新員是5名，2021年后增加2名尚在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)中，兼職查新員1名。其中專職查新員中級職稱4名，且存在中級多年現(xiàn)象，雖然有個人因素存在，但也與業(yè)務(wù)性質(zhì)、資源平臺等有關(guān)系。依托湖南信息所科技情報學(xué)會及中南大學(xué)、湘潭大學(xué)、吉首大學(xué)三所高校實(shí)習(xí)基地等優(yōu)勢資源，面向地市州情報所、在校大學(xué)生以及具有查新能力的社會人士，開展科技查新培訓(xùn)，打造一批兼職科技查新員隊(duì)伍，提升科技查新報告的消納能力。

3.3.2 搭建“學(xué)習(xí)+成長”平臺。近幾年湖南信息所查新中心外派開會或?qū)W習(xí)僅4次，主要是專利分析、市場調(diào)研、全國科技查新交流分享會等，鑒于成本開支，所以外派學(xué)習(xí)機(jī)會較少，目前因疫情影響，更加無法實(shí)現(xiàn)實(shí)地學(xué)習(xí)，因此可選取科技查新不同專業(yè)學(xué)科領(lǐng)域開展網(wǎng)絡(luò)化專題培訓(xùn)，通過撰寫心得、分享會等形式實(shí)現(xiàn)共同成長。另外，可考慮加大所里人員流動，盤活人才，充分發(fā)揮查新員的文獻(xiàn)收集與分析能力，提升人員的研究水平，讓查新員從單一服務(wù)向多元化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)單一業(yè)務(wù)鏈向多樣化鏈條發(fā)展。

3.4 打造多樣化服務(wù)產(chǎn)品和內(nèi)容形式

通過搜索知網(wǎng)關(guān)鍵詞：“科技查新and服務(wù)and模式”，目前已有基于技術(shù)盡職調(diào)查的服務(wù)模式，從服務(wù)供給側(cè)和用戶需求側(cè)雙重視角出發(fā)，構(gòu)建多樣化的科技查新服務(wù)產(chǎn)品和內(nèi)容形式[4]；已有“科技查新+”服務(wù)模式嵌入到科技經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新主體活動的全產(chǎn)業(yè)鏈中去[5]；已有科技查新“云服務(wù)”模式，簡化服務(wù)流程、優(yōu)化服務(wù)結(jié)構(gòu)等。湖南省信息所查新中心業(yè)務(wù)較單一，除了每年的科技廳政府購買服務(wù)，尚無其他業(yè)務(wù)鏈。2022年通過所里機(jī)構(gòu)改革，成果評價業(yè)務(wù)納入并整合成科技查新咨詢中心，為開拓新業(yè)務(wù)打開了新思路。

探討打造“主營產(chǎn)品+輔助服務(wù)產(chǎn)品”的形式，根據(jù)查新目的、項(xiàng)目執(zhí)行階段做不同類型的分析報告，根據(jù)用戶需求打造多樣化的服務(wù)產(chǎn)品，主營產(chǎn)品包括產(chǎn)品的發(fā)展態(tài)勢、企業(yè)發(fā)展周期、競爭對手的實(shí)力研究、市場分析報告、制定標(biāo)準(zhǔn)、成果評價等類型。輔助服務(wù)產(chǎn)品，可通過向地市情報所輸送科技查新人才培訓(xùn)、講座等形式，提高不同群體對科技查新的認(rèn)知。

3.5 打造科技查新監(jiān)測預(yù)警平臺

與論文、專利等相比，科技查新數(shù)據(jù)也是一種重要的科技信息資源，他涉及多領(lǐng)域多學(xué)科，包含國際級、省級、市級等項(xiàng)目，反映了科技創(chuàng)新的研究現(xiàn)狀和水平。目前湖南信息所科技查新沉淀數(shù)據(jù)未開發(fā)，主要以文件存檔形式保存，對這一部分?jǐn)?shù)據(jù)在合法合理的基礎(chǔ)上加以分析并監(jiān)測，監(jiān)測維度分行業(yè)、分學(xué)科來實(shí)現(xiàn)技術(shù)監(jiān)測，并對新產(chǎn)品、新技術(shù)的國內(nèi)外未來發(fā)展趨勢預(yù)警。既鍛煉了查新員對數(shù)據(jù)的敏銳度，又是一種不可多得的有效科研資源。

4 結(jié)束語

錨定“三高四新”戰(zhàn)略，打造湖南省創(chuàng)新高地，科技查新要順應(yīng)時代的發(fā)展并與時俱進(jìn)，為科研管理做好輔助角色，依托科技查新項(xiàng)目數(shù)據(jù)，用數(shù)據(jù)來說話，以問題為導(dǎo)向，進(jìn)一步尋找服務(wù)水平提升的契機(jī)，挖掘科技查新業(yè)務(wù)發(fā)展的新向?qū)В瑢?shí)現(xiàn)更好地為湖南科技創(chuàng)新管理提供強(qiáng)有力的情報咨詢服務(wù)。