關(guān)于基層衛(wèi)生部門檔案信息化建設(shè)的思考

褚昆鵬 山東省煙臺(tái)市蓬萊區(qū)衛(wèi)生健康局

衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在醫(yī)療服務(wù)中發(fā)揮著重要作用?；鶎有l(wèi)生部門檔案信息化建設(shè)，既提高了檔案管理質(zhì)量，又提高了工作效率，對(duì)基層衛(wèi)生部門各個(gè)階段工作的有序開展有著不可忽視的作用。

一、衛(wèi)生部門檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵

衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)過(guò)程中涵蓋大量的基礎(chǔ)資料，包括如何有序打理組織衛(wèi)生檔案信息資源、建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)、構(gòu)建內(nèi)部穩(wěn)定網(wǎng)絡(luò)、培訓(xùn)與管理專業(yè)人才隊(duì)伍等，還包括制定開展上述工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。在不同的發(fā)展階段過(guò)程中，會(huì)有不同的內(nèi)涵，而且不同時(shí)期衛(wèi)生檔案信息建設(shè)也是相互關(guān)聯(lián)的。最開始的階段是打造一個(gè)靠譜的地基，而后續(xù)的流程則是對(duì)地基的擴(kuò)建。初期建設(shè)主要采用計(jì)算機(jī)輔助簡(jiǎn)單的檔案管理，建立預(yù)防醫(yī)學(xué)、科研、教學(xué)、案例管理等類別的計(jì)算機(jī)電子目錄，利用計(jì)算機(jī)可以更加方便地進(jìn)行檔案目錄整理與檢索功能。目前在衛(wèi)生部門的建設(shè)主要是充分利用高速發(fā)展的信息化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行處理、管理、開發(fā)、利用醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息資源，構(gòu)建不同地區(qū)、不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的互相關(guān)聯(lián)的衛(wèi)生檔案。

二、基層衛(wèi)生部門檔案信息化建設(shè)的重要意義

衛(wèi)生部門檔案管理由于資料涵蓋范圍廣，導(dǎo)致流程十分的復(fù)雜煩瑣，必須結(jié)合現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)各個(gè)科室的檔案材料進(jìn)行詳細(xì)的劃分、歸檔，衛(wèi)生部門檔案信息化建設(shè)將會(huì)把信息化管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式互相結(jié)合，使原來(lái)的檔案實(shí)體圖書的保存和利用的不便捷性，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代檔案信息的數(shù)字化和自動(dòng)化來(lái)進(jìn)行管理，可以有效促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。

（一）有助于通過(guò)科學(xué)管理的方法進(jìn)行檔案資料的保存

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的濕度和溫度的要求較高，如果檔案存儲(chǔ)環(huán)境相對(duì)潮濕，紙質(zhì)文件就會(huì)出現(xiàn)受潮的情況。在這種情況下，紙質(zhì)文件會(huì)受到毀滅性的破壞，很難長(zhǎng)期儲(chǔ)存下去，如果干年后，會(huì)因沒(méi)有辦法使用而失去應(yīng)用的價(jià)值。同時(shí)，對(duì)大量的紙質(zhì)文件進(jìn)行信息檢索十分煩瑣，所以加快檔案信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，做好檔案?jìng)浞荼４娴接?jì)算機(jī)磁盤之中十分重要。如果同時(shí)擁有紙質(zhì)和電子檔案，不僅可以確保信息數(shù)據(jù)的安全性、完整性，同時(shí)還方便檢索，從而實(shí)現(xiàn)所需檔案的永久保留以及使用價(jià)值的最大化。

（二）有助于最大限度地提高歸檔材料的及時(shí)性

當(dāng)今時(shí)代，關(guān)于紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)來(lái)源很多，導(dǎo)致占用空間巨大，文件管理十分耗費(fèi)人力物力，管理程序也沒(méi)有統(tǒng)一的流程。在這種情況下，如果基層衛(wèi)生單位使檔案管理向著信息化轉(zhuǎn)變，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案按照檔案管理相關(guān)法規(guī)，通過(guò)數(shù)字掃描等信息化技術(shù)檢索歸檔入云端數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)目錄索引功能、關(guān)鍵詞檢索，可以讓使用者更方便地找到要查找的文件信息，相比傳統(tǒng)檔案管理更加方便高效。在非必要的情況下，應(yīng)該不要過(guò)多翻動(dòng)原始紙質(zhì)文件，也不要在查找紙質(zhì)檔案中對(duì)別的文件產(chǎn)生損害。因此只要符合管理規(guī)則，這樣對(duì)原始的紙質(zhì)檔案保護(hù)性更強(qiáng)，可以達(dá)到共贏的局面，還可以保證檔案的時(shí)效性。

（三）有助于檔案職能的改進(jìn)

基層衛(wèi)生部門將信息化技術(shù)融入進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理后，可將傳統(tǒng)的文筆輸入轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷碾娮虞斎?，?duì)檔案管理的內(nèi)容和方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。檔案管理的信息化可降低傳統(tǒng)檔案的占比，擁有精細(xì)化管理、妥善保管、提供信息化歸檔等特點(diǎn)，從而使基層衛(wèi)生部門的檔案管理形成可持續(xù)發(fā)展的局面。

（四）有利于加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用

如何將檔案信息的作用最大化，使各部門清楚地認(rèn)識(shí)到這些資料的價(jià)值，與檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展密切相關(guān)。首先，檔案信息化的建設(shè)可以大大減少基層衛(wèi)生部門檔案管理工作所需的時(shí)間和精力，使相關(guān)管理人員在檔案信息資源的開發(fā)和利用上投入更多更多精力和時(shí)間。其次，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入和整理，隨時(shí)隨地可以進(jìn)行系統(tǒng)檢索檔案，對(duì)比傳統(tǒng)檔案的訪問(wèn)與使用便捷性不言而喻。最后，醫(yī)生和研究人員可以通過(guò)檔案信息化平臺(tái)更多地了解醫(yī)學(xué)和科學(xué)研究檔案，并獲得有用的醫(yī)療參考經(jīng)驗(yàn)。醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)可以充分出發(fā)揮檔案的價(jià)值，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。

三、基層衛(wèi)生部門檔案信息化建設(shè)的突出問(wèn)題

（一）衛(wèi)生部門的檔案信息化工作未受到領(lǐng)導(dǎo)層的重視

現(xiàn)如今在基層衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，醫(yī)院管理層開始意識(shí)到正確運(yùn)用信息化技術(shù)的好處并試著引入醫(yī)院之中。但是，還有很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)健康檔案電子化并不重視，對(duì)健康檔案電子化的認(rèn)知程度相對(duì)薄弱。由于對(duì)衛(wèi)生檔案信息化的認(rèn)識(shí)和重視不夠，導(dǎo)致健康檔案管理無(wú)法滿足單位日益增長(zhǎng)的信息化需求，他們的態(tài)度更隨意、更自由，甚至不負(fù)責(zé)任，造成檔案管理過(guò)程效率低下。但是，一些基層醫(yī)療衛(wèi)生單位在監(jiān)督管理上沒(méi)有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，容易造成檔案信息工作出現(xiàn)較為混亂的情況。

（二）檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)低下

因?yàn)闄n案管理過(guò)程十分考驗(yàn)管理人員的耐心，所以對(duì)管理人員各方面的綜合素質(zhì)都得要求。目前，不符合實(shí)際工作要求的原因是主要領(lǐng)導(dǎo)和分管人員對(duì)檔案管理工作從思想上就不重視。對(duì)檔案管理工作專業(yè)人員來(lái)說(shuō)，受過(guò)系統(tǒng)化的培訓(xùn)教育人員較少，且現(xiàn)如今受任專業(yè)人員年齡偏大，檔案管理室被當(dāng)作一個(gè)“養(yǎng)老”場(chǎng)所，主要用于“照顧”一些責(zé)任心不強(qiáng)的人；由于年齡老化嚴(yán)重，導(dǎo)致檔案管理人員經(jīng)常來(lái)回變動(dòng)，甚至有些部門一人身兼兼職，德不配位，自身對(duì)檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)都沒(méi)有專業(yè)了解過(guò)；部分檔案工作者綜合素質(zhì)達(dá)不到要求，與快速發(fā)展的衛(wèi)生檔案信息化所要求具備的人才還存在著較大差距。這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響和制約了檔案信息化工作的質(zhì)量，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)的不斷改進(jìn)和完善，檔案管理工作迫切需要利用信息技術(shù)來(lái)提高檔案從業(yè)人員的信息技術(shù)素養(yǎng)，針對(duì)這部分從業(yè)人員開展專業(yè)化的培訓(xùn)，提高他們的覺(jué)悟性和積極性，正確地認(rèn)識(shí)到這份工作的重要性，培養(yǎng)自己的責(zé)任感，這對(duì)檔案管理的發(fā)展有著重大的影響。

（三）檔案管理技術(shù)總體水平不高

檔案信息工作需要對(duì)管理技術(shù)和電子檔案管理都要有一定的了解，以確保快速有效地落實(shí)檔案管理。特別是這些年來(lái)，隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備在檔案管理中的應(yīng)用日益增多，為檔案管理的發(fā)展、工作質(zhì)量和效率的提高作出了重要貢獻(xiàn)。但是，由于一些基層衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理沒(méi)有重視，一些單位在實(shí)際操作管理過(guò)程中，雖然引進(jìn)了信息化概念和設(shè)備，卻沒(méi)有有效地管理這些先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，依舊是采用陳舊思維與固化的檔案管理模式來(lái)進(jìn)行管理。而花了大量資金配備的先進(jìn)設(shè)備，由于沒(méi)有專業(yè)人員去定期進(jìn)行使用和維護(hù)，導(dǎo)致嶄新的設(shè)備出現(xiàn)陳舊老化、軟硬件過(guò)時(shí)等嚴(yán)重浪費(fèi)的情況，這也間接導(dǎo)致了檔案信息化工作的低效性。

（四）檔案信息化建設(shè)存在安全隱患

在衛(wèi)生部門進(jìn)行檔案信息推廣過(guò)程中，由于缺乏相關(guān)法律法規(guī)、管理員保密性不強(qiáng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境缺乏安全性等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案的保密管理工作不到位，這些安全隱患嚴(yán)重制約著衛(wèi)生檔案管理的信息化進(jìn)程。在網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)中，每個(gè)系統(tǒng)的兼容性是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題，醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)著復(fù)雜而煩瑣的信息量，如果沒(méi)有進(jìn)行有效管理，那么網(wǎng)絡(luò)的兼容性也存在著各種隱患和不穩(wěn)定性。此外，在信息接收、傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中，還存在許多安全問(wèn)題，如病毒攻擊、黑客入侵、網(wǎng)絡(luò)傳輸易失敗等，給數(shù)據(jù)安全管理帶來(lái)了大量的不穩(wěn)定因素。

四、基層衛(wèi)生部門檔案信息化建設(shè)的措施對(duì)策

（一）提高檔案信息化管理意識(shí)

一是要讓醫(yī)院檔案人員充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化在衛(wèi)生事業(yè)信息化建設(shè)中的重要性；二是要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的硬化工作思路和管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式在衛(wèi)生部門管理中長(zhǎng)期存在，衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理形成了不利于現(xiàn)在發(fā)展的落后模式，所以為了實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生檔案信息健康發(fā)展，必須要轉(zhuǎn)變落后的歸檔管理觀念，把現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案管理模式中的基礎(chǔ)，從而促進(jìn)檔案信息管理的發(fā)展。

（二）提高管理者的檔案專業(yè)知識(shí)

在基層衛(wèi)生部門的檔案管理之中，檔案室、辦公設(shè)備、工具、設(shè)備是檔案管理所需要的“硬件”，而具備優(yōu)秀知識(shí)儲(chǔ)備的管理人員就是重要的“軟件”。復(fù)合型的管理人才的專業(yè)素養(yǎng)十分重要，專業(yè)素養(yǎng)的強(qiáng)弱會(huì)直接影響檔案管理工作的好壞。檔案管理工作最基本的要求是，管理者必須用心、認(rèn)真對(duì)待，且具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)。因此，有必要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合教育。一是要堅(jiān)定黨中央各項(xiàng)會(huì)議精神，深入研究貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，牢固好自身樹立使命感，增強(qiáng)責(zé)任感，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性，必須提高自覺(jué)性，積極倡導(dǎo)求真務(wù)實(shí)、追求卓越的工作作風(fēng)。二是大力開展業(yè)務(wù)和技能培訓(xùn)。采取邀請(qǐng)、走出去等多種方式，利用多媒體技術(shù)組織開展檔案管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)會(huì)等。三是要加強(qiáng)檔案相關(guān)法律學(xué)習(xí)。要加強(qiáng)橫向聯(lián)動(dòng)，借鑒先進(jìn)單位和優(yōu)秀個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)做法。要在年度考核中，將業(yè)務(wù)能力好壞加入考核的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，給予壓力和獎(jiǎng)勵(lì)，不斷提升綜合能力和業(yè)務(wù)知識(shí)積累。在為群眾服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)的實(shí)踐中，要積極發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、應(yīng)對(duì)困難，心中有“大局觀”，進(jìn)一步提高為群眾辦實(shí)事、辦好事、辦困難事的能力。

（三）加大檔案信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中的資金投入

為進(jìn)一步提高檔案管理的技術(shù)水平和技術(shù)能力，就要針對(duì)自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際業(yè)務(wù)需求，引入適合的信息化設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)科技方向的不斷變革。并且主動(dòng)向有關(guān)部門報(bào)備，積極申請(qǐng)資金，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，確保引入的技術(shù)設(shè)備適合實(shí)際發(fā)展。同時(shí)，要根據(jù)工作實(shí)際設(shè)計(jì)開發(fā)檔案管理軟件系統(tǒng)的功能模塊，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)增加資金投入。根據(jù)單位的實(shí)際檔案管理情況，將可操作的實(shí)際步驟與軟件功能相互結(jié)合，讓專業(yè)的檔案管理人員更快上手，加快傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾淼倪M(jìn)度，從而提升醫(yī)院的整體效益。

（四）改善檔案管理信息化中的不足

現(xiàn)如今，基層衛(wèi)生部門如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)單位未來(lái)發(fā)展是十分不利的，信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的趨勢(shì)就是變得更加科學(xué)化、信息化、法治化。以信息化管理理念為指導(dǎo)方針，不斷發(fā)掘與學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)，提高基層單位實(shí)際管理水平，探索開發(fā)一套適合基層衛(wèi)生單位檔案管理的新模式。通過(guò)調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，強(qiáng)化獎(jiǎng)懲制度，改革績(jī)效考核制度，真正做到按勞分配、拒絕渾水摸魚。要進(jìn)一步加大人力、物力、財(cái)力的投入，將檔案管理信息化變?yōu)橹刂兄?，把檔案管理信息化作為醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)信息化的重要組成部分。

（五）規(guī)范檔案信息化管理各項(xiàng)流程制度

各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展需要統(tǒng)一的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，但基層衛(wèi)生部門比較缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)際管理中出現(xiàn)的問(wèn)題要參考《檔案法》和衛(wèi)生行業(yè)去解決。制定和完善相關(guān)法律法規(guī)、基層醫(yī)療單位檔案管理和檔案使用規(guī)章制度，逐步建立健全檔案收集歸檔制度、檔案查閱利用制度、檔案人員工作職責(zé)、檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、檔案保密管理系統(tǒng)等，使檔案的收集、管理、利用都有制度可以遵循。特別是針對(duì)和改進(jìn)檔案管理人員的考核、獎(jiǎng)懲和晉升機(jī)制細(xì)節(jié)，真正將檔案管理人員的主動(dòng)性與積極性調(diào)動(dòng)起來(lái)。

基層衛(wèi)生部門的檔案管理工作越來(lái)越來(lái)凸顯其重要性，也要求相關(guān)工作人員具備更高的管理水平和能力，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)措施的有效落實(shí)。需要在資金投入、改善和提升軟硬件條件、教育培訓(xùn)人力資源等方面強(qiáng)調(diào)和加強(qiáng)檔案科學(xué)管理。規(guī)范檔案規(guī)劃設(shè)計(jì)的管理體系，注重檔案管理人員的知識(shí)水平和綜合素養(yǎng)，加大檔案管理資金投入，引進(jìn)和吸收最新的管理方法，以提升信息化和檔案管理水平，促進(jìn)基層醫(yī)療服務(wù)走上一個(gè)新臺(tái)階。

（六）加強(qiáng)檔案信息化安全工作

在落實(shí)檔案信息化過(guò)程時(shí)，要加強(qiáng)相關(guān)監(jiān)督，維護(hù)好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全，確保信息在共享資源時(shí)不被有不純動(dòng)機(jī)的人竊取。此外，軟件功能的安全性不容忽視，在實(shí)際操作過(guò)程中，要及時(shí)更新軟件并安裝防病毒軟件以防止黑客攻擊。在建設(shè)衛(wèi)生檔案信息系統(tǒng)的過(guò)程中，需要設(shè)置好專人使用權(quán)限，相關(guān)人員必須持有特定的訪問(wèn)權(quán)限、管理信息發(fā)布的權(quán)限，要有防范安全隱患的意識(shí)。通過(guò)將需要保密的文件存儲(chǔ)在專門的文件夾中，可以提高文件的安全級(jí)別并最大限度地保障好檔案信息的安全性。

五、結(jié)語(yǔ)

衛(wèi)生部門檔案信息化轉(zhuǎn)變是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，但也是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。因此，基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)要及時(shí)創(chuàng)新檔案管理理念，汲取同行業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)引入到檔案管理過(guò)程，建立好檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)要加強(qiáng)檔案專業(yè)人員的綜合素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，落實(shí)各項(xiàng)制度和措施，促進(jìn)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)信息化建設(shè)的健康發(fā)展。