新時(shí)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及其對(duì)策

葛書文 煙臺(tái)市蓬萊中醫(yī)醫(yī)院

新時(shí)代下如何做好檔案管理工作，是醫(yī)院工作應(yīng)該重視的問題，也是醫(yī)院文化建設(shè)成果的充分體現(xiàn)，對(duì)醫(yī)院提高醫(yī)療和管理水平、保障經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)步提升，凸顯出更多的社會(huì)價(jià)值有著十分重要的作用。隨著新時(shí)代現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，受多種因素的影響，醫(yī)院檔案管理仍然面臨一些問題和挑戰(zhàn)，直接影響了醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的正常發(fā)展。因此，亟需醫(yī)院采取有力措施，及時(shí)加以解決，以提升檔案管理水平，推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作的健康發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的重要性

（一）可以建設(shè)好醫(yī)院的品牌文化

傳統(tǒng)的檔案管理方式雖然有一套傳統(tǒng)且陳舊的模式，但是現(xiàn)代醫(yī)院的創(chuàng)建和發(fā)展的歷史離不開醫(yī)院檔案記錄，這些檔案也記載著醫(yī)院從無到有的品牌文化,是樹立好醫(yī)院品牌最值得信賴的證據(jù)。檔案是無數(shù)仁人志士為了醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)奉獻(xiàn)心血的實(shí)際體現(xiàn)，檔案記載著醫(yī)院每一個(gè)科室的創(chuàng)立，以及一批又一批的領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)生、護(hù)士嘔心瀝血的過程，在醫(yī)院的發(fā)展過程中留下不可磨滅的印記，是醫(yī)院品牌文化傳承的最直接也是最重要的載體。檔案也記錄著醫(yī)院每一次遇見的治療案例、前人的經(jīng)驗(yàn)與總結(jié)、各項(xiàng)研究成果。所以，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理可以維護(hù)與建設(shè)好醫(yī)院的初衷與本心。

（二）可以有效提升醫(yī)院的管理效率

醫(yī)院工作的各種環(huán)節(jié)都離不開檔案管理,所以提高管理效率的前提首先就是做好檔案管理?，F(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展,所以對(duì)檔案管理有了新的要求，在紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上也要將檔案管理工作信息化。大部分醫(yī)院已經(jīng)意識(shí)到這點(diǎn)，開始采用雙套制化的檔案管理，只有將信息化融入到檔案管理，才能提高效率。由于醫(yī)院的各業(yè)務(wù)部門都離不開檔案管理，加上每天會(huì)產(chǎn)生各種形式的文件資料，如果不去提高效率，那么檔案工作就達(dá)不到要求，甚至連基文章件的收集工作也不能完成，這些問題更加凸顯出做好檔案管理工作是迫在眉睫的重要事項(xiàng)。

（三）幫助醫(yī)院擁有更好的服務(wù)水平

病歷檔案是醫(yī)院檔案重要的組成部分，記錄著所有患者在醫(yī)院的詳細(xì)診療過程，這些經(jīng)驗(yàn)對(duì)后來類似病例的治療也起到不可忽視的作用，也是醫(yī)院最重要的原始資料,對(duì)提高醫(yī)院診療服務(wù)的作用是非常重要的。大部分醫(yī)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，在方便患者和醫(yī)療研究的同時(shí)，也成為現(xiàn)如今醫(yī)院正常運(yùn)行的不可或缺的一部分，所以系統(tǒng)提升醫(yī)院檔案管理，在一定程度上與醫(yī)院的服務(wù)水平相輔相成，也是提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的重要前提。

（四）影響醫(yī)療水平、科研成果以及教學(xué)質(zhì)量

在醫(yī)院的管理過程中，每天的患者診療、護(hù)理經(jīng)驗(yàn)、藥物分類等各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案對(duì)醫(yī)院管理的重要性不言而喻，同時(shí)檔案本身也具有提供醫(yī)院醫(yī)療水平、科研成果、教學(xué)信息的作用。檔案資料可以通過醫(yī)療實(shí)踐的記錄為后續(xù)在醫(yī)院診療中出現(xiàn)類似患者提供有效的經(jīng)驗(yàn)借鑒,同時(shí)通過以前的醫(yī)療實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為以后的醫(yī)學(xué)工作找出存在的不足，醫(yī)院的醫(yī)療記錄和藥物使用記錄也對(duì)醫(yī)學(xué)科學(xué)研究有著極大的幫助。

（五）為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展作出貢獻(xiàn)

醫(yī)院檔案管理質(zhì)量可以直接決定醫(yī)院各部門的運(yùn)行是否正常，管理質(zhì)量也對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益有著直接關(guān)系。因此，醫(yī)院檔案管理要改善不足與缺陷，在做好基本檔案整理工作后，要積極借鑒別的醫(yī)院的經(jīng)驗(yàn)，確保實(shí)行雙套制，并著重于信息化管理，只有這樣，才能綜合提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體工作的合理化、規(guī)范化、高效化。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案工作不重視是普遍現(xiàn)象，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，醫(yī)院工作的重點(diǎn)是引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療器械和提高醫(yī)療技術(shù)，沒有意識(shí)到檔案工作的重要性。檔案管理跟不上醫(yī)療發(fā)展，現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院的檔案管理工作投入小，設(shè)備設(shè)施陳舊，計(jì)算機(jī)化程度低。檔案工作者缺乏與檔案管理相關(guān)的法律知識(shí)，并存在諸如缺乏專業(yè)知識(shí)和專業(yè)管理技能等問題。醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展相對(duì)不同步，檔案存儲(chǔ)設(shè)備、管理人員專業(yè)素質(zhì)、檔案存儲(chǔ)空間等需要優(yōu)化的方面都沒有引起重視，醫(yī)院對(duì)檔案管理工作沒有一個(gè)較為合理和長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，對(duì)檔案工作正常發(fā)展產(chǎn)生了影響。

（二）管理制度不健全

大多數(shù)醫(yī)院科室的檔案分類很多，檔案管理十分復(fù)雜煩瑣，管理系統(tǒng)也缺乏規(guī)范的流程，并且缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。不同科室對(duì)自己科室的檔案管理有不一樣的想法，導(dǎo)致檔案管理人員和具體科室工作人員在互相交接數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)各種意料之外的問題，甚至?xí)霈F(xiàn)重復(fù)收集、檔案資料亂放、沒有歸納整理、有價(jià)值的檔案丟失的情況。醫(yī)院也沒有相應(yīng)的制度去進(jìn)行約束，各個(gè)環(huán)節(jié)之間存在脫節(jié)。醫(yī)院的檔案管理水平目前還處于落后的狀態(tài)，很多醫(yī)院的檔案管理室仍然以陳舊式分類方式對(duì)檔案進(jìn)行整理，沒有很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理方式。此外，紙質(zhì)檔案會(huì)占用大量空間，查詢不便捷，維護(hù)也需要更大的資金投入，管理人員也專注于檔案管理的收集和排序工作，并且沒有將檔案中的信息進(jìn)一步地篩選處理。這種專業(yè)層次的不足，使醫(yī)院無法從重要的檔案工作開始解構(gòu)醫(yī)院各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問題，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院未來的發(fā)展。

（三）檔案人員素質(zhì)偏低

大多數(shù)醫(yī)院檔案都由醫(yī)院辦公室來維護(hù)，沒有專門的部門，而工作人員日常瑣事比較多，不能分心，缺乏管理檔案和文件的精力，年度文件資料無法及時(shí)歸類歸檔，造成大量文件出現(xiàn)積壓情況。部分檔案工作者沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，綜合素養(yǎng)較低，也缺乏系統(tǒng)的知識(shí)，不具備檔案管理的基本素質(zhì)。檔案管理存在諸多漏洞，影響檔案管理的質(zhì)量和效率。醫(yī)院很少為醫(yī)院檔案工作者提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)或培養(yǎng)檔案工作者管理技能的機(jī)會(huì)。檔案管理員只能利用他們自身的經(jīng)驗(yàn)來管理他們負(fù)責(zé)的文件。但他們?nèi)狈σ欢ǖ姆梢庾R(shí)，無法適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的最新發(fā)展需要。同時(shí)，沒有適當(dāng)?shù)男劫Y激勵(lì)機(jī)制，檔案工作者工作熱情不高，工作不投入，責(zé)任感不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理水平得不到保障。

（四）檔案信息化進(jìn)展緩慢

很多醫(yī)院檔案管理沒有實(shí)現(xiàn)信息化，仍然采用傳統(tǒng)管理模式。檔案設(shè)備中的軟硬件應(yīng)用功能性不足，處理流程較為煩瑣。相關(guān)檔案信息化管理制度存在不完善的情況，沒有專業(yè)水平的人員去打理，檔案資源利用率較低且資源匱乏。檔案管理信息化設(shè)施不足，計(jì)算機(jī)、軟硬件設(shè)備設(shè)施比較陳舊，沒有積極地引進(jìn)功能齊全的檔案管理專業(yè)掃描、儲(chǔ)存、檢索設(shè)備，導(dǎo)致檔案信息共建共享困難重重。一些醫(yī)院檔案人員流動(dòng)速度較快，職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平有待提升。檔案信息技術(shù)沒有接軌到先進(jìn)的醫(yī)院信息化檔案管理經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)應(yīng)用缺乏專業(yè)人員維護(hù)，出現(xiàn)問題后沒有辦法得到有效快速的解決。

三、醫(yī)院檔案管理的基本原則

一是規(guī)范化。醫(yī)院檔案管理要有具體化、規(guī)范化的流程，整個(gè)流程包括：一是醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存檔整理，在這個(gè)過程中要保護(hù)好檔案數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確，合理分工歸納，依靠科學(xué)性去劃分好檔案數(shù)據(jù)，并且設(shè)定檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)期限等。二要按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范檔案管理工作流程，檢查整個(gè)流程方面存在的各種不足，確保檔案工作有跡可循。三要規(guī)范整個(gè)操作流程，如培訓(xùn)專業(yè)人員針對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案的歸檔，要具備一定的工作技能和高效的工作方法。

二是標(biāo)準(zhǔn)化。目前，醫(yī)院檔案管理和公文管理的重要性不言而喻。為了保證檔案管理的效率，必須嚴(yán)格參考公文管理的管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)公文紙的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化。例如，嚴(yán)格要求公文紙的尺寸，每一項(xiàng)公文都要手續(xù)齊全，按照具體日期歸檔整理。對(duì)于不一樣性質(zhì)和格式的公文，需要清晰明了的文字，以便于保存管理，在過程中要按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，這樣可以有效提高整個(gè)過程的效率。

三是保密性。目前，醫(yī)院檔案管理分為電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理兩種不同的管理形式，在具體管理過程中，最主要的原則就是保證醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的保密性，堅(jiān)持保密原則，保持初始檔案的完整性。如何做好電子檔案的原始管理是當(dāng)今信息化管理工作的困難地方，因此必須改進(jìn)電子檔案加密功能中的不足。

四、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施對(duì)策

（一）健全醫(yī)院檔案管理模式

提高在醫(yī)院平臺(tái)上共享檔案信息后的閱讀量。在傳統(tǒng)方式中，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，由于空間和時(shí)間的局限性，時(shí)效性得不到保證。但是現(xiàn)如今，醫(yī)院可以通過因特網(wǎng)等平臺(tái)，通過不同載體和地理位置存儲(chǔ)及時(shí)地進(jìn)行檔案信息歸納，通過信息智能化實(shí)現(xiàn)信息共享的目的，從而保證了工作效率。醫(yī)院管理在完善改進(jìn)檔案管理模式存在的不足時(shí)，應(yīng)注重提高在實(shí)踐過程中醫(yī)療服務(wù)的效率效果。醫(yī)院檔案管理要注重設(shè)備的更新和維護(hù)，要在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化要完成的目標(biāo)，從而拋棄傳統(tǒng)的陳舊模式，采用科學(xué)高效的檔案管理模式，為醫(yī)院的未來發(fā)展規(guī)劃作出貢獻(xiàn)。

（二）提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員作為醫(yī)院檔案管理的主力軍，應(yīng)從四個(gè)方面提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，醫(yī)院要將檔案人才培養(yǎng)納入工作計(jì)劃之中，挑選一部分工作較認(rèn)真的工作人員進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，在學(xué)習(xí)中不斷提高專業(yè)水平。其次，醫(yī)院通過定期培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、業(yè)務(wù)交流等形式，讓檔案人員掌握檔案管理的流程和知識(shí)，提高檔案人員的檔案管理能力。再次，醫(yī)院要引進(jìn)檔案專業(yè)人才，為他們提供深造的機(jī)會(huì)，為醫(yī)院的檔案工作增添活力。最后，醫(yī)院要鼓勵(lì)檔案人員學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，對(duì)檔案管理表現(xiàn)優(yōu)秀的人員要給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，提高他們學(xué)習(xí)和工作的主動(dòng)性。

（三）加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)

醫(yī)院在實(shí)際管理過程中，要發(fā)展科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院管理人員必須明確界定好收集與分辨各個(gè)科室具體有用材料。醫(yī)院要建立數(shù)據(jù)從收集、整合到處理、存儲(chǔ)的合理檔案管理系統(tǒng)，這個(gè)過程需要醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)人員達(dá)成共識(shí)，互相配合。面對(duì)醫(yī)院不同科室、不同檔案材料，甚至不同的功能性，相關(guān)檔案人員必須采用合理的方法。醫(yī)院要為檔案管理工作引入先進(jìn)的設(shè)備，制定相應(yīng)的薪資獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)。在資金充足的前提下，檔案管理工作必須要有齊全的硬件設(shè)備，諸如計(jì)算機(jī)、空調(diào)、除濕器、檔案架、防火防盜系統(tǒng)等，為工作的順利開展提供重要基礎(chǔ)。建立完善的檔案管理運(yùn)行體系，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案工作的整體效率。鑒于檔案數(shù)據(jù)本身的特殊性，只有配備完善的軟硬件設(shè)備，才能進(jìn)一步簡(jiǎn)化現(xiàn)有工作流程，避免醫(yī)院重要檔案數(shù)據(jù)信息外泄。

（四）推進(jìn)檔案信息化步伐

醫(yī)院要統(tǒng)籌兼顧制定檔案管理信息化總體規(guī)劃，以及近期、中期、遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃，明確規(guī)劃中的各項(xiàng)發(fā)展規(guī)劃條款，保證醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠按照既定的、預(yù)想的、期待的方向發(fā)展。加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程，推動(dòng)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提供包括在線管理、查詢、存儲(chǔ)、更新、安全管理和利用等多個(gè)功能的信息服務(wù)。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中，醫(yī)院要建立電子文件數(shù)據(jù)中心，在各個(gè)科室進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄公開，方便相關(guān)人員的查詢、檢索和利用。開展安全加密管理，防止電子數(shù)據(jù)庫(kù)受到外界惡意攻擊。

（五）創(chuàng)新檔案管理方法

檔案管理是為醫(yī)院中心工作服務(wù)的，因此醫(yī)院要注意檔案管理的服務(wù)特性。檔案人員要避免閉門造車現(xiàn)象，主動(dòng)與各個(gè)科室工作人員開展交流，在信息服務(wù)上改變被動(dòng)局面，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行信息共享。建立檔案信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過多種形式為醫(yī)院發(fā)展提供信息服務(wù)，提升醫(yī)院工作效率和檔案工作質(zhì)量。

（六）提高檔案資源利用效率

要時(shí)刻清楚地認(rèn)知到醫(yī)療檔案管理的最終目標(biāo)是提高服務(wù)水準(zhǔn)、為病患者的健康診治提供更好的服務(wù)。為此，醫(yī)院檔案管理者必須不斷完善和改進(jìn)工作流程，及時(shí)改進(jìn)流程中存在的不足，最大限度地發(fā)揮檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。檔案人員要積極學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，努力拓寬服務(wù)范圍。運(yùn)用先進(jìn)的手機(jī)掃描軟件或者信息化技術(shù)，將紙質(zhì)文件變成容易儲(chǔ)存的信息化數(shù)據(jù)，存入現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)中，方便查閱。檔案人員要提高認(rèn)識(shí)，充分利用檔案資源為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者提供有效的參考資料，以幫助他們通過統(tǒng)計(jì)、分析和采用作出決策。通過編寫各種主題匯編為查閱者提供多層次、多層面、有效的信息，加快檔案資源社會(huì)化利用步伐。

五、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案見證了醫(yī)院的發(fā)展，是醫(yī)院寶貴的文化資源。近年來，醫(yī)院檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)，但在實(shí)踐過程中也凸顯出了更多的問題。醫(yī)院要牢固樹立參與意識(shí)，突破原來傳統(tǒng)管理模式的限制，對(duì)檔案管理體制進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)與管理，開展全方位服務(wù)，充分發(fā)揮檔案資源的作用，不斷提升醫(yī)院檔案管理水平，從而進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作健康、有序地向前發(fā)展。