國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對策略分析

張小芬

摘? 要：檔案是對歷史的記錄，國有企業(yè)的檔案是對企業(yè)的發(fā)展過程的記錄，包括了企業(yè)的業(yè)務(wù)往來、企業(yè)的人事檔案、企業(yè)的技術(shù)資料等。提升檔案管理水平，能夠促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展。本文主要探討國有企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);檔案管理;問題;應(yīng)對策略

前言：我國的企業(yè)類型比較豐富，國有企業(yè)是主體，國有企業(yè)的發(fā)展水平?jīng)Q定了經(jīng)濟(jì)發(fā)展的局面，關(guān)系著經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性，關(guān)系著社會的進(jìn)步，與每個人的生活有著千絲萬縷的聯(lián)系，因此國有企業(yè)要加強管理工作，而要做好管理工作，就不能夠忽視檔案管理工作。企業(yè)在對未來的生產(chǎn)經(jīng)營方略進(jìn)行規(guī)劃時，可以以企業(yè)的檔案為依托，使未來的發(fā)展計劃更科學(xué)合理，保護(hù)企業(yè)和個人的利益。但是在當(dāng)前，我國的國有企業(yè)檔案管理工作存在不少問題，因此國有企業(yè)檔案管理部門和人員應(yīng)該注重問題的分析，找到解決的對策。

一、國有企業(yè)檔案管理工作的重要性

國有企業(yè)的檔案管理工作包括宣傳黨和國家與檔案有關(guān)的政策法規(guī)，收集國有企業(yè)各個部門和每個員工的工作成績，收集國有企業(yè)的業(yè)務(wù)往來資料等內(nèi)容。 檔案管理是行政管理的組成部分，能夠為規(guī)章制度的制定提供參考，因此是保證企業(yè)提升管理水平的重要平臺。檔案中包含了企業(yè)的各種業(yè)務(wù)記錄，能為企業(yè)的運營決策提供參考，提升盈利水平。

一個企業(yè)的發(fā)展會導(dǎo)致檔案的數(shù)量開始增多，企業(yè)文化也融匯于檔案之中。檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)價值的充分展現(xiàn)，能夠用好檔案，就能夠完善企業(yè)的文化氛圍，提高企業(yè)的榮譽感，增強向心力，是其他教育方法無法取代的一種介質(zhì)。檔案真實全面地記錄了企業(yè)人財物的變化，因此能夠為員工和企業(yè)的利益提供法律證據(jù)和明確責(zé)任，減少糾紛，促進(jìn)人際關(guān)系的和諧。檔案可用于教育，在對員工進(jìn)行培訓(xùn)時，可以從檔案中尋找材料，作為參考資料或者直接作為教材。因為這種來源于生產(chǎn)實踐的資料，說服力更好，往往能夠通過經(jīng)典案例的剖析，使員工更好地理解理論。

二、國有企業(yè)檔案管理的各種問題

1.檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜

國有企業(yè)體積龐大，部門眾多，甚至分散在各地，各個部門的建設(shè)時間不等，又經(jīng)常進(jìn)行合并和拆分業(yè)務(wù)往來比較復(fù)雜，這就導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理難度較一般檔案管理難度大。隨著時間的增加，檔案數(shù)量增多，各種類型的檔案體積不一，因此要想規(guī)范地收集和分類檔案，很容易導(dǎo)致無從下手的問題。很多企業(yè)沒有注重研究這個問題，沒有理清檔案管理系統(tǒng)，因此導(dǎo)致檔案管理工作問題越來越多。

2.企業(yè)人員流動性大

很多企業(yè)的員工具有不穩(wěn)定性。在現(xiàn)代社會，即便是國有企業(yè)的，員工也會出現(xiàn)流動性的問題，像檔案這種管理部門尤其容易出現(xiàn)問題。因為在這個部門工作時間長了以后，會產(chǎn)生厭倦情緒，加上工資水平有限，升級空間不大，因此員工會出現(xiàn)不斷流動的情況，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理工作不銜接，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的差錯，影響企業(yè)對檔案的利用，影響企業(yè)檔案的收集和保管工作。但是很多單位并不重視檔案管理人員的待遇問題和培訓(xùn)問題，導(dǎo)致其工作積極性始終無法提高，甚至在交接工作的時候，不按規(guī)定進(jìn)行辦理。

3.信息技術(shù)造成的挑戰(zhàn)

現(xiàn)代社會，生活和工作離不開信息技術(shù)的幫助。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可以減少出錯率，提高工作效率，檔案管理工作也是如此。但是很多單位并不重視信息技術(shù)的應(yīng)用，仍然使用傳統(tǒng)的方法對檔案進(jìn)行收集、分類、查閱、歸檔和保護(hù)工作，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范、效率差、質(zhì)量低。

4.檔案管理硬件差

在進(jìn)行檔案管理工作時，有些企業(yè)為了降低成本，不重視檔案管理硬件設(shè)備的購置，使用老化的設(shè)備，影響工作質(zhì)量，影響工作效率。檔案管理辦公室常常與其他辦公室混合在一起，沒有專用辦公室。檔案室的布局雜亂無章，不符合科學(xué)，這都對檔案的使用、安全保護(hù)、分類等工作產(chǎn)生影響，不利于企業(yè)的發(fā)展。當(dāng)企業(yè)想調(diào)閱檔案時，會因為檔案使用和查找不便等原因而影響工作效率。

三、國有企業(yè)檔案管理工作的改進(jìn)措施

1.建立管理制度

要使國有企業(yè)檔案管理水平不斷上升新臺階，必須以完善的檔案管理制度為支撐，通過制度的約束，使檔案的管理工作能夠按照有關(guān)規(guī)范來開展，員工才可以有章可循，有法可依，負(fù)起檔案管理的責(zé)任，確保企業(yè)和員工的效益不受到影響。一套完整的檔案管理制度，要覆蓋其收集工作，還要包括分類工作以及使用等工作內(nèi)容，要環(huán)環(huán)相扣，確保檔案收集時能夠準(zhǔn)確完整，但分類時能夠清晰以便于使用。要特別重視檔案的立卷工作，只有加強立卷工作，才能夠使答案的分類科學(xué)，便于查閱。檔案的借閱流程要規(guī)范，要有記錄，還要包括檔案硬件設(shè)備的配置以及安全規(guī)章制度，明確責(zé)任和權(quán)利，這樣才能夠提升管理工作的效率和質(zhì)量。

2.加強人才培養(yǎng)

只有檔案管理工作人員具有較高的業(yè)務(wù)能力和較高的綜合素質(zhì)，才能夠?qū)衅髽I(yè)檔案的管理工作做得井井有條，有效率，有質(zhì)量，否則就會導(dǎo)致檔案的管理工作出現(xiàn)散亂的局面，當(dāng)企業(yè)需要調(diào)用用戶檔案的時候，找不到或者是找錯檔案，影響戰(zhàn)略決策的制定，影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此在選擇檔案管理人員時，要選擇高素質(zhì)的管理人員，要具有一定的檔案知識，并具有學(xué)習(xí)能力，掌握一定的信息技術(shù)，能夠在管理檔案時保證質(zhì)量，同時提高效率，具有較強的風(fēng)險防范意識，善于挖掘檔案中存在的信息價值，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供幫助。

3.用好信息科技

隨著科技的進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)融入生活生產(chǎn)的每一個細(xì)胞。在工作的時候，如果能夠加強信息技術(shù)的應(yīng)用，那么就可以提升工作效率，提升工作質(zhì)量。對于國有企業(yè)的檔案管理工作來說，信息技術(shù)也是必須應(yīng)用的技術(shù)。在招聘人員時，必須重點招聘能夠熟練使用包括辦公軟件這一類的計算機(jī)技術(shù)的人才，要能夠隨意地使用互聯(lián)網(wǎng)，最好具有數(shù)據(jù)庫編程能力。在工作中，要不斷加強信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，有關(guān)單位要定期對員工進(jìn)行計算機(jī)方面知識的培訓(xùn)。另外，企業(yè)在管理檔案時要及時引進(jìn)檔案管理軟件以及硬件設(shè)備，通過聯(lián)網(wǎng)形式，加強各種類型檔案的收集、管理、調(diào)用，從而使檔案的保管水平得到提升。

4.改善保管條件

要想使國有企業(yè)檔案管理水平得到質(zhì)的提升，就要重視環(huán)境的改善工作，提升檔案保管的設(shè)備質(zhì)量和環(huán)境水平。要采購現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備來完善檔案的管理工作，通過專門的檔案管理辦公室的設(shè)立使檔案管理工作規(guī)范。在整理檔案的時候，要按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完成相關(guān)工作，同時要確保檔案使用方便，安全水平不受影響。對于檔案管理單位來說，引進(jìn)掃描儀等技術(shù)設(shè)備，能夠顯著提高檔案的管理水平和工作效率。

結(jié)束語

檔案管理工作是國有企業(yè)日常管理工作中非常重要的一部分，不可或缺。如果不能做好檔案管理工作，企業(yè)發(fā)展的問題就難以有效解決。管好檔案，能為未來的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略提供參考，能夠?qū)β毠ぜ訌娊逃?，能夠使企業(yè)的管理更加規(guī)范。所以，國有企業(yè)檔案管理部門要通過改善檔案保管環(huán)境、加強人才培養(yǎng)、加強信息技術(shù)應(yīng)用等途徑提升檔案管理水平，為企業(yè)的發(fā)展提供支持。

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