政府部門文書(shū)檔案管理與優(yōu)化研究

夏文青

（青島市市南區(qū)教師和體育局，山東 青島 266000）

引言

文書(shū)檔案是對(duì)單位活動(dòng)的記錄，能夠?yàn)閱挝桓黜?xiàng)決策的制定、人員的考核與聘用提供參考，為各項(xiàng)管理工作的開(kāi)展提供便利。政府部門文書(shū)檔案則是對(duì)政府各項(xiàng)管理事務(wù)以文字的形式進(jìn)行記錄，包括政府各工作人員的信息、業(yè)務(wù)處理情況、政府各部門的工作計(jì)劃與安排等等，這些信息的記錄與歸檔可以更好地指導(dǎo)后續(xù)工作之開(kāi)展，提升政府工作效率。且隨著政府職能部門改革發(fā)展以及檔案資料日益多樣化，文書(shū)檔案管理的工作內(nèi)容也發(fā)生了一定的變化，工作環(huán)境也出現(xiàn)了新的特點(diǎn)，這就需要文書(shū)檔案管理工作人員能夠及時(shí)認(rèn)識(shí)到這些新變化，通過(guò)轉(zhuǎn)變工作認(rèn)識(shí)，優(yōu)化工作行為，進(jìn)一步做好文書(shū)檔案管理工作，為政府部門各項(xiàng)工作的高效開(kāi)展提供助力。此外，文書(shū)檔案還能夠反映政府部門的發(fā)展歷史，是政府部門反觀自身的一面鏡子，能夠促進(jìn)政府部門向好發(fā)展。在新形勢(shì)下，政府文書(shū)檔案管理工作面臨新的更高要求，因此，優(yōu)化政府文書(shū)檔案管理工作勢(shì)在必行。[1]

一、政府部門文書(shū)檔案管理的意義

文書(shū)檔案管理工作在政府部門的諸多工作中占據(jù)重要地位，發(fā)揮著重要作用，是對(duì)政府部門各項(xiàng)工作的系統(tǒng)整合，又能對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供一定的資料借鑒與指導(dǎo)。加強(qiáng)政府部門文書(shū)檔案管理工作具有重要意義，具體分析如下：

第一，有助于指導(dǎo)政府各項(xiàng)工作的更好開(kāi)展。文書(shū)檔案是對(duì)政府各部門各階段工作的記錄，完整反映了政府各項(xiàng)工作的開(kāi)展過(guò)程與實(shí)施狀態(tài)，包含了大量的可用信息和工作經(jīng)驗(yàn)，政府各部門可通過(guò)查閱檔案資料更科學(xué)地開(kāi)展下一步工作的計(jì)劃制定與實(shí)施，提高政府工作質(zhì)量。

第二，有助于規(guī)范政府各部門的工作行為。文書(shū)檔案能夠反映政府各部門的工作內(nèi)容，記錄重要工作事件，同時(shí)也對(duì)工作結(jié)果進(jìn)行記錄保存。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理，能夠督促政府各部門為留下漂亮的工作記錄而努力工作，規(guī)范各部門工作行為。

第三，有助于為政府各部門的工作考核提供參考。文書(shū)檔案保存了政府各部門的工作歷史，反映了各部門的工作成績(jī)，也記錄了相應(yīng)階段的工作過(guò)失，在對(duì)政府各部門工作進(jìn)行定期考核時(shí)，文書(shū)檔案可為考核提供佐證。同時(shí)，政府各部門也可通過(guò)查閱文書(shū)檔案進(jìn)行工作反省，改進(jìn)工作行為。

二、政府部門文書(shū)檔案管理的內(nèi)容與特點(diǎn)

（一）內(nèi)容介紹

文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，可將單位當(dāng)中形成的所有檔案材料，借助針對(duì)性的方式實(shí)現(xiàn)有效歸整與收集，并且可借助相應(yīng)的原則與要求來(lái)做好管理工作。[2]政府部門文書(shū)檔案一般由專人專職管理，主要工作內(nèi)容包括如下幾個(gè)方面：

第一，收集整理信息資料。政府部門文書(shū)檔案一般是對(duì)各部門工作的記錄，因此散佚于各部門，需要文書(shū)檔案管理人員定期于各部門處收集整理，并處理好與各部門的關(guān)系，做好工作銜接，以保證文書(shū)檔案能夠及時(shí)歸檔。同時(shí)文書(shū)檔案管理者還應(yīng)了解各部門的工作內(nèi)容，以使檔案的收集更加全面，保證檔案實(shí)時(shí)更新。此外，文書(shū)檔案管理者還應(yīng)熟讀相關(guān)規(guī)章制度，按要求做好本職工作，并恪守職業(yè)操守，該保密的保密處理，能利用的盡量利用，在發(fā)揮文書(shū)檔案價(jià)值的同時(shí)做好管理工作，為政府部門其他各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供助力。

第二，分門別類歸檔立卷。政府部門的文書(shū)檔案多且繁雜，需要相關(guān)工作人士按照信息資料的不同區(qū)別對(duì)待，對(duì)檔案資料分類管理，科學(xué)歸檔。一般而言，政府部門文書(shū)檔案包含了紙質(zhì)文檔、照片、影音文件等不同類別的檔案，需要檔案工作者分門別類，按照不同要求進(jìn)行管理。如紙質(zhì)文檔要防止發(fā)霉蟲(chóng)蛀，照片文檔要防止光照，影音文件需要防止消磁，等等。為方便查閱，還應(yīng)對(duì)檔案立卷編號(hào)、繪制目錄，并備份保存，以方便檢索，防止丟失。

第三，嚴(yán)格檔案查閱管理。檔案管理者應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案查閱相關(guān)制度，不得允許個(gè)人隨意查閱檔案，如確實(shí)需要，須持有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。若需查閱其他部門檔案，還需按照相關(guān)審批流程獲得其他部門與本部門之批準(zhǔn)方可查閱。此外，未經(jīng)允許，不可記錄檔案，更不可將其外帶出去。

（二）特點(diǎn)分析

政府部門文書(shū)檔案更多的是對(duì)日常工作的記錄與總結(jié)，能夠反映工作的實(shí)際開(kāi)展情況，其檔案管理具有如下特點(diǎn)：

第一，具有綜合性。政府部門文書(shū)檔案具有豐富的內(nèi)容，涉及面廣，包容性強(qiáng)，既有員工資料信息、工作方案、會(huì)議記錄、政府公告、各類報(bào)告、通知等，又有各種工作照片、錄像、音頻資料，且這些資料涉及行政、人資、黨務(wù)等多個(gè)部門與科室，這就使得政府文書(shū)檔案管理具有了綜合性的特點(diǎn)。

第二，具有保密性。政府部門文書(shū)檔案有一部分是可以對(duì)外公開(kāi)的，但還有一部分是有關(guān)政府決策的記錄或部門領(lǐng)導(dǎo)查閱的資料，根據(jù)保密級(jí)別會(huì)有不同的等級(jí)劃分，且不對(duì)外公開(kāi)，僅限部分人可見(jiàn)，因此，這類檔案具有保密嚴(yán)格的特點(diǎn)，這也體現(xiàn)了政府文書(shū)檔案具有保密性。

第三，具有階段性。政府部門文書(shū)檔案與內(nèi)部工作息息相關(guān)，是對(duì)日常工作的記錄，而政府部門各階段的工作內(nèi)容又各具特點(diǎn)，因此，文書(shū)檔案管理也應(yīng)分階段歸類保管，以保證檔案管理的全面性與連續(xù)性。

三、政府部門文書(shū)檔案管理與優(yōu)化策略

（一）意識(shí)同步，提高工作重視度

意識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)，檔案管理人員只有對(duì)本職工作高度重視，才能以積極的態(tài)度對(duì)待工作，更好地處理工作。而當(dāng)前一些政府部門檔案管理者不重視本職工作，不愿花太多時(shí)間去收集整理資料，歸檔隨意，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問(wèn)題，對(duì)于特殊材料檔案不能區(qū)別對(duì)待，容易造成檔案的損毀。

對(duì)此，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于文書(shū)檔案管理者的工作意識(shí)強(qiáng)化，不僅部門領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，還應(yīng)要求全體員工，不管是檔案管理部門的員工，還是其他部門的員工，都應(yīng)該重視文書(shū)檔案管理工作，相互之間能夠積極配合，明確檔案管理制度與工作流程，能夠第一時(shí)間遞交檔案材料，方便檔案人員開(kāi)展工作。政府部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)通過(guò)各種方式增強(qiáng)部門員工檔案意識(shí)，讓其認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案之價(jià)值與作用，可在每次的工作例會(huì)中講一講文書(shū)檔案管理的問(wèn)題，列舉哪些檔案資料為工作開(kāi)展提供了幫助，以此強(qiáng)化檔案管理的重要性。還可通過(guò)新媒體如微信、釘釘、QQ 群等加強(qiáng)部門交流，在各部門安排專人對(duì)接檔案部門的工作，以更好地體現(xiàn)文書(shū)檔案管理之重要性，提高相關(guān)工作重視度。

（二）制度先行，規(guī)范檔案管理行為

制度是一切工作有序落實(shí)的保障，政府文書(shū)檔案管理同樣如此。但目前部分政府單位的文書(shū)檔案管理制度的健全度還存在不足，對(duì)于相關(guān)工作人員的行為規(guī)范還不夠，使得文書(shū)檔案管理還缺乏科學(xué)合理的流程，工作不嚴(yán)謹(jǐn)，專業(yè)性不夠強(qiáng)，部分檔案資料不能及時(shí)歸檔，有的資料信息不完整也未及時(shí)補(bǔ)齊，檔案借閱較為隨意，缺少規(guī)范化流程，這些都容易造成檔案資料的流失或損毀，難以充分發(fā)揮文書(shū)檔案管理之效用。管理規(guī)章制度不夠健全，檔案的全面性和完整性得不到有效保障，最終無(wú)法為政府機(jī)關(guān)其他部門提供有價(jià)值的檔案信息，導(dǎo)致政府內(nèi)部的很多工作無(wú)法高效率開(kāi)展。[3]

要想優(yōu)化管理工作，政府文書(shū)檔案工作者需以《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等現(xiàn)行法律法規(guī)為指導(dǎo)，并結(jié)合自身工作實(shí)際，制定本部門工作行為準(zhǔn)則以及文書(shū)檔案管理制度，用以規(guī)范相關(guān)工作。同時(shí)要做好文書(shū)檔案的歸檔整理，督促工作人員嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）進(jìn)行文書(shū)檔案的歸檔保存，使各項(xiàng)工作按制度開(kāi)展，方便后期的檔案查找與利用。此外，部門也可制定相關(guān)監(jiān)督檢查制度，不定期對(duì)檔案人員的工作進(jìn)行檢查，并納入考核范疇，同時(shí)發(fā)布獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)檔案人員創(chuàng)新工作方式，及時(shí)自查自糾，確保檔案安全管理。

（三）人才保障，提高管理人員素養(yǎng)

文書(shū)檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要專業(yè)人員專職專辦，因此對(duì)檔案管理人員的素養(yǎng)要求較高。而目前一些政府部門檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)于專業(yè)知識(shí)掌握不牢，對(duì)于新的文書(shū)檔案管理方法不太了解，許多工作還是采用老一套方法開(kāi)展，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)有序，存在諸多管理問(wèn)題。為切實(shí)落實(shí)好文書(shū)檔案管理工作，相關(guān)部門需著力加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)。

一方面，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)。通過(guò)高校委培、在線學(xué)習(xí)、專家講座、部門學(xué)習(xí)討論等方式不斷提升檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，面對(duì)信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，許多新的技術(shù)也被應(yīng)用于文書(shū)檔案管理之中，特別是文書(shū)檔案的電子化管理更是對(duì)管理人員的信息化素養(yǎng)提出了更高要求，這就需要政府檔案管理部門加強(qiáng)對(duì)員工的信息技能培訓(xùn)，可邀請(qǐng)專業(yè)人士過(guò)來(lái)指導(dǎo)檔案信息化工作，以使檔案工作人員能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)展相關(guān)工作，提升檔案管理水平。另一方面，政府檔案部門在選聘新人時(shí)也可有所側(cè)重，根據(jù)自身工作需要有針對(duì)性地選用人才，以充實(shí)檔案人員隊(duì)伍，加強(qiáng)人才保障。

此外，還需進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，幫助其樹(shù)立正確的職業(yè)榮辱觀與職業(yè)道德觀[4]。政府檔案管理部門可通過(guò)專題講座、有獎(jiǎng)問(wèn)答、部門測(cè)試、定期宣講等方式加強(qiáng)檔案工作者對(duì)于《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》《檔案法》《部門工作守則》《保密法》等法律法規(guī)以及部門規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，并定期或不定期地開(kāi)展檢測(cè)工作，以促進(jìn)文書(shū)檔案管理人員增強(qiáng)職業(yè)道德意識(shí)，重視本職工作，避免檔案篡改、檔案盜用、機(jī)密檔案信息泄露、檔案遺失等問(wèn)題的發(fā)生。

（四）與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案信息化管理

信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了各項(xiàng)工作的變革，也使得政府工作逐步向網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)。將信息技術(shù)合理應(yīng)用至文書(shū)檔案管理工作中，能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，具體表現(xiàn)為收集、整理以及歸納等各個(gè)方面，而且檔案查閱與應(yīng)用效率也能得到很大程度上的提升。[5]同時(shí)，電子政務(wù)建設(shè)也加快了文書(shū)檔案的電子化管理，這就需要政府檔案管理部門與時(shí)俱進(jìn)，做好文書(shū)檔案的信息化工作。

一方面，要做好頂層設(shè)計(jì)。政府檔案管理部門應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行檔案管理法律法規(guī)以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）的要求進(jìn)行文檔一體化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，以使政府文書(shū)檔案管理與OA 自動(dòng)化系統(tǒng)無(wú)縫銜接，構(gòu)建包括文書(shū)移交、歸檔、查詢、借閱一體化之信息化管理系統(tǒng)，通過(guò)頂層設(shè)計(jì)統(tǒng)籌政府文書(shū)檔案管理各項(xiàng)工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作的高效開(kāi)展。

另一方面，將現(xiàn)有文書(shū)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔、實(shí)物文檔與電子文檔的同時(shí)保存，并逐步減少紙質(zhì)文檔，實(shí)現(xiàn)檔案的綠色化、精簡(jiǎn)化管理。同時(shí)要確保電子文檔的安全，可通過(guò)文件加密軟件、設(shè)置安全防火墻和密鑰等對(duì)電子文檔進(jìn)行保護(hù)，提高檔案管理質(zhì)量。

此外，還應(yīng)注意到，在檔案保管與銷毀的規(guī)定中，在對(duì)電子檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，應(yīng)確保電子檔案在系統(tǒng)中處于徹底銷毀狀態(tài)。

四、結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理是政府部門重要工作組成，所涉內(nèi)容涵蓋范圍極廣，需要政府各部門的配合。在時(shí)代不斷變革發(fā)展的當(dāng)下，政府文書(shū)檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，需要相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變思想，更新工作方式，以新理念、新技術(shù)開(kāi)展工作，通過(guò)科學(xué)化管理不斷提升文書(shū)檔案管理效率，最大化發(fā)揮文書(shū)檔案的管理價(jià)值。檔案管理者亦需不斷學(xué)習(xí)，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，為政府部門其他工作開(kāi)展提供助力。