基于財(cái)務(wù)共享模式下的電子發(fā)票應(yīng)用探索和實(shí)踐

文/高粉孝 劉學(xué)鵬 郝 璐 康凌蓉

數(shù)字化和智能化環(huán)境下電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用最主要的價(jià)值就是通過無紙化來體現(xiàn)。隨著延長石油財(cái)務(wù)共享服務(wù)及電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的建設(shè)及推廣，會(huì)計(jì)憑證無紙化勢在必行。延長石油開展增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)是基于財(cái)務(wù)共享模式下的一次成功嘗試，不僅是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的改變，對未來財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查方式以及財(cái)務(wù)數(shù)字化應(yīng)用也會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響

陜西延長石油（集團(tuán)）有限責(zé)任公司（簡稱“延長石油”）是集石油、天然氣、煤炭、化工、裝備制造、工程建設(shè)、技術(shù)研發(fā)等多種資源高效開發(fā)、綜合利用、深度轉(zhuǎn)化為一體的大型能源化工企業(yè)，是國內(nèi)擁有石油和天然氣勘探開發(fā)資質(zhì)的四家企業(yè)之一，隸屬于陜西省人民政府。主要覆蓋油氣探采、加工、儲(chǔ)運(yùn)、銷售，石油煉制、煤油氣綜合化工，煤炭與電力，工程設(shè)計(jì)與施工、技術(shù)研發(fā)與中試、新能源、裝備制造、金融服務(wù)等領(lǐng)域。作為大型能源企業(yè)，體量大、產(chǎn)業(yè)多、鏈條長，業(yè)務(wù)發(fā)展的需求對財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型提出了更高的要求。

一、科技+業(yè)務(wù)雙重驅(qū)動(dòng)，使會(huì)計(jì)檔案電子化成為必然趨勢

隨著云計(jì)算、云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域的不斷深入與發(fā)展，電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用是大勢所趨。延長石油作為省屬重點(diǎn)國有企業(yè)，在2015年率先進(jìn)行了財(cái)務(wù)信息化轉(zhuǎn)型工作，2018年全面推進(jìn)業(yè)財(cái)稅三位一體的財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)，基本實(shí)現(xiàn)“母公司”財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)電子化、智能化、流程化以及資金管控一體化的財(cái)務(wù)共享模式，并在2021年，被納入增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)單位，取得了經(jīng)濟(jì)、管理、環(huán)保和推廣的多重效益，為電子會(huì)計(jì)檔案的推廣實(shí)施起到了助推作用。

二、試點(diǎn)先行，切實(shí)解決電子發(fā)票的應(yīng)用痛點(diǎn)

根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》(國家稅務(wù)總局公告2015年第84號(hào))有關(guān)規(guī)定，增值稅電子普通發(fā)票的開票方和受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件，其法律效力、基本用途、使用規(guī)定等與稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同。試點(diǎn)前，延長石油一直通過紙質(zhì)發(fā)票的方式對電子發(fā)票進(jìn)行管理，此種方式在實(shí)際運(yùn)用中主要存在以下痛點(diǎn)：1.電子發(fā)票打印報(bào)銷，存在監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)；2.經(jīng)濟(jì)和管理效益低下。打印紙質(zhì)發(fā)票的成本，以及報(bào)銷過程的人工掃描輸入產(chǎn)生了大量的不必要損耗；3.紙質(zhì)電子發(fā)票等原始憑證難以滿足會(huì)計(jì)檔案電子化的需求，企業(yè)利用數(shù)據(jù)分析、挖掘等手段對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和檔案的利用也難以高效開展。

三、基于財(cái)務(wù)共享模式，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

延長石油增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔是在現(xiàn)有會(huì)計(jì)核算平臺(tái)、財(cái)務(wù)共享報(bào)賬平臺(tái)、增值稅管理平臺(tái)和電子影像系統(tǒng)的成熟運(yùn)行的基礎(chǔ)上，增值稅電子發(fā)票電子化與電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)劃、同步實(shí)施，深入開展電子影像、OCR識(shí)別等新技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用，完善與財(cái)務(wù)公司、銀行、稅務(wù)等外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)發(fā)票、銀行回單等全部會(huì)計(jì)憑證附件和會(huì)計(jì)檔案的電子化、流程化、網(wǎng)絡(luò)化管理，持續(xù)深化增值稅電子發(fā)票、電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的推廣應(yīng)用，形成可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)和做法，推動(dòng)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。

四、增值稅電子發(fā)票電子化試點(diǎn)建設(shè)過程

（一）明確目標(biāo)，確定思路，統(tǒng)籌規(guī)劃。依據(jù)陜西省檔案局等四部門試點(diǎn)工作聯(lián)合領(lǐng)導(dǎo)小組確定的“總體規(guī)劃、分布實(shí)施”的總體思路，嚴(yán)格對照相關(guān)文件要求，從業(yè)務(wù)、技術(shù)、安全、合規(guī)等層面，通過系統(tǒng)改造、模塊升級、流程優(yōu)化等手段進(jìn)行提升，并制定了《電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔試點(diǎn)實(shí)施方案》《電子會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)實(shí)施方案》《電子會(huì)計(jì)檔案功能優(yōu)化》等方案，并經(jīng)過反復(fù)論證，以保證方案的合理性、可落地性。建設(shè)完成后，出具了《電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案功能測試報(bào)告》和《電子會(huì)計(jì)檔案功能及優(yōu)化確認(rèn)報(bào)告》，確保方案完整落地。

（二）加速推進(jìn)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)建設(shè)。依據(jù)國家相關(guān)政策，結(jié)合延長石油財(cái)務(wù)信息化總體建設(shè)規(guī)劃，2018年全面推進(jìn)業(yè)財(cái)稅三位一體的財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)，基本實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)電子化、智能化報(bào)賬以及資金收支的全電子化過程。2019年在下屬3家試點(diǎn)單位建設(shè)實(shí)施了電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。2020年完成財(cái)稅一體化平臺(tái)建設(shè)，對金稅開票、認(rèn)證、電子發(fā)票、稅金計(jì)算與納稅申報(bào)等業(yè)務(wù)按照共享理論進(jìn)行流程優(yōu)化，將發(fā)票信息與核算信息共享，實(shí)現(xiàn)“核算、認(rèn)證、申報(bào)”自動(dòng)化，達(dá)到財(cái)務(wù)共享模式下業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、稅務(wù)三位一體的管理目標(biāo)。2021年，被納入電子發(fā)票電子化試點(diǎn)單位后，進(jìn)行了系統(tǒng)功能優(yōu)化提升，8月份在財(cái)務(wù)共享服務(wù)各單位上線試運(yùn)行。

（電子會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)流程圖）

（三）建立長效機(jī)制，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全。2020年，延長石油啟動(dòng)建設(shè)完成了電子會(huì)計(jì)檔案證據(jù)固化項(xiàng)目，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行了第三方電子認(rèn)證服務(wù)，由相關(guān)權(quán)威機(jī)構(gòu)提供CA數(shù)字證書作為會(huì)計(jì)檔案證據(jù)固化手段，通過調(diào)用國家授時(shí)中心時(shí)間源，采用PKI/CA、電子簽名、電子簽章、時(shí)間戳等技術(shù)，將所有電子會(huì)計(jì)檔案文件實(shí)現(xiàn)防篡改、驗(yàn)真等功能，以此保障數(shù)據(jù)完整性、安全性、真實(shí)性、有效性。與此同時(shí)，在西安與延安兩地建設(shè)骨干節(jié)點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)房，通過訪問控制策略、實(shí)時(shí)監(jiān)控、本地備份、異地災(zāi)備等多重手段對財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用及數(shù)據(jù)安全提供保障。

五、增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔的技術(shù)應(yīng)對

通過上傳電子發(fā)票版式文件至電子影像平臺(tái)，與報(bào)銷單據(jù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票版式文件的歸集。運(yùn)用OCR識(shí)別引擎將發(fā)票信息寫入發(fā)票管理系統(tǒng)的發(fā)票池進(jìn)行驗(yàn)真，確保發(fā)票的真實(shí)性。在共享會(huì)計(jì)人員審核單據(jù)的同時(shí)完成自動(dòng)校驗(yàn)，對重復(fù)報(bào)銷的情況予以攔截。完成報(bào)銷后，該報(bào)銷單據(jù)在共享系統(tǒng)中自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)憑證入賬。對于歸檔環(huán)節(jié)，可根據(jù)實(shí)物檔案裝訂情況對電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行裝冊歸檔，已歸檔的電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)用第三方電子認(rèn)證服務(wù)進(jìn)行證據(jù)固化，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案制、存、查全流程電子化。

六、效益分析

（一）經(jīng)濟(jì)效益。延長石油納入共享服務(wù)單位每年的會(huì)計(jì)憑證總量約41萬筆，附件張數(shù)45萬張，合計(jì)重量超過4.54噸，包括賬簿報(bào)表0.24噸，實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案后，可節(jié)省80%的紙張打印，每年至少節(jié)約6平方米的檔案存儲(chǔ)面積綜合測算打印、裝訂、整理、存儲(chǔ)以及人員管理等成本，每年節(jié)約85.26萬元。

（二）管理效益。電子發(fā)票的報(bào)銷監(jiān)管進(jìn)一步加強(qiáng)，減少了涉稅風(fēng)險(xiǎn)。在報(bào)銷過程中簡化了流程，同時(shí)電子會(huì)計(jì)檔案支持全流程線上管理，借助在線檔案檢索功能，可以及時(shí)快速地獲取所需要的檔案文件；能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的線上、異地借閱查詢，強(qiáng)化了電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用的自動(dòng)化、可追溯性、高效性、安全性和持久性等價(jià)值特征，為下一步會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析、挖掘、利用奠定了基礎(chǔ)。

（三）環(huán)保效益。隨著我國能源損耗、環(huán)境污染等問題日益突出，以及“碳中和”“碳達(dá)峰”目標(biāo)提出，延長石油作為省重點(diǎn)企業(yè)，同樣肩負(fù)著低碳減排的社會(huì)責(zé)任。根據(jù)資料顯示，生產(chǎn)一噸紙需要砍伐20棵左右的成年大樹。一棵成年大樹平均每年吸收二氧化碳465千克，我們按照現(xiàn)有共享年處理會(huì)計(jì)憑證總量約41萬筆，附件張數(shù)45萬張，合計(jì)重量超過4.54噸計(jì)算，相當(dāng)于排放了二氧化碳約42噸。與此同時(shí)，打印過程的碳排放量=耗電量＊0.785，按照連續(xù)打印計(jì)算，1度電可打印1000張，那么按照45萬張附件計(jì)算，打印過程的碳排放可達(dá)353.25千克。通過電子會(huì)計(jì)檔案的試點(diǎn)成功推行，我們將有效減少80%的紙張打印，實(shí)現(xiàn)每年減排二氧化碳約34噸。

（四）推廣效益。延長石油增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)的成功，為陜西省全面推行發(fā)票電子化、會(huì)計(jì)檔案電子化的工作積累了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也對財(cái)務(wù)檔案無紙化管理的探索和應(yīng)用起到了引領(lǐng)助推的作用。

增值稅電子發(fā)票電子化試點(diǎn)后，不僅能夠優(yōu)化內(nèi)部管理，更重要的是能夠擴(kuò)展內(nèi)部數(shù)據(jù)的采集渠道，結(jié)合新興技術(shù)促使會(huì)計(jì)資料從原先的紙制形式分散管理，向集中化、數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化方向逐步躍進(jìn)。試點(diǎn)期間，延長石油共形成各類報(bào)銷單據(jù)25729張，入賬憑證25077張，電子發(fā)票歸集6730張。各單位實(shí)實(shí)在在地感受到了電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)和電子發(fā)票電子化入賬帶來的方便和實(shí)惠。下一步，延長石油仍將在財(cái)務(wù)信息化方面大力探索，積極承擔(dān)國省有關(guān)財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目和課題，分享財(cái)務(wù)信息化建設(shè)和實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，助力財(cái)務(wù)信息化發(fā)展。