加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的路徑探究

文/高紅麗

隨著信息化時(shí)代的來臨，檔案管理工作經(jīng)過多個(gè)方面的完善與優(yōu)化，逐步取得一定成就，然而從客觀的角度出發(fā)來看，此項(xiàng)工作整體效率依然差強(qiáng)人意，要想達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，仍需加倍努力?？v觀目前，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還存在諸多問題，如何加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，本文將對其路徑進(jìn)行思考與探究

在信息技術(shù)背景下，事業(yè)單位檔案管理必然會(huì)提出新的需求，從而促進(jìn)檔案管理效率和質(zhì)量的全面提升，構(gòu)建事業(yè)單位信息化管理的新模式。長期以來，事業(yè)單位在檔案的收集、利用和管理方面采用的手工管理方式，不僅嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和效率，也給檔案工作帶來了極大的不便。將信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理中，可以在輔助管理、提高管理效率方面發(fā)揮積極作用，是當(dāng)前事業(yè)單位中的重要建設(shè)內(nèi)容。本文立足于客觀實(shí)際情況和需求，從多個(gè)方面圍繞著信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作展開論述，并提出合理化建議，旨在加快事業(yè)單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入到各行各業(yè)，尤其是檔案管理。事業(yè)單位在日常工作中會(huì)產(chǎn)生豐富的檔案信息，增加了檔案信息管理的難度。將先進(jìn)的信息管理技術(shù)引入檔案管理，可以優(yōu)化檔案管理，提高信息管理效率和工作準(zhǔn)確性。與傳統(tǒng)的檔案影像記錄傳輸方式相比，信息數(shù)據(jù)庫具有開放性和共享性的特點(diǎn)，更容易進(jìn)行數(shù)據(jù)擴(kuò)展，從而促進(jìn)了事業(yè)單位各部門檔案信息化的發(fā)展。目前，用于存儲(chǔ)和管理檔案信息的數(shù)據(jù)庫也稱為電子檔案柜。因此可以看出，它提供了檔案信息的存儲(chǔ)容器，同時(shí)提供了信息可視化、信息傳輸、更新處理等功能。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)還可以快速定位圖像數(shù)據(jù)，在獲得相應(yīng)權(quán)限后，可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)用戶的快速共享，促進(jìn)信息的傳播。事業(yè)單位檔案管理可以對其存在歷史價(jià)值的檔案文件資料加以存儲(chǔ)，然而因?yàn)橐酝臍v史資料通常都是以紙質(zhì)檔案為主的，所以查詢以及存儲(chǔ)起來既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，且會(huì)占據(jù)較大空間，很多歷史遺留的寶貴材料無法得到最大化利用，不得不被長期擱置。檔案管理信息化后，可以借助電腦技術(shù)對其檔案加以管理，可以拓寬存儲(chǔ)空間，無論是查詢還是存儲(chǔ)都非常便捷，并且還能充分挖掘歷史資料潛在的價(jià)值，為歷史檔案的整理與利用帶來益處。

二、提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施

1.重視信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)搞得好不好，關(guān)鍵之點(diǎn)在于人們對信息化建設(shè)的重視程度。事業(yè)單位必須重視檔案管理信息化建設(shè)的投入，增強(qiáng)相關(guān)人員對檔案信息化建設(shè)的重視，投入足夠的人力、物力和財(cái)力，保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的資金和設(shè)備投入，提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平，確保檔案管理在事業(yè)單位發(fā)揮重要作用。比如事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展要納入事業(yè)單位工作規(guī)劃，明確檔案信息管理的工作目標(biāo)，在企業(yè)之中投入足夠的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等系列設(shè)備，加快事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平，并以“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的建設(shè)管理為依據(jù)，對于事業(yè)單位的人員配置及信息技術(shù)應(yīng)用等工作進(jìn)行科學(xué)化技術(shù)的投入，打造先進(jìn)的檔案管理信息化系統(tǒng)平臺(tái)，發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的作用，不斷優(yōu)化事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)安全信息管理系統(tǒng)，保障事業(yè)單位檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步提升及發(fā)展。

2.落實(shí)個(gè)性化服務(wù)

由于不同的機(jī)構(gòu)處于不同的發(fā)展時(shí)期，在具體建設(shè)時(shí)期需要高度重視以下三個(gè)方面?zhèn)€性化服務(wù)：

一是管理平臺(tái)建設(shè)的個(gè)性化。站在事業(yè)單位的角度，一定要全面了解所有員工的真實(shí)需求，在熟悉其具體情況的同時(shí)，選擇相應(yīng)的平臺(tái)。

二是信息呈現(xiàn)個(gè)性化。為了進(jìn)一步讓檔案管理者以及工作人員的需求得到最大化的滿足，在展示檔案信息期間，倘若是常用核心信息，就要在第一時(shí)間進(jìn)行明確。

三是管理分類個(gè)性化。就不同性質(zhì)的事業(yè)單位來說，其分類標(biāo)準(zhǔn)難免有所區(qū)別。在這種背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在充分結(jié)合具體情況的基礎(chǔ)上，選擇最為合適的檔案管理方案。

3.合理制定建設(shè)計(jì)劃

信息化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。在這個(gè)過程中，要把檔案管理的要求、事業(yè)單位的資源配置、公共服務(wù)的內(nèi)容與信息化建設(shè)的進(jìn)程結(jié)合起來。這不僅是實(shí)踐中保證各項(xiàng)建設(shè)工作準(zhǔn)確實(shí)施的基本行為，也是體現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑。這對更科學(xué)地進(jìn)行檔案管理起到了非常積極的作用。因此，在實(shí)際施工中，有必要制定出詳細(xì)的、合理的建設(shè)計(jì)劃，制訂建設(shè)方案，為后續(xù)各項(xiàng)建設(shè)工作的順利開展提供指導(dǎo)。首先，在正式開展建設(shè)工作之前，事業(yè)單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況，提前做好建設(shè)規(guī)劃工作，通過規(guī)劃好環(huán)節(jié)、建設(shè)周期等細(xì)節(jié)問題，為后續(xù)工作的順利開展提供支持；其次，在實(shí)際執(zhí)行計(jì)劃的過程中，需要注重信息系統(tǒng)的可擴(kuò)展性，為信息化建設(shè)的長久發(fā)展提供支持，即要為后續(xù)系統(tǒng)的完善、進(jìn)一步建設(shè)、更新等預(yù)留出空間，保證檔案管理信息系統(tǒng)能夠穩(wěn)定、長久地運(yùn)行。

4.構(gòu)建安全保密機(jī)制

事業(yè)單位檔案信息共享雖然可以提高各部門的工作效率，但在使用電子檔案管理技術(shù)時(shí)，也要注意信息保密管理和安全管理。同時(shí)，單位檔案管理應(yīng)遵循相關(guān)信息安全保護(hù)規(guī)范，以免增加信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案管理安全。比如，公立醫(yī)院要對患者病歷、自身操作、重大醫(yī)療成果進(jìn)行保密管理，合理應(yīng)用先進(jìn)的保密管理技術(shù)，保護(hù)醫(yī)院自身和患者的合法權(quán)益。事業(yè)單位可以使用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建專屬于單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)交流管理系統(tǒng)，為各部門以及用戶創(chuàng)建專門的信息管理界面與通道，進(jìn)一步保障單位各信息檔案的安全性。

社會(huì)實(shí)踐告訴人們，檔案管理信息化建設(shè)的整體質(zhì)量和水平直接影響檔案管理的效率，對事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展起著非常重要的作用。為了將信息化建設(shè)準(zhǔn)確地落實(shí)到檔案管理的實(shí)際之中，本文對建設(shè)過程中遇到的阻礙和問題進(jìn)行分析，并且提出與之相適應(yīng)的解決措施。通過完善信息化建設(shè)，提升信息化水平，為更好地開展檔案管理工作提供支持，才能促使事業(yè)單位能夠更好地發(fā)展。