檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)的策略初探

王瑞蓮

摘要：近些年，得益于我國科技水平的提升，促使人們生活品質(zhì)有了很大的改觀。以信息技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為首的高新技術(shù)現(xiàn)今已經(jīng)普遍地運用在了多個領(lǐng)域之中。在檔案管理的情況下，可以通過建立基于信息的檔案管理系統(tǒng)來更新檔案管理方法。優(yōu)化檔案管理水平的同時，保證檔案管理效率得到顯著提升。鑒于此，本文圍繞如何創(chuàng)新檔案管理，實現(xiàn)檔案管理信息化的有效路徑做出了相應(yīng)的闡述與探究，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè)

引言：如若相關(guān)的各個檔案管理部門，他們?nèi)匀皇褂脗鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法來管理每個文件，不僅無法及時從檔案中抽調(diào)出所需的檔案信息，會浪費大量的時間在進(jìn)行對紙質(zhì)檔案的翻找中，容易造成檔案存放的混亂，而且由于檔案存放時間過長，產(chǎn)生紙質(zhì)檔案遭受到破壞的不良現(xiàn)象。因此，各個檔案管理單位，順應(yīng)時代發(fā)展的步伐，我們都需要創(chuàng)新自己的檔案管理理念，建立健全電子檔案管理制度和政策，實施檔案信息化管理。真正保存好各個檔案文件，進(jìn)而使得能夠使得人們快速查找所需的檔案資料，促使檔案管理的信息化發(fā)展。

1檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1缺乏健全的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范

我國檔案管理信息化雖然沒有受到計算機信息技術(shù)發(fā)展速度的影響。但是，這種現(xiàn)代管理模式的發(fā)展滯后，建立檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)不完善，處于相對落后的階段。首先，我國的檔案管理信息化建設(shè)沒有完善的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)我國對各大城市檔案管理部門進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計能夠了解到達(dá)到了現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案單位只有五個，而且這五個檔案管理單位距離管理要求之間還是具有較大的差距的。很多的檔案管理部門在對檔案信息進(jìn)行管理時沒有正確的依據(jù)進(jìn)行借鑒，這種形勢下導(dǎo)致檔案管理單位在對檔案進(jìn)行管理時常常出現(xiàn)各自為政，各部門之間互不兼容的情況。另外，我國沒有一個約束力較強的檔案管理信息化建設(shè)制度，有些地區(qū)檔案管理意識和強度薄弱，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)制度自身的作用不能得到更好的落實，有些地區(qū)的檔案管理部門在對檔案進(jìn)行管理時甚至毫不避諱的違背建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，讓我國檔案信息化發(fā)展進(jìn)程受到嚴(yán)重影響。

1.2檔案管理人員計算機操作技能普遍較低

在信息技術(shù)、計算機技術(shù)日漸普及化的進(jìn)程中，愈來愈多的人們在努力學(xué)習(xí)計算機操作技能，以期提升自身的綜合素質(zhì)。但基于各地經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?fàn)顩r存有差異性，所以很多地區(qū)在信息化建設(shè)、信息系統(tǒng)的應(yīng)用程度方面存在不同，比如一些一線、二線經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的城市，已經(jīng)設(shè)置了信息化檔案管理部門，但在一些經(jīng)濟(jì)水平滯后的城市仍舊在沿用老舊的檔案管理手段、設(shè)備，信息技術(shù)的應(yīng)用力度也呈現(xiàn)出了明顯的不足，因而很難確保我國檔案管理的整體水平。

2檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)的策略

2.1科學(xué)合理應(yīng)用電子檔案

盡管現(xiàn)在各個單位都在創(chuàng)新自身的檔案管理理念，進(jìn)行對檔案的信息化管理，但是仍然存在著許多的管理問題，導(dǎo)致實際的電子檔案管理效果極為低下。其中一方面是因為檔案管理設(shè)備的落后，這使得相關(guān)的檔案管理人員空有管理能力，卻無法運用自身的管理能力建設(shè)信息化電子檔案，將其運用到實際的單位工作與社會之中，使得檔案管理的效率與效果，都在呈直線式下降的過程中。另一方面，是因為檔案管理人員不會合理地運用儲存空間，在將檔案輸入到電子數(shù)據(jù)庫的過程中，往往不會根據(jù)檔案的類型和性質(zhì)等等，進(jìn)行檔案中項目的細(xì)致劃分，使得電子檔案數(shù)據(jù)庫中的資料繁多且復(fù)雜，進(jìn)行實際的查閱工作時非常困難。為徹底改變檔案人員在運用電子檔案中的各種問題，高層的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)對檔案工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的檔案工作培訓(xùn)，使其自身能夠具有科學(xué)合理應(yīng)用電子檔案的意識和能力，進(jìn)而將其運用在實際的檔案管理過程中，有效提高信息化檔案管理的效果。與此同時，應(yīng)引入符合檔案管理需求的電子設(shè)備和設(shè)施，使得檔案工作人員能夠運用電子軟件，進(jìn)行各種不同類型檔案的合理存檔，杜絕因為電子軟件的故障問題，而導(dǎo)致檔案工作人員在工作中的各種失誤，從而使得每一份檔案都能夠得到及時且良好的電子儲存。以此，使得單位中能夠逐漸形成一個完善的電子檔案庫，不僅能夠方便檔案工作人員與基層管理人員的檔案管理需求，減輕其進(jìn)行檔案管理的人力物力，提高自身的管理效率與效果，還能夠使得單位進(jìn)行對檔案資料的及時查閱，使得檔案管理工作能夠朝著信息化的方向快速發(fā)展。

2.2加大檔案管理人員的技能培訓(xùn)力度

現(xiàn)實中，檔案管理人員是接觸檔案資料的第一人，能夠直接對檔案信息做出各項操作處理。然而，在實際落實檔案管理工作時，經(jīng)常會因為檔案管理人員缺少責(zé)任意識而沒有認(rèn)識到其個人本職工作的關(guān)鍵性，所以無法保證檔案管理效率達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，更加不能實現(xiàn)檔案管理的信息化。為了改善這樣的現(xiàn)狀，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)定期對檔案管理人員實施專業(yè)培訓(xùn)，以此充實相關(guān)人員的知識儲備量的同時，提升其自身的專業(yè)技能水平，進(jìn)而為檔案管理效果的提高提供保障。

2.3落實檔案管理責(zé)任制

站在檔案管理人員角度來看，唯有實施責(zé)任制，將檔案管理職責(zé)細(xì)化給每一個檔案管理人員，才能夠在應(yīng)對突發(fā)事件時，在極短時間內(nèi)將責(zé)任人找出，追究相應(yīng)的責(zé)任。如此一來，便可顯著約束檔案管理人員的工作行為，活化他他們的責(zé)任意識，降低檔案管理工作的失誤率。與此同時，還應(yīng)對檔案管理人員的工作流程實行嚴(yán)加監(jiān)管，制定相應(yīng)的管理程序，以矯正檔案管理流程，切實提升檔案管理成效，確保檔案資料的精準(zhǔn)性、真實性，從而為單位各項管理活動的有效開展提供助力。

結(jié)束語：綜上所述，在檔案管理工作的發(fā)展歷程中進(jìn)行檔案信息化管理是必經(jīng)之路，更是時代發(fā)展需求，檔案管理單位要積極響應(yīng)國家政策方針，讓群眾足不出戶即可獲取和處理檔案信息，為群眾提供更便捷的檔案獲取途徑。因此作為檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極研究檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容。從國家的角度而言更應(yīng)當(dāng)大力推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，每一個檔案管理單位都要為信息化建設(shè)投入人力物力財力，對檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行及時的發(fā)現(xiàn)和解決，使得檔案管理信息化能夠得到全面發(fā)展。

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