固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收問題及解決方案

孫紅梅 胡奎

摘要：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄。作為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是檔案管理中的重點(diǎn)，也是薄弱點(diǎn)，很容易被相關(guān)主體所忽視。基于此，文章在概括介紹固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作及其意義的基礎(chǔ)上，就當(dāng)前檔案驗(yàn)收過程中存在的問題，以及解決的方案進(jìn)行了探討分析，為固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作開展提供相關(guān)內(nèi)容參考。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目;檔案驗(yàn)收;問題及策略

前言

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，是建造和購置固定資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)項(xiàng)目，是社會(huì)固定資產(chǎn)再生產(chǎn)的主要手段。近年來，伴隨著國家和地區(qū)性的固定資產(chǎn)投資力度加大，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的規(guī)模、類型發(fā)生了明顯的變化。同時(shí)，鑒于固定資產(chǎn)在國家和社會(huì)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)中的地位與作用的凸顯，政府層面開始不斷加強(qiáng)對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的監(jiān)督管理，以保證固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的規(guī)范性、安全性和穩(wěn)定性。在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理中，檔案管理是相關(guān)管理工作開展的重要依據(jù)，也是檢驗(yàn)和評價(jià)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理情況的信息參考。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目驗(yàn)收，是對涉及到固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目全生命周期的相關(guān)檔案信息從內(nèi)容、形式方面進(jìn)行審核檢驗(yàn)，是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的重要工作內(nèi)容之一。雖然檔案驗(yàn)收主體在長期的驗(yàn)收實(shí)踐中形成了較為完善的驗(yàn)收流程，為檔案驗(yàn)收提供了程序上的條件支持，但由于環(huán)境形勢的變化，部分主體在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收方面仍然存在較多的問題和不足，影響了檔案驗(yàn)收重要功能的發(fā)揮。因此，加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作管理，確保檔案驗(yàn)收程序和行為的規(guī)范性、嚴(yán)格性，是檔案驗(yàn)收主體重點(diǎn)落實(shí)的工作內(nèi)容。

1.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收概述

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，是對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目在論證、立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等環(huán)節(jié)和流程中形成的文字、圖紙、圖表、電子文件、聲像等各種載體的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)性、規(guī)范性的驗(yàn)收。表1梳理了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作開展中需要遵守的相關(guān)要求和規(guī)則。

2.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作開展的意義

作為固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作中的一部分，檔案驗(yàn)收工作的開展有以下幾方面的積極意義。

2.1保障項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度

固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是對相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行的真實(shí)、客觀性檢查，同時(shí)也是對建設(shè)情況與計(jì)劃建設(shè)情況的匹配度進(jìn)行的檢查。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，參建單位需要按照檔案驗(yàn)收的要求整理、提交相關(guān)檔案信息，以保證項(xiàng)目各項(xiàng)資質(zhì)、任務(wù)能夠達(dá)到相關(guān)要求。在這種工作機(jī)制下，檔案驗(yàn)收工作實(shí)際上給固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)工作開展提供了一種無形的動(dòng)力和壓力，使參加單位和人員嚴(yán)格按照相關(guān)方案的規(guī)定推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，努力保障項(xiàng)目的持續(xù)進(jìn)行。

2.2滿足后期項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)中的信息需要

正如前文分析中提到的，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是對項(xiàng)目論證、決策、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用及維護(hù)的全過程中形成的，旨在反映項(xiàng)目在特定階段的狀態(tài)及其形成原因的信息。對于項(xiàng)目竣工交付使用后出現(xiàn)的問題的維護(hù)方面，經(jīng)過驗(yàn)收的檔案無疑給維護(hù)主體進(jìn)行精準(zhǔn)的問題診斷和解決提供了準(zhǔn)確、可靠、全面的信息參考，使后期項(xiàng)目運(yùn)行過程中的維護(hù)工作開展有更詳盡的信息參考。

2.3提升項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量

從表面上看，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，雖然是對相關(guān)檔案信息進(jìn)行的復(fù)核檢驗(yàn)，但實(shí)際上，是對項(xiàng)目從表面到內(nèi)在進(jìn)行的全方位檢查驗(yàn)收，是對項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行的核查檢驗(yàn)。一旦檔案出現(xiàn)問題，相關(guān)主體就會(huì)按圖索驥地找尋項(xiàng)目中存在的質(zhì)量問題，從而確保項(xiàng)目建設(shè)整體的質(zhì)量，避免投資項(xiàng)目在質(zhì)量方面存在較大的不足和隱患。同時(shí)，由于項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收是一項(xiàng)要求非常高的工作，并且需要相關(guān)主體從立項(xiàng)開始一直到項(xiàng)目竣工的全過程都要提供相關(guān)的材料，并且要保證檔案材料的完整、真實(shí)，這無疑將質(zhì)量管理的思想強(qiáng)化到了項(xiàng)目建設(shè)的全過程，使相關(guān)主體從細(xì)節(jié)處重視項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量。

3.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中存在問題

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目從立項(xiàng)到建設(shè)，再到竣工驗(yàn)收和交付使用，往往要經(jīng)歷較長的時(shí)間周期，這也使得固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作表現(xiàn)出明顯的周期性、階段性特點(diǎn)。目前，項(xiàng)目管理主體會(huì)按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范》《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等法規(guī)中的相關(guān)內(nèi)容，有序組織開展項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。但是，在具體驗(yàn)收工作開展中仍然存在一些典型的不符合檔案驗(yàn)收要求的問題，使檔案驗(yàn)收的初衷和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)受到影響。

3.1檔案驗(yàn)收制度內(nèi)容不合理

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，是任何一項(xiàng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)中都需要落實(shí)的工作。雖然項(xiàng)目建設(shè)責(zé)任單位和參建單位能夠按照相關(guān)法規(guī)中規(guī)定的內(nèi)容，對各類檔案的驗(yàn)收內(nèi)容、程序、時(shí)間等基本要素通過項(xiàng)目制度的方式加以確定，但制度所規(guī)定的內(nèi)容與檔案驗(yàn)收的實(shí)際狀況之間存在一定的錯(cuò)位，造成檔案驗(yàn)收工作開展缺乏穩(wěn)定的制度和行為保障。一方面，檔案驗(yàn)收分工不明確。在驗(yàn)收工作開展中，檔案驗(yàn)收小組主要由項(xiàng)目建設(shè)責(zé)任單位根據(jù)實(shí)際安排相關(guān)人員組成，小組除了有一定數(shù)量的專家以外，還要輔助專家開展工作的人員。雖然制度關(guān)于專家的選擇和數(shù)量的安排有較為明確的規(guī)定，但對各專家應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)的驗(yàn)收工作內(nèi)容的劃分卻缺乏明確的制度指引，造成檔案驗(yàn)收職責(zé)分工的制度依據(jù)不明確，影響制度落實(shí)的有效性。另一方面，檔案驗(yàn)收時(shí)間安排不合理。目前，多數(shù)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作安排的時(shí)間僅為1天。并且，在這1天時(shí)間內(nèi)，驗(yàn)收小組要開展首次會(huì)議和末次會(huì)議，并且要安排出現(xiàn)場檢查和討論驗(yàn)收意見的時(shí)間，真正用于查看檔案信息內(nèi)容真實(shí)性的時(shí)間少之又少，這就造成檔案驗(yàn)收工作開展的時(shí)間與需要分配的時(shí)間之間存在不匹配的情況，驗(yàn)收人員往往缺乏足夠的時(shí)間對檔案內(nèi)容進(jìn)行逐一檢查和驗(yàn)證。

3.2檔案驗(yàn)收監(jiān)督管理機(jī)制缺失

隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)模式的日益多樣化，檔案驗(yàn)收環(huán)節(jié)出現(xiàn)的檔案信息的復(fù)雜性和多樣性也越來越多，這對項(xiàng)目驗(yàn)收人員的驗(yàn)收意識和能力提出了更高的要求。目前，項(xiàng)目建設(shè)責(zé)任單位在檔案驗(yàn)收方面往往只關(guān)注檔案小組檔案驗(yàn)收工作的開展?fàn)顩r，對安排專門部門或者人員監(jiān)督指導(dǎo)檔案驗(yàn)收小組工作開展缺乏足夠的重視和落實(shí)，這就造成檔案驗(yàn)收工作難以被嚴(yán)格地監(jiān)督管理，進(jìn)而滋生工作開展不規(guī)范的問題。例如，部分人員會(huì)因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的監(jiān)督，而缺乏認(rèn)真閱讀、比對檔案信息的意識和行動(dòng)，造成檔案驗(yàn)收成為一種走流程的活動(dòng)，影響了檔案內(nèi)容的客觀性、準(zhǔn)確性。

3.3項(xiàng)目檔案驗(yàn)收行為考核評價(jià)不規(guī)范

目前，相關(guān)主體對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收行為的考核評價(jià)主要體現(xiàn)在驗(yàn)收活動(dòng)過程中的小組討論環(huán)節(jié)和驗(yàn)收工作結(jié)束后的總結(jié)活動(dòng)中。這些以驗(yàn)收小組為主導(dǎo)的檔案驗(yàn)收行為考核評價(jià)方式，雖然能夠增進(jìn)參與檔案驗(yàn)收工作的人員對檔案驗(yàn)收工作的認(rèn)識，但不利于一些隱藏在行為背后的深層次問題的發(fā)現(xiàn)和解決。固定投資項(xiàng)目建設(shè)責(zé)任單位雖然會(huì)在年終對檔案驗(yàn)收工作的開展情況進(jìn)行復(fù)盤，但由于周期過長，所能夠發(fā)現(xiàn)、反饋和解決的檔案驗(yàn)收問題比較少，且往往過于寬泛，難以保證檔案驗(yàn)收工作的持續(xù)性優(yōu)化。

4.優(yōu)化固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作開展的策略

受環(huán)境形勢的變化，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的管理要求越來越細(xì)化和明確，這其中也包括項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和詳細(xì)化。要求的變化，也促使固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作開展的相關(guān)內(nèi)容要隨之進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，以更好地保證檔案驗(yàn)收意義和功能的實(shí)現(xiàn)。針對上述明確的，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作開展中存在的問題，相關(guān)主體在進(jìn)行檔案驗(yàn)收工作時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注以下幾方面的工作。

4.1完善檔案驗(yàn)收制度內(nèi)容

制度，是指導(dǎo)相關(guān)單位和人員開展固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的行動(dòng)指南，其內(nèi)容不僅要詳盡，還要科學(xué)合理，符合檔案驗(yàn)收的實(shí)際。針對上述分析中明確的檔案驗(yàn)收工作職責(zé)和時(shí)間安排不合理的問題，相關(guān)主體要從制度上進(jìn)行內(nèi)容的優(yōu)化調(diào)整。

首先，細(xì)化檔案驗(yàn)收工作分工。檔案驗(yàn)收工作是一項(xiàng)規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性的工作，需要有專門的人員主導(dǎo)和參與。雖然相關(guān)單位內(nèi)部對檔案驗(yàn)收工作的責(zé)任及其落實(shí)進(jìn)行了較為明確的規(guī)定，但人員的分工方面存在較多的盲點(diǎn)。為保證檔案驗(yàn)收工作的精細(xì)化開展，項(xiàng)目建設(shè)責(zé)任單位要在檔案驗(yàn)收制度中補(bǔ)充專家責(zé)任分工的相關(guān)內(nèi)容，明確各模塊檔案驗(yàn)收專家人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的主要責(zé)任，使檔案驗(yàn)收工作開展有明確的責(zé)任制度作為支撐。

其次，延長檔案驗(yàn)收時(shí)間?？紤]到1天檔案驗(yàn)收時(shí)間安排難以保證驗(yàn)收工作完成的情況，項(xiàng)目建設(shè)責(zé)任單位在前期的檔案驗(yàn)收制度制定環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要驗(yàn)收的檔案信息類型和數(shù)量，將檔案驗(yàn)收時(shí)間延長至1.5天或者2天時(shí)間，便于驗(yàn)收小組對檔案內(nèi)容進(jìn)行逐件查閱，并對各項(xiàng)檔案文件之間的關(guān)聯(lián)性、吻合性進(jìn)行分析詢問，同時(shí)也為小組內(nèi)部進(jìn)行充分的檔案驗(yàn)收問題交流討論提供時(shí)間支持。

4.2強(qiáng)化檔案驗(yàn)收行為監(jiān)督管理

檔案驗(yàn)收，實(shí)際上是以檔案為參考，對整個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行的檢查和檢驗(yàn)，需要按照既定的制度嚴(yán)格落實(shí)。在實(shí)際的檔案驗(yàn)收工作開展中，相關(guān)單位除了要保證檔案驗(yàn)收工作開展的獨(dú)立性和完整性以外，還要通過相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制來保證檔案驗(yàn)收工作開展的效率和效果。

首先，組織開展同步專項(xiàng)監(jiān)督檢查。項(xiàng)目建設(shè)責(zé)任單位除了成立固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收小組以外，還要同時(shí)成立監(jiān)督管理小組，安排專門的人員負(fù)責(zé)跟蹤、觀察、記錄、反饋檔案驗(yàn)收小組各項(xiàng)活動(dòng)的開展?fàn)顩r，對檔案驗(yàn)收中存在的不合理、不規(guī)范問題進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)、反饋和解決，確保檔案驗(yàn)收工作過程的透明性和結(jié)果的可靠性。對于需要到項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場進(jìn)行驗(yàn)收的情況，單位要安排相應(yīng)的監(jiān)督人員跟隨檔案驗(yàn)收人員入駐現(xiàn)場進(jìn)行現(xiàn)場查驗(yàn)，確保項(xiàng)目驗(yàn)收過程和結(jié)果的客觀性和真實(shí)性。

其次，細(xì)化監(jiān)督管理內(nèi)容。檔案驗(yàn)收的內(nèi)容具有多樣性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，除了要安排專門的驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收以外，還要安排懂得固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收情況的專家負(fù)責(zé)檔案驗(yàn)收工作的監(jiān)督管理工作，確保檔案驗(yàn)收工作的精細(xì)化開展。在進(jìn)行監(jiān)督之前，監(jiān)督管理主體需要通過與項(xiàng)目建設(shè)責(zé)任主體和檔案驗(yàn)收小組進(jìn)行充分的溝通交流，了解檔案驗(yàn)收的細(xì)節(jié)性內(nèi)容，并據(jù)此制定階段性的檔案驗(yàn)收行為監(jiān)督管理內(nèi)容清單，作為監(jiān)督管理工作開展過程中重點(diǎn)參考的內(nèi)容。

4.3細(xì)化檔案驗(yàn)收行為考核評價(jià)

檔案驗(yàn)收，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、持續(xù)性的工作內(nèi)容，事關(guān)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目全生命周期內(nèi)的相關(guān)分析和決策工作的開展。在動(dòng)態(tài)變化的環(huán)境下，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的開展也需要根據(jù)實(shí)際進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整完善，確保檔案驗(yàn)收工作的規(guī)范性、合理性開展，為此，相關(guān)主體尤其是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目責(zé)任單位要不斷細(xì)化檔案驗(yàn)收行為考核評價(jià)，通過評價(jià)掌握當(dāng)前檔案驗(yàn)收工作的不足，及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收工作優(yōu)化調(diào)整。

首先，強(qiáng)化驗(yàn)收過程的考核評價(jià)?？紤]到以結(jié)果為考核評價(jià)內(nèi)容的方式存在的不足，相關(guān)主體應(yīng)當(dāng)在檔案驗(yàn)收考核評價(jià)機(jī)制中引入過程考核評價(jià)的內(nèi)容，將檔案驗(yàn)收過程中的行為表現(xiàn)和內(nèi)容選擇與落實(shí)情況作為考核評價(jià)的重要關(guān)注點(diǎn)，確保檔案驗(yàn)收過程的系統(tǒng)性、安全性和規(guī)范性。

其次，注重考核評價(jià)結(jié)果的反饋跟蹤。考核評價(jià)除了要關(guān)注檔案驗(yàn)收工作取得的積極結(jié)果以外，還要對驗(yàn)收中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的搜集、整理、分析和反饋，督促和幫助相關(guān)人員或者部門及時(shí)制定和實(shí)施相應(yīng)的檔案驗(yàn)收整改措施，確保檔案驗(yàn)收工作開展的穩(wěn)定性和有效性。同時(shí)，對于提出的整改措施，考核評價(jià)主體要進(jìn)行后續(xù)的落實(shí)跟蹤活動(dòng)，確保相關(guān)責(zé)任主體能夠按照整改措施的要求，及時(shí)調(diào)整檔案驗(yàn)收工作。

結(jié)語

檔案驗(yàn)收，是對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目各個(gè)階段產(chǎn)生的檔案信息從內(nèi)容的完整性、真實(shí)性、有效性等方面進(jìn)行檢查核驗(yàn)，目的在于保證固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的合法、安全和有效。通過開展固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，可以保障項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度，滿足后期項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)中的信息需要，提升項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量。針對當(dāng)前檔案驗(yàn)收中存在的一些問題，相關(guān)主體要在完善檔案驗(yàn)收制度內(nèi)容的同時(shí)，強(qiáng)化檔案驗(yàn)收行為監(jiān)督管理，細(xì)化檔案驗(yàn)收行為考核評價(jià)，以確保檔案驗(yàn)收工作的積極意義能夠得以充分發(fā)揮。

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