項目管理信息化平臺助推企業(yè)管理提升

劉冠楠?馬志強

摘要：隨著經(jīng)濟全球化的不斷發(fā)展，企業(yè)在市場競爭中面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我國大部分企業(yè)都已經(jīng)逐漸認(rèn)識到了項目管理信息化平臺對自身生存與發(fā)展所起到的作用。本文通過分析傳統(tǒng)模式下項目管理系統(tǒng)存在不足之處以及如何實現(xiàn)管理創(chuàng)新、幫助信息管理人員提高工作效率等問題進行研究，并提出相關(guān)建議和意見，以促進我國制造業(yè)公司項目的快速健康發(fā)展，同時也為其他制造業(yè)提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：項目管理;企業(yè)管理;信息化平臺

隨著信息化時代的不斷發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部管理和控制水平都面臨著巨大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會經(jīng)濟快速增長，因此必須通過對現(xiàn)有信息資源整合應(yīng)用以達到提升效率、降低成本的目的。項目管理信息化平臺是一種基于現(xiàn)代信息技術(shù)手段為基礎(chǔ)，實現(xiàn)組織目標(biāo)優(yōu)化重組，從而采用科學(xué)化方法來解決實際問題，并提高工作效益與質(zhì)量。隨著信息化的不斷發(fā)展，企業(yè)管理信息系統(tǒng)平臺已經(jīng)成為現(xiàn)代信息技術(shù)和其他技術(shù)相結(jié)合產(chǎn)生出來的新型信息手段，同時也是當(dāng)前社會經(jīng)濟中不可或缺的重要組成部分。目前大部分公司都建立起相應(yīng)功能模塊來進行項目建設(shè)。但是由于我國企業(yè)在內(nèi)部管理方面沒有一套完善且成熟、統(tǒng)一化程度較高的系統(tǒng)來支持其自身業(yè)務(wù)需求及工作流程等，因此如何將信息化平臺應(yīng)用到企業(yè)中已經(jīng)成為一個重要問題，亟待解決和改進。

一、項目管理信息化的理論基礎(chǔ)

（一）項目進度管理

項目進度管理主要是指企業(yè)為了有效實現(xiàn)項目目標(biāo)，對其進行的計劃、組織和控制等一系列科學(xué)合理化安排。在傳統(tǒng)模式下，對于時間節(jié)點以及資源需求量都是由管理者統(tǒng)一規(guī)劃與調(diào)度。但是由于項目具有一定難度性及復(fù)雜性使得管理人員難以做到實時監(jiān)控與反饋信息情況變化狀況，這就造成了進度管理工作效率低下且工作質(zhì)量不高的問題出現(xiàn);而采用現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對項目的動態(tài)跟蹤、分析和控制等功能從而有效提升管理水平。項目進度管理是企業(yè)信息化的重要組成部分，也是最能體現(xiàn)項目的核心競爭力，通過對項目計劃、成本等信息進行及時有效地收集和整合。在實際工作中充分運用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段來實現(xiàn)資源共享及數(shù)據(jù)交換。利用計算機系統(tǒng)來提高項目進度控制效果并保證質(zhì)量水平;建立完善的監(jiān)控體系以促進各部門之間協(xié)調(diào)溝通與交流;加強人員管理以確保項目管理工作順利推進，同時也可以為企業(yè)信息化平臺助推企業(yè)發(fā)展提供參考依據(jù)、促進項目的快速推廣和落地。

（二）項目管理信息化的主要流程

在項目管理系統(tǒng)建設(shè)初期，企業(yè)對系統(tǒng)進行初步設(shè)計，但由于缺乏專業(yè)技術(shù)人才、相關(guān)經(jīng)驗和實踐經(jīng)驗等原因?qū)е麻_發(fā)過程中出現(xiàn)諸多問題。例如：沒有建立完善的數(shù)據(jù)庫或信息庫、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確且重復(fù)性比較高;軟件功能單一、版本滯后;無法實現(xiàn)動態(tài)更新以及及時有效地提供決策支持服務(wù)等。因此項目管理信息化平臺需要根據(jù)自身實際情況對系統(tǒng)進行不斷優(yōu)化升級，并將基礎(chǔ)資料與企業(yè)發(fā)展需求有機結(jié)合起來。

需求分析與設(shè)計階段：在項目的前期，通過系統(tǒng)對用戶進行調(diào)查，了解企業(yè)當(dāng)前所處環(huán)境，并在此基礎(chǔ)上制定出符合實際情況的目標(biāo)和方案;同時根據(jù)客戶提出合理化建議來滿足客戶要求;最后將設(shè)計方案付諸實施。

建設(shè)規(guī)劃、可行性研究報告及開發(fā)工作階段：項目管理信息化平臺要針對不同類型業(yè)務(wù)流程作出明確設(shè)計思路和計劃表以確定項目的具體功能需求以及業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系等問題。

項目管理信息化平臺的構(gòu)建階段：在進行系統(tǒng)開發(fā)之前，需要對項目的流程、內(nèi)容等做詳細(xì)了解，以保證信息資源能夠得到充分利用。

項目管理工作應(yīng)用軟件功能模塊設(shè)計和實現(xiàn)階段：根據(jù)建設(shè)單位提供的具體需求以及企業(yè)自身情況來確定所需軟件功能模塊及其相關(guān)數(shù)據(jù)要求;結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r與技術(shù)水平選擇合適且易操作性好的管理類工具或產(chǎn)品，并在系統(tǒng)開發(fā)過程中對其進行嚴(yán)格把控。

二、項目管理信息化需求分析

（一）項目管理信息化建設(shè)的主要特征

以企業(yè)為中心，立足于整體，統(tǒng)籌兼顧，實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范性。在項目的過程中要將信息共享作為核心問題。通過對資源進行整合利用和有效的應(yīng)用以及對數(shù)據(jù)進行分析等手段來提高整個項目的效率和質(zhì)量水平。同時也可以從宏觀角度把握項目進度及成果的變化情況并及時調(diào)整相關(guān)計劃與方案，以應(yīng)對突發(fā)事件或緊急事故發(fā)生造成損失的可能，從而保證項目順利完成、實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。項目管理信息化平臺助推企業(yè)管理工作的提升，可以實現(xiàn)資源共享，提高工作效率。通過對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析整理后獲取到相應(yīng)的結(jié)果并及時反饋給管理層和相關(guān)人員。同時，也能夠為管理人員提供參考價值以及幫助其做出科學(xué)合理化決策。在項目的過程中需要將所需資料錄入數(shù)據(jù)庫之中，并且根據(jù)項目實際情況來不斷更新信息內(nèi)容與形式，從而實現(xiàn)信息化管理平臺下的企業(yè)管理工作效率提升及資源共享。項目管理信息化平臺是以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立了包括企業(yè)內(nèi)部信息與外部的資源共享、各部門協(xié)同工作機制等內(nèi)容。在項目的實施過程中可以實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)各個職能機構(gòu)、人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程進行協(xié)調(diào)控制。通過網(wǎng)絡(luò)連接和數(shù)據(jù)交換將各項目活動的全部環(huán)節(jié)都納入電子化系統(tǒng)之中，從而提高整個項目的效率;同時也能使項目管理更加信息化，減少人為因素造成不必要損失并降低成本費用支出。

（二）項目管理信息化在系統(tǒng)中的作用機制

項目管理信息化平臺能夠幫助企業(yè)及時了解和掌握市場動態(tài)，為產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量控制提供信息支撐，從而提高工作效率。在項目的過程中可以對項目進行實時監(jiān)控并根據(jù)數(shù)據(jù)分析的結(jié)果來制定出相應(yīng)的策略。同時也能通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)起來;還可實現(xiàn)資源共享與協(xié)同合作等功能;此外項目管理信息化平臺還具有管理功能模塊（ERP）和輔助決策支持系統(tǒng)（OA辦公自動化應(yīng)用、決策支撐平臺等），這些都是企業(yè)信息化建設(shè)不可或缺的部分。項目管理信息系統(tǒng)中的信息是企業(yè)進行決策和戰(zhàn)略實施時不可或缺的要素，而項目的信息化建設(shè)又依賴于其在系統(tǒng)中所發(fā)揮出來的功能，因此要想使項目管理系統(tǒng)更加完善、高效就必須建立起一個合理有效的管理機制。實現(xiàn)對資源數(shù)據(jù)共享，利用網(wǎng)絡(luò)平臺將不同部門間相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系起來。通過對各職能模塊之間信息傳遞與交流來解決企業(yè)內(nèi)部各個子系統(tǒng)的問題和需求，同時也可以提高工作效率;還能減少重復(fù)建設(shè)帶來的浪費。項目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，可以有效地整合企業(yè)資源，實現(xiàn)信息共享，從而提高工作效率。系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可用于項目實施過程中各個方面。例如：通過對人員、設(shè)備等進行合理分配;在項目的具體執(zhí)行階段可以根據(jù)不同需求來制定相應(yīng)計劃與方案;對于資金流和物料流動情況也有了更為直觀而全面了解后再開展相關(guān)業(yè)務(wù)活動等等都是系統(tǒng)建設(shè)時不可缺少的環(huán)節(jié)之一，在信息化時代下實現(xiàn)資源共享是一種有效且必要的方式方法。

三、項目管理信息化平臺助推企業(yè)的設(shè)計

（一）工時管理，調(diào)動員工積極性

項目管理信息化平臺助推企業(yè)管理提升的另一重要途徑，就是通過項目的進度考核、績效考核以及獎懲激勵等制度將員工工作業(yè)績進行有效的反饋。同時，在實際操作過程中應(yīng)注重與時俱進性和動態(tài)化。例如：對于施工現(xiàn)場管理人員來說，要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來及時了解施工進度情況及周邊環(huán)境情況;對施工人員而言不僅可以根據(jù)工程進展?fàn)顩r實時掌握自身的作業(yè)質(zhì)量狀態(tài)信息并且可以進一步對其進行調(diào)整和完善;還可通過網(wǎng)上查詢項目進度表等方式實現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)控管理[1]。項目管理的信息化進程，是通過網(wǎng)絡(luò)化、計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信實現(xiàn)企業(yè)資源共享、信息集成與協(xié)同。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段實現(xiàn)員工工作績效考核評價，有效促進了公司內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào)及資源整合優(yōu)化配置;同時借助信息化平臺建立起一套科學(xué)合理且高效快捷的工時管理系統(tǒng)平臺，能夠為一線生產(chǎn)管理人員提供一個更加方便準(zhǔn)確直觀的管理服務(wù)環(huán)境，使管理者可以更快更好地為項目組成員進行有效指導(dǎo)和監(jiān)督。工時管理是企業(yè)人力資源管理工作的重點內(nèi)容，也是企業(yè)在項目進度、質(zhì)量控制、成本核算等方面需要進行調(diào)整和完善的。傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代信息化時代發(fā)展需求，因此要實現(xiàn)項目的高效運轉(zhuǎn)就必須將員工工資與公司績效掛鉤。例如：針對目前很多中小企業(yè)都采用的是計件制計時方式。但是由于人員流動性大且不規(guī)范操作導(dǎo)致了工時管理效率低，同時也容易出現(xiàn)其他影響企業(yè)效益以及項目進度等情況。

（二）合同管理，增強資金安全性

項目合同管理是企業(yè)生存發(fā)展的重要基礎(chǔ)，通過對合同進行全面化、系統(tǒng)化和規(guī)范化管理，能夠有效提升資金安全保障。在企業(yè)信息化建設(shè)過程中需要明確各部門之間的責(zé)任劃分。例如：采購部負(fù)責(zé)制定招標(biāo)文件及投標(biāo)方案;物資設(shè)備供應(yīng)商則主要負(fù)責(zé)材料質(zhì)量、數(shù)量等信息采集工作以及招標(biāo)管理相關(guān)事宜內(nèi)容編制;生產(chǎn)人員需根據(jù)公司規(guī)定做好施工計劃與進度安排工作，保證工程項目順利完成并達到合同要求標(biāo)準(zhǔn)時，簽訂合同時應(yīng)嚴(yán)格按照流程進行監(jiān)督審查以確保資金安全。在項目合同管理中，由于企業(yè)的資金流轉(zhuǎn)過程較為頻繁，且涉及多方利益。因此需要建立起一套完善、高效的合同管理工作機制。首先要對所有參與項目的人員進行嚴(yán)格審查和篩選;其次是通過簽訂規(guī)范化合同時加強監(jiān)督力度來有效保障雙方權(quán)益不受損害以及相關(guān)部門之間合作共贏等多個方面入手，實現(xiàn)項目合同管理信息化平臺建設(shè)工作效果的提升;最后，在企業(yè)內(nèi)部制定出合理且科學(xué)可行、符合實際情況，并且具有針對性的合同文本。項目合同管理作為企業(yè)信息化建設(shè)的重點內(nèi)容，其對于項目的實施具有重要作用，在實現(xiàn)了對資金安全、信息流和物流等方面保障之后才能夠更好地推動企業(yè)發(fā)展。因此必須加強項目合同管理，建立健全完善的財務(wù)預(yù)算管理系統(tǒng)。通過財務(wù)數(shù)據(jù)分析可以得出相關(guān)成本以及收益情況，做好資金風(fēng)險預(yù)測工作并及時采取相應(yīng)措施來規(guī)避潛在風(fēng)險或者是避免損失發(fā)生[2]。

（三）控制費用，實現(xiàn)成本可控性

控制費用，實現(xiàn)成本可控性，主要是通過項目管理信息化平臺的建設(shè)、應(yīng)用和實施過程中對各項目部及部門人員進行有效監(jiān)督與評價。在具體工作推進期間可以將費用預(yù)算編制、資金使用計劃以及財務(wù)報表等相關(guān)信息錄入系統(tǒng)后通過系統(tǒng)自動審核與反饋。同時根據(jù)實際情況及時調(diào)整預(yù)算額度以保證經(jīng)費支出受到了合理有效的控制，實現(xiàn)成本可控性。另外，還需要做好項目管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析工作。在項目管理信息化平臺助推企業(yè)成本可控性中，費用控制是最重要的部分。通過對項目的分析、預(yù)算和進度計劃進行合理分配后，將資金投入到項目的實施過程當(dāng)中去實現(xiàn)成本最小化這一目標(biāo);同時也能幫助管理者有效地了解員工工作情況及完成任務(wù)能力等方面信息并及時作出相應(yīng)調(diào)整，以保證各項目在項目建設(shè)過程中不發(fā)生重大失誤或風(fēng)險事故。因此，企業(yè)應(yīng)建立健全的費用控制機制來確保管理信息化平臺助推企業(yè)成本可控性得以提升。費用控制是指項目管理的各個階段和流程都應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)成本可控性。在傳統(tǒng)模式下由于人員、材料等因素限制了企業(yè)內(nèi)部各項工作都只能由財務(wù)部門承擔(dān)。但隨著計算機技術(shù)發(fā)展以及ERP系統(tǒng)應(yīng)用水平提高，通過對業(yè)務(wù)活動進行合理有效的計劃與協(xié)調(diào)來降低企業(yè)運營成本已經(jīng)成為一種趨勢;同時也能夠幫助各職能單位明確費用控制責(zé)任人的具體職責(zé)和權(quán)限范圍，并將其納入財務(wù)管理信息系統(tǒng)中去[3]。

（四）信息管理，提高溝通便捷性

項目管理信息化平臺助推企業(yè)管理工作提升的過程中，需要借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將信息與溝通相結(jié)合。在項目的實施階段時可以使用信息化手段對相關(guān)數(shù)據(jù)進行收集和整理。同時還應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建起完善、科學(xué)化的信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)以及系統(tǒng)流程圖等內(nèi)容來實現(xiàn)信息共享性建設(shè)工作目標(biāo);通過建立一個完整且統(tǒng)一規(guī)范的項目管理平臺能夠有效提高企業(yè)內(nèi)部各部門之間及外部客戶間的交流，進而提升企業(yè)與其他內(nèi)外部員工之間溝通效率，從而促進項目的順利推進[4]。項目管理信息化平臺助推企業(yè)管理提升，需要信息集成和共享，在建設(shè)過程中要充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進的信息技術(shù)手段來構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部各部門間的溝通交流機制。通過對網(wǎng)絡(luò)資源進行整合、優(yōu)化配置與使用以及實現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程重組。在此基礎(chǔ)上建立起一個以計算機為核心系統(tǒng)平臺，依托于現(xiàn)代通信工具來搭建項目信息化管理系統(tǒng)與外部信息交換平臺之間建立橋梁和紐帶聯(lián)系，從而有效提升管理效率和工作質(zhì)量。在項目管理信息化平臺下，通過信息共享，能夠使企業(yè)的各部門之間實現(xiàn)有效溝通。如：企業(yè)可以根據(jù)自身實際情況制定出符合本公司發(fā)展?fàn)顩r、工作量高、效率好的規(guī)章制度。通過建立起完善且高效便捷的辦公流程系統(tǒng)來保證信息傳遞的及時性和準(zhǔn)確性;同時還能將員工個人目標(biāo)與組織愿景融合起來以促進團隊凝聚力和戰(zhàn)斗力增強等作用，從而使得項目管理信息化平臺中各部門之間能夠快速有效溝通并實現(xiàn)信息共享化，進而提高企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)性以及工作質(zhì)量水平。

（五）數(shù)據(jù)共享，提升系統(tǒng)互通性

項目管理信息化平臺助推企業(yè)管理工作提升的過程中，數(shù)據(jù)共享能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門之間信息共享[5]。如采購、物資供應(yīng)等業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)集成后進行統(tǒng)一對接。在建設(shè)時需要將各個相關(guān)環(huán)節(jié)信息整合起來并對其內(nèi)容進行詳細(xì)記錄和分析;同時還需建立起一套完善且高效的數(shù)據(jù)管理體系及相應(yīng)配套軟件開發(fā)技術(shù)支持體系，以保障項目信息化平臺助推企業(yè)管理工作有效落實到位，確保各項工作順利開展，提升整體運行質(zhì)量水平。項目管理信息化平臺助推企業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)信息的共享與協(xié)同，是當(dāng)前信息化建設(shè)中亟待解決的問題。在項目實施過程中應(yīng)用系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)交換及數(shù)據(jù)存儲等技術(shù)來支持項目的運行和維護。通過構(gòu)建統(tǒng)一化且規(guī)范化以及可擴展性強的數(shù)據(jù)庫體系對信息系統(tǒng)進行有效整合和信息資源優(yōu)化配置;同時利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供良好交互平臺來滿足不同需求者個性定制項目內(nèi)容，實現(xiàn)企業(yè)管理自動化與數(shù)字信息化建設(shè)同步發(fā)展，從而提升整體協(xié)同效應(yīng)水平。

四、結(jié)束語

項目管理信息化平臺助推企業(yè)管理工作創(chuàng)新，是現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的有機融合，其本質(zhì)就是利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化手段對信息資源進行整合和共享。項目的實施過程中要充分考慮到企業(yè)自身實際情況和需求。在應(yīng)用階段時還要注重與其他部門之間數(shù)據(jù)互通性、協(xié)同效應(yīng)以及協(xié)調(diào)能力等方面的結(jié)合使用;項目管理信息化平臺助推企業(yè)管理工作創(chuàng)新是一個復(fù)雜而系統(tǒng)化的工程。在這個過程中需要將信息技術(shù)與傳統(tǒng)模式相結(jié)合。通過建設(shè)信息化共享服務(wù)平臺實現(xiàn)信息交流和溝通。同時也要加強對于員工素質(zhì)能力培訓(xùn)工作力度及專業(yè)技能培養(yǎng)工作來促進項目管理工作效率的提升;從而促進企業(yè)管理水平提高和經(jīng)濟效益得到有效增長，為社會創(chuàng)造更多價值財富，推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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