淺談衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)檔案的數(shù)字化管理
——以滄州市衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理為例

■劉立杰 薛亦杉 董 帥

一、衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案數(shù)字化的意義

（一）提高經(jīng)濟效益

滄州市、縣兩級衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)過去解決檔案管理難點的方式過于單一，僅用增派人員和提升辦公經(jīng)費的辦法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案打破傳統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版的機讀檔案，化繁為簡，打破了原有紙質(zhì)檔案存放硬性的空間環(huán)境要求，且電子搜索查閱檔案更加高效便捷，減少了人力與物力的浪費，降低了辦公管理成本。

（二）為檔案管理工作提質(zhì)增效

檔案數(shù)字化充分借助計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，為各種類型各種載體的檔案提供一個統(tǒng)一管理平臺，全面促成檔案的收集整理、檔案管理、庫房管理、查詢、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)的實施，減少手工勞動方式下的眾多重復(fù)勞動，全面提高檔案管理基礎(chǔ)工作效率，保證檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（三）增強檔案原件保護

檔案的存放時限按照不同類別的檔案管理要求有不同的時限要求，而紙質(zhì)檔案由于其紙張易損的特點，在查閱過程中容易造成磨損，尤其對于存放時間久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理可以避免紙質(zhì)檔案多次查閱不易保存的缺點，可對檔案原件起到更好保護作用。同時用電子掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化處理后的檔案，可有效預(yù)防檔案的丟失及篡改。

（四）提高檔案資料的使用效率

檔案數(shù)字化后可逐步建成檔案資源庫和信息知識庫，達(dá)到更加有效的使用檔案資料的效果。檔案是所有具有保存價值的資料、文件的最終匯集地，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)，能夠集中管理用戶的所有檔案、資料，并以此為基礎(chǔ)，開發(fā)用戶信息需求分析和檔案信息二次加工功能，利用知識挖掘技術(shù)，更加有效的為用戶的業(yè)務(wù)工作及管理決策提供知識管理和知識增值服務(wù)，并逐步形成資源庫和知識庫，把檔案資料的效益最大化。

二、衛(wèi)生健康監(jiān)督管理機構(gòu)檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀

（一）對檔案工作的基礎(chǔ)作用重視程度不夠

衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案是對衛(wèi)生健康監(jiān)督執(zhí)法監(jiān)督過程的歷史性記錄，加強衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理是提高衛(wèi)生健康監(jiān)督工作管理水平，維護群眾合法權(quán)益，促進(jìn)被監(jiān)督對象依法依規(guī)行為的基礎(chǔ)性工作。但各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)由于受落后觀念影響，普遍存在重業(yè)務(wù)工作輕檔案管理工作的錯誤思想，對檔案工作的基礎(chǔ)性作用、歷史性作用重視程度不夠，未將檔案管理工作納入衛(wèi)生健康監(jiān)督工作整體規(guī)劃中，導(dǎo)致衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理工作原地踏步。

（二）檔案管理數(shù)字化意識模糊

據(jù)不完全統(tǒng)計，滄州市、縣兩級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)負(fù)責(zé)人中，有一半以上不了解衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案數(shù)字化工作，即使了解也是很淺顯的了解，不曾深入研究過。衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案數(shù)字化管理工作在大多數(shù)負(fù)責(zé)人的頭腦中尚無概念或概念模糊，致使這項工作未有實質(zhì)性進(jìn)展。

（三）具備綜合業(yè)務(wù)知識的專業(yè)人員普遍缺乏

衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案數(shù)字化管理是一項需要具備專業(yè)基礎(chǔ)知識和技術(shù)能力的工作，它需要兼顧檔案管理、計算機技術(shù)、衛(wèi)生健康監(jiān)督的多個專業(yè)知識。但通過調(diào)研滄州市、縣兩級衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)，發(fā)現(xiàn)從事檔案管理的人員普遍不具備融合的專業(yè)知識背景，且大多檔案從業(yè)人員并非專職人員。而各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)相關(guān)人員多年來也未受到過專門的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，面對這項工作時往往無從下手。

（四）經(jīng)費投入和場地、設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施欠賬較多

據(jù)統(tǒng)計，滄州市、縣兩級衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)2021年度在檔案管理方面的經(jīng)費投入合計不足兩萬元，有二分之一的衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)沒有檔案管理方面的工作經(jīng)費，檔案管理信息化建設(shè)普遍滯后，配有檔案管理專用軟件的只有一家，還有兩個機構(gòu)受客觀條件限制沒有專用檔案室。財政投入不足和基礎(chǔ)設(shè)施的匱乏，是滄州市各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)檔案管理數(shù)字化工作迫切需要解決的難題。

三、衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)檔案管理數(shù)字化對策建議

（一）高度重視，不斷提高現(xiàn)代化水平

衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理數(shù)字化工作是提高滄州市各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)的業(yè)務(wù)水平和能力，維護全市人民健康權(quán)益和被監(jiān)督對象利益的基礎(chǔ)性工作。各衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)高度重視這項功在當(dāng)代，利在千秋的工作，把本單位的檔案管理工作納入今后一段時間衛(wèi)生健康監(jiān)督發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，成立機構(gòu)，安排專門人員和協(xié)調(diào)專項工作經(jīng)費，配齊檔案管理工作必備的基礎(chǔ)設(shè)施等，應(yīng)特別注意保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定和傳承性。衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案的數(shù)字化建設(shè)要與單位其他信息化工作同步，逐步實現(xiàn)各類衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理數(shù)字化、服務(wù)信息化，不斷提高衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)代化水平。

（二）選派專人，做好檔案人才培養(yǎng)

衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理人員同其他行業(yè)檔案管理人員一樣，都需要專業(yè)的檔案管理知識，尤其是在疫情防控期間，衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理人員除了要掌握專業(yè)的檔案管理知識和專業(yè)的信息化技術(shù)外，還需要在疫情發(fā)生時具有敏捷的反應(yīng)能力和敏銳的判斷力，以及與疫情相關(guān)的綜合業(yè)務(wù)知識。要做好檔案人才培養(yǎng)工作，一方面應(yīng)選派檔案管理專業(yè)方面的人才，用專業(yè)的人做專業(yè)的事；另一方面也要通過開展多樣化、靈活性的相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)教育，提升現(xiàn)有工作人員專業(yè)技能。應(yīng)多鼓勵專業(yè)人員走出去參與學(xué)術(shù)交流培訓(xùn)會議，從而更好地適應(yīng)疫情防控背景下的檔案數(shù)字化管理要求。

（三）加強信息化技術(shù)保障工作

當(dāng)前各行各業(yè)的信息化工作發(fā)展迅猛，網(wǎng)絡(luò)的觸角延伸到經(jīng)濟社會發(fā)展的各個領(lǐng)域。衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理信息化工作在不同地區(qū)都有不同程度的應(yīng)用發(fā)展，但在滄州市衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)尚處于萌芽狀態(tài)。下一步，滄州市各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)從多方面發(fā)力推進(jìn)檔案信息化工作。按照信息化工作要求，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等，添置專業(yè)的打印機、復(fù)印機及掃描設(shè)備，提高檔案管理工作效率，同時加強工作人員的信息化水平培訓(xùn)，確保工作人員可以熟練操作各類相關(guān)的設(shè)施，充分發(fā)揮各項信息化設(shè)施的作用。

（四）制定和實施疫情防控衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，包括材料收集范圍和檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)等

疫情期間，衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)產(chǎn)生的檔案主要來自于衛(wèi)生審核工作、衛(wèi)生監(jiān)督行政處罰工作、衛(wèi)生監(jiān)督投訴舉報處理工作、大型活動衛(wèi)生監(jiān)督保障工作、衛(wèi)生監(jiān)督檢查工作、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測工作以及日常運轉(zhuǎn)工作等。上述工作均會產(chǎn)生大量的文件資料，如何界定資料收集范圍與歸檔價值，如何開展數(shù)字化采集，如何進(jìn)行數(shù)字化管理與利用，都需進(jìn)一步明確。因此只有建立健全各類規(guī)章制度，對不同載體、不同門類、不同格式、不同來源的疫情防控檔案均根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行整理與完善，使其能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一內(nèi)容、統(tǒng)一分類以及統(tǒng)一格式。同時要求相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，才可以推動疫情防控檔案數(shù)字化管理走向規(guī)范化，使得疫情防控檔案管理范圍上全覆蓋，管理對象上全納入，管理方法上全專題。

（五）探索檔案數(shù)字化工作外包機制并做好保密工作

在目前滄州市各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機構(gòu)歷史欠賬較多的情況下，短時間內(nèi)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平提升、基礎(chǔ)設(shè)施配置很難一步到位，各機構(gòu)在歷年疫情防控過程中積累下來的檔案資料全部實現(xiàn)數(shù)字化收集、管理和利用短時間內(nèi)無法完成。若放置時間過久，又有遺失風(fēng)險。因此可探索服務(wù)外包模式，即將部分?jǐn)?shù)字化工作外包，選擇具有國家檔案部門和保密部門認(rèn)可的，且具有成熟業(yè)績的專業(yè)服務(wù)公司。借助其成熟的操作模式，盡快將多年積累的檔案資料數(shù)字化，后續(xù)產(chǎn)生的檔案資料產(chǎn)出即轉(zhuǎn)換成數(shù)字成果。

需注意的是，對一些涉密檔案要采取嚴(yán)格保密措施杜絕泄密，數(shù)字化加工過程要嚴(yán)格落實《國家檔案局關(guān)于切實加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理杜絕失泄密隱患的通知》各項要求，嚴(yán)密防范泄密事件發(fā)生。