新時代高校檔案管理體制研究

烏力吉巴圖

摘要：在新世紀(jì)，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)的飛速發(fā)展和應(yīng)用，檔案資源、工作模式、工作要求、思想觀念等方面都在發(fā)生著巨大的變化。本文從高校檔案工作的現(xiàn)狀和問題出發(fā)，提出了高校檔案工作應(yīng)從制度、內(nèi)部結(jié)構(gòu)、制度規(guī)范、工作流程等方面進(jìn)行改革和調(diào)整，使之與時代同步，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：新時代高校檔案管理體制

引言：

高校檔案管理系統(tǒng)是高校檔案管理職能、制度和制度的統(tǒng)稱。高校檔案管理作為上層建筑的一部分，其管理體制并非一成不變，它的存在與社會生產(chǎn)力的發(fā)展程度有關(guān)。這意味著，隨著我國經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的不同，高校的管理體制也相應(yīng)地發(fā)生了變化。隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，以及新的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，高校的檔案管理系統(tǒng)也必須與之相適應(yīng)。

1、高校檔案工作的現(xiàn)狀和不足

1.1.建立更加合理的文檔結(jié)構(gòu)。近幾年，尤其是2008年出臺的《高校檔案管理措施》，使高校的檔案工作得到了快速的發(fā)展和組織的建設(shè)。多數(shù)高校都有檔案或綜合檔案，而多數(shù)高校則有校長負(fù)責(zé)、校長負(fù)責(zé)的檔案管理制度。另外，很多高校都成立了高校檔案館。但也存在著人事檔案、學(xué)生檔案、教育檔案、會計檔案、學(xué)校檔案（綜合檔案）并存、“割裂”的問題。

1.2.檔案機(jī)構(gòu)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，以線性功能體系為基礎(chǔ)。當(dāng)前，高校檔案（室）的內(nèi)部設(shè)置基本特點(diǎn)是：管理文件的人擁有多種職能部門，每一個部門（個人）承擔(dān)的工作不止一項。各司其職，各自為政。這種設(shè)置是分工分明，可以讓管理者獲得更多的經(jīng)驗。第一個原因是，文件的各個職能之間的相互聯(lián)系與分割，使整個文件的工作結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出一種不系統(tǒng)化的狀態(tài)。這對提高檔案管理的整體效率是不利的。其次，它不利于不同層級的檔案機(jī)構(gòu)工作。第三，這樣的設(shè)置不是以客戶為中心，也不利于歸檔機(jī)構(gòu)為高校和社會服務(wù)。大部分高校都有較為完備的文件制度和文件管理制度，使其在高校的發(fā)展中起到應(yīng)有的作用。然而，目前高校存在著許多制度不完善、檔案管理制度不規(guī)范、檔案管理體系不能及時更新、復(fù)印、移植等問題。該系統(tǒng)的實施與實施難度較大。

1.3.檔案設(shè)施不齊全，基本有經(jīng)費(fèi)保障。近年來，我省加大了對教育的投資力度，使高校的檔案經(jīng)費(fèi)基本得到了保證，同時也增加了檔案器材。

2、新時代高校檔案管理體制的改革建議

2.1.建立文檔。實踐證明，在高校中，大部分高校的檔案工作質(zhì)量要比僅有綜合檔案的高校要高。綜合檔案館除了積淀和人事等原因外，主要是由學(xué)校（黨委）辦負(fù)責(zé)，是它的二級單位。人員、財產(chǎn)、資料大都是有限的，工作缺乏自律。第二，綜合檔案室自身的管理水平也幾乎低于其它管理機(jī)構(gòu)，但是“備份法”卻有責(zé)任對各個部門的存檔進(jìn)行監(jiān)督和引導(dǎo)。這是一個典型的低級別監(jiān)視和高級別的設(shè)備。顯然，職責(zé)比權(quán)力更重要。權(quán)限與職責(zé)不相符。因此，大多數(shù)的監(jiān)管職責(zé)并未被適當(dāng)?shù)貓?zhí)行。文件和難題，往往需要由上級來解決。同時，檔案工作牽涉到各個領(lǐng)域，幾乎涵蓋了全校的各個部門，因此，在這方面，我們形成了一個以檔案部門為主的組織架構(gòu)。每個部門的這種結(jié)構(gòu)基本上是一個矩陣結(jié)構(gòu)，它幾乎覆蓋了整個學(xué)院的所有的文件。當(dāng)然，好處是有，壞處也是顯而易見的。因為各個部門的非專職建筑師都是獨(dú)立的、分散的、更需要強(qiáng)大的監(jiān)管。對他們而言，歸檔工作本來就枯燥乏味，而邊緣工作則是臨時工作。如果沒有足夠的監(jiān)督力量，沒有足夠的投入，那么，檔案的搜集和存檔就會變得非常困難。因此，在條件許可的情況下，要對高校的檔案進(jìn)行更新，盡快將有關(guān)平等權(quán)利和義務(wù)的管理原則進(jìn)行歸檔，以使高校內(nèi)部的其它部門或相似的檔案和相似的機(jī)構(gòu)進(jìn)行“劃分”，真正做到了集中和統(tǒng)一的文件管理。

2.2.創(chuàng)建歸檔數(shù)據(jù)中心。一方面，隨著電子檔案單軌管理的推行，學(xué)校信息化進(jìn)程的加快，現(xiàn)有的檔案數(shù)字化，使大多數(shù)高校的檔案資料都會被數(shù)字化。因此，建立檔案資料中心是情理之中的事情;在信息資源比較豐富的院校，可以將其分為兩類：一是獨(dú)立設(shè)置，二是與計算機(jī)信息部門、圖書館、資產(chǎn)管理處相聯(lián)系。學(xué)校設(shè)立了“大數(shù)據(jù)”（資源）中心，“檔案數(shù)據(jù)中心”是“數(shù)據(jù)中心”。前者更適用于擁有大量檔案資源、具備較強(qiáng)檔案人員能力的院校，特別是具有較高計算機(jī)水平的大學(xué);而在此基礎(chǔ)上，則可以實現(xiàn)不同的資源與資源的共享，并通過數(shù)據(jù)（資源）中心的電腦人員，來降低檔案管理的難度。

2.3.歸檔過程的工程。在傳統(tǒng)的商務(wù)領(lǐng)域]文檔歸檔流程，常常要求檔案代理人員指導(dǎo)、培訓(xùn)、監(jiān)督、溝通業(yè)務(wù)。工作效率低、工作效果不明確、文件代理和業(yè)務(wù)部門不滿意。所以，理查德.泰勒提出了一個“行動”的概念，它可以通過設(shè)計一套程序來降低數(shù)據(jù)的日常自動備份，以及客觀的主觀需求次序代替人為的不確定性。保證了企業(yè)系統(tǒng)的直接鏈接，文件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，范圍，條件和文件預(yù)先設(shè)計，文件的存檔（主要是電子文檔），文件系統(tǒng)能夠順暢的訪問。檔案工作人員的身份、類別、分類、存檔，并由最大的機(jī)構(gòu)主管核實、審批，減少了許多不必要的交流，減少培訓(xùn)、輔導(dǎo)、監(jiān)督等工作，提高工作效率與準(zhǔn)確性。

結(jié)語：

總之，歸檔是一種具有自身特色的管理行為，它要求有一個合適的管理體系來保護(hù)和管理它。我們必須采用正確的方式，檔案管理才能更好地、更高校地發(fā)展。

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