高校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

盧華麗

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處，湖北黃岡438002)

高校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

盧華麗

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處，湖北黃岡438002)

探索高校檔案管理模式，建構(gòu)高校檔案服務(wù)理論，是包括檔案學(xué)在內(nèi)的公共管理科學(xué)研究的重要課題。開(kāi)展良好的檔案管理服務(wù)，成為各個(gè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展的主流。當(dāng)前檔案資源的管理與利用也面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)。由于受各種因素的影響，目前國(guó)內(nèi)高校檔案管理方面存在著一定的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題解析，提出了改善高校檔案服務(wù)與管理的措施。

高校檔案;管理模式;服務(wù)意識(shí)

高校檔案集教育、科研、管理于一體，是對(duì)高校組織和個(gè)人有保存價(jià)值的文字、聲像、圖表等各種載體形態(tài)的歷史記錄。作為高校信息資源不可缺少的重要組成部分，具有豐富的內(nèi)涵。當(dāng)前，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生的檔案也越來(lái)越多。作為傳統(tǒng)文獻(xiàn)領(lǐng)域的高校檔案工作，面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。新時(shí)期的檔案工作者要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，提高高校檔案管理水平，做好高校檔案管理工作，適應(yīng)現(xiàn)代高等教育發(fā)展的需要，這對(duì)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著極為重要的作用。

一、高校檔案管理內(nèi)涵

高校檔案指的是不同文件載體(圖表、聲像、文字等)材料的組合。這些材料是直接在管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的，并具一定保存價(jià)值。檔案管理可包括兩方面內(nèi)容：一是檔案實(shí)體管理，即對(duì)檔案資源的管理。二是檔案信息組織，即是對(duì)檔案中所包含的信息的管理。檔案實(shí)體管理包括檔案的保管、整理、鑒定、收集等內(nèi)容，通過(guò)檔案資源建設(shè)為檔案的現(xiàn)代化管理打基礎(chǔ)，建立科學(xué)合理的館藏體系。

二、高校檔案管理存在的問(wèn)題

(一)對(duì)檔案工作觀念問(wèn)題丞待改善

長(zhǎng)期以來(lái)，部分領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不深，認(rèn)為人事檔案只要不泄密、不丟失，能應(yīng)付查檔就行。對(duì)檔案工作人員關(guān)心不夠，對(duì)檔案工作不聞不問(wèn)，未把人事檔案管理工作納入到議事日程。檔案經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)所，沒(méi)有保障。

(二)制度不嚴(yán)，缺少保障制度或措施

我國(guó)《普通高校檔案管理辦法》已實(shí)施很久了，但不少高校的檔案收集、管理制度仍然缺失，或缺少細(xì)則，只有基本框框。同時(shí)，檔案管理制度內(nèi)容尚不完善，管理制度工作尚未到位。有的高校年度工作計(jì)劃、崗位責(zé)任制度及考核范圍中未納入檔案工作。

(三)檔案工作技術(shù)手段落后，設(shè)施陳舊

高校的檔案管理技術(shù)手段與方法，和當(dāng)代的高新技術(shù)落差很大，采用傳統(tǒng)方式方法—手工作坊式，各項(xiàng)安全指標(biāo)及庫(kù)房面積不能達(dá)到規(guī)定要求，必要的儀器設(shè)備不先進(jìn)，微機(jī)用的是其他部門(mén)淘汰下來(lái)或是低檔次的，有的檔案部門(mén)甚至沒(méi)有一臺(tái)微機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)施，不少檔案部門(mén)更是可望不可及，檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程受到嚴(yán)重制約。其原因有：一是資金分配不合理，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不夠。二是學(xué)校資金緊缺。三是檔案工作者綜合素質(zhì)低下，管理意識(shí)不強(qiáng)，不會(huì)使用現(xiàn)代化設(shè)施，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件方面的知識(shí)更是缺乏。

(四)檔案隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性及科學(xué)性建設(shè)，整體素質(zhì)偏低

當(dāng)前是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)高校檔案工作者的整體素質(zhì)要求提高了，但達(dá)不到要求的有相當(dāng)一部分人，如競(jìng)聘上崗中被解聘的人員、剛從大中專(zhuān)學(xué)校分配來(lái)的學(xué)生、因工作調(diào)動(dòng)被分配到檔案部門(mén)的人員等等，整體隊(duì)伍素質(zhì)不高，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今的檔案工作，只是起充數(shù)作用，因而檔案管理工作嚴(yán)重受到影響。

三、高校檔案管理對(duì)策

(一)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門(mén)的服務(wù)意識(shí)

檔案的提供利用是檔案工作的中心環(huán)節(jié)。要提高高校檔案的利用率，可通過(guò)舉辦校園競(jìng)賽、會(huì)議學(xué)習(xí)、參觀等活動(dòng)，向員工宣傳檔案管理內(nèi)容，提高檔案工作認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案利用中存在的模糊認(rèn)識(shí)加以澄清，激發(fā)檔案利用的愿望與熱情。檔案管理人員要主動(dòng)積極保存收集好檔案，加強(qiáng)有關(guān)檔案作用、利用效果及價(jià)值宣傳，為業(yè)務(wù)部門(mén)工作提供“超前任務(wù)”，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

(二)完善高校檔案管理工作制度，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)化

檔案管理制度是基礎(chǔ)，是開(kāi)展檔案管理工作的保障。要順利開(kāi)展檔案管理工作，一是要建立檔案調(diào)閱審批規(guī)定、檔案管理員工作職責(zé)、檔案管理員目標(biāo)考核辦法、檔案保密規(guī)定、檔案室管理規(guī)定、檔案室安全保衛(wèi)制度、衛(wèi)生制度等，以制度管人，憑規(guī)矩辦事，即建立一套行之有效的管理制度。二是有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要定期檢查管理制度的執(zhí)行情況，使目標(biāo)考核的指標(biāo)量化，賞罰分明，并與年終考核掛鉤，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性。

(三)推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化

面對(duì)高度信息化的社會(huì)，大量產(chǎn)生的文件材料及綿延增多的檔案，以傳統(tǒng)方式管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)的。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案工作應(yīng)加以改革，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和現(xiàn)代化。健全檔案工作制度，實(shí)現(xiàn)檔案及信息管理、利用、檢索的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與計(jì)算機(jī)化，改造傳統(tǒng)的檔案工作運(yùn)用信息技術(shù)。如今計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)檢索速度快，于網(wǎng)上公布檔案信息，建立高性能真實(shí)性、權(quán)威性的網(wǎng)絡(luò)，吸引讀者，建立專(zhuān)門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)，讓檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)得以實(shí)施。這是檔案部門(mén)帶動(dòng)檔案的收集、整理等工作的有效方法，同時(shí)也是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，擴(kuò)大影晌的有效途徑。圖書(shū)館系統(tǒng)和國(guó)外一些檔案館在“信息高速公路”建設(shè)上已走在我們前面。我國(guó)的科研和教育計(jì)算機(jī)網(wǎng)的建設(shè)，為國(guó)內(nèi)一些檔案系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)建庫(kù)工作創(chuàng)造了條件。為了更好地為高校檔案信息網(wǎng)的建設(shè)服務(wù)，應(yīng)有計(jì)劃、分步驟地抓住機(jī)遇接待網(wǎng)上的來(lái)訪者，步入國(guó)家教育科研網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、高校校園網(wǎng)。滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案信息需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

(四)通過(guò)各種途徑提高高校檔案工作者的素質(zhì)

一是系統(tǒng)教育。系統(tǒng)教育是一個(gè)人通過(guò)接受正規(guī)的或業(yè)余的高中等檔案專(zhuān)業(yè)教育，是提高檔案工作者整體素質(zhì)的基礎(chǔ)，提高素質(zhì)的首要途徑就要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能訓(xùn)練。具有系統(tǒng)性、規(guī)范性的學(xué)校教育，有豐富的圖書(shū)資料，有教師的系統(tǒng)指導(dǎo)，有嚴(yán)格訓(xùn)練制度的制約和要求。這樣，學(xué)生在業(yè)務(wù)知識(shí)、體制技能、思想品德等方面都得到提高。

二是繼續(xù)教育。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一個(gè)重要特點(diǎn)是知識(shí)更新快，科技日新月異，檔案工作也迅猛發(fā)展，檔案種類(lèi)擴(kuò)大，外延增加，須將新知識(shí)與技術(shù)引入到檔案工作的理論實(shí)踐中。檔案工作者要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，如不學(xué)習(xí)新知識(shí)，不掌握新技術(shù)，就難以勝任檔案工作，一次性教育的舊觀念已不提倡。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案學(xué)知識(shí)結(jié)構(gòu)將逐步被現(xiàn)代檔案知識(shí)技能取代。所以，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作者如何樹(shù)立終身教育理念，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，探究繼續(xù)教育，就成為極其重要和緊迫的問(wèn)題。

［1］許慧珍.基于集成的高等學(xué)校檔案信息管理與服務(wù)研究［J］.浙江大學(xué)學(xué)報(bào)，2005(11).

［2］周景偉.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理研究［J］.大連理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2009(11).

［3］劉穎.高校基建檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究［J］.華東師范大學(xué)學(xué)報(bào)，2007(9).

［4］湯光華.對(duì)高職院校新途徑的實(shí)踐探索［J］.職業(yè)教育研究，2007(10).

［5］周世青.對(duì)高職教育檔案管理互補(bǔ)性的思考［J］.職業(yè)教育研究，2008(9).

［6］劉建龍.我國(guó)高職院校校企合作之現(xiàn)狀分析［J］.經(jīng)濟(jì)師，2008(9).

G472.4

A

1672-1047(2011)06-0070-02

10.3969/j.issn.1672-1047.2011.06.17

2011-11-11

盧華麗，女，湖北浠水人，檔案管理員。研究方向：高校檔案管理。

［責(zé)任編輯：何玲霞］