數(shù)字化轉(zhuǎn)型之合同助手智能文檔工具開發(fā)與實踐

鄭志鋒，鄧志勇，陳殿遠，丁磊，張茜

（中海石油（中國）有限公司海南分公司，海南 海口 570311）

0 引言

數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是利用數(shù)字化技術(shù)來推動企業(yè)組織轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)模式、組織架構(gòu)、企業(yè)文化等的變革措施。如何利用信息化技術(shù)來解決辦公自動化的業(yè)務(wù)實際問題，成為業(yè)內(nèi)普遍關(guān)注和亟待解決的重點[1-3]。尤其在商務(wù)合同編制過程中，需確保合同內(nèi)容完整、責(zé)任明確、語言規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，有利于維護企業(yè)的合法權(quán)益，但大部分企業(yè)缺少針對性的智能文檔工具，無法高效制作合同文檔和保證合同質(zhì)量。本文根據(jù)開發(fā)需求進行功能設(shè)計，研究合同編制自動化辦公的關(guān)鍵技術(shù)，開發(fā)出了合同助手智能文檔工具，以此促進企業(yè)在商務(wù)合同編制工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

1 合同助手開發(fā)需求

1.1 合同文檔編制特點

（1）分階段多次修訂：合同文檔采用Word進行全文編輯，合同制訂需要經(jīng)歷草擬、送審與最終定稿三個階段，期間根據(jù)雙方談判內(nèi)容與約定會多次反復(fù)修訂；

（2）合同內(nèi)容包含附件：合同內(nèi)容包含正文與附件，正文為合同主體條款，附件為具體執(zhí)行細節(jié)，附件直接插入正文之后形成最終合同文檔，個別附件也會按要求另附文件；

（3）合同條款交叉引用：合同正文多半為格式化合同，同一類型合同既定條款是固定不變的，僅需編輯部分內(nèi)容。特殊合同有按要求變更的需求，文檔章節(jié)編號會有變動；

（4）可變動內(nèi)容存在多種格式，分為條款選擇與內(nèi)容填空兩大類，條款選擇可嵌套內(nèi)容填空，內(nèi)容填空方式包含選擇填空（如付款方式）、固定格式填空（如日期、貨幣類型）、關(guān)聯(lián)內(nèi)容填空（如甲乙方信息、附件引用、分期付款比例）以及普通內(nèi)容填空。

1.2 解決思路

根據(jù)上述合同編制特點可知，通用文本編輯工具無法提供理想的防錯糾錯機制[4]。因此合同助手應(yīng)兼具合同文件規(guī)范化編輯與審核管理功能。

解決思路：軟件根據(jù)不同合同模板，自動識別手工標(biāo)記內(nèi)容，以表格形式提供給業(yè)務(wù)人員填寫，替換合同對應(yīng)條款生成正式合同。解決思路的關(guān)鍵在于將合同編制工作聚焦到表格形式的必填項，從而避免錯漏而達到提升合同質(zhì)量、提高工作效率的目的。商務(wù)合同編制全流程如圖1所示，該工作流程可概括為“標(biāo)記—識別—制表—填表—替換—提取（修訂信息）”，包含模板制作與合同編寫兩個工作階段，分別由管理員與用戶（合同經(jīng)辦人）參與完成。

2 可行性分析、功能設(shè)計及關(guān)鍵技術(shù)

2.1 可行性分析

主流辦公軟件以Word和Excel兩種文檔最為常用，針對這兩種文檔的處理有許多通用API可以調(diào)用[5-6]，能滿足合同助手功能的開發(fā)需求，在技術(shù)層面上是可行的，主要包括以下內(nèi)容。

（1）高級查找：高級查找適用于所有應(yīng)用組件，支持具體文本和通配符查找，同時支持格式與特殊格式查找，是智能識別合同標(biāo)記模板標(biāo)記信息的基礎(chǔ)。

（2）交叉引用：交叉引用是對文檔中其他位置內(nèi)容的引用，進行索引后可以實現(xiàn)引用內(nèi)容的自動更新，其能解決合同文本中大量存在的某些條款的引用問題。

（3）文檔修訂：文檔修訂模式下，能記錄文檔所有編輯信息，包括編輯者、修改時間、編輯方式及具體修改內(nèi)容，此修改留痕功能可記錄變動內(nèi)容，非常適合合同的審核需求。

（4）文檔批注：為文檔審閱提供評論與注釋功能，批注不直接修改內(nèi)容，利用批注功能可在文檔中準(zhǔn)確定位不規(guī)范信息并加以提示，方便用戶查錯糾錯。

（5）文檔保護：文檔可采用多級保護，除了文件級加密功能外，還有針對具體編輯區(qū)域和功能的強制保護功能。

（6）Excel算法：Excel提供完備的各種算法，可實現(xiàn)科學(xué)計算、邏輯判斷、內(nèi)容查找、文字處理等功能，在輸入標(biāo)準(zhǔn)化方面，可實現(xiàn)合同模板的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)提取與自動填充。

2.2 功能設(shè)計

（1）用戶輸入表格智能化：作為用戶主要工作界面，用戶輸入表格直接向合同編寫人員展示需要修改的內(nèi)容。操作便利性、智能化程度是影響用戶體驗的關(guān)鍵因素。

（2）標(biāo)記模板智能識別：為提供內(nèi)容透視功能，形成合同模板與工作模板，首先需要把文件中的標(biāo)記信息逐一識別提取出來。如圖2所示，用不同高亮顏色突出顯示的部分，并根據(jù)文件的段落與大綱結(jié)構(gòu)界定邊界。

（3）合同條款引用編號自動更新：如圖3所示，合同文檔中大量存在引用條款，可采用智能算法自動識別引用編號，引用編號將根據(jù)前后文的變化進行自動更新。

（4）修訂內(nèi)容自動繼承：從初稿到最終稿，需甲乙方進行多輪談判修改，此間將產(chǎn)生多個版本的合同中間稿，合同助手應(yīng)具備將修訂內(nèi)容自動繼承到下一版本的功能。

（5）甲乙方信息管理更新：甲乙方信息相對穩(wěn)定，需將聯(lián)系人信息作為靜態(tài)數(shù)據(jù)的方式嵌入用戶輸入表格中。若機構(gòu)人員信息發(fā)生變更，需及時進行同步更新。因此需提供自動更新機制，方便隨時更新工作模板或工作文件。

（6）合同內(nèi)容引用及快速拷貝：由于合同存在草稿、送審稿與正式稿多種版本，因此在創(chuàng)建工作文件時，需把上一版本內(nèi)容完全繼承下來。另對于“統(tǒng)談分簽”合同，除了甲方信息與數(shù)量不同外，其他條款都是一致的，因此合同助手應(yīng)具備快捷創(chuàng)建新合同的功能，并可進行統(tǒng)一處理。

（7）文件管理與保護：合同文件管理需設(shè)置合理目錄結(jié)構(gòu)及規(guī)范命名文件，并對內(nèi)容進行編輯保護，確保系統(tǒng)外無法修改。

（8）兼容性與可擴展性：合同文檔內(nèi)容涵蓋面廣，格式并非完全遵照統(tǒng)一規(guī)則，如段落編號有自動設(shè)置的，也有手工輸入的，標(biāo)題有使用某種格式的，也有直接用正文的。如果要求標(biāo)記模板完全按照規(guī)范化的規(guī)則進行標(biāo)記，無疑將會大大增加用戶工作量，與開發(fā)合同助手的初衷相違背。因此，應(yīng)開放合同手工標(biāo)記規(guī)則，為用戶標(biāo)記工作提供充分自由度，盡可能容錯，且能辨錯糾錯。

2.2 關(guān)鍵技術(shù)

2.2.1 段落標(biāo)題編號結(jié)構(gòu)提取技術(shù)

根據(jù)合同文檔的常見結(jié)構(gòu)與條款編號規(guī)律，提取合同文檔的大綱結(jié)構(gòu)，并進一步定位條款引用源。根據(jù)文檔結(jié)構(gòu)及合同條款編號規(guī)律設(shè)計正則表達式（表1），根據(jù)其是否自動編號、是否位于段落之首，進一步識別不同類型的合同標(biāo)題編號結(jié)構(gòu)。

表1 合同文檔段落標(biāo)題編號識別正則表達式一覽表

2.2.2 條款引用自動識別更新技術(shù)

識別條款引用并定位引用源，比識別標(biāo)題編號復(fù)雜。主要原因是標(biāo)題編號結(jié)構(gòu)簡單，且均位于段首，而條款引用一般位于句子中，且以組合的形式出現(xiàn)，如“第2.3款”“第二部分專用合同條款第一條”，同時還需排除結(jié)構(gòu)相似的干擾項。對常用合同條款引用句式結(jié)構(gòu)進行全面統(tǒng)計分析，可分類為可排除項、確切引用與疑似引用三種類型，其中可排除項主要出現(xiàn)在段首的標(biāo)題編號和段中的數(shù)量詞，如“持續(xù)三十（30）日”“不遲于24小時”，再通過書簽標(biāo)記識別條款引用及引用源，實現(xiàn)交叉引用，并檢查交叉引用情況進行同步更新。

2.2.3 標(biāo)記模板轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)化輸入技術(shù)

通過格式檢查與屬性檢查后的標(biāo)記模板，經(jīng)過自動識別并將標(biāo)記內(nèi)容書簽化后，即可生成標(biāo)準(zhǔn)化的合同模板。模板標(biāo)準(zhǔn)化即生成可供用戶直接填寫合同信息的工作表格。因用戶要求輸入界面既要分門別類又要關(guān)聯(lián)集中，可根據(jù)所提取書簽生成合同模板內(nèi)容對應(yīng)工作模板，以表格形式輸入可大幅度地簡化用戶輸入，如圖4所示 。

2.2.4 修訂合同轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)合同模板技術(shù)

在實際工作中，業(yè)務(wù)人員對既定條款修訂的情況非常普遍。因此需要條款修訂信息具備繼承功能，不僅可以滿足前后版本之間的轉(zhuǎn)換需求還可滿足中間修訂產(chǎn)生的版本之間的轉(zhuǎn)換需求。按照標(biāo)記合同生成合同模板的方法，由修訂合同轉(zhuǎn)成合同模板，在轉(zhuǎn)換過程中只需保留修改內(nèi)容即可。該方法無需考慮修改內(nèi)容，合同模板中的書簽標(biāo)記信息拷貝到已修改合同的對應(yīng)位置，即可生成修訂后的合同模板，在此基礎(chǔ)上依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同生成算法，便實現(xiàn)了將修訂信息繼承到下一版本中。修訂合同轉(zhuǎn)合同模板的關(guān)鍵是保持前后段落格式一致。經(jīng)反復(fù)測試，對拷貝的段落逐段檢查并進行格式拷貝，可糾正拷貝過程中段落格式變化的問題。

3 合同助手應(yīng)用效果

合同助手將標(biāo)準(zhǔn)合同固化為基礎(chǔ)模板，對合同文本中需編輯內(nèi)容重點梳理，整合為統(tǒng)一的合同編輯頁面，由經(jīng)辦人填寫后自動生成合同文本，并能自動提取修改內(nèi)容從而另生成修訂報表?；谇笆觯贤挚蓪?biāo)準(zhǔn)合同固化成基礎(chǔ)模板，將合同文本重點內(nèi)容整合為合同編輯頁面，由經(jīng)辦人填寫后生成正式合同。經(jīng)合同助手編輯生成的合同全年約1200份，與未使用合同助手前對比結(jié)果如圖5所示。該數(shù)據(jù)平均可知，采用傳統(tǒng)人工編輯方式，處理時效約120分鐘/份，經(jīng)合同助手處理后可提高至30分鐘/份，提效4倍。同時修訂報表功能大幅度提升合同審核效率，由30分鐘/份提高至5分鐘/份，提效6倍。

4 結(jié)語

以往純?nèi)斯す芾砟Ｊ?，任憑合同經(jīng)辦人員如何小心謹(jǐn)慎、審核領(lǐng)導(dǎo)如何火眼金睛，在管控合同條款時，不可避免地會出現(xiàn)合同文本不完備、合同約定不規(guī)范之類的情況，輕則影響公司聲譽，重則造成經(jīng)濟損失。合同助手不僅實現(xiàn)了商務(wù)合同工作全流程科學(xué)管理，而且依托規(guī)范化工作流程、智能化軟件功能、人性化操作界面，最大幅度壓縮工作量、聚焦工作目標(biāo)，使得合同編審管工作質(zhì)量與效益兼顧。