推進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的思考

劉海麗

摘 要：事業(yè)單位應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個(gè)檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。包括增量電子檔案接收、存量檔案的掃描錄入、整理加工、檢索利用、檔案編研等功能。使單位檔案信息資源發(fā)揮出更大的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)字檔案室;建設(shè);思考

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，推廣電子檔案移交、接收和管理工作，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)管理平臺，是檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的方向，是新形勢下檔案信息化的重點(diǎn)。推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)成為目前事業(yè)單位檔案管理工作的重要任務(wù)。

1 數(shù)字檔案室的意義及功能

1.1 數(shù)字檔案室的意義

數(shù)字檔案室是指各單位在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”，是管理單位檔案信息、聯(lián)結(jié)單位辦公自動化與數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。建設(shè)符合國家和社會信息化發(fā)展要求的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用的高度集成化、信息化;實(shí)現(xiàn)檔案室藏檔案數(shù)字化、增量檔案電子化，各類檔案資源的集中統(tǒng)一、規(guī)范管理;實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)利用的流程化和網(wǎng)絡(luò)化。有利于提高檔案工作水平，維護(hù)檔案信息的真實(shí)、完整、可用和安全，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和利用效率。

1.2 數(shù)字檔案室的功能

1.2.1 檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進(jìn)了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征。

1.2.2 檔案實(shí)體“虛擬化”。通過對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進(jìn)行管理和規(guī)范。

1.2.3 檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。

1.2.4 信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案室依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。

1.2.5 檔案利用知識化。數(shù)字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎(chǔ)上有機(jī)組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變。

2 事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到位

一些事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對建設(shè)數(shù)字檔案室的重要性認(rèn)識不高，數(shù)字檔案室建設(shè)涉及方方面面的問題，比如經(jīng)費(fèi)的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。認(rèn)為沒有必要浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，只要保管保護(hù)好紙質(zhì)檔案就行了。數(shù)字檔案室建設(shè)工作一推再推，始終沒有納入工作計(jì)劃。

2.2 單位經(jīng)費(fèi)投入不足

目前，事業(yè)單位在推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中面臨最大的問題是經(jīng)費(fèi)有限，導(dǎo)致數(shù)字檔案室建設(shè)投入的資金不足，無力購買必備設(shè)施設(shè)備。

2.3 檔案專業(yè)人員缺乏

多數(shù)事業(yè)單位檔案專業(yè)人員缺乏，精通檔案管理業(yè)務(wù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合人才鳳毛麟角。檔案人員知識結(jié)構(gòu)的更新速度也遠(yuǎn)趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開展數(shù)字化的檔案室也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計(jì)等技能，數(shù)字檔案室建設(shè)還處在探索階段，沒有正式實(shí)施開展。

3 開展數(shù)字檔案室建設(shè)的有效措施

3.1 提升數(shù)字檔案室建設(shè)的意識

事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字檔案室建設(shè)的重視程度，影響著單位數(shù)字檔案室的進(jìn)程。只有領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變觀念，從傳統(tǒng)檔案管理模式逐步過渡到信息化管理階段，數(shù)字檔案室建設(shè)才能有所推進(jìn)。單位領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識了數(shù)字檔案室對一個(gè)單位的重要意義，才能將數(shù)字檔案室建設(shè)納入工作規(guī)劃，制定數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施方案，投入數(shù)字檔案室建設(shè)所需要的資金，購置所需要的設(shè)施和設(shè)備，配齊配強(qiáng)勝任數(shù)字檔案室建設(shè)所需要的技術(shù)人員。

3.2 制定數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程

數(shù)字檔案室建設(shè)是國家數(shù)字檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，事業(yè)單位要規(guī)范數(shù)字檔案室建設(shè)，保證數(shù)字檔案信息安全有效、規(guī)范有序地管理利用，要結(jié)合實(shí)際工作制定《數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》和《檔案數(shù)字化范圍及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》，明確要求數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動化的重要構(gòu)成[1 ]。應(yīng)納入單位信息化建設(shè)總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。有效解決數(shù)字檔案室建設(shè)的要求、標(biāo)準(zhǔn)和方法。一是明確文檔一體化模式，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步形成、同步歸檔、同步移交;二是采用國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將紙質(zhì)掃描檔案納入電子檔案管理范疇，即：能形成規(guī)范的電子文件就歸檔該電子文件，如沒有基礎(chǔ)，就采用掃描方式，解決“增量電子化”問題，從而使電子檔案管理和移交成為各單位的普遍要求和任務(wù)[2 ]。

3.3 配備計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備

事業(yè)單位檔案室應(yīng)配備能夠滿足運(yùn)行需要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級，明確安全區(qū)域，按照BMB17的技術(shù)要求進(jìn)行建設(shè)。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔離，禁止接入因特網(wǎng)。檔案室還應(yīng)配備專門的計(jì)算機(jī)與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進(jìn)行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。

3.4 建立數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)

事業(yè)單位檔案室應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心的管理系統(tǒng)。主要包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、庫房管理等功能。在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。以全新的數(shù)字資源檢索模式設(shè)計(jì)，多種查詢方式，包括條件查詢、關(guān)聯(lián)查詢、跨類查詢、二次查詢、全文檢索等等功能迅速檢索到需要的內(nèi)容，提供準(zhǔn)確快捷、便利、有效的服務(wù)。探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，與檔案館和有關(guān)單位統(tǒng)一使用《檔案管理系統(tǒng)》，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，網(wǎng)上移交。各單位將本單位形成的數(shù)字檔案通過載體移交方式向同級檔案館報(bào)送，實(shí)現(xiàn)檔案館室檔案數(shù)據(jù)的無縫對接[3 ]。電子文件歸檔軟件要簡單易用，貼近工作實(shí)際，檔案人員能輕松掌握電子文件歸檔方法、整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和移交程序與方法。通過QQ聊天方式就能解決安裝和培訓(xùn)工作，解決事業(yè)單位檔案員使用操作軟件問題，解決檔案軟件技術(shù)難掌握的后顧之憂。

3.5 強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

3.5.1 數(shù)字化過程的自動處理功能。開展存量檔案數(shù)字化工作，主要是通過對紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。因此必須利用先進(jìn)的文檔掃描系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化操作，自動批量處理。能夠在掃描的同時(shí)由系統(tǒng)自己進(jìn)行圖像處理，自動去除圖像黑邊、傾斜校正、去斑點(diǎn)等，識別索引字段并能轉(zhuǎn)換為多種格式。

3.5.2 數(shù)字化檔案存儲工作標(biāo)準(zhǔn)化。光盤存儲完全符合檔案管理要求和使用習(xí)慣，符合國家計(jì)算機(jī)光盤檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)，符合國家檔案局頒發(fā)的檔案電子文檔標(biāo)準(zhǔn)。

3.5.3 嚴(yán)格數(shù)字化的質(zhì)量控制。采用先進(jìn)的質(zhì)量控制軟件，網(wǎng)絡(luò)化流水作業(yè)，整個(gè)流程由軟件控制，前后工序緊密結(jié)合，次工序在完成本項(xiàng)操作的同時(shí)檢查上一工序的質(zhì)量是否合格，做到質(zhì)量不合格隨時(shí)返回，并有嚴(yán)格的員工操作記錄，控制員工操作中的每一步，系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)記錄操作過程，隨時(shí)檢查任何工序的質(zhì)量及完成情況，確保一次性達(dá)到成品質(zhì)量要求[4 ]。

3.5.4 最大限度保護(hù)原始檔案。接收原始檔案的拆分、掃描、文字錄入、校對等流程都有記錄和管理，確保檔案在掃描過程中不被損毀，每天上下班對檔案質(zhì)量及數(shù)量實(shí)行嚴(yán)格核對與交接，認(rèn)真填寫作業(yè)清單和交結(jié)清單。在掃描工作過程中，不得在圖紙上涂抹、更改、作標(biāo)記等，要保護(hù)圖紙不受損壞。

3.6 加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)

數(shù)字檔案室建設(shè)要求檔案人員加強(qiáng)自身知識的更新，通過多種形式進(jìn)行業(yè)務(wù)知識、數(shù)據(jù)庫知識和計(jì)算機(jī)操作技能的培訓(xùn)，同時(shí)要到數(shù)字檔案室建設(shè)開展比較好的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)觀摩，學(xué)習(xí)同行業(yè)中數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，做到互通有無，資源共享，對一些業(yè)內(nèi)動態(tài)、相關(guān)信息能及時(shí)掌握。從整體上提高檔案人員應(yīng)對數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的能力，建立一支多層次、適應(yīng)不同任務(wù)需要的數(shù)字檔案室建設(shè)隊(duì)伍，以滿足數(shù)字檔案室建設(shè)的工作需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]高娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題與解決路徑分析[J].勞動保障世界，2018（02）：56—57.

[2]王庭蕓.互聯(lián)網(wǎng)背景下數(shù)字化檔案資源建設(shè)路徑分析[J].檔案時(shí)空，2018（12）：38—39.

[3]洪源清.機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐與思考.福建省2018年度省級科研項(xiàng)目.

[4]張環(huán).對企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的思考[J].長江叢刊，2016（06）：78—79.

（作者單位：白城市保障性住房管理中心）