“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新對(duì)策分析

趙貴娜

（蘭州市烈士陵園，甘肅 蘭州 730000）

1 檔案管理的重要性

事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)公共管理的關(guān)鍵服務(wù)機(jī)構(gòu)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化發(fā)展的不同階段，其需要承擔(dān)的職責(zé)也在日益變化。對(duì)于事業(yè)單位在新時(shí)期的服務(wù)管理體系的建設(shè)要求來看，改革檔案管理的工作途徑，能夠完善事業(yè)單位內(nèi)部控制管理機(jī)制，且通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)能夠使數(shù)據(jù)資源整合得到提高，也可以為下一階段事業(yè)單位的決策發(fā)展提供有利支持。處于新時(shí)期的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，事業(yè)單位需要立足實(shí)際，檔案信息管理技術(shù)進(jìn)行積極探索，使能夠科學(xué)合理的提升檔案其應(yīng)用價(jià)值。

1.1 有助于全面加快建設(shè)成功社會(huì)

目前，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)普遍化。由于各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)生了巨大的變化，所以，當(dāng)前如何在經(jīng)濟(jì)、政治、文化等信息整合環(huán)境下存儲(chǔ)好正確的信息，是事業(yè)單位檔案管理面臨的一個(gè)重要挑戰(zhàn)。此外，事業(yè)單位作為我國(guó)財(cái)政撥款的關(guān)鍵社會(huì)組織，具有創(chuàng)新的理念以及管理途徑，可以促進(jìn)全面建設(shè)小康社會(huì)，適當(dāng)資源總量得到充分利用，利用率被進(jìn)一步提高，使職能部門的作用發(fā)揮得更好，才能夠更好地服務(wù)政府以及社會(huì)[1]。

1.2 為進(jìn)一步推動(dòng)小康社會(huì)

社會(huì)的發(fā)展不能脫離檔案管理的不斷完善。我國(guó)經(jīng)濟(jì)正處于全面系統(tǒng)建設(shè)小康社會(huì)主義時(shí)期。檔案信息管理在社會(huì)新時(shí)代的發(fā)展空間非常廣闊。完善的檔案管理系統(tǒng)能夠預(yù)防檔案信息的失真以及丟失，有效避免檔案流失和信息失真，進(jìn)一步推動(dòng)建設(shè)小康社會(huì)、促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

2 檔案管理工作面臨的問題

2.1 整體的資料管理系統(tǒng)不完善

從目前的發(fā)展情況看，多數(shù)的事業(yè)單位其相關(guān)的檔案管理工作都沒有遵循完整的制度體系。一些事業(yè)單位甚至缺乏專業(yè)獨(dú)立的存儲(chǔ)檔案的資料室，更加沒有專派人員進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源管理工作。普遍是有一些人員兼職負(fù)責(zé)檔案的收集以及管理還有保存工作，其還要負(fù)責(zé)其他方面的工作，促使沒有非常負(fù)責(zé)的進(jìn)行檔案管理，出現(xiàn)失誤的概率很高，所以，檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)質(zhì)量有限，也大程度上影響了檔案管理的效率，因此，需要事業(yè)單位內(nèi)部安排專員對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行精細(xì)整理并存儲(chǔ)，需要借助網(wǎng)絡(luò)逐漸不斷地對(duì)資料室進(jìn)行管理完善，定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，才能夠很大程度上提高檔案管理的質(zhì)量以及效率[2]。

2.2 信息化程度偏低

雖然我們現(xiàn)在中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展得越來越快，高新科學(xué)技術(shù)被應(yīng)用到日常學(xué)習(xí)生活和工作過程當(dāng)中，但是有些事業(yè)單位并沒有摒棄傳統(tǒng)的工作分析方法，還是堅(jiān)持用紙質(zhì)檔案，這種情況下，需要相關(guān)人員每天進(jìn)行收集整理，還需要保存大量的紙質(zhì)資料，從而消耗了大量的時(shí)間以及人力，也會(huì)在一定程度上浪費(fèi)資金。由于時(shí)間不斷推移，在紙質(zhì)檔案越來越多的情況下，相關(guān)人員的工作量會(huì)隨著增加，那么工作效率也會(huì)越來越低，所以在信息化時(shí)代，通過數(shù)據(jù)的信息化管理能夠使傳統(tǒng)繁瑣的檔案管理工作變得便利，因此還沒有摒棄傳統(tǒng)管理方式的事業(yè)單位需要積極地利用數(shù)據(jù)化管理模式進(jìn)行檔案管理，才能夠跟隨社會(huì)的發(fā)展走可持續(xù)道發(fā)展道路[3]。

2.3 檔案資料查詢效率偏低

隨著社會(huì)科學(xué)管理技術(shù)的日益發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷提高，事業(yè)單位必須要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，多運(yùn)用高科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，雖然已經(jīng)通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備對(duì)答案進(jìn)行了個(gè)別環(huán)節(jié)管理，但是往往答案的查詢方式還是沒有變更，所以會(huì)出現(xiàn)當(dāng)一些人員需要查詢重要資料的過程中發(fā)現(xiàn)并沒有更新查詢檢索方式，促使進(jìn)行資料查詢的效率較低，若想使查詢資料的速度有所提高，需要相關(guān)人員不斷地對(duì)編目技術(shù)進(jìn)行更新，若是編目技術(shù)與查詢技術(shù)無法達(dá)到一致，那么會(huì)妨礙后期的查詢工作。

3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代完善事業(yè)單位檔案管理工作的措施

3.1 完善事業(yè)單位檔案管理制度

想要進(jìn)一步對(duì)事業(yè)單位檔案信息管理制度體系進(jìn)行完善，就需要相關(guān)人員不斷的加強(qiáng)檔案資源管理，結(jié)合有利的整改措施以及政策，進(jìn)行檔案管理以及檢查，通過科學(xué)的硬件以及軟件進(jìn)行充足的準(zhǔn)備工作。需要事業(yè)單位多加運(yùn)用高科技信息技術(shù)，管理人員對(duì)檔案管理加強(qiáng)提高，使檔案管理系統(tǒng)的建立能夠以信息化為主體，使后期相關(guān)人員在獲取檔案信息以及下載傳輸?shù)倪^程都是便利的，且效率高。檔案材料的收集、整理、歸檔過程中，必須要把紙質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行信息化存儲(chǔ)，且為了預(yù)防丟失，要備份好檔案信息。

3.2 建立新型檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理

由于互聯(lián)網(wǎng)的不斷更新，顯示出陳舊的檔案管理工作方式已無法跟上時(shí)代的變化，因此，需要單位內(nèi)部的相關(guān)人員根據(jù)單位實(shí)際需要，對(duì)存儲(chǔ)檔案的方式不斷的進(jìn)行探討，接受全新的信息存儲(chǔ)方式，通過適宜的管理軟件快速的協(xié)助管理人員準(zhǔn)確的把檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到電腦數(shù)據(jù)庫中。利用AOS 把所需文件從接入網(wǎng)中進(jìn)行正確分離，且把準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)發(fā)送到指定的站點(diǎn)，是可以供需要的人進(jìn)行資料訪問文件，這樣可以在很大程度上節(jié)省相關(guān)人員進(jìn)行查閱的同時(shí)，檔案管理的人員必須要重視網(wǎng)絡(luò)安全問題，預(yù)防檔案信息被竊取，對(duì)所有信息及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)證、分析、評(píng)價(jià)、更新，使能夠精細(xì)化的進(jìn)行精細(xì)化管理，使信息的利用率被大大提高。在信息監(jiān)測(cè)信息以及預(yù)警方面，需要制定業(yè)務(wù)流程以及標(biāo)準(zhǔn)化，才能夠使更加精準(zhǔn)的掌握檔案數(shù)據(jù)，使用動(dòng)態(tài)記分卡分析cada 管理板，使無論是辦公版還是通信版的工作都能夠順利完成，便利的進(jìn)行工作[4]。

3.3 加強(qiáng)檔案信息安全管理

因?yàn)闄n案信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)管理屬于系統(tǒng)化工作，必須要確保檔案管理的安全性，才能夠使檔案管理的效率得到提高，同時(shí)，必須要需結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況，把檔案存儲(chǔ)正確，并做好必要的信息安全防護(hù)。

（1）對(duì)基礎(chǔ)硬件設(shè)施進(jìn)行管理。對(duì)于硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的保護(hù)，需要針對(duì)不確定因素及時(shí)更新保護(hù)設(shè)備。對(duì)于檔案的管理來說，面臨的四個(gè)基本問題是防潮、防蛀，防火、以及防水。應(yīng)合理有效配置人力資源，需要配備防火、防潮以及避雷等設(shè)備，對(duì)防盜設(shè)施進(jìn)行完善，使庫房外部的綠化率得到提升，使檔案信息存儲(chǔ)工作的時(shí)間可以得到延長(zhǎng)。及時(shí)檢查檔案信息和材料存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)，相關(guān)人員要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定期評(píng)估，若有問題產(chǎn)生必須要及時(shí)進(jìn)行解決。由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，定期對(duì)攝像機(jī)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、音視頻、掃描儀以及錄音設(shè)施等，信息輸入輸出設(shè)備的實(shí)際運(yùn)行情況以及潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行檢查。必須要通過符合實(shí)際情況的存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)檔案，才能夠確保檔案信息的安全性。目前我國(guó)檔案信息化多為掃描件、照片以及音視頻資料等，所以，檔案資源管理工作人員在實(shí)際中可根據(jù)不同單位存儲(chǔ)信息的不同質(zhì)量要求選擇適宜存儲(chǔ)設(shè)備，使檔案管理的設(shè)備得到提升。

（2）提高技術(shù)安全防護(hù)水平。雖然信息技術(shù)的快速發(fā)展提高了檔案信息管理的效率，但仍有必要合理利用信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸和使用的安全性。如實(shí)行內(nèi)外網(wǎng)并行操作機(jī)制，對(duì)不同安全要求的操作網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離模式，使數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)能夠在豐富的網(wǎng)絡(luò)連接功能以及安全的傳輸環(huán)境下進(jìn)行工作實(shí)施。使能夠最大限度保證內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)信息的安全性。另外，進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)隔離可以結(jié)合單位實(shí)際安全技術(shù)要求，對(duì)每臺(tái)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工作的實(shí)際能力范圍以及傳輸方向，采取靈活的管理。例如可直接禁止安全系數(shù)想對(duì)較低的電腦對(duì)具有高密集工作的服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行訪問，使能夠一定程度上把網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行良好優(yōu)化，還可以建立與互聯(lián)網(wǎng)隔離且內(nèi)部運(yùn)作的檔案信息網(wǎng)站，讓網(wǎng)站的建設(shè)更加專業(yè)化。防火墻技術(shù)其是文件信息管理的一種常用技術(shù)，該技術(shù)是可以控制網(wǎng)絡(luò)安全，還可以對(duì)所有進(jìn)出的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾查，提高整體安全防范水平。同時(shí)，其網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)也可作為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)訪問檢查者，防火墻能夠記錄下所有單位在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問的行為，只有符合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全的訪問才能夠通過，必須要對(duì)網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行規(guī)范的同時(shí)，再進(jìn)一步加強(qiáng)信息保護(hù)。例如，加密模式可以與角色訪問控制進(jìn)行緊密結(jié)合，并且可以在傳輸檔案信息時(shí)設(shè)置加密，使得只有在獲得相應(yīng)的密碼之后才能釋放傳輸信息。降低傳輸過程中信息載體丟失造成的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。設(shè)置密碼還可以限制對(duì)信息的訪問，例如，文件用戶只能查閱密碼授權(quán)范圍內(nèi)的文件信息。所謂角色訪問內(nèi)部控制即基于對(duì)崗位分工細(xì)化的前題下，檔案信息資源管理系統(tǒng)需要根據(jù)單位不同職能權(quán)責(zé)角色，設(shè)置個(gè)性化的方案權(quán)限。系統(tǒng)為每個(gè)角色分配詳細(xì)的職責(zé)和權(quán)限，當(dāng)分工發(fā)生變化時(shí)，系統(tǒng)可進(jìn)行角色變更和權(quán)限調(diào)整，使檔案管理更加靈活方便，提高檔案管理水平[5]。

3.4 構(gòu)建一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)庫，提高信息資源的利用效率

檔案信息管理平臺(tái)的建立，使得檔案管理系統(tǒng)在不斷處理和收集的基礎(chǔ)上更加完善。同時(shí)，為了檔案管理可以為事業(yè)單位進(jìn)行更好的服務(wù)，相關(guān)人員要進(jìn)行檔案更新，根據(jù)單位實(shí)際發(fā)展情況和實(shí)際生活需求對(duì)數(shù)據(jù)庫不斷的進(jìn)行更新。而且，管理員必須對(duì)紙質(zhì)的文件進(jìn)行檢查、登記和分類，并科學(xué)進(jìn)行服務(wù)窗口設(shè)置，給相關(guān)使用人員提供便利。例如，可以通過基于外部電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)絡(luò)方式對(duì)數(shù)據(jù)效率進(jìn)行提升，促進(jìn)單位有關(guān)信息平臺(tái)所有資源的整合，使數(shù)據(jù)的有效性更強(qiáng)。

3.5 打造綜合素質(zhì)過硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下信息技術(shù)資源的獲取已經(jīng)無法成為制約我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的桎梏，行業(yè)、單位間存在的差距普遍是因?yàn)槿肆Y源的短缺，因此，需要打造綜合素質(zhì)過硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)于事業(yè)單位來說，想要優(yōu)化好檔案管理的工作，不但需要資金的支持更加需要人力的支持。所以，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，建立一個(gè)綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)才能夠從根本上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。在實(shí)踐中，要盡量培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)能力，使缺少信息化專業(yè)的檔案管理人員能夠在“專業(yè)性”上得到有效補(bǔ)償。另外，加強(qiáng)檔案管理人員的道德素質(zhì)培養(yǎng)，激勵(lì)相關(guān)管理人員從思想上有榮譽(yù)感和使命感，以檔案管理崗位為榮。除了專業(yè)發(fā)展能力、道德素養(yǎng)方面的培訓(xùn)外，現(xiàn)代事業(yè)單位信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培養(yǎng)需要分層進(jìn)行，經(jīng)驗(yàn)豐富的老職工要多幫助經(jīng)驗(yàn)少的新職工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，具有創(chuàng)新技術(shù)的新員工可以幫助老職工進(jìn)行理念轉(zhuǎn)變，只有所有的員工相互合作才能夠靈活的運(yùn)用核制度，定期進(jìn)行考核調(diào)動(dòng)職工的積極性，并在考核制度的基礎(chǔ)上建立獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)被授予職稱的職工的年度、月度考核和日常工作表現(xiàn)等進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)[6]。

4 結(jié)語

總之，在目前網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)新時(shí)代，事業(yè)單位必須要對(duì)內(nèi)部的檔案存儲(chǔ)進(jìn)行信息化管理，通過計(jì)算機(jī)信息化數(shù)據(jù)文件管理模式代替紙質(zhì)文件管理模式，能夠使檔案文件管理的實(shí)際工作實(shí)施速度快，引入更先進(jìn)的技術(shù)和高端設(shè)備，提高實(shí)際工作效率。對(duì)于事業(yè)單位其在新時(shí)期的服務(wù)管理體系的建設(shè)要求來看，改革檔案管理的工作途徑，能夠完善事業(yè)單位內(nèi)部控制管理機(jī)制，且通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)能夠使數(shù)據(jù)資源整合得到提高，也可以為下一階段事業(yè)單位的機(jī)遇決策發(fā)展提供有利支持。處于新時(shí)期的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，事業(yè)單位需要立足實(shí)際，檔案信息管理技術(shù)進(jìn)行積極探索，使能夠科學(xué)合理的提升檔案其應(yīng)用價(jià)值。