工程建設(shè)項目檔案收集歸檔與管理研究

文/周明梅

工程建設(shè)項目檔案收集歸檔與管理工作是工程建設(shè)項目檔案全生命周期的重要環(huán)節(jié)，是確保工程建設(shè)項目檔案信息完整、準(zhǔn)確、真實的重要保障。要開發(fā)利用工程建設(shè)項目檔案信息資源，就應(yīng)注重檔案收集歸檔工作，并通過合理的管理，確保檔案信息安全有效，唯有如此，才能夠為后續(xù)工程建設(shè)項目檔案信息開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

1 工程建設(shè)項目檔案收集歸檔與管理的難點及其成因

1.1 工程建設(shè)項目檔案資料收集難

隨著工程建設(shè)項目分工越來越細化，各個單位所形成的工程建設(shè)項目檔案越來越多，相應(yīng)對工程建設(shè)項目檔案收集提出了新的要求。特別是受到項目多、檔案管理人員少、項目檔案多等客觀因素制約，檔案管理人員在檔案資料收集過程中難免存在收集不齊全、不系統(tǒng)問題。

1.2 工程建設(shè)項目檔案來源多元化

工程建設(shè)項目從立項到竣工一般要涉及多個單位，這些單位又設(shè)置不同的項目部，相應(yīng)工程建設(shè)項目檔案也需要結(jié)合施工不同特點和階段，分別進行檔案收集。在施工階段由于部門交叉，涉及外包項目和多級承包項目，進一步加大了檔案收集的難度。

1.3 工程建設(shè)項目移交時間緊迫

工程建設(shè)項目檔案隨著項目的推進進行階段性整理，從項目施工部門向檔案管理部門移交歸檔，規(guī)模較大的，所形成的檔案多則上千卷，少則也有幾百卷。這些重要的檔案文件資料需要在幾個月內(nèi)或某一時間段大批量地集中收集、整理和移交，對于工程建設(shè)項目檔案管理人員而言，如果短期內(nèi)進行項目檔案移交，難免會出現(xiàn)錄入不全或不完整問題，特別是突擊整理，由于精力和時間不足，可能會出現(xiàn)錯漏，難以保證質(zhì)量。

1.4 工程建設(shè)項目檔案管理難度加大

移交完畢的工程建設(shè)項目檔案需要檔案管理人員按照其屬性和特征進行分類管理，在這一過程中由于前期的收集和移交工作做得并不完善，相應(yīng)的在管理階段檔案管理人員還需要對所有的檔案內(nèi)容進行梳理，并參照標(biāo)準(zhǔn)對檔案內(nèi)容進行完善，一旦出現(xiàn)漏項或內(nèi)容不清晰的，需要與生成檔案的業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員聯(lián)系核對，會耗費大量的時間和精力，加大檔案管理難度。

分析上述問題產(chǎn)生的原因，主要有四個方面。一是工程建設(shè)項目檔案涉及單位多，建設(shè)周期長。涉及工程部門、生產(chǎn)部門、規(guī)劃部門、采購部門、供應(yīng)部門、財務(wù)部門，還涉及工程承包方、施工方、設(shè)計方、監(jiān)理單位等，有的工程持續(xù)數(shù)年甚至更長時間。二是工程建設(shè)項目檔案種類多。一般工程建設(shè)項目涉及的專業(yè)和子項較多，所形成的檔案文件也種類繁多，既有政府職能部門的各種批文，也有施工各類圖紙記錄，還有設(shè)備管理和運行的各種文件，成分比較復(fù)雜。三是工程建設(shè)項目檔案管理人才緊缺。缺乏既了解工程建設(shè)項目施工流程，也具備一定檔案管理經(jīng)驗，有較強責(zé)任感的檔案管理人員。四是工程建設(shè)項目檔案管理模式及要求不統(tǒng)一。一些單位沒有完善相應(yīng)制度機制，對工程建設(shè)項目檔案收集和移交工作存在隨意性和職能模糊問題，難以確保工程建設(shè)項目檔案信息的系統(tǒng)性、完整性、真實性。

2 工程建設(shè)項目檔案收集歸檔與管理對策

檔案收集歸檔與管理是工程建設(shè)項目檔案整個生命周期的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是提升檔案管理質(zhì)量的重要步驟。應(yīng)采取有效措施，加強檔案收集歸檔與管理工作。

2.1 建立健全工程建設(shè)項目檔案管理機制

應(yīng)通過制度機制明確工程建設(shè)項目各參建單位、職能部門在檔案收集歸檔和管理相關(guān)環(huán)節(jié)的具體職能和職責(zé)，提升各部門和單位對工程建設(shè)項目檔案管理的重視程度，通力配合、團結(jié)協(xié)助，共同做好工程建設(shè)項目檔案管理工作。應(yīng)形成一套符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制度體系和技術(shù)規(guī)范。特別是工程建設(shè)項目檔案涉及的業(yè)務(wù)多、參與部門多，在工程建設(shè)項目檔案信息收集歸檔過程中難免會出現(xiàn)工作要求不統(tǒng)一的問題，影響工作。為提升工程建設(shè)項目檔案收集歸檔與管理質(zhì)量，應(yīng)對相應(yīng)流程進行簡化，進一步提升操作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，確保整個工程建設(shè)項目檔案收集歸檔工作順利進行。

2.2 制定實施工程建設(shè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

工程建設(shè)項目檔案收集歸檔、移交與管理之所以會出現(xiàn)各種內(nèi)容不準(zhǔn)確、格式出現(xiàn)偏差等問題，就在于沒有嚴(yán)格的工程建設(shè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。要解決這一問題，有必要細化工程建設(shè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。一是健全工程建設(shè)項目檔案收集標(biāo)準(zhǔn)。明確工程建設(shè)項目檔案收集對象、范圍及基本格式、填寫標(biāo)準(zhǔn)等，確保所收集的檔案內(nèi)容符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠被計算機系統(tǒng)所接納。二是健全工程建設(shè)項目檔案移交標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)制定嚴(yán)格的移交規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保移交工程建設(shè)項目檔案不出現(xiàn)質(zhì)量問題。三是要建立和完善工程建設(shè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。工程建設(shè)項目檔案管理時間跨度大，參與人員多，只有制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能夠確保工程建設(shè)項目檔案在管理過程中內(nèi)容真實可靠，保證質(zhì)量。

2.3 管理關(guān)口前移

檔案管理部門應(yīng)將工程建設(shè)項目檔案收集歸檔工作放在突出位置，在思想和行動上給予足夠重視。應(yīng)推進工程建設(shè)項目檔案收集歸檔工作前移，要求建設(shè)、監(jiān)理、施工單位指明檔案管理責(zé)任人，抓好工程建設(shè)項目檔案相關(guān)工作，確保檔案收集、歸檔、移交工作得到落實。應(yīng)根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和國家檔案局《建設(shè)項目檔案整理規(guī)范》，明確工程建設(shè)項目建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位需收集的檔案要求及流程，納入項目合同，及時糾正收集歸檔與移交過程中存在的問題，對不能按期完成檔案收集歸檔和移交工作的，必須對相關(guān)情況予以說明，并保證在約定的期限內(nèi)完成。

2.4 強化同步跟蹤

針對一些大型工程建設(shè)項目，檔案收集歸檔工作必須與項目建設(shè)同步進行，做好全程跟蹤工作，確保檔案信息收集歸檔與移交工作真正落地。一方面，應(yīng)按照工程建設(shè)項目檔案管理相關(guān)要求，定期召開由施工部門和參建單位共同參與的檔案管理協(xié)調(diào)會議，明確工作責(zé)任、要求和具體負責(zé)人員，為檔案收集和移交工作提供扎實的人員組織保障。同時，對工程建設(shè)項目檔案管理制度機制進行完善，為工程建設(shè)項目檔案管理工作開展提供完善的制度依據(jù)。另一方面，檔案管理部門應(yīng)深入施工一線，與施工單位進行溝通和互動，及時了解工程進度以及文件資料的形成、管理、收集和整理情況，定期對檔案收集和管理工作進行跟蹤、指導(dǎo)和檢查，為檔案移交工作做好準(zhǔn)備。此外，在工程管理和項目驗收階段，必須有檔案管理部門人員參與，并將工程建設(shè)項目檔案管理作為工程管理的重要組成部分，各個部門要給予工程建設(shè)項目檔案管理足夠的重視，支持檔案收集與移交工作。

2.5 搭建管理平臺

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為工程建設(shè)項目檔案管理工作提供了更為多元化的技術(shù)手段。通過搭建工程建設(shè)項目檔案信息平臺，可以及時地對工程建設(shè)項目檔案信息進行收集和移交，同時也能夠豐富工程建設(shè)項目檔案服務(wù)職能，結(jié)合項目具體情況，對收集上來的檔案信息資源進行系統(tǒng)開發(fā)，為工程建設(shè)項目管理和實施提供扎實的檔案信息保障。在具體實施過程中，一線工程建設(shè)項目建設(shè)部門應(yīng)主動地與檔案管理部門取得聯(lián)系，并獲得工程建設(shè)項目檔案信息平臺端口，通過平臺對平臺、系統(tǒng)對系統(tǒng)的方式，及時地對工程建設(shè)項目檔案信息進行在線傳輸和移交。檔案管理部門應(yīng)對提交上線的工程建設(shè)項目檔案信息進行仔細對照，對于不符合相關(guān)技術(shù)要求和歸檔要求的檔案，應(yīng)退還給檔案生成部門，由生成部門完善之后重新提交，確保工程建設(shè)項目檔案信息的質(zhì)量。

3 工程建設(shè)項目檔案收集歸檔與管理的保障

工程建設(shè)項目檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及收集、歸檔、移交、管理等多個環(huán)節(jié)。為了確保工程建設(shè)項目檔案能夠更好地發(fā)揮作用，在管理過程中就必須結(jié)合工程建設(shè)項目檔案管理的實際要求，完善相關(guān)組織、資金等方面的保障，為其提供更為扎實的工作條件。

3.1 組織保障

工程建設(shè)項目單位應(yīng)充分認識檔案管理的重要性，成立工程建設(shè)項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，其組長應(yīng)由工程建設(shè)項目建設(shè)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)貫徹黨和國家關(guān)于工程建設(shè)項目檔案管理的各項要求，統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)工程建設(shè)項目檔案收集歸檔與管理工作，結(jié)合工程建設(shè)項目檔案管理的實際需要，完善相關(guān)制度機制。工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室可設(shè)在項目建設(shè)單位檔案管理部門，由檔案管理部門負責(zé)人任辦公室主任，負責(zé)具體的工程建設(shè)項目檔案管理實施工作。領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)經(jīng)常對工程建設(shè)檔案管理工作進行檢查，認真研究和解決檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保證工程建設(shè)項目檔案管理工作正常順利推進。同時，工程建設(shè)項目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組還應(yīng)充分發(fā)揮組織協(xié)調(diào)職能，要求工程建設(shè)項目其他參與單位支持檔案管理部門的檔案收集歸檔、移交與管理工作，形成工作合力。各個部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的具體要求，做好檔案收集歸檔和管理工作，定期與檔案部門聯(lián)系，及時收集歸檔、移交相關(guān)檔案資料。

3.2 資金保障

工程建設(shè)項目檔案管理工作需要投入必要的人力、物力和財力，工程建設(shè)單位應(yīng)充分認識工程建設(shè)項目檔案管理工作的資金需求，將工程建設(shè)項目檔案管理工作資金納入年度預(yù)算。對于出現(xiàn)的臨時性的工程建設(shè)項目檔案管理資金需求，也應(yīng)該及時研究和支持。與此同時，應(yīng)加大對工程建設(shè)項目檔案資金使用的監(jiān)管力度。建設(shè)單位應(yīng)指派專人負責(zé)工程建設(shè)項目檔案資金使用監(jiān)管工作，對于資金的具體用途、經(jīng)辦人、時間期限等嚴(yán)格進行監(jiān)管，確保工程建設(shè)項目檔案資金真正落到實處，用在刀刃上。此外，還要堅持工程建設(shè)項目檔案資金使用動態(tài)機制，每年年初要對上年工程建設(shè)項目檔案資金使用情況進行總結(jié)，對下一年預(yù)算進行規(guī)劃，通過動態(tài)調(diào)整，切實保障工程建設(shè)項目檔案管理工作的資金需要。應(yīng)及時配置和更新硬件設(shè)施設(shè)備，做好軟件系統(tǒng)的維護和適時更新，積極推進工程建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)工程建設(shè)項目檔案信息資源的有效開發(fā)和利用。

3.3 技術(shù)保障

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對工程建設(shè)項目檔案管理工作提出了新的要求，工程建設(shè)項目檔案管理部門應(yīng)該主動地適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與工程建設(shè)項目檔案收集、歸檔、移交、管理工作有機結(jié)合，進一步明確工程建設(shè)項目檔案收集、移交與管理工作的技術(shù)重點。通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)，推進工程建設(shè)項目檔案管理信息化，有效地提升工程建設(shè)項目檔案收集、歸檔、移交、管理各個環(huán)節(jié)的工作效率。完善工程項目檔案管理信息系統(tǒng)，打造符合工程建設(shè)項目檔案管理工作實際需要的各類數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對工程建設(shè)項目檔案信息資源的有效整合，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用和共享奠定扎實的技術(shù)基礎(chǔ)。

3.4 人才保障

工程建設(shè)項目檔案管理工作離不開檔案管理人員的具體參與和實施，加強隊伍建設(shè)，十分重要。一方面，應(yīng)加強對工程建設(shè)項目檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進一步提升這些人員的責(zé)任意識、規(guī)范意識和標(biāo)準(zhǔn)意識。應(yīng)組織檔案管理人員加強對工程建設(shè)項目檔案管理相關(guān)制度機制的學(xué)習(xí)，使其對工程建設(shè)項目檔案信息收集、移交、歸檔、整理、利用等流程都爛熟于心，并在工作中能夠靈活地運用制度機制解決遇到的各種困難和問題。同時要靈活地調(diào)整工作重心和人才隊伍建設(shè)方向，根據(jù)工程建設(shè)項目檔案管理的實際需要，適當(dāng)增加檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，進一步提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，更好地完成工程建設(shè)項目檔案信息收集歸檔、移交和管理工作。

總之，新時代在工程建設(shè)項目檔案管理過程中應(yīng)進一步明確收集、歸檔、移交和管理工作的難點，完善工程建設(shè)項目檔案管理制度機制，大力推進檔案管理信息化，提升工程建設(shè)項目檔案管理人員的能力和素質(zhì)，提高工程建設(shè)項目檔案收集、歸檔、移交和管理工作的質(zhì)量和水平，更好地為工程建設(shè)服務(wù)。