探析新時(shí)代國有資產(chǎn)檔案管理

文/王潔函

我國實(shí)行社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制，國有經(jīng)濟(jì)占較大的份額。國有資產(chǎn)管理是現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)不可缺少的一部分。國有企業(yè)要想成為市場競爭的有力主體，實(shí)現(xiàn)多元化發(fā)展，就需要提升和規(guī)范自身的經(jīng)營管理。加強(qiáng)國有資產(chǎn)檔案管理，是加推進(jìn)有資產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)保值增值的重要途徑和措施，具有非常重要的實(shí)際意義，富有研究價(jià)值。

1 新時(shí)代國有資產(chǎn)檔案管理的意義

1.1 強(qiáng)化對國有企業(yè)的監(jiān)管

隨著國有資產(chǎn)經(jīng)營和國有企業(yè)經(jīng)營管理的發(fā)展，實(shí)行所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)的分離，已是比較普遍的國有資產(chǎn)管理模式。在這種情況下，嚴(yán)格管理國有企業(yè)及國有資產(chǎn)檔案，通過國有企業(yè)檔案的特性，可對企業(yè)經(jīng)營管理情況進(jìn)行監(jiān)督，避免企業(yè)在經(jīng)營過程中出現(xiàn)國有資產(chǎn)流失的問題，還可以促進(jìn)資產(chǎn)重組、優(yōu)化資源配置，針對企業(yè)在日常經(jīng)營中出現(xiàn)的虧損，強(qiáng)化贏利措施，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)保值、增值，確保我國綜合國力的有效提升。

1.2 促使國有企業(yè)更好發(fā)展

企業(yè)在改革過程中，由粗放型轉(zhuǎn)變?yōu)榧s型，其管理方法脫離了以往單純的管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)獒槍π缘墓芾眢w系。因此，為了確保在市場競爭中能夠占據(jù)一席之地，企業(yè)就需要分析競爭因素，優(yōu)化國有資產(chǎn)管理。國有資產(chǎn)檔案管理包含了技術(shù)內(nèi)容的支持，可以確保企業(yè)能夠針對自身的特色進(jìn)行創(chuàng)新，開發(fā)新產(chǎn)品，擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)，顯著提高經(jīng)濟(jì)效益。還可以保障企業(yè)正常權(quán)益?，F(xiàn)代企業(yè)在市場競爭中不僅要考慮實(shí)體資產(chǎn)，還需要針對無形資產(chǎn)進(jìn)行保護(hù)。例如，企業(yè)的知名商標(biāo)、品牌等，若這些無形資產(chǎn)被不良人員獲取利用，將會(huì)對企業(yè)帶來嚴(yán)重?fù)p失。同時(shí)，假冒偽劣商品還會(huì)導(dǎo)致消費(fèi)者對該品牌產(chǎn)生誤解。市場經(jīng)濟(jì)條件下。國有資產(chǎn)檔案可以更好地保障企業(yè)維護(hù)自身的合法權(quán)益。

1.3 防止國有資產(chǎn)流失

加強(qiáng)國有資產(chǎn)檔案管理，可以有效地防止國有資產(chǎn)流失。國有企業(yè)在經(jīng)營過程中其必然會(huì)進(jìn)行一系列的改進(jìn)，比如合資、改制、兼并等。在推進(jìn)這些環(huán)節(jié)工作時(shí)，均需要對企業(yè)資產(chǎn)進(jìn)行核定、評估。而要想有效地保障評估數(shù)據(jù)的真實(shí)性，國有資產(chǎn)檔案的支持非常重要。加強(qiáng)國有資產(chǎn)檔案管理，不僅可以更好地收集各國企業(yè)的資產(chǎn)檔案，同時(shí)還能夠通過法律手段，對其進(jìn)行評估核定。例如，將無形資產(chǎn)判定為有形成本，研究無形資產(chǎn)所帶來的潛在價(jià)值、社會(huì)效應(yīng)等，避免國有資產(chǎn)出現(xiàn)流失的問題，全面優(yōu)化資源配置以及產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)。在國有資產(chǎn)檔案的完善過程中，還可以加深企業(yè)對于自身資產(chǎn)的了解以及掌握。目前，在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展的新時(shí)代，有關(guān)部門和國有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對國有資產(chǎn)檔案的管理，充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)資產(chǎn)調(diào)整以及相應(yīng)產(chǎn)品的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，推動(dòng)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)的保值、增值。

2 新時(shí)代國有資產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 國有資產(chǎn)檔案完整性、準(zhǔn)確性不足

當(dāng)前，一些單位國有資產(chǎn)檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性受到一定影響，為后續(xù)檔案的利用留下隱患。例如，國有資產(chǎn)建設(shè)及投入運(yùn)營時(shí)，其使用價(jià)值一般根據(jù)以往的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行評斷。這就對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性提出要求。而參建各方主體，在真實(shí)性、準(zhǔn)確性上，不同程度地存在收集歸檔不及時(shí)或相關(guān)人員簽章不完備，材料出現(xiàn)錯(cuò)誤等問題，甚至檔案資料缺損，某些重要工程直到工程驗(yàn)收前，才組織相關(guān)人員補(bǔ)編檔案，影響了檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.2 國有資產(chǎn)檔案管理程度落后

目前，一些單位國有資產(chǎn)檔案建設(shè)管理程度落后，許多參加單位對于國有資產(chǎn)檔案管理工作缺乏應(yīng)有重視。例如，針對施工階段，企業(yè)重視施工質(zhì)量、進(jìn)度，但輕視檔案管理。此種問題普遍存在，未得到有關(guān)部門就有的重視。并且檔案制成材料五花八門，不符合工程檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范要求，干擾了檔案管理工作的有序規(guī)范進(jìn)行。在歸檔過程中，整體的歸檔流程混亂，不利于檔案管理人員規(guī)范整理歸檔國有資產(chǎn)檔案。

3 新形勢下國有資產(chǎn)檔案管理的發(fā)展路徑

3.1 重視國有資產(chǎn)檔案管理工作

新時(shí)代，各有關(guān)部門和單位應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)國有資產(chǎn)檔案管理工作的重要性，高度重視這項(xiàng)工作，將其納入國有資產(chǎn)管理工作，同步部署，同步推進(jìn)。應(yīng)充分發(fā)揮國有資產(chǎn)檔案在國有資產(chǎn)以及無形資產(chǎn)保護(hù)中的依據(jù)作用，促進(jìn)國有資產(chǎn)保值增值。根據(jù)自身的對于市場的了解以及定位，國有資產(chǎn)檔案的建立不僅能夠確保企業(yè)熟知自身的競爭優(yōu)勢，還可以根據(jù)市場變化，及時(shí)、精準(zhǔn)地對產(chǎn)品、資源等方面進(jìn)行調(diào)整，使企業(yè)資產(chǎn)互通有無，在清晰明確的基礎(chǔ)上，加快資產(chǎn)重組，優(yōu)化資源配置。應(yīng)全面、精準(zhǔn)的發(fā)揮國有資產(chǎn)檔案的作用，使國有企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)更為完善優(yōu)化。利用國有資產(chǎn)檔案，從體制機(jī)制上加強(qiáng)對國有資產(chǎn)的監(jiān)督，確保國有資產(chǎn)及權(quán)益不受損害。應(yīng)加強(qiáng)對國有資產(chǎn)檔案管理工作的宣傳，營造良好的工作氛圍。應(yīng)加強(qiáng)對《檔案法》及有關(guān)國有資產(chǎn)檔案管理法規(guī)規(guī)章及業(yè)務(wù)規(guī)范的宣傳，使相關(guān)部門及單位領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)國有資產(chǎn)檔案管理意識(shí)，提高做好國有資產(chǎn)檔案管理工作的自覺性，自覺克服以往在工作中出現(xiàn)的不足。

3.2 收集整理好國有資產(chǎn)檔案

應(yīng)做好國有資產(chǎn)檔案的收集整理工作，為后續(xù)國有資產(chǎn)檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。國有企業(yè)，應(yīng)收集齊全廠房、設(shè)備、大型工具等的采購、安裝、運(yùn)行、維護(hù)等方面的文件材料，以及產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)及經(jīng)營活動(dòng)的文件材料，并且分類整理好。工程項(xiàng)目，應(yīng)收集齊全項(xiàng)目立項(xiàng)、土地審批規(guī)劃、開工、施工、竣工、運(yùn)行、維護(hù)等方面形成文字、聲像、電子等各種載體、類型的文件資料，并分類整理好。此外，國有資產(chǎn)管理部門應(yīng)設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理干部，按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則，完善其檔案管理的各項(xiàng)要素，如收集、整理、移交、借閱等，將檔案管理工作列入國有資產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)管理的議事歷程及年度工作計(jì)劃，抓好落實(shí)。工程項(xiàng)目參建各單位都有形成、保管、整理、移交相關(guān)工程項(xiàng)目文件材料和檔案的責(zé)任，必須按照有關(guān)檔案管理法規(guī)制度和工程項(xiàng)目檔案管理制度及要求，配合做好工程項(xiàng)目檔案收集整理及移交歸檔工作實(shí)現(xiàn)完整、齊全的收集。

注重國有無形資產(chǎn)檔案的收集。無形資產(chǎn)是國有資產(chǎn)的重要組成部分，管好國有無形資產(chǎn)十分重要。在國有資產(chǎn)檔案管理工作中應(yīng)注重?zé)o形資產(chǎn)檔案的收集管理。國有無形資產(chǎn)主要包括商標(biāo)，如文字商標(biāo)、圖案商標(biāo)，注冊申請、注冊批準(zhǔn)書，專利、廣告、商業(yè)秘密、特許權(quán)等。其中，專利包含了產(chǎn)品設(shè)計(jì)以及專利申請書、說明書等。而廣告及非專利技術(shù)，包含了操作方法要點(diǎn)以及廣告創(chuàng)意。商業(yè)機(jī)密則包含了企業(yè)產(chǎn)品的正常設(shè)計(jì)過程，以及管理方案、貨源情報(bào)等而特許權(quán)則包含了經(jīng)營成果申請書、合同書、政府批準(zhǔn)書等。土地使用權(quán)包含了土地使用證以及企業(yè)在經(jīng)營過程中所形成的有償轉(zhuǎn)讓，出租、抵押等文件資料、材料等。企業(yè)的聲譽(yù)非常重要，是確保企業(yè)能夠在市場取得競爭優(yōu)勢的重要基礎(chǔ)。而聲譽(yù)同樣有文件體現(xiàn)，如產(chǎn)品質(zhì)量免檢證書、管理確認(rèn)證書。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的完善，有更多企業(yè)無形資產(chǎn)檔案需要收集整理。在實(shí)踐中，必須密切關(guān)注以及及時(shí)采納。

3.3 規(guī)范國有資產(chǎn)檔案管理流程

建設(shè)單位及有關(guān)參建單位應(yīng)按照國有資產(chǎn)檔案管理相關(guān)規(guī)定，收集、整理在建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)形成的文件資料，并在工程竣工后，全面收集整理工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，及時(shí)向檔案管理部門移交。各單位應(yīng)明確加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案材料的形成、保管、收集、分類、整理、歸檔、移交的工作責(zé)任及業(yè)務(wù)分工，確保工程建設(shè)項(xiàng)目及國有資產(chǎn)檔案的管理責(zé)任落實(shí)到具體工作崗位和人員。應(yīng)加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目及國有資產(chǎn)檔案管理的監(jiān)督檢查，要求建設(shè)及參建單位在項(xiàng)目建設(shè)初期、建設(shè)階段、收尾階段做好檔案資料的收集、整理以及竣工圖的編制，使工程項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)同步實(shí)施，確保工程項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)范有序。

3.4 加強(qiáng)國有資產(chǎn)檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)

國有資產(chǎn)檔案管理的工作涉及面較大，因此，單靠國有企業(yè)檔案部門難度較大，必須借助職能部門，強(qiáng)化對于國有資產(chǎn)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任落實(shí)，以便能夠?yàn)楹罄m(xù)國有資產(chǎn)檔案管理的工作提供必要的支持，實(shí)現(xiàn)有效融合。檔案行政管理機(jī)構(gòu)應(yīng)發(fā)揮自身職能作用，加強(qiáng)對國有資產(chǎn)檔案管理的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)和檢查。應(yīng)加強(qiáng)國有企業(yè)檔案部門和業(yè)務(wù)管理部門之間的信息交流機(jī)制，齊抓共管，形成合力，共同抓好國有資產(chǎn)檔案管理工作。應(yīng)加強(qiáng)國有資產(chǎn)檔案工作措施的落實(shí)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的各種困難和問題。應(yīng)對檔案管理人員的能力提高的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高其工作能力。對于城建檔案部門，還需要根據(jù)實(shí)際情況，深入建筑工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場，了解工程進(jìn)度和檔案形成范圍及進(jìn)展情況，及時(shí)收集歸檔或者指導(dǎo)收集各階段形成的工程各種文件材料。對不完整、不準(zhǔn)確的資料及時(shí)提出補(bǔ)充或者修改，防止因施工單位撤離而無法保障檔案的完整性及準(zhǔn)確性問題的發(fā)生。

綜上所述，應(yīng)重視國有資產(chǎn)檔案管理工作，加強(qiáng)對國有資產(chǎn)檔案的收集整理，規(guī)范國有資產(chǎn)檔案管理流程，加強(qiáng)對國有資產(chǎn)檔案管理工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，使國有資產(chǎn)檔案達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化的要求，為優(yōu)化國有資產(chǎn)管理及其保值增值，避免國有資產(chǎn)流失，提供更好的檔案服務(wù)。