新《檔案法》實(shí)施背景下高校檔案信息化建設(shè)研究

文/王潔珩

新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）自2021年1月起實(shí)施。作為檔案領(lǐng)域的基礎(chǔ)性法律，新修訂的《檔案法》在國(guó)家層面第一次從法律高度對(duì)檔案信息化建設(shè)做出的全面、系統(tǒng)的規(guī)定，也是第一次明確電子檔案的法律效力和憑證作用。法律條文學(xué)習(xí)、理解和落實(shí)，是當(dāng)前《檔案法》學(xué)習(xí)貫徹的一項(xiàng)重要內(nèi)容。本文通過(guò)對(duì)新《檔案法》對(duì)高校檔案信息化建設(shè)影響的解讀，分析高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，提出了高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容、思路與實(shí)施措施。

1 新《檔案法》對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的重要影響

《檔案法》增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”一章，共7個(gè)法條，涵蓋政府及有關(guān)單位責(zé)任、信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案法律效力、電子檔案管理和接收、數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字資源共享利用等檔案信息化建設(shè)各方面，修改力度之大，可謂前所未有，也是新修訂的《檔案法》的最大亮點(diǎn)。明確了檔案信息化在國(guó)家治理體系和治理能力中的重要基礎(chǔ)支撐作用，反映了新時(shí)代國(guó)家治理對(duì)包括檔案信息化在內(nèi)的檔案工作提出的新要求。高校作為國(guó)家教育體系的一個(gè)重要組成部分，也不例外，需要認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

1.1 明確了檔案信息化責(zé)任

《檔案法》規(guī)定，“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。”此條明確規(guī)定了政府及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面的法定責(zé)任，體現(xiàn)了信息化建設(shè)“規(guī)劃先行、整體規(guī)劃”的理念以及保障檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用的目標(biāo)導(dǎo)向，對(duì)高校檔案信息化建設(shè)具有重要的指導(dǎo)和促進(jìn)作用。

1.2 對(duì)檔案信息化內(nèi)容作了具體規(guī)定

《檔案法》規(guī)定，“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！贝藯l是對(duì)檔案信息化相關(guān)系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)及兼容的規(guī)定，能直接促進(jìn)高校檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)與高校信息化建設(shè)同步推進(jìn)，協(xié)調(diào)兼容。

1.3 明確電子檔案法律效力

《檔案法》規(guī)定，“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”電子檔案管理辦法由國(guó)家檔案主管部門會(huì)同有關(guān)部門制定。這明確了電子檔案的基本要求和法律地位。這為維護(hù)高校電子檔案的完整、準(zhǔn)確和安全提供了法律依據(jù)。

1.4 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

《檔案法》規(guī)定，“國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案原件妥善保管。”這對(duì)高校檔案數(shù)字化有重要指導(dǎo)和促進(jìn)意義。

1.5 加強(qiáng)增量檔案電子化

《檔案法》規(guī)定，“電子檔案應(yīng)當(dāng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)向檔案館移交。檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。檔案館可以對(duì)重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管?！贝藯l規(guī)范和明確了高校“增量電子化”工作的基本要求，對(duì)高校這方面工作也有重要的約束作用。

1.6 推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

《檔案法》規(guī)定，“檔案館負(fù)責(zé)檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館?！贝藯l是對(duì)檔案館信息化責(zé)任與內(nèi)容的規(guī)定，也是高校檔案館工作的重要方向和目標(biāo)。

1.7 共享數(shù)字檔案資源

《檔案法》規(guī)定，“國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用?！贝藯l是對(duì)檔案數(shù)字資源共享利用的規(guī)定，會(huì)促進(jìn)高校檔案信息資源共享。

2 高校檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠

一些高校領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門忽視檔案信息化建設(shè)，整體信息化與檔案信息化脫節(jié)。從學(xué)校層面看，未把檔案信息化統(tǒng)籌到學(xué)校信息化規(guī)劃之中，檔案信息化建設(shè)往往被邊緣化；從檔案部門層面看，由于沒(méi)有提前謀劃和主動(dòng)融入，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)舉步維艱。

2.2 對(duì)電子檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

高校一些業(yè)務(wù)部門及人員對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)有偏差，認(rèn)為業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)不是檔案，檔案部門不需要管理；認(rèn)為電子檔案不可靠、不安全、不可信，沒(méi)有想辦法把電子檔案管起來(lái)；認(rèn)為電子檔案就是檔案，跟紙質(zhì)檔案一樣不需要作特別的規(guī)定。許多高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有電子文件歸檔功能，電子檔案管理缺乏信息系統(tǒng)平臺(tái)支撐。

2.3 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)缺失

電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的保障。目前一些高校還沒(méi)有制定電子檔案管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則，也沒(méi)有制定統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)包括數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等，電子檔案管理無(wú)法可依、無(wú)章可循。高校普遍存在電子檔案標(biāo)準(zhǔn)不健全、管理不規(guī)范、法律效力不明確等問(wèn)題，電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全的“四性”目標(biāo)難以保障，電子檔案共享利用也難以實(shí)現(xiàn)。

2.4 檔案專業(yè)化管理人員缺乏

隨著新技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作進(jìn)入了電子化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適合時(shí)代發(fā)展的需要，檔案管理更傾向于電子檔案管理的模式。目前很多高校的檔案工作人員沒(méi)有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，又缺乏相應(yīng)的信息技術(shù)知識(shí)及技能，對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足，造成高校檔案管理工作人員綜合素質(zhì)較低，影響電子檔案歸檔工作的正常開(kāi)展，阻礙了高校檔案信息化建設(shè)。

3 高校檔案信息化建設(shè)的主內(nèi)容思路

高校應(yīng)根據(jù)《檔案法》有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定和求，依托文件共享技術(shù)、OCR全文識(shí)別技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式逐步向以電子文件為對(duì)象的電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變。工作內(nèi)容主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)等四大方面。

3.1 檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息安全的前提，這是因?yàn)樾畔⒒A(chǔ)設(shè)施是電子檔案管理利用的最基本物質(zhì)條件，其安全狀況直接影響到電子檔案信息的安全?！稒n案法》第三十五條著重強(qiáng)調(diào)了采取措施保障檔案信息安全。高校在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。習(xí)近平同志在十九屆中央政治局第十二次集體學(xué)習(xí)時(shí)強(qiáng)調(diào)“沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)安全就沒(méi)有國(guó)家安全；過(guò)不了互聯(lián)網(wǎng)這一關(guān)，就過(guò)不了長(zhǎng)期執(zhí)政這一關(guān)”。高校開(kāi)展檔案信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)把信息安全大門，提升檔案信息基數(shù)設(shè)施的安全保障條件，確保電子檔案管理信息系統(tǒng)及信息資源的安全。

3.2 檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案工作的重要基礎(chǔ)。高校應(yīng)加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，把數(shù)字檔案館建設(shè)納入信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，推進(jìn)高校數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化?！稒n案法》明確了開(kāi)展檔案信息資源建設(shè)的兩種途徑，即“增量電子化和存量數(shù)字化”。高校開(kāi)展檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。應(yīng)采用先進(jìn)成熟的設(shè)施和技術(shù)，在嚴(yán)格遵循規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的條件下，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。將電子文件歸檔管理納入高校重要工作日程和信息化建設(shè)總體任務(wù)，保障檔案部門實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)電子文件在線移交、接收和歸檔。明確電子文件的歸檔范圍和管理任務(wù)，規(guī)范開(kāi)展電子文件整理、存儲(chǔ)、備份、鑒定、遷移、利用等工作，規(guī)范應(yīng)用軟硬件設(shè)施，提高電子文件歸檔質(zhì)量和管理水平，加快推進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作管理模式向電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

3.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是指檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果?！稒n案法》強(qiáng)調(diào)必須采取必要的檢測(cè)措施，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，以保證電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)必須涵蓋電子檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀的全生命周期管理，確保電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。高校開(kāi)展檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)著力推進(jìn)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)的功能需求和整體效能。

3.4 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)能夠長(zhǎng)期發(fā)揮作用的根本保證。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范在理論和實(shí)踐中存在著許多需要解決的問(wèn)題。高校推進(jìn)檔案信息化建設(shè)必須規(guī)范檔案數(shù)字化、電子檔案管理、電子檔案利用、操作人員行為等管理制度及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，利用物防、技防、人防“三位一體”的保障體系，確保電子檔案管理新模式下檔案信息及信息系統(tǒng)的安全。

4 高校檔案信息化建設(shè)的實(shí)施措施

4.1 增強(qiáng)對(duì)檔案信息化重要意義的認(rèn)識(shí)

新修訂的《檔案法》通過(guò)對(duì)檔案信息化的全方位規(guī)定，為高校全面實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化提供了法律保障。高校檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、安全保障體系建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及學(xué)校工作的方方面面。高校應(yīng)將檔案信息化納入學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃，推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，確保電子檔案的安全和利用；應(yīng)結(jié)合學(xué)校的實(shí)際，統(tǒng)籌規(guī)劃，有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地分步實(shí)施。

4.2 強(qiáng)化對(duì)電子檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

新修訂的《檔案法》明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。隨著高校辦公自動(dòng)化的推進(jìn)，各部門在起草文件和開(kāi)展業(yè)務(wù)工作過(guò)程中形成大量的電子文件，這些電子文件沒(méi)有按照要求進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套管理沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。必須轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，將電子檔案管理作為檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)，建立符合規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)和相關(guān)管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)電子檔案管理從雙套制向單套制轉(zhuǎn)變，開(kāi)拓檔案工作新局面。

4.3 加強(qiáng)電子檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

制度保障是有序推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的重要舉措。高校應(yīng)加強(qiáng)電子檔案規(guī)范化管理，在制定電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí)，依據(jù)國(guó)家及有關(guān)部門關(guān)于電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件從生成、歸檔和利用整個(gè)流程，制定完善的電子檔案管理具體標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。目前，我國(guó)已有了比較完善的電子檔案管理的文件存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)、電子簽名、數(shù)據(jù)交換、封裝等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但針對(duì)高校電子文件檔案歸檔管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)還需要根據(jù)高校特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化，以推動(dòng)高校電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。廣東省高校檔案工作協(xié)會(huì)為推動(dòng)廣東高校電子檔案歸檔，啟動(dòng)了“廣東省高校電子文件歸檔元數(shù)據(jù)管理規(guī)范研究”項(xiàng)目。此規(guī)范從廣東省高校電子文件歸檔實(shí)踐出發(fā)，遵循國(guó)家和行業(yè)關(guān)于電子文件和電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，匯聚了廣東省高校檔案工作協(xié)會(huì)123個(gè)會(huì)員單位電子文件歸檔元數(shù)據(jù)管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探索符合廣東省高校電子文件歸檔管理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，會(huì)直接促進(jìn)電子檔案管理制度化、規(guī)范化。

4.4 加強(qiáng)信息化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是高校檔案信息化建設(shè)的根本。因此，選擇高素質(zhì)的人才作為檔案管理工作人員，是高校實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重中之重。一方面，應(yīng)當(dāng)提高檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，熟悉高校各個(gè)部門的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，具有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，為做好高校檔案信息化管理工作打好基礎(chǔ)；另一方面，招聘先進(jìn)技術(shù)型人才，促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。信息化檔案從業(yè)人員應(yīng)具備豐富的檔案管理知識(shí)以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，熟練掌握電子技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)，不斷提高綜合素養(yǎng)，時(shí)刻關(guān)注電子檔案管理和檔案工作前沿動(dòng)態(tài)，與時(shí)俱進(jìn)，才能真正為高校檔案信息化建設(shè)提供有力的保障。

新修訂的《檔案法》中“檔案信息化建設(shè)”專章入法，為高校檔案信息化建設(shè)提供了有力的法律保障，作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到高校檔案信息化建設(shè)是今后高校檔案工作的發(fā)展方向，創(chuàng)新檔案管理的模式和工作思路，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)理念和方式方法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。各高校應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)，準(zhǔn)確理解把握新《檔案法》，在檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、安全保障體系建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面做好銜接，使得高校檔案管理工作更加規(guī)范，更加高效，不斷提高高校檔案信息化建設(shè)水平，更好地為高校教學(xué)科研服務(wù)。