試論西部民族地區(qū)高校檔案管理創(chuàng)新
——以北部灣大學(xué)為例

文/龔立兵 尹繼蕊 張瑞瑞 雷昌玲

檔案管理是高校日常工作的重要一環(huán)，是教學(xué)科研工作的基礎(chǔ)，是高校重要的信息資源儲備。隨著信息技術(shù)和高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校檔案管理正處于一個由傳統(tǒng)管理向規(guī)范化科學(xué)管理轉(zhuǎn)變的過程。做好這個轉(zhuǎn)變，是檔案工作服務(wù)高校更好更快發(fā)展的一個重要因素。東部、中部地區(qū)高校檔案工作在信息和大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下，對高等教育發(fā)展的服務(wù)能力更加凸顯。受限于地域發(fā)展相對落后的劣勢，西部民族地區(qū)高校檔案管理理念滯后，管理模式有待創(chuàng)新。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，其服務(wù)能力與東部高校拉開了距離。本文以北部灣大學(xué)為例，分析西部高校檔案管理的現(xiàn)狀和困境，進而有針對性地探索其檔案管理創(chuàng)新路徑。

1 北部灣大學(xué)檔案管理概況

北部灣大學(xué)檔案館成立于1991年，前身為欽州學(xué)院（2018年12月更名為北部灣大學(xué)）黨院辦綜合檔案室。其中，欽州民族師范學(xué)校全宗收錄了學(xué)校1944-2004年間15000件（卷）檔案，欽州學(xué)院全宗印證了學(xué)校1972年—2018年間的發(fā)展，北部灣大學(xué)全宗記錄了學(xué)校更名為北部灣大學(xué)至今的發(fā)展歷程。

北部灣大學(xué)檔案館作為學(xué)校副處級單位，單獨建設(shè)了“檔案館校史館”網(wǎng)頁。檔案館現(xiàn)設(shè)有檔案管理科、年鑒科2個科室，配有6名在編教職工。僅1人畢業(yè)于檔案管理相關(guān)專業(yè)，專業(yè)相關(guān)性較差；年齡主要集中在40歲到55歲之間，初露“青黃不接”端倪；1名正研究館員，1名副研究館員，職稱和學(xué)歷結(jié)構(gòu)有待進一步優(yōu)化。部門主要承擔(dān)學(xué)校檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及學(xué)校年鑒的編撰等職能。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》制定并發(fā)布了《北部灣大學(xué)檔案管理辦法》《北部灣大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法》等業(yè)務(wù)規(guī)范。近年來，每年歸檔各門類檔案一萬多件，包括行政類、黨群類、教學(xué)類、外事類、出版類、財會類、聲像類、科研類、基建類、實物類等門類。北部灣大學(xué)文件整理歸檔操作流程如圖1。從圖中可以看出，目前檔案館歸檔工作全部為紙質(zhì)存檔，管理人員每天疲于應(yīng)付各類檔案材料的整理分類、保管利用，且紙質(zhì)存檔材料容易損壞，保存時間久遠的部分檔案出現(xiàn)內(nèi)容不完整現(xiàn)象，對保存環(huán)境和空間的要求也比較高，不利于檔案材料的查閱和傳輸服務(wù)，在服務(wù)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計和應(yīng)用研究方面能力較差。尤其是在學(xué)校成立北部灣大學(xué)校友會之后，校友信息的數(shù)據(jù)化管理難度大。

圖1 北部灣大學(xué)文件整理歸檔操作流程

2 北部灣大學(xué)檔案管理工作面臨的困境

2.1 管理理念滯后，投入不足

據(jù)調(diào)查，東部地區(qū)、中部地區(qū)高校檔案管理模式已經(jīng)歷了傳統(tǒng)手工作業(yè)的檔案管理、檔案信息化管理、檔案數(shù)字化與共享服務(wù)三個階段。西部民族地區(qū)高校受傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，對檔案管理重要性認識不足，管理理念相對滯后。主要表現(xiàn)在三個方面：一是未納入整體發(fā)展規(guī)劃?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》指出，高校檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強管理，將其納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。但檔案管理工作“缺席”了高校的發(fā)展規(guī)劃。二是將檔案館定位于學(xué)校教學(xué)、科研材料存檔的附屬機構(gòu)，認為高校應(yīng)主抓教學(xué)、科研、學(xué)生管理等所謂的“主營業(yè)務(wù)”，忽視了檔案管理對高校“主營業(yè)務(wù)”質(zhì)量提升的基礎(chǔ)性促進作用。三是將檔案管理工作定位于收集、整理、歸檔等簡單的人工勞動，人員、資金、設(shè)備投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致工作人員疲于應(yīng)對日常檔案管理工作，缺乏創(chuàng)新意識，無暇對檔案管理工作進行反思。四是學(xué)校對檔案館人員定位不清晰，專業(yè)人才嚴(yán)重不足，檔案館往往被認為是一個養(yǎng)老的部門，對檔案管理專業(yè)人才的引進不重視，阻礙了檔案信息化的發(fā)展；人才數(shù)量嚴(yán)重不足，缺乏對檔案管理專門人才的培養(yǎng)，忽略了專業(yè)對口。

2.2 信息化建設(shè)不足，效率低下

近幾年，隨著信息化的發(fā)展，教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)、OA辦公等信息化系統(tǒng)已滲透到高校各層面，被集成為智慧校園。但檔案管理信息化建設(shè)進程緩慢，檔案管理信息化改革缺乏深度和廣度，檔案收集、整理、鑒定、保管、查詢等流程仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案資料收集難，檔案分散，資料來源多個系統(tǒng)、部門，收集工作繁瑣且效率底。手動整理檔案工作量大，不斷重復(fù)錄入電子檔案，信息管理混亂。鑒定、銷毀流程繁瑣復(fù)雜，很多材料不能按時鑒定、銷毀，導(dǎo)致檔案館材料龐雜不便管理。北部灣大學(xué)的檔案管理模式和信息化建設(shè)程度在西部民族地區(qū)高校中具有較強的代表性。此種模式的缺點非常突出：傳統(tǒng)的檔案管理模式容易疏忽檔案材料移交，造成檔案的遺失、損壞、遺漏；紙質(zhì)檔案的常年積存，館藏繁雜，檔案時間跨度長，文件索引不全，搜素慢，查找困難，耗時較長，檔案管理利用效率比較低。

2.3 檔案管理制度機制不健全

檔案館在存儲上有“重量輕質(zhì)”“重歸檔輕鑒定”的問題。造成這一問題的主要原因是檔案管理制度機制不健全。一是文件材料界定不明確，對存檔文件“有價值”界定模糊，沒有形成規(guī)范的檔案存儲類型標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校一些部門不經(jīng)初步鑒別，就將大量文件材料移交歸檔，其中有一些是不應(yīng)歸檔的文件材料，增加了檔案鑒定、分類、整理的工作量。二是學(xué)校在檔案的前置管理方面缺乏有效的管理制度，各部門對檔案管理都是臨時集中整理材料，對檔案管理的要求和目的不明確，導(dǎo)致很多二級部門搜集的檔案材料不達標(biāo)，需要重新返工，浪費了大量人力物力。三是各部門檔案管理意識薄弱，缺乏監(jiān)督機制。學(xué)校各部門歸檔意識薄弱，存在不移交文件檔案的情況。學(xué)校尚未制定、出臺有關(guān)監(jiān)督文件，無法對檔案管理工作的優(yōu)劣進行檢查和評價。

2.4 檔案的開放和利用不足

檔案數(shù)據(jù)的充分利用為高校治理提供了科學(xué)依據(jù)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，東部、中部等地區(qū)高校檔案管理已逐步實現(xiàn)了檔案管理從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”的轉(zhuǎn)變，“價值實現(xiàn)”向“價值挖掘”的提升。而西部民族地區(qū)高校缺乏對檔案資源的開發(fā)利用和研究，檔案管理的服務(wù)能力有待提升。檔案的利用仍然處于以查閱為主、編研為輔的階段。檔案在服務(wù)功能上主要體現(xiàn)在對校內(nèi)各部門查閱需求的滿足，缺乏對用戶需求的科學(xué)分析和主動推送檔案信息服務(wù)功能。在檔案的編研上，以編為主，以研為輔。檔案編研主要體現(xiàn)在以各部門年度總結(jié)來支撐的年鑒編撰上，檔案編研的深度和廣度不夠。

3 西部民族地區(qū)高校檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

西部民族地區(qū)高校應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，向大檔案管理模式邁進，健全檔案管理制度機制，規(guī)范檔案管理工作，推動西部民族高校檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念，增強基礎(chǔ)保障，加強檔案管理人員引進和培養(yǎng)

新時代，信息化建設(shè)已經(jīng)成為“高效率”“高品質(zhì)”的代名詞，檔案工作也不例外。西部民族地區(qū)高校應(yīng)明確檔案管理工作在高等教育事業(yè)發(fā)展中的地位，認識到檔案工作是高等學(xué)校教育、教學(xué)、科研工作的基礎(chǔ)，各種檔案數(shù)據(jù)來源于學(xué)校教育、教學(xué)、科研等各層面工作，也為學(xué)校教育、教學(xué)和科研工作的發(fā)展提供支撐。高校應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加大檔案管理各類設(shè)施平臺的建設(shè)投入，提高檔案管理信息化程度，從信息化硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩個方面著手創(chuàng)新檔案管理模式，由收集、保管為主的傳統(tǒng)檔案管理模式向檔案的開發(fā)、利用轉(zhuǎn)變，切實發(fā)揮檔案管理助推西部民族高校教育事業(yè)發(fā)展的作用。加快信息化建設(shè)，首先應(yīng)加大新購置配備設(shè)備的投入，不僅需要庫房等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和優(yōu)化，還需要高清高速掃描儀、高拍儀、多功能激光一體機等替代老舊的辦公設(shè)備。不僅要保障檔案材料的安全可靠，還需要提高檔案管理的工作效率。其次，要增強人員配置，提高檔案管理人員的專業(yè)性，同時配備信息技術(shù)管理人員，是“大檔案”管理模式實施的基礎(chǔ)。高校信息化建設(shè)檔案管理人員不僅需要掌握計算機知識、互聯(lián)網(wǎng)知識，還需要掌握一定的檔案管理知識，對信息技術(shù)和檔案管理知識掌握程度要求都比較高，這種人才比較稀少。應(yīng)結(jié)合實際情況，適當(dāng)?shù)匾M專業(yè)人才。同時，也應(yīng)對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓(xùn)培養(yǎng)，提高檔案隊伍信息技術(shù)操作素養(yǎng)。還應(yīng)加強檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。將檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)納入“智慧校園”建設(shè)總體規(guī)劃中，是加快檔案管理信息化建設(shè)的重要手段。隨著信息技術(shù)在高校的普遍應(yīng)用，西部民族地區(qū)高校應(yīng)逐步將常用辦公系統(tǒng)進行整合，形成了“智慧校園”，基本實現(xiàn)了無紙化辦公，也大大方便了師生的工作和生活，但檔案管理系統(tǒng)建設(shè)長期處于功能匱乏或“缺席”狀態(tài)。加快檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，有助于提高檔案管理效率，提升檔案數(shù)字化利用水平。

3.2 再造檔案管理流程，建設(shè)“智慧檔案館”

無紙化辦公已成為高校辦公的整體趨勢，檔案管理應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展，在保障檔案保管安全性的基礎(chǔ)上，充分利用信息化管理優(yōu)勢，簡化檔案管理工作流程，提升檔案管理效率。首先，應(yīng)明確現(xiàn)行檔案管理存在的問題和改進目標(biāo)。現(xiàn)行的檔案管理存在的主要問題是檔案管理效率低，檔案服務(wù)能力差。其次，尋求突破點，確定實現(xiàn)目標(biāo)的主要途徑。明確界定檔案材料的電子、紙質(zhì)存儲方式，最大限度實現(xiàn)檔案材料的電子存檔，充分利用檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理流程再造，是提升檔案管理效率的突破點和主要途徑。在流程再造環(huán)節(jié)，高校應(yīng)統(tǒng)覽全局，通過高校間的交流學(xué)習(xí)、校內(nèi)的調(diào)查訪談，全面分析檔案材料的收集、鑒定、整理、移交、保管和利用等環(huán)節(jié)，針對提升管理效率和服務(wù)能力，重新設(shè)計規(guī)范檔案管理流程。再次，制定新流程的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)制度。通過反復(fù)試行和探索，不斷完善管理制度、改進管理流程，實現(xiàn)檔案電子材料、紙質(zhì)材料高效存檔、管理；網(wǎng)上辦理查檔申請審批流程；紙質(zhì)材料查檔快速定位，電子檔案材料加密傳輸，嚴(yán)格檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)查用權(quán)限管理，創(chuàng)新檔案管理模式。

3.3 加強對外開放，實現(xiàn)檔案信息資源共享

“共享”時代的到來給高校檔案管理工作帶來較大的沖擊。部分東部地區(qū)高校走在了檔案共享服務(wù)的前列，以自身獨特的文化優(yōu)勢展示了學(xué)校良好的形象，同時發(fā)揮高校服務(wù)社會的功能，引領(lǐng)社會文化發(fā)展。西部民族地區(qū)高校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，摒棄重保密輕服務(wù)、重采集輕分析的思想，協(xié)調(diào)處理檔案的保密性和開放性之間的關(guān)系，提高檔案資源的利用效率，實現(xiàn)檔案資源的共享和服務(wù)。一是檔案管理服務(wù)學(xué)校發(fā)展。檔案資源是學(xué)校歷史資源的集合，是學(xué)校歷史的印證，理應(yīng)服務(wù)學(xué)校的未來發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)加強對原始檔案的數(shù)據(jù)分析，對各部門檔案數(shù)據(jù)需求進行調(diào)研，主動推送用戶所需信息，發(fā)揮好檔案的跟蹤、預(yù)測功能，服務(wù)于高校的長期發(fā)展。二是檔案管理服務(wù)社會查檔需求。用人單位等的社會查檔是西部民族地區(qū)高?？梢蕴峁┑囊豁椫匾鐣?wù)。西部民族地區(qū)高校應(yīng)開設(shè)網(wǎng)上查檔功能，通過申請認證提供查檔服務(wù)，將大幅度提高查檔效率和服務(wù)的滿意度，更好地滿足社會的查檔需求。三是檔案管理服務(wù)文化建設(shè)。高校是文化教育的重要陣地，應(yīng)開拓檔案資料收藏途徑，擴大檔案資料收藏范圍，豐富館（室）藏內(nèi)容，充分發(fā)揮檔案材料的文化教育功能。應(yīng)建設(shè)并開放校史博物館和校友館，展現(xiàn)高校的發(fā)展歷程、校友的光輝時刻，增強校友的歸屬感，發(fā)揮檔案的教育和激勵作用；建設(shè)并開放紅色紀(jì)念館、民族特色博物館，開辦警示教育專題展等，展示地方歷史風(fēng)貌和民族特色，讓人們銘記歷史，增強民族責(zé)任感，更好地發(fā)揮其警示教育作用。通過這些工作，充分發(fā)揮高校對社會文化建設(shè)的引領(lǐng)作用。

3.4 加強檔案開發(fā)和利用

加強檔案的開發(fā)利用，越來越重要，越來越受到高校和社會各方面的重視。西部民族地區(qū)高校應(yīng)以檔案開發(fā)利用為導(dǎo)向，樹立先進的檔案管理思想，提高檔案開發(fā)利用的信息化、數(shù)字化能力和水平。應(yīng)加大西部民族地區(qū)高校檔案工作的資金投入，建立數(shù)字檔案管理利用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案編目、著錄、編研、查詢、借閱、利用、共享等為一體的檔案開發(fā)利用體系，提高檔案開發(fā)利用的現(xiàn)代化水平。