紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理創(chuàng)新研究

魏紅梅

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，電子檔案管理策略應(yīng)運(yùn)而生，為了能夠提升檔案管理的水平，本文分析了紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并且從紙質(zhì)版檔案與電子檔案的共存方法、發(fā)揮檔案的相互促進(jìn)作用、利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行融合、雙套制應(yīng)用、雙軌制應(yīng)用和電子檔案單軌制應(yīng)用六個(gè)方面來研究紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合管理。希望能夠通過本文的研究為相關(guān)工作人員提供一些參考的思路。

和紙質(zhì)版檔案有著明顯不同的是，電子版檔案能夠儲存大量信息，并且操作較為高效，同時(shí)精度較高。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，電子版檔案的應(yīng)用為我國國家檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展提供了重要的發(fā)展路徑。所以為了能夠促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)改革，需要向傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理工作中引入電子版檔案的管理形式，使二者能夠相輔相成，形成更加科學(xué)和有效的檔案管理方式，確保信息安全性。

一、紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

在信息化高速發(fā)展的時(shí)代下，紙質(zhì)版檔案依舊具有其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案直觀性和安全性都較強(qiáng)，并且由于紙質(zhì)版檔案多采用人工手寫的形式，當(dāng)使用者拿到檔案的時(shí)候則能夠確保其真實(shí)性。并且紙質(zhì)版檔案一經(jīng)修改就會留下明顯痕跡，所以其安全性能夠得到有效保障。

但是紙質(zhì)版檔案也有著一定的劣勢。由于紙張往往會占用較大的空間，并且隨著時(shí)間的推移，存放檔案所需要的空間會越來越大。無形之中增加了檔案儲存的成本[1]。并且數(shù)量較多而種類不同的檔案其管理難度也較大，雖然檔案管理方法已經(jīng)經(jīng)過了不斷改進(jìn)，但是仍然存在著工作量較大的問題。并且由于紙質(zhì)版檔案的歸檔時(shí)間相對固定，所以在檔案完成之后，但是并未歸檔的這段時(shí)間內(nèi)，非常容易出現(xiàn)檔案儲存和檔案管理疏漏的問題。

（二）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子版檔案自出現(xiàn)便一直大受歡迎。由于電子版檔案本身具有較多優(yōu)勢，能夠從極大程度上地減輕檔案管理人員的工作難度。由于電子版檔案能夠應(yīng)用多媒體儲存音像文件和圖片文件，和原本的紙質(zhì)版檔案相比，所儲存的內(nèi)容更加靈活。并且電子版檔案在儲存時(shí)所占用的空間較小，也能夠起到減少檔案儲存所需要的費(fèi)用。

但是和紙質(zhì)版檔案相比，電子版的檔案雖然能夠存放大量信息，但是也存在著一定的不確定性。由于儲存信息的載體容易受到外界影響而發(fā)生損壞，并且一旦損壞便會導(dǎo)致大量信息丟失，其安全性和紙質(zhì)版檔案相比較差。并且電子計(jì)算機(jī)在使用中也可能會受到病毒攻擊或者黑客入侵而發(fā)生數(shù)據(jù)丟失的問題，可能會導(dǎo)致檔案信息泄露或者被不法人員所修改的問題，使檔案信息的真實(shí)性受到影響。所以在進(jìn)行檔案儲存的時(shí)候需要結(jié)合電子版檔案和紙質(zhì)版檔案的優(yōu)缺點(diǎn)來完成選擇。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案融合的必要性

（一）滿足檔案管理的基礎(chǔ)需求

檔案管理工作開展的目的就是將各種不同類型的信息整合在一起，為后續(xù)的查閱與信息記錄做提供一個(gè)載體。無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都滿足了檔案查詢與記錄的基本功能。兩者的融合可以提升檔案管理的工作效果，擴(kuò)大儲存量與信息，提升檔案的利用率與安全保存效果。在實(shí)際管理中，用戶可以通過計(jì)算機(jī)的檢索程序，搜索與檔案有關(guān)的關(guān)鍵詞或者相關(guān)的文獻(xiàn)內(nèi)容，快速獲得資料。紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，不僅滿足了檔案的基本需求，同時(shí)可以保證各項(xiàng)信息儲存的有效性與真實(shí)性，能夠減少破壞、丟失的問題出現(xiàn)，無形中推動了檔案管理工作的發(fā)展。

（二）符合時(shí)代發(fā)展的需求

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為我國各個(gè)領(lǐng)域中必不可少的一部分。在檔案管理中，數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的結(jié)合，符合時(shí)代發(fā)展的特征，同時(shí)可以促使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。若是在檔案管理中，仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理與保存，那么不僅會出現(xiàn)信息丟失、無法為讀者提供便利的情況[1]。同時(shí)還會對各種數(shù)據(jù)信息的保存產(chǎn)生一定的影響，不利于檔案管理工作的健康發(fā)展。而數(shù)字化管理與紙質(zhì)檔案管理的融合，不僅能夠提升檔案工作的效率，同時(shí)可以推動檔案管理工作健康發(fā)展，更好地發(fā)揮自身的作用與價(jià)值。

三、紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合管理

（一）紙質(zhì)版檔案與電子檔案的共存方法

就目前情況而言，電子版檔案的應(yīng)用范圍越來越廣，但是紙質(zhì)版檔案也不會推出歷史物體。所以為了能夠更好地發(fā)揮出檔案管理的效果，維護(hù)檔案的安全，需要將電子版檔案管理制度和紙質(zhì)版檔案的管理制度進(jìn)行結(jié)合，以建立不同管理系統(tǒng)和促進(jìn)兩個(gè)系統(tǒng)相互融合的方法來加強(qiáng)電子版檔案和紙質(zhì)版檔案之間的聯(lián)系，使檔案之間的信息能夠共享。電子版檔案是一種順應(yīng)著信息化時(shí)代的發(fā)展，在傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案基礎(chǔ)上研發(fā)而成的檔案管理機(jī)制，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案相比，其靈活性更高。所以為了能夠?qū)崿F(xiàn)兩種檔案共存，需要認(rèn)識到二者之間的異同點(diǎn)，創(chuàng)新檔案保護(hù)方式和儲存方式，把最新檔案信息采取電子版的方式來進(jìn)行保存，一些重要文件則要以紙質(zhì)版的方式保存。

（二）發(fā)揮檔案的相互促進(jìn)

電子檔案和紙質(zhì)版檔案的相互促進(jìn)是基于二者共存的基礎(chǔ)上的，兩個(gè)管理系統(tǒng)既需要獨(dú)立發(fā)展，又需要相互依賴。在這個(gè)過程中，兩種檔案管理方式會互相融合，相互促進(jìn)[2]。電子版檔案的管理模式在發(fā)展的過程中引導(dǎo)了紙質(zhì)版檔案管理模式的不斷改進(jìn)，由于電子版檔案可以依托于信息網(wǎng)絡(luò)來完成檢索，最大程度上地節(jié)省了工作人員查找資料的時(shí)間，在紙質(zhì)版檔案和電子版檔案建立了聯(lián)系之后，工作人員便可以利用電子網(wǎng)絡(luò)來查詢到紙質(zhì)版檔案的儲存地點(diǎn)，較為方便地獲取電子版檔案，最大限度上地節(jié)省了查找的時(shí)間。紙質(zhì)版檔案的管理方式也能夠促進(jìn)電子版檔案不斷完善自身的管理方式。在紙質(zhì)版檔案的嚴(yán)格管理影響下，電子版檔案也可以實(shí)現(xiàn)更為嚴(yán)密的管理。

（三）利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行融合

大數(shù)據(jù)也稱海量資料。隨著時(shí)代的發(fā)展，科技日新月異，我國現(xiàn)已全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在檔案管理方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代不僅催生出了多種檔案管理方式，也為檔案管理任務(wù)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。同時(shí)，在我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的狀況下，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，在運(yùn)營中都會生成大量的各類檔案，從而產(chǎn)生各類檔案大數(shù)據(jù)。所以解決大數(shù)據(jù)問題逐漸成為了檔案管理工作的一項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理方式相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理方式能夠更為方面地借助互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)來完成檔案分類和檔案管理的任務(wù)，更多地承擔(dān)了檔案利用和檔案編研功能。

（四）雙套制應(yīng)用

雙套制管理方式是當(dāng)前檔案管理業(yè)務(wù)中較為常用的一種管理方式。即檔案部門在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)會同時(shí)管理兩套相同的檔案，以此來保障檔案的安全性。在傳統(tǒng)的檔案管理中，工作人員會保留兩套紙質(zhì)版的檔案，既占據(jù)了大量空間，又浪費(fèi)了人力資源和物力資源，使檔案管理部門的消耗增加。而隨著電子化檔案的大范圍應(yīng)用，雙套制檔案管理制度可以同時(shí)保管一份紙質(zhì)版檔案和電子版檔案。這種方式既能夠極大程度上地節(jié)約檔案存放的空間，還能夠有效保管之治安的檔案。并且該檔案管理方式的應(yīng)用還能夠充分發(fā)揮出電子版檔案和紙質(zhì)版檔案的不同優(yōu)勢，使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)快速查詢，也能夠有效保障其真實(shí)性。

（五）雙軌制應(yīng)用

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子化檔案管理制度和管理方式不斷改進(jìn)，檔案的管理系統(tǒng)也在不斷革新。現(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)能夠在系統(tǒng)內(nèi)部自動形成電子版檔案，工作人員可以直接將電子版檔案進(jìn)行打印，從而得到紙質(zhì)版的檔案。這種融合式的管理方法便是雙軌制檔案管理方式[3]。和傳統(tǒng)的檔案方式有所區(qū)別的是，雙軌制檔案管理方式是傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理方式和電子版檔案管理方式的有效融合與創(chuàng)新應(yīng)用。并且由于這種方法沒有將紙質(zhì)版檔案掃描為電子版本再進(jìn)行保存的數(shù)字加工環(huán)節(jié)，能夠從一定程度上地減少工作人員操作量，以此取得提高檔案保存工作效率的作用。并且在日常的檔案管理工作中，能夠看出雙軌制檔案保管方法更加科學(xué)。

（六）電子檔案單軌制應(yīng)用

在國家檔案局下發(fā)了《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》之后，電子會計(jì)憑證和紙質(zhì)會計(jì)憑證便具有了同樣的法律效應(yīng)，在該通知發(fā)布之后，我國的一些電子票據(jù)和電子憑證便可以實(shí)現(xiàn)單軌制的管理，從而有效減少了紙質(zhì)版檔案成本，使電子版檔案管理方式和紙質(zhì)版檔案的管理方式又一次實(shí)現(xiàn)了融合。這種方式能夠?qū)⒓堎|(zhì)版檔案管理方式和電子版的檔案管理方式進(jìn)行融合，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理價(jià)值，也能夠方便工作人員進(jìn)行檔案查找。

四、總結(jié)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的深入和推進(jìn)，檔案管理電子化已經(jīng)成為了我國檔案管理業(yè)務(wù)的一個(gè)發(fā)展趨向。所以為了改善當(dāng)前檔案管理的工作方法和工作模式，提高我國檔案管理工作的工作效率和工作準(zhǔn)確度，需要將電子檔案管理方法和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理方法進(jìn)行融合，結(jié)合兩者的優(yōu)點(diǎn)來發(fā)揮出檔案管理工作的作用和其獨(dú)特的優(yōu)勢，提高我國檔案管理工作效率。

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