“費用報銷直通車”

王強 薛舒婷 鐘鈺鈺 程程 張松科 金杰

近年來，受新冠肺炎疫情的不確定性影響，電力企業(yè)對外面臨社會生產(chǎn)力受損售電量下降的局面，對內(nèi)承擔龍頭國企社會責任實行自降電價政策，電量、電費“雙降”不利影響給電網(wǎng)的經(jīng)營造成了沉重的壓力。為認真落實國家電網(wǎng)公司總部的決策部署、有效應對疫情和降價的沖擊，國網(wǎng)浙江省電力有限公司瑞安市供電公司（以下簡稱瑞安市供電公司）積極轉(zhuǎn)變經(jīng)營思路，著眼“穩(wěn)經(jīng)營、保增長”目標，全面實施提質(zhì)增效專項行動，主動融入“大數(shù)據(jù)與人工智能”的時代潮流，目標向內(nèi)、挖潛增效，從差旅費報銷補貼管控入手，積極響應省公司推廣“財務機器人”的號召，基于“互聯(lián)網(wǎng)+財務共享”，提出通過自主研發(fā)報銷指南智慧平臺，貫通數(shù)據(jù)鏈路，實現(xiàn)橫向服務財務專業(yè)管理和業(yè)務部門需求，縱向服務省、市、縣等各級經(jīng)營主體的公司管理層、操作層管理需要，探索核算向精益轉(zhuǎn)變、控本向事前轉(zhuǎn)變、服務向智能轉(zhuǎn)變、業(yè)財向融合轉(zhuǎn)變的可能，將勤儉節(jié)約思想、創(chuàng)新發(fā)展思維和精益管理理念貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營全流程，為公司的穩(wěn)健運營、高質(zhì)量發(fā)展提供了堅強保證。

一、項目研究背景

（一）經(jīng)濟新態(tài)勢下，電力企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)與壓力與日俱增。公司面臨電價、電量“雙降”的不利影響，盈利能力和電網(wǎng)投資能力受到嚴重削弱，經(jīng)營壓力前所未有：一是宏觀經(jīng)濟下行壓力依舊明顯，特別是受新冠疫情影響，企業(yè)節(jié)后復工緩慢，預計電量增速不容樂觀。二是當前新一輪輸配電價核價工作進入沖刺階段，預計本輪輸配電價的核價參數(shù)將從嚴從緊核定，且制造業(yè)降價資金主要由電網(wǎng)承擔。三是為應對年初新冠疫情暴發(fā)，國家出臺階段性降價政策，以及公司對重點防疫單位保供電支出，均加劇了公司經(jīng)營負擔。

（二）瑞安市供電公司全面推進“提質(zhì)增效”專項行動。瑞安市供電公司，堅決貫徹國網(wǎng)總部提質(zhì)增效工作部署，主動適應經(jīng)營形勢和監(jiān)管要求，以全面完成經(jīng)營目標為中心，堅持穩(wěn)中求進工作總基調(diào)，牢固樹立過緊日子思想，緊緊圍繞降低社會用能成本與實現(xiàn)電網(wǎng)可持續(xù)發(fā)展、提高效率與防范風險兩大平衡，聚焦公司投資、建設、生產(chǎn)、運營各業(yè)務環(huán)節(jié)，通過“七個全力”促提質(zhì)，實現(xiàn)“七個增效”穩(wěn)發(fā)展，打出開源開放、節(jié)流節(jié)支、提質(zhì)增效“組合拳”：一方面，主動承擔制造業(yè)降價資金和重點防疫單位保供電支出影響，為社會經(jīng)濟的安全生產(chǎn)注入“強心劑”;另一方面，加強業(yè)務和管理創(chuàng)新，向精益管理要潛力，用改革創(chuàng)新強助益，對資源經(jīng)營提效益，探索出了一條公司穩(wěn)健經(jīng)營、電網(wǎng)可持續(xù)發(fā)展的新路子。

二、國網(wǎng)瑞安市供電公司差旅費報銷現(xiàn)狀

電力生產(chǎn)經(jīng)營活動的發(fā)展過程中將產(chǎn)生各種費用，如辦公費、差旅費、通信費、招待費、會議費等，與此同時，財務報銷工作量也逐年攀升，對費用的管理難度也不斷增加，對費用的控制、發(fā)生、報銷、支付、查詢等各個環(huán)節(jié)精細化管理提出了更高的要求。

（一）差旅費管理有關規(guī)定

差旅費是企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，主要分為交通費、住宿費、公雜費、伙食補貼幾部分。交通費、住宿費等在合理標準內(nèi)主要依據(jù)發(fā)票金額確定，公雜費、伙食補貼（以下將這兩項費用合稱差旅補貼）主要依據(jù)相關制度計算確定。在城市間交通費方面，如出差人員按應當按規(guī)定等級乘坐交通工具。未按規(guī)定等級乘坐交通工具的，超支部分由個人自理。在住宿方面，依照《關于調(diào)整中央和國家機關差旅住宿費標準等有關問題的通知》（財行[2015]497號）中的規(guī)定，出差人員可以根據(jù)職稱/職務的最高級別，在限額標準內(nèi)，選擇安全、經(jīng)濟、便捷的賓館住宿，憑發(fā)票據(jù)實報銷。在伙食補助費與市內(nèi)交通費方面，參照《中央和國家機關差旅費管理辦法》（財行[2013]531號）中的規(guī)定，除西藏、青海、新疆為每人每天200元外，其余地區(qū)均為180元。

（二）瑞安市供電公司差旅費報銷情況分析

2018年1月—2019年10月，該司差旅費報銷共2200筆左右，大多數(shù)金額在2000元以下，前10個月份差旅報銷筆數(shù)同比累加變化及金額分布如圖所示：

由上述圖表可知，差旅費普遍金額較小，發(fā)生頻率穩(wěn)定地處于較高水平。但與此同時，差旅費一次過賬成功率僅為60%，其中由于差旅補貼計算錯誤造成的過賬失敗占比約32%。

三、國網(wǎng)供電公司差旅費用報銷存在問題

（一）審批報銷流程較為復雜。報銷流程跨系統(tǒng)多、業(yè)務流程長、審批環(huán)節(jié)多、填單智能化不高，缺少指導性強的操作手冊等原因，導致剛接觸報銷業(yè)務的員工不知從何下手的情況多發(fā)。如，交通費按照乘車標準、乘車時段規(guī)定了不同的乘坐等級;住宿費要考慮目的地的經(jīng)濟發(fā)展水平和淡旺季不同的房價標準;出差補助要按照培訓、會議、辦事等分類進行補助。上述這些繁雜的標準、規(guī)定，還需集齊多個部門領導的簽字可能需要折騰返工兩三次，耗費大量的時間和精力，在實際工作中，不少業(yè)務部門報銷人員認為差旅補貼計算較為復雜，耗時較長。

（二）人工填報的錯誤率較高。一般情況下，單位在執(zhí)行差旅費管理制度的時候，都會根據(jù)明確規(guī)定的報銷期限進行管理。但是， 仍有不少員工出現(xiàn)跨年度報銷差旅費的問題，另外，很多業(yè)務部門的職工，對政策的掌握還不到位。如，出差的地區(qū)不同，住宿費標準具有很大差異，如若住宿費發(fā)票上未列明詳細入住與退房時間，很難準確判斷其真實的住宿天數(shù)，在住宿費用的報銷方面，很容易產(chǎn)生疑惑。一定程度上，增加了會計核算的難度，影響了財務數(shù)據(jù)的準確性。另外，員工在出差時需要墊付大量差旅費用，如不能及時報銷，會導致票據(jù)大量積攢，存在票據(jù)丟失和違反資金安全管控規(guī)定的風險。

（三）差旅費管控信息化水平不高。差旅費用管理涉及面廣、業(yè)務量大，由于缺乏集中統(tǒng)一的管控平臺支持，難以實現(xiàn)差旅業(yè)務全過程精益管控。出差人員申請時住宿超標未提示、多計補助等情況時有發(fā)生。出差人員依舊需要先整理歸納好票據(jù)，然后將報銷單打印出來，經(jīng)相關領導審批后，前往財務部完成報銷。另外，在實際報銷中，有時還會出現(xiàn)火車票、飛機票捆綁各類套餐、行程單和實際扣款金額不一致、只提供發(fā)票不提供行程單、高額的保險費等各種問題，占用財務人員大量的溝通和審核時間，以上因素造成企業(yè)員工對“直通式”簡便報銷路徑的需求日益緊迫。

四、“費用報銷直通車”應用建設的必要性和可行性分析

（一）必要性分析

1.精益管理的客觀需要。精益化管理是促進財務精益高效管理的內(nèi)在需求。步入新時代，電力企業(yè)提出以精益、高效的財務管理落實公司新時代發(fā)展戰(zhàn)略的理念和要求，通過多視角、多層次地規(guī)劃、落實和反映公司經(jīng)營活動，優(yōu)化完善制度、數(shù)據(jù)、流程等現(xiàn)代企業(yè)管理工具，明確局部與整體、短期與長期經(jīng)營策略，做好安全、質(zhì)量和效益之間的利弊權(quán)衡和輕重緩急排序，建設一流管控體系、信息系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)財融合、流程標準高效、數(shù)據(jù)全面貫通和信息反映及時準確的目標。

2.業(yè)財融合的必然趨勢。經(jīng)營管理是一項復雜的工作，具體作業(yè)過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)財務與業(yè)務信息不對稱情況出現(xiàn)，由于溝通不到位，或者溝通存在阻礙，導致組織效率偏低，從而會對各項工作的開展造成不良影響。實際工作中，既存在業(yè)務部門職工對報銷規(guī)定不熟悉等問題，同時，也存在財務部門對業(yè)務數(shù)據(jù)分析利用不到位的短板。在電網(wǎng)企業(yè)改革不斷深入的情況下，業(yè)財融合勢不可擋。電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部要對各種不同或橫向溝通機制進行應用，縱向推進財務融合，從而保證全面預算管理工作正常開展，為電力企業(yè)的健康發(fā)展保駕護航。

3.電力企業(yè)綠色發(fā)展的必由之路。近年來，瑞安供電公司以預算精益管控為抓手，聚焦經(jīng)營管理各個環(huán)節(jié)，向精益管理要潛力，向市場經(jīng)營要效益，打出了開源節(jié)流、提質(zhì)增效組合拳，以實際行動奮力攻堅各項目標任務，更好地服務地方經(jīng)濟發(fā)展。隨著疫情常態(tài)化防控的形勢漸起，電力企業(yè)不可避免地受其影響。如何突破疫情的影響，提升精益管理的水平，實現(xiàn)電力企業(yè)效益的突圍，這是電力企業(yè)內(nèi)部管理必須回答的重大課題。作為資金和資產(chǎn)密集型的電力企業(yè)，財務資源是可配置的最大資源，利用信息技術(shù)手段，加強財務管理，最大限度地整合使用好整體資源，是電力企業(yè)在新常態(tài)下，實現(xiàn)提質(zhì)增效的必由之路。

（二）可行性分析

1.簡化報銷流程。一是通過移動交互方式提升員工差旅費用申請、預訂及報銷的便利性，最大限度簡化原有差旅費用預借、報銷、審批、記賬、統(tǒng)計等工作流程。二是實現(xiàn)一定程度的無紙化辦公，減少在差旅費用管理方面的人力物力投入，以最低成本和最快速度通過手機端填報差旅費用報銷單，進而實現(xiàn)自動化報銷，提高了財務工作效率，規(guī)范了財務報銷憑證。

2.加強業(yè)務合規(guī)性。一是將差旅業(yè)務從線下轉(zhuǎn)為線上實施全過程自動管控，實現(xiàn)出差申請、業(yè)務審批、標準控制、票務預訂、費用報銷、批量對賬、財務結(jié)算全流程自動貫通。二是通過加強系統(tǒng)管控，差旅費用報銷由事后監(jiān)管轉(zhuǎn)為事前審批，后端財務管理同前端業(yè)務活動結(jié)合，在保證數(shù)據(jù)真實性的同時，有效防控業(yè)務風險。

3.員工體驗升級。通過統(tǒng)一開具發(fā)票、統(tǒng)一對賬結(jié)算的場景設計，實現(xiàn)員工出差差旅費用報銷時無需手寫報銷單，所有申請和審批均在線上操作，不受地理位置限制，有效提升了員工體驗。

4.提供決策支持。系統(tǒng)在滿足常規(guī)差旅費用統(tǒng)計分析報表需求的同時，通過大量、真實可靠的數(shù)據(jù)，可以開展報銷業(yè)務的行為管理、風險預警等分析應用，同時通過業(yè)務數(shù)據(jù)線上的存儲與實時管控，加強數(shù)據(jù)分析功能，為企業(yè)決策提供支撐。瑞安供電公司財務團隊通過梳理公司現(xiàn)有差旅費報銷流程及付款流程，創(chuàng)新開發(fā)出轉(zhuǎn)向信息化平臺，強化了財務核算、付款風險控制要求。實現(xiàn)了電子費用報賬單、電子業(yè)務審批流程、財務憑證自動化、資金支付自動化等功能。

五、“費用報銷直通車”應用程序設計

基于“互聯(lián)網(wǎng)+財務共享”，創(chuàng)新打造智慧報銷指南平臺，以財務平臺為核心，為全面促進提質(zhì)增效添磚加瓦。

（一）設計原理

1.設計思路。以程序化思維解析制度，根據(jù)差旅補貼計算需求將制度分解為多個要素，同時考慮到可能變化的參數(shù)，盡量做到當制度修改時不用重新編程，節(jié)約開發(fā)成本。該公司差旅補貼主要依據(jù)《中央和國家機關差旅費管理辦法》（財行[2013]531號）（以下簡稱“《辦法》”）《國家電網(wǎng)有限公司差旅費管理辦法》等制度計算。主要分為四個步驟，分別是“解析制度厘清邏輯、要素解析程序開發(fā)、投入使用、反饋調(diào)試”。下面將計算差旅補貼相關要素進行量化，并分為輸入型要素與參數(shù)型要素兩大類分別解析。

2.根據(jù)理論框架，信息化平臺主要包含：差旅費申請、差旅費申請單審核、事前申請查詢等子功能。差旅費申請主要是針對差旅費涉及的主體信息的申請，由申請人員填寫費用報銷的基本信息資料，維護人員信息，包括行程、住宿、會議名稱、培訓內(nèi)容等，并填寫補助金額。如需借支備用金，還需要填寫借款申請單，通過保存功能，將維護的申請單信息關聯(lián)到差旅申請單信息表中，若確認無誤，可以操作提交已填寫的申請單，系統(tǒng)將會自動進入下一步審核操作。差旅費申請單查詢功能主要是查詢已經(jīng)保存的差旅費申請單，可以在此功能模塊內(nèi)對暫存的申請單進行修改和刪除的操作（已經(jīng)提交的申請單只能查看，不能進行刪除和修改）。差旅費申請單審核功能，主要是對申請的差旅費申請單信息進行審核的操作，需要系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)啟用初期，以《國網(wǎng)公司資金授權(quán)審批辦法》為依據(jù)，設置各業(yè)務部門的單據(jù)審批流，提交的單據(jù)將在完成部門審核、領導審批等環(huán)節(jié)操作后，最終流轉(zhuǎn)至財務人員審核并過賬。

3.主要功能。差旅報銷信息平臺主要實現(xiàn)如下功能：

（1）將公司人員職務內(nèi)置于差旅填單后臺，報銷人員只要選擇出差人，即可自動匹配其食宿交通等標準并驗證管控。

（2）將全國各城市的住宿標準內(nèi)置于后臺，報銷人只要選擇出差目的地，即自動顯示住宿標準、開票信息等。

（3）將出差補助的參數(shù)內(nèi)置于后臺，報銷人選擇出差種類，即自動匹配顯示補助標準。

（4）自動計算出差期間補助。報銷人將出差時間段輸入后，工具會根據(jù)時間段計算出差日期，計算補助和住宿費。

（5）在完成報銷單填寫后，系統(tǒng)工具自動檢測實際發(fā)生數(shù)是否超出標準，超出標準則提示并限制提交，修改無誤后才可生成報銷單據(jù)，直接打印送交財務。

（二）流程設計

1.量化報銷要素。明確差旅費的審核要點，即城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通費，通過對《國家電網(wǎng)公司差旅管理辦法》中相應條款的認真研究，梳理形成了“城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通費”等四項費用的量化審核標準。如，根據(jù)“第二十條 市內(nèi)交通費按出差自然（日歷）天數(shù)計算，每人每天 80 元包干使用?！笔袃?nèi)交通費補貼，設計目標是按出差天數(shù)在系統(tǒng)內(nèi)設計不同類別的定額補助自動計算結(jié)果。

2.建立勾稽關系。完成要素量化后，開始構(gòu)建差旅費報銷單，建立“字段”、“填列規(guī)則”及對應字段“數(shù)據(jù)庫”，用以相互關聯(lián)實現(xiàn)勾稽審核，如建立包含職工級別信息的職工檔案數(shù)據(jù)，建立“出差人”姓名與該出差人“級別”的關聯(lián)，用以勾稽交通工具、住宿費標準，建立“達到地點”、“級別”對應住宿費報銷標準。（圖3）

根據(jù)單位自身業(yè)務情況，建立完善各“出發(fā)地”、“到達地”對應不同交通工具、不同級別的交通費報銷標準。

3.后臺初步審核。即單據(jù)流轉(zhuǎn)前利用系統(tǒng)平臺后臺邏輯對數(shù)據(jù)之間的勾稽關系先行審核。從選擇出差人員開始，以姓名聯(lián)系級別，勾稽審核后匹配與“級別”有關的“城市間交通費”、“住宿費”費用標準;以“起始日期”、“終止日期”判斷住宿費是否符合標準，根據(jù)“出差天數(shù)”自動匹配分段累進計算伙食補貼及公雜費;通過“出發(fā)地”、“到達地”篩選“交通工具”選擇是否超標;最后，“是否為統(tǒng)一安排食宿的會議/培訓”參數(shù)可以對公雜費金額進行勾稽判斷，控制確保此差旅費報銷符合標準。

（三）項目試運行情況

通過項目實施團隊的共同努力，自2020年8月起，耗時10個月，團隊最終完成了網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)實施目標、功能開發(fā)、初始測試、試點運行、中期測試、人員培訓和最終上線工作。在網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)運行一段時間后，對比實施系統(tǒng)前后公司費用報銷的差異，總結(jié)瑞安公司實施報銷的效果有：

1.定員定時處理報銷單據(jù)的效率得到較大提升。通過實施網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，瑞安公司采用定員定時的業(yè)務處理方式，在業(yè)務量相對持平的前提下，減少了財務部門處理業(yè)務報銷的人員數(shù)量，釋放了50%以上原從事此項工作的時間投入。

2.促進單據(jù)和流程規(guī)范化。瑞安公司實施網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)過程中將原有的紙質(zhì)業(yè)務表格進行分類、歸并和統(tǒng)一，結(jié)合內(nèi)部控制的要求，完成了近千份費用報銷類管理表格和文檔的合并工作，最終將這些表格的內(nèi)容和功能做了分類、統(tǒng)一，以網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)電子表格形式展現(xiàn)，或?qū)⑵涔δ軆?nèi)嵌在網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)業(yè)務流程中，實現(xiàn)了管理的規(guī)范化。

3.業(yè)務報銷內(nèi)部控制得到進一步完善。開發(fā)團隊將公司業(yè)務報銷管理規(guī)定和國家管理標準進行系統(tǒng)對比，梳理出關鍵控制點，一方面對業(yè)務報銷進行重分類，確保費用報銷、員工借支、采購支付、專項支付等費用報銷類別符合《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》要求。另一方面細化了控制點，將費用標準和崗位對應，完善了審核業(yè)務流程和附件傳遞規(guī)范，相關費用審核的內(nèi)部控制更透明，強化關鍵控制。

4.業(yè)務報銷流程透明提升了員工滿意度。瑞安公司將企業(yè)員工的個人信息作為基礎數(shù)據(jù)納入網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，員工通過系統(tǒng)可以自主掌握自身業(yè)務的進程，財務部門通過通知欄公示報銷業(yè)務相關管理新規(guī)定，通知員工及時更新信息。網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)設置了各級審批、審核崗位的操作提醒，促進審核的效率。通過系統(tǒng)的設置的改進，減少了員工在單據(jù)填報、因申請審批而往返辦公地點和審批部門的時間，及時傳遞了管理規(guī)范標準，實現(xiàn)財務報銷流程全程透明，降低了審批時間，員工的滿意度得到極大提升。

5.潛在管理收益明顯。運用信息化平臺報銷系統(tǒng)后，原來從事財務業(yè)務報銷崗位的4名人員分離出來，轉(zhuǎn)而從事和對業(yè)務報銷流程優(yōu)化、內(nèi)部控制和財務分析等崗位的工作，原有財務管理職能得到加強，財務數(shù)據(jù)質(zhì)量得到了提升，財務定期發(fā)布的各種業(yè)務報銷相關指南、評價、分析報告受到各級管理部門的贊許，在公司逐漸營造了規(guī)范化的管理文化氛圍，這一改進極大地提升了整個公司對財務部門的評價。

六、下一步工作方向

本研究從實際工作出發(fā)，探究了提高工作效率與準確率的方法。將較為復雜的制度解析為要素并分類，最終將制度的實施過程規(guī)范化、程序化。延展了既有系統(tǒng)的功能，將財務工作融入“大數(shù)據(jù)與人工智能”的時代潮流，響應了省公司推廣“財務機器人”的號召。產(chǎn)出成果已應用于實際基礎工作，效果良好。

（一）優(yōu)化報銷信息化平臺各項功能。pc端程序因設計原因，軟件占用空間較大，今后將壓縮軟件占存量，并開發(fā)出補助匯總單聯(lián)動功能，如，依托商旅平臺系統(tǒng)，通過統(tǒng)一墊付資金、統(tǒng)一開具發(fā)票、統(tǒng)一對賬結(jié)算的場景設計，實現(xiàn)員工出差免墊付、免發(fā)票、免報銷，無需占用員工資金，不斷提升員工的滿意度。

（二）增強財務費用集中管控能力。本課題只探討了單次差旅補貼計算填報的相關問題，沒有涉及財務部門差旅補貼審核工作，更未囊括會議等各種費用的審批報銷項目。如果能將業(yè)務部門填報的數(shù)據(jù)整合，按照本課題思路解析要素與開發(fā)程序，今后可能實現(xiàn)差旅補貼的批量審核。另一方面，加強對財務費用統(tǒng)一平臺的探索與開發(fā)，實現(xiàn)報賬的電子化審批全流程管理，嚴格規(guī)范各項費用的開支、審核、支付流程，實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)范圍遠距離、跨地域?qū)徟?，提高整體報銷效率。

（三）提升財務預算管控分析水平。在信息系統(tǒng)中構(gòu)建預算模塊化會計模塊，通過對各個模塊的合理應用，完成滾動預算報表、預算的具體執(zhí)行情況，以及日常上報各項數(shù)據(jù)內(nèi)容的正常生產(chǎn)，從而使企業(yè)中的每個部門都能夠全面掌握各項預算內(nèi)容，強化對各項經(jīng)濟活動的精準管理。財務人員在實際作業(yè)中能通過該系統(tǒng)掌握單位各項成本預算的具體執(zhí)行情況，方便對各項成本預算執(zhí)行數(shù)據(jù)的查詢、分析、監(jiān)控、處理，通過對信息化技術(shù)的合理應用，使預算執(zhí)行不均衡穩(wěn)定能夠得到有效處理。

（作者單位：國網(wǎng)浙江省電力有限公司瑞安市供電公司）