淺談企業(yè)辦公室督辦工作要點

周皇

【摘要】當前，辦公室督辦工作已經(jīng)成為現(xiàn)代化辦公的熱門話題，可以為各個部門的發(fā)展提供幫助。新時期，必須堅定不移地貫徹黨的十九大精神，時刻圍繞新時代發(fā)展理念進行工作。辦公室督辦，簡而言之，就是對當前工作進行有效的檢查督促，要第一時間找到問題并探索解決問題的方法。對于企業(yè)的日常工作而言，辦公室督辦可以有效提升工作效率，拉近上級和下級的關(guān)系。如何增強企業(yè)辦公室督辦工作的效率，是本文重點研究的問題。

【關(guān)鍵詞】辦公室督辦;責任和使命;工作效率

辦公室督辦作為企業(yè)聯(lián)系的中心環(huán)節(jié)，需要依靠每一位工作人員共同努力，要求工作人員各司其職，在其位謀其職，只有這樣，才能有效提高辦公室督辦工作的效率。在新時代背景下，辦公室也有了新的工作內(nèi)容，辦公室督辦要發(fā)揮好自身的職能，要協(xié)助團隊完成相應(yīng)的工作內(nèi)容，換而言之，團隊的工作完成情況和辦公室督辦有著密不可分的關(guān)系。辦公室督辦的職能不同于其他職能，有其特殊性，辦公室工作人員要有較高的思想覺悟，要有大局意識，要有強烈的責任心和使命感，同時還需要兼顧創(chuàng)造性的思維和實打?qū)嵉墓ぷ魉侥芰ΑＴ谛聲r代背景的要求下，辦公室督辦人員要有獨當一面的工作能力，這樣才能從實質(zhì)上提升整個辦公室的水平，從而為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展提供可靠的保障。

一、辦公室督辦的價值和職能分析

（一）有利于發(fā)揮決策的作用。辦公室督辦成員應(yīng)該具有整體或部分和主次矛盾統(tǒng)一的哲學(xué)思想，在工作中要堅定不移地從整體的角度出發(fā)，要在大局觀上堅持團隊的利益，要時刻和團隊的工作保持呼應(yīng)。在處理好整體之后，要看到工作中的部分，按照實際出發(fā)，就事論事，對部門進行合理解決。主次矛盾也是如此，要看到整個工作的主要矛盾，從主要矛盾入手，然后解決次要矛盾。辦公室督辦要積極發(fā)揮能動性，為高層領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，根據(jù)實施情況提出決策。這就要求辦公室督辦工作人員需要深入基層進行實地考察，要充分了解基層的工作情況，并結(jié)合整個企業(yè)的實際情況進行分析。這需要辦公室督辦人員有著很高的邏輯思維水平，是高學(xué)歷的管理技術(shù)人才。辦公室督辦應(yīng)該積極學(xué)習(xí)國外的先進辦公知識。并將國外所學(xué)內(nèi)容和國內(nèi)實情相結(jié)合，創(chuàng)造出一套適合企業(yè)發(fā)展的體系。在寫報告時，要充分根據(jù)各個部門和領(lǐng)導(dǎo)的實際情況出發(fā)，得到領(lǐng)導(dǎo)和各個部門的認可，報告內(nèi)容要條理清晰，有理有據(jù)，要創(chuàng)新地將各個部門和領(lǐng)導(dǎo)融為一體。辦公室督辦職能的有效發(fā)揮能夠加強各個部門之間的交流，減少矛盾的發(fā)生，利于幫助企業(yè)營造和諧的工作環(huán)境，能夠有效提升團隊的工作效率，從而提高企業(yè)發(fā)展的水平。

（二）保障各個部門的工作效率。執(zhí)行力的強弱直接關(guān)乎團隊的工作效率，是影響團隊工作的重要因素。強大的執(zhí)行力能夠幫助決策順利有序進行，從而提升團隊的工作效率。辦公室督辦可以通過健全有效地制度體系，解決各個部門不信任不協(xié)作的問題。從而全方位調(diào)動團隊工作人員的積極性，保障各個部門做好自己的工作，幫助決策有效實施。

（三）辦公室督辦的主要職能。在企業(yè)現(xiàn)代化管理中，辦公室督辦已經(jīng)成為聯(lián)系各個部門的中間環(huán)節(jié)，能夠在協(xié)調(diào)和監(jiān)督方面發(fā)揮巨大作用。辦公室主任要不斷對成員強調(diào)自身的職能和重要性，要在上級領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，將各個部門的關(guān)系協(xié)調(diào)一致，同時還要開展一系列的督查工作。

隨著企業(yè)的競爭越來越激烈，對辦公室的要求也越來越高，辦公室督辦作為企業(yè)的核心樞紐，簡單完成每日的工作是不夠的，還應(yīng)該從長遠的角度出發(fā)，為企業(yè)考慮未來的發(fā)展，如何才能使這一決策得到各個部門的認可，就需要辦公室督辦根據(jù)實際情況統(tǒng)籌兼顧各個部門。由于企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，導(dǎo)致有的上級指示無法全部落實，因此辦公室督辦需要協(xié)助上級傳達指示，也要深入下級，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。每當企業(yè)遇到重大決策需要舉行會議時，辦公室督辦要負責相關(guān)的后勤工作，并對會議資料和影像進行備份。

二、辦公室督辦工作中存在的問題

（一）現(xiàn)狀。目前，辦公室督辦的工作內(nèi)容主要為定期督查與跟蹤督查。督辦工作的質(zhì)量需要進一步的提高，有些企業(yè)沒有專門設(shè)置督辦人員，所以存在對督辦事項和重點抓不準的情況。一般來說，會議和決策的部署，涉及多個環(huán)節(jié)，需要全企業(yè)各個部門共同推行，因為沒有專業(yè)的督辦人員，從而造成了督辦工作效率嚴重不足。

（二）辦公室督辦體系不夠完善。普通企業(yè)辦公室督辦工作一般是電話和短信通知，而對于一對一的交流、詢問比較少，從而大大降低了溝通的效率，且無法真正掌控待辦事項的進展。一些單位對辦公室督辦進行工作匯報的時候，通過簡要的語言進行反饋，并沒有深層次發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，這就導(dǎo)致辦公室督辦職能未有效發(fā)揮出來。

三、提升辦公室督辦工作的有效方法

（一）堅定地強化督辦工作，提升調(diào)研能力。充分的調(diào)研能夠幫助辦公室督辦工作有效開展。督辦工作和辦公室能力是密不可分的。有效開展調(diào)研工作，還能幫助各個部門充分了解辦公室的職能，能夠為部門和辦公室建立良好的關(guān)系，促進部門和辦公室之間的交流。辦公室督辦成員應(yīng)該從效率出發(fā)，在保證決策正確實施的同時，提升調(diào)研能力和工作能力。為了更好地發(fā)揮督辦崗位的職能，增強在辦公工作中的參與感，體現(xiàn)督辦的服務(wù)功能，相關(guān)工作人員應(yīng)做好調(diào)研工作。調(diào)研工作開展步驟為：首先，相關(guān)督辦工作人員應(yīng)該了解辦公室工作的各個環(huán)節(jié)內(nèi)容并進行整理，然后根據(jù)實際情況收集準確及有價值的對應(yīng)資料，進行整理研究，找出其中存在的問題并及時向辦公人員反饋，協(xié)調(diào)相關(guān)解決措施。督辦工作人員可以通過設(shè)置匿名信箱的方式開展信息收集工作，進一步提高調(diào)研的針對性。

（二）確定辦公室督辦范圍，提高督辦質(zhì)量。辦公室督辦每月會對工作進行督察，應(yīng)該著重提升督查的能力。因為根據(jù)不同工作的性質(zhì)，會有不同的督查范圍。因此辦公室督辦人員在開展工作時，要對督查范圍進行明確，辦公室督察人員需要明確自身負責的內(nèi)容，并按照計劃執(zhí)行。要及時掌握督辦事項的進度，進行滾動督辦，根據(jù)督辦的實際情況撰寫報告，對發(fā)現(xiàn)的問題進行深度探討，要充分發(fā)揮督辦的職能，提升督辦質(zhì)量。

（三）加大對人才選拔的力度，培養(yǎng)員工的特長。企業(yè)的主要構(gòu)成部分是人，優(yōu)秀的企業(yè)離不開優(yōu)秀的人才。所以在企業(yè)招聘的時候，要謹慎對待每一位應(yīng)聘者。要有犀利的眼光發(fā)現(xiàn)有潛力的人員，要時刻關(guān)注員工的特長和愛好，要將他們放在合適的崗位開展工作，充分調(diào)動他們的自主性和積極性，這樣有利于培養(yǎng)更多負責的督辦人才，還能對人才進行培養(yǎng)和促進企業(yè)的發(fā)展。

（四）開展員工培訓(xùn)，強化專業(yè)技能，提升綜合素質(zhì)。辦公室的工作風貌整體素質(zhì)象征著企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)形象，也會影響公司督辦工作的效率。為了留住人才，強化員工技能，企業(yè)應(yīng)該加強對員工的培訓(xùn)。要從員工們的思想、行為、工作作風等方面進行高質(zhì)量的培訓(xùn)。與此同時，還要注重辦公室督辦人員的國際交流性，培養(yǎng)他們的口語，在當代社會背景下，跨國際企業(yè)交流成為主流，和國外企業(yè)進行交流的時候，能夠大方得體地展現(xiàn)自己，從而進一步提高企業(yè)的形象。更能夠獲得外國企業(yè)的認可，促進企業(yè)的交流和合作。

（五）督辦形式的多樣選擇?，F(xiàn)代辦公室督辦工作可以采用書面記錄、電話督辦、督辦單、跟蹤督辦等多種方式開展。書面記錄是傳統(tǒng)督辦形式，雖然缺乏一定的互動性與創(chuàng)新性，但在部分情況下，書面記錄具有查閱性強的優(yōu)點。電話督辦主要適用于文件類的辦公場所，督辦人員可以通過電話錄音的方式提醒相關(guān)工作者按照規(guī)定時間工作及解決問題;督辦單適用于較為重大的問題，這個方式在執(zhí)行過程中需要注意的是將問題、解決問題的過程、解決問題的方法以及結(jié)果進行記錄，使其具有一定的參考價值;跟蹤督辦使用與辦公部門不明確或者是相關(guān)人員存在推諉等現(xiàn)象時，需要督辦工作人員不斷進行回訪與跟蹤工作，及時掌握事態(tài)進展，并準確記錄，以便于找出問題癥結(jié)并進行解決。

四、結(jié)語

辦公室督辦團隊是企業(yè)不可或缺的一部分，是整個企業(yè)的中心環(huán)節(jié)。督辦工作能較好地改善企業(yè)管理的質(zhì)量與水平。對領(lǐng)導(dǎo)而言，可以依據(jù)督辦采集的問題及相關(guān)資料作出針對性強的決策，并且增強群眾自覺行動的能力，促進決策的落實。在當代社會背景下，辦公室督辦必須承擔起更多的職能和責任，要將負責敬業(yè)作為工作的準則。同時還要認清楚自身的價值，在督辦工作中發(fā)揮自己的能力，保障相關(guān)決策的落實，做好檢查與信息、效果反饋工作，提升整個團隊的綜合實力，為企業(yè)更好發(fā)展作貢獻。

【參考文獻】

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