辦公室檔案管理策略

胡元紅

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的快速發(fā)展，為很多行業(yè)的發(fā)展都帶來了新的機(jī)遇。檔案資源的管理也因互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用出現(xiàn)了更多新的思路。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的基本特征，創(chuàng)新辦公室檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用。本文結(jié)合辦公室檔案資源管理、開發(fā)的重要性進(jìn)行分析，探究影響檔案信息資源管理的主要因素，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理存在的問題給出現(xiàn)代化檔案管理對策。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案管理;現(xiàn)代化

一、辦公室檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理，有利于充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。信息科技力量的發(fā)展迅速，“紙質(zhì)檔案”沿用的同時(shí)，又衍生出了形式多樣的“電子檔案”。各種信息被整理起來之后，便成為了我們所說的“檔案信息資源”。不應(yīng)該僅僅是停留在把檔案信息整理存檔、保管妥善的層面上，應(yīng)當(dāng)更加充分利用檔案資源，發(fā)揮資源的真正價(jià)值，借助信息技術(shù)來使之促進(jìn)更多行業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源并不是只出現(xiàn)在檔案館中的。在社會(huì)生活中，檔案信息資源無處不在，人們生活的方方面面其實(shí)都離不開它。因此，需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，檔案資源的特性，做好管理以及資源的開發(fā)利用。

二、辦公室檔案管理現(xiàn)存的主要問題

（一）檔案信息資源開發(fā)利用意識不強(qiáng)

雖然當(dāng)前更加提倡信息化、現(xiàn)代化管理模式，但這些意識其實(shí)還只是停留在表面的。當(dāng)前對于檔案管理現(xiàn)代化模式，更多的還需要先進(jìn)的技術(shù)提供支持，有些工作人員因?yàn)槭嘏f思想，或者對于新的理念接受比較慢，因此對于現(xiàn)代化的管理方式不是很積極，在實(shí)際工作的開展中，僅僅只是接受，沒有任何的創(chuàng)新，沒有深入地去了解檔案信息資源到底是什么，更不用說主動(dòng)參與管理和開發(fā)。

（二）檔案信息資源管理難度大

檔案有各種各樣的形式，很多行業(yè)都需要檔案資源的支持。如此觀之，檔案的信息量是非常龐大的，而這就成為了檔案信息資源管理的一個(gè)難題。在信息時(shí)代下，檔案信息量大，涉及的樣式多，越來越多、復(fù)雜的內(nèi)容出現(xiàn)，為檔案管理工作帶來了更大的難度，需要針對互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代所產(chǎn)生的巨量資源進(jìn)行充分整理、管理和利用，是一個(gè)比較現(xiàn)實(shí)的難題。比如在高校圖書館里，檔案信息資源的管理難度就非常大。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”的現(xiàn)代化檔案管理策略

（一）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案信息資源的管理難度大，需要相關(guān)人員有更高的專業(yè)素養(yǎng)，一望而知，最簡單、最有效的措施就是提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)、提高信息化水平。檔案信息的內(nèi)容龐雜，對檔案信息進(jìn)行價(jià)值評估與保存也需要極高的專業(yè)素質(zhì)，所以筆者認(rèn)為我們首先就是要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，比如說讓擁有高水平、專業(yè)素質(zhì)的管理人員定期在網(wǎng)上開展關(guān)于檔案信息資源管理、開發(fā)利用的相關(guān)講座、定期對檔案信息資源管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)此外，應(yīng)該提高信息化水平。在檔案信息資源開發(fā)利用中加大智能化管理，不僅能降低檔案管理人員的工作壓力，還能提高檔案信息的開發(fā)與傳播速率。

（二）提升辦公室檔案管理人員信息分析能力

在信息時(shí)代，辦公室檔案管理工作人員要進(jìn)一步提升對于信息資源的分析能力，能夠?qū)Ａ康臄?shù)據(jù)、資源進(jìn)行挖掘，發(fā)現(xiàn)其中所蘊(yùn)含的價(jià)值，同時(shí)可以為自身提供更多資源支持。可以在單位或者檔案館等建立云存儲(chǔ)平臺(tái)，借助云計(jì)算技術(shù)等來有效的對龐雜的信息內(nèi)容進(jìn)行挖掘，保證相關(guān)資源可以被充分利用。需要進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，發(fā)揮科學(xué)技術(shù)，尤其是信息技術(shù)的優(yōu)勢。檔案信息化建設(shè)要完善的管理流程，需要按照國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范操作。信息化的建設(shè)需要借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需要按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進(jìn)行細(xì)化各個(gè)細(xì)節(jié)。如掃描紙質(zhì)文檔時(shí)，需要做好保密工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像和文本時(shí)，需要嚴(yán)格按照規(guī)范來構(gòu)建目錄，在掃描過程中需要做好細(xì)化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性，也保持完整性和準(zhǔn)確性，使得電子檔案與紙質(zhì)檔案完全一致、高效可用。借助新的技術(shù)手段可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，這樣除了檔案管理人員以外，其他需要對檔案資源進(jìn)行查閱的人如果具備權(quán)限，就可以登錄網(wǎng)站對信息進(jìn)行調(diào)取，這樣既給用戶帶來了方便快捷的體驗(yàn)，同時(shí)也減少了工作人員瑣碎的工作步驟，不需要通過傳統(tǒng)的方式來對信息進(jìn)行檢查、收集，可以提升檔案資源的服務(wù)質(zhì)量和效率。

（三）維護(hù)辦公室電子檔案信息的真實(shí)性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，既要做好辦公室檔案資源的有效利用，也應(yīng)該維護(hù)好電子檔案的真實(shí)性。電子檔案在利用的過程中也會(huì)產(chǎn)生一些對檔案真實(shí)性的威脅。對訪問辦公室電子檔案的人員進(jìn)行追蹤人員追蹤技術(shù)，是電子檔案的真實(shí)性在利用階段的最后一道優(yōu)化措施。在電子檔案的管理系統(tǒng)中，應(yīng)將檔案管理人員對于電子檔案的任何操作都記錄下來，形成操作日志。只有電子檔案管理人員和被授權(quán)的訪問者有權(quán)利查看操作日志的信息，但是任何人都不能對操作日志進(jìn)行更改，直到電子檔案不再具有任何的保存的價(jià)值時(shí)，才可以對操作日志進(jìn)行銷毀處理。電子檔案的追蹤的對象主要是查看電子檔案的人員。我們可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對訪問者的IP地址進(jìn)行追蹤定位，這樣能夠在電子檔案利用的過程中，準(zhǔn)確地知道每一位訪問者的具體信息。

（四）做好辦公室檔案資源備份

在辦公室電子檔案的利用階段，為了避免突發(fā)事件，例如：系統(tǒng)故障導(dǎo)致檔案的消失，計(jì)算機(jī)死機(jī)等等。檔案管理人員需要定期對電子檔案進(jìn)行備份處理，這樣才能夠有效地預(yù)防因軟件、硬件的故障所造成的檔案信息丟失。動(dòng)態(tài)備份技術(shù)就是現(xiàn)如今檔案管理需要掌握的一項(xiàng)重要技術(shù)，它既能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行本地備份處理，還可以對電子檔案進(jìn)行異地備份。不管使用哪一種備份形式，都能夠有效地維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)性，可以說維護(hù)電子檔案的真實(shí)性就是我們最終要達(dá)成的目標(biāo)。為了這一個(gè)目標(biāo)的達(dá)成，需要選擇合適的、使用價(jià)值高的備份存儲(chǔ)載體，選擇對的存儲(chǔ)載體是做好電子檔案備份工作的關(guān)鍵因素。當(dāng)前利用率較高的電子檔案備份載體主要有光盤、磁盤和云備份三種，其中云備份最受檔辦公室的歡迎。云備份可以實(shí)現(xiàn)把本地?cái)?shù)據(jù)備份到異地的數(shù)據(jù)中心，這樣做不僅僅幫助辦公室節(jié)約了保存數(shù)據(jù)的成本，還減少了辦公室檔案內(nèi)部信息數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)負(fù)擔(dān)。我們生活中常用到的百度網(wǎng)盤、微盤、360安全云盤等等，這一類的軟件都屬于云備份。另外，備份技術(shù)也需要迎合時(shí)代發(fā)展的趨勢不斷的創(chuàng)新，這樣才能夠從根本上做好電子檔案的備份工作。

四、結(jié)束語

當(dāng)前辦公室檔案信息資源管理以及開發(fā)利用是一個(gè)值得研究的領(lǐng)域，檔案信息資源開發(fā)利用最主要的意義其實(shí)就是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值，讓它能夠?qū)ι鐣?huì)有所用，社會(huì)能夠因此得到更好地發(fā)展。需要充分認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為檔案管理所帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式與現(xiàn)代化的檔案管理模式相輔相成，為辦公室檔案管理工作提供源源不斷的內(nèi)生動(dòng)力。

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