“互聯(lián)網(wǎng)+”時代數(shù)字檔案管理的途徑

摘 要：檔案管理工作在企業(yè)運行過程中占據(jù)極為重要的地位，其管理水平將會直接決定企業(yè)是否能夠正常運行。如今我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展良好，信息化技術(shù)得到前所未有的提升，各企業(yè)生產(chǎn)、管理模式也發(fā)生了巨大改變，在此背景下，企業(yè)在進行日常工作時會面臨大量數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足其發(fā)展所需，因此相關(guān)工作人員需要對傳統(tǒng)檔案管理模式進行優(yōu)化創(chuàng)新，將信息技術(shù)融入其中，建立檔案管理信息化模式，順應(yīng)時代發(fā)展，滿足企業(yè)發(fā)展要求。

關(guān)鍵字：互聯(lián)網(wǎng)+;數(shù)字檔案;管理;途徑

隨著社會信息化迅猛發(fā)展，我國已經(jīng)全面進入信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也逐漸向著“互聯(lián)網(wǎng)+”方向發(fā)展，這對于檔案管理工作是一項機遇也是一項挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員可在進行日常管理時將互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)融入其中，有效提高檔案管理的質(zhì)量與效率，同時也意味著檔案管理人員必須要具備較高綜合素質(zhì)，不僅能夠擁有檔案管理理論知識，還應(yīng)具備一定的信息技術(shù)能力。檔案管理人員需要以“互聯(lián)網(wǎng)+”時代為背景，對自身綜合素質(zhì)進行全方位提高，從而適應(yīng)數(shù)字檔案管理模式，促進企業(yè)的穩(wěn)定長遠發(fā)展。

一、建立數(shù)字檔案管理模式的必要性

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理工作模式發(fā)生巨大改變，如今越來越多的企業(yè)在進行檔案管理時逐漸融入計算機技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)材料檔案管理工作轉(zhuǎn)化為電子文件管理，數(shù)字檔案管理能夠?qū)n案管理、儲存、檢索進行統(tǒng)一，并且利用先進科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠提高檔案信息資源共享率，全方位提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。目前，數(shù)字檔案管理工作主要是對檔案設(shè)備、資源進行網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，以及培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人員。數(shù)字檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理模式相比具有較大優(yōu)勢，能夠?qū)⒏鞣N海量信息進行儲存，通過文字、圖片、音頻等資料進行傳播，大幅提升數(shù)據(jù)利用率，并且數(shù)字檔案還可以在一定程度上避免檔案出現(xiàn)丟失情況，提高檔案儲存的安全性。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作存在的問題

1.對信息化管理工作認知不到位

檔案管理工作對企業(yè)的運行具有極為重要的作用，其管理水平將會直接決定其運行的整體進程，但是由于各企業(yè)在進行日常管理時沒有對檔案管理工作有充分認知，部分領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作重視程度不高，主要是因為檔案管理工作不會直接創(chuàng)造經(jīng)濟收益，因此其價值會很容易被領(lǐng)導(dǎo)人員忽視，加上檔案管理工作與財政補貼的公共檔案管理部門存在不同，大部分企業(yè)檔案管理工作需要投入大量資金，當(dāng)檔案管理工作利益沒有被體現(xiàn)時，領(lǐng)導(dǎo)會覺得檔案管理工作并沒有實際價值，還會加大企業(yè)的管理成本，因此會對檔案管理工作投入資金進行嚴(yán)格控制，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏相應(yīng)資金支撐，無法招聘到專業(yè)人員進行管理，并且其設(shè)備軟件都較為落后，管理模式仍處于傳統(tǒng)管理狀態(tài)，無法順應(yīng)時代發(fā)展需求。

2.相關(guān)政府部門沒有發(fā)揮引領(lǐng)作用

根據(jù)我國檔案管理工作歷史可見，我國檔案管理工作一直處于進步階段，但是由于受到多種因素限制，我國檔案管理的軟件更新速度較慢，開發(fā)不及時，主要是因為缺乏相應(yīng)管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這對于在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理工作而言存在一定阻礙，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)真正意義上的共享。由于受到市場經(jīng)濟影響，人們大多數(shù)對企業(yè)經(jīng)濟效益過分關(guān)注，而對公共服務(wù)整體質(zhì)量卻沒有引起重視，導(dǎo)致檔案管理人員對自身工作認知不全面，并且缺乏相應(yīng)監(jiān)督管理體系，造成管理工作不規(guī)范。尤其在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，對于檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)要求較高，不僅需要檔案管理人員擁有相應(yīng)的管理理論知識及實踐經(jīng)驗，還需要擁有一定信息化技術(shù)水平。

3.公眾對于檔案的關(guān)心程度不足

政府與各行業(yè)對于檔案管理工作的重視程度都有所不同，且都存在一定忽視，沒有對檔案管理工作引起重視，導(dǎo)致檔案管理價值宣傳工作處于空白階段，公眾對于檔案管理工作內(nèi)容及重要性并沒有明確認知，部分公眾認為檔案價值只在于記錄，沒有對檔案信息保護以及機密性進行全方位了解。同時，由于檔案管理工作的特殊性，其使用范圍以及特點對于大多數(shù)人而言都較為陌生，公眾在進行檔案使用和篩選時會存在一定困難，導(dǎo)致人們對檔案管理價值存在錯誤認知。此外，由于檔案管理工作關(guān)注度以及價值感較低，學(xué)生不會主動選擇相關(guān)專業(yè)，導(dǎo)致檔案管理人才出現(xiàn)斷層，這對檔案管理工作長遠發(fā)展具有極大危害。

4.信息化技術(shù)開發(fā)不到位

如今我國已經(jīng)全面進入信息化時代，但是部分企業(yè)在進行檔案資源管理時對其信息化開發(fā)以及利用工作存在嚴(yán)重問題，導(dǎo)致檔案信息化資源整體開發(fā)程度較低，在檔案信息化管理過程中如果其數(shù)據(jù)采集效率過低，重復(fù)勞動力過多會導(dǎo)致信息整體質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重不足，影響檔案信息管理工作整體水平。我國檔案信息化技術(shù)發(fā)展較為緩慢，與國際相比存在著較大差距，由此可見，在我國檔案信息化建設(shè)過程中檔案數(shù)據(jù)庫資源利用率較低，并沒有將信息化技術(shù)作用充分發(fā)揮出來，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)工作的進程。

5.相關(guān)設(shè)施不完善

通常情況下，企業(yè)在進行檔案信息化建設(shè)時需要做好檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，目前我國大多數(shù)企業(yè)由于受到多種因素影響，其設(shè)施建設(shè)并不完善，對檔案信息化建設(shè)工作有著極大阻礙，檔案信息化建設(shè)與硬件設(shè)施關(guān)系較為密切，硬件設(shè)施建設(shè)水平將會直接決定檔案信息化建設(shè)整體進度。因此，企業(yè)需要在硬件設(shè)施上下足功夫，需要投入大量資金來保證硬件設(shè)施的完整性、可靠性，從而促進檔案信息化建設(shè)工作整體質(zhì)量水平，保證檔案各項工作能夠協(xié)調(diào)發(fā)展。但是，由于建設(shè)初期需要投入大量資金，部分企業(yè)由于受到資金限制，所以其建設(shè)并不全面，在進行檔案管理時仍采用傳統(tǒng)模式，傳統(tǒng)檔案管理工作不僅不適合時代發(fā)展需求，還會嚴(yán)重降低檔案管理人員整體工作質(zhì)量與效率，對企業(yè)長遠發(fā)展極為不利。

6.存在安全隱患問題

由于檔案信息化建設(shè)主要依靠信息化技術(shù)，雖然能夠在一定程度上提高其管理工作水平與質(zhì)量，但是由于信息化技術(shù)存在一定安全隱患，檔案管理人員利用信息技術(shù)進行數(shù)據(jù)收集、分析、處理時很容易被不法分子盜取信息，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，影響企業(yè)正常運行。因此，我國大多數(shù)企業(yè)在進行檔案信息化建設(shè)時對其安全性都存在一定質(zhì)疑，加上部分管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識，導(dǎo)致檔案安全管理工作較為落后，存在大量安全隱患。

7.缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

由于我國檔案信息化建設(shè)工作起步較晚，其發(fā)展水平較為落后，因此目前雖然大部分企業(yè)逐漸開始對檔案進行信息化建設(shè)工作，但是缺乏統(tǒng)一管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)都是由企業(yè)內(nèi)部自行制定相應(yīng)管理措施，這樣不僅會加大企業(yè)檔案管理成本，還會增加其管理難度，并且由于檔案信息管理缺乏規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，進行檔案信息查閱時也會出現(xiàn)無從下手的情況，這對檔案信息化建設(shè)工作極為不利。

三、提高數(shù)字檔案管理水平的有效措施

1.樹立正確的管理理念

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案管理工作面臨極大挑戰(zhàn)，相關(guān)工作人員在進行日常工作時必須將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行結(jié)合，這就需要其擁有數(shù)字檔案管理模式理念，能夠根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展對檔案管理工作進行優(yōu)化，尤其是政府、行業(yè)、公眾，只有三方同時樹立起正確的管理理念，才能保證數(shù)字檔案管理理念深入人心，推動我國檔案信息化建設(shè)進程，相關(guān)工作人員可以根據(jù)實際工作安排對數(shù)字檔案管理工作進行宣傳，使其明白數(shù)字檔案管理的重要性及其價值，對其特點有著全方位的掌握，通過潛移默化的方式來提高大眾對數(shù)字檔案管理認知，讓大眾能夠?qū)n案管理工作引起重視，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，并且通過相應(yīng)宣傳還可以讓相關(guān)工作人員認識到其工作的重要性，對自身責(zé)任及義務(wù)有全方位了解，管理人員則可以在日常工作時更加主動積極地去學(xué)習(xí)相應(yīng)知識，提高信息技術(shù)水平，將數(shù)字檔案管理工作模式進行優(yōu)化創(chuàng)新。

2.增加設(shè)備投入力度

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中基礎(chǔ)硬件設(shè)備占據(jù)著極為重要的地位，是數(shù)字檔案管理模式建立的基礎(chǔ)也是前提，因此企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要想提高數(shù)字檔案管理建設(shè)進程就必須做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，從而保證檔案信息及時、安全，提高檔案工作人員信息處理能力及質(zhì)量。檔案管理人員進行資金分配時必須對檔案現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)備進行維護、改進，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作進行結(jié)合，實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，對其檔案信息設(shè)施進行科學(xué)、合理建設(shè)，從而保證數(shù)字檔案管理工作能夠順應(yīng)時代發(fā)展潮流。

3.建立并完善管理平臺

檔案管理工作涉及的信息量較大，并且內(nèi)容較為煩瑣，因此要想促進數(shù)字檔案管理工作進程就必須對其制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，讓其管理工作能夠更加規(guī)范化，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員可以根據(jù)單位檔案具體工作特性建立管理平臺，讓檔案工作人員能夠應(yīng)用管理平臺對檔案信息進行統(tǒng)計分析處理，提高檔案工作質(zhì)量與效率。領(lǐng)導(dǎo)人員可以將檔案管理平臺分為內(nèi)部平臺和外部平臺，內(nèi)部平臺主要是用于檔案管理工作人員進行內(nèi)部數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，提高企業(yè)內(nèi)部管理工作質(zhì)量與效率，外部管理平臺則可以將能夠公開的檔案資料進行統(tǒng)計、開放，讓公眾能夠自行查閱，滿足公眾檔案查詢需求。

當(dāng)管理人員建立相應(yīng)的檔案管理平臺后，需要根據(jù)實際工作內(nèi)容對平臺進行管控，根據(jù)平臺特性建立并完善相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)，從而保證檔案管理平臺使用的規(guī)范性、合理性。另外，工作人員需要保證公開檔案信息平臺的數(shù)據(jù)安全、可靠，避免不法分子對公共信息進行篡改，影響檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。通過內(nèi)部與外部平臺建設(shè)能夠有效促進檔案信息化建設(shè)工作的進展，全面落實素質(zhì)檔案管理工作理念，促進我國檔案管理工作穩(wěn)定和長遠發(fā)展。

4.提高資源開發(fā)利用率

如今我國信息化技術(shù)發(fā)展勢態(tài)較為良好，檔案管理人員在進行日常管理時可以結(jié)合信息化技術(shù)提高資源利用率，對信息化技術(shù)進行開發(fā)與利用，只有提高信息資源開發(fā)與利用水平才能有效保證檔案管理工作順應(yīng)時代潮流，提高工作人員的工作質(zhì)量與效率，促進數(shù)字檔案管理建設(shè)工作進程的發(fā)展。相關(guān)工作人員進行檔案信息資源開發(fā)時需要對檔案信息進行綜合分析，根據(jù)不同檔案類型進行分配，能夠更加系統(tǒng)化、集成化，實現(xiàn)統(tǒng)一管理目標(biāo)，避免信息過于分散，加大工作人員的工作難度，讓檔案管理工作能夠更加便捷，進一步提高檔案信息流通率，從而全方位提高數(shù)字檔案管理整體質(zhì)量水平。

5.提高數(shù)字檔案管理的安全性

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，我國大多信息都處于公開透明化，但是檔案管理中信息較為私密，因此相關(guān)工作人員在進行數(shù)字檔案管理建設(shè)時必須要提高信息技術(shù)的安全性，避免出現(xiàn)不法分子對檔案進行篡改或者非法獲取，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失、信息不準(zhǔn)確，影響企業(yè)發(fā)展進程。相關(guān)工作人員可以根據(jù)企業(yè)檔案管理制度建立相應(yīng)安全管理體系，對檔案管理人員以及使用人員行為進行約束，從而保證檔案信息在收集和應(yīng)用過程中能夠擁有足夠的安全性和保密性，避免檔案信息出現(xiàn)泄露。此外，無論是檔案管理人員還是社會大眾都必須具備檔案安全意識，充分了解信息安全的重要性，避免出現(xiàn)盜用檔案信息的情況，導(dǎo)致企業(yè)、大眾財產(chǎn)受到損失。相關(guān)工作人員還可以根據(jù)檔案信息化技術(shù)特性對檔案進行網(wǎng)絡(luò)安全管理，從用戶、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等方面建立安全保護層，并且在日后應(yīng)用過程中對其安全保護系統(tǒng)進行檢驗，從不同方面提高檔案整體管理質(zhì)量與效率，讓檔案信息能夠更加安全、有效、可靠。

6.對現(xiàn)有管理體制進行優(yōu)化、創(chuàng)新

檔案管理工作歸根結(jié)底仍屬于企業(yè)內(nèi)部管理工作的一部分，因此相關(guān)工作人員在進行數(shù)字檔案建設(shè)時必須對檔案管理現(xiàn)有體系進行優(yōu)化、創(chuàng)新，讓數(shù)字檔案建設(shè)工作能夠更加科學(xué)化、規(guī)范化。在新時代背景下，檔案管理工作人員要想提高整體工作質(zhì)量與效率，促進數(shù)字檔案工作落實，就需要對檔案管理體制進行優(yōu)化，檔案管理工作涉及的方面較多，因此管理人員在對檔案工作體制建設(shè)時需要將各類分工進行明確，從而全方位提高檔案服務(wù)質(zhì)量水平。另外，由于檔案管理工作在以往并沒有受到領(lǐng)導(dǎo)人員重視，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展較為緩慢，為了能夠保障檔案管理工作順應(yīng)時代發(fā)展，滿足社會大眾需求，檔案管理部門需要對自身工作內(nèi)容進行分析，明確發(fā)展目標(biāo)，避免受到其他部門牽引，從而更好地服務(wù)企業(yè)。

7.提高工作人員的綜合素養(yǎng)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，我國檔案管理工作模式發(fā)生了巨大改變，這對檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的要求較高，因此要想全面落實我國數(shù)字檔案管理工作模式就必須提高相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)，保障其能夠在擁有相應(yīng)管理理論基礎(chǔ)上還具備一定的信息技術(shù)能力。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員可以根據(jù)檔案管理工作進程定期對工作人員進行信息技術(shù)培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握信息技術(shù)，全方位提高工作人員數(shù)字檔案管理工作水平。例如，當(dāng)企業(yè)引入先進管理設(shè)備時可以先派遣專業(yè)人員對員工進行培訓(xùn)，讓員工能夠熟練操作相應(yīng)設(shè)備，在日常應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)問題能夠及時解決，從而全方位提高數(shù)字檔案建設(shè)進度。其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也可以利用鼓勵競爭方法來提高檔案工作人員的工作熱情，讓其能夠了解到自身工作的重要性，從而積極進行數(shù)字檔案建設(shè)的相應(yīng)學(xué)習(xí)，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案工作進行結(jié)合。

四、結(jié)語

總而言之，在我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展背景下，各行各業(yè)生產(chǎn)模式都發(fā)生了巨大改變，檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理中重要的一項工作，必須將傳統(tǒng)的檔案管理模式進行優(yōu)化、創(chuàng)新，形成數(shù)字檔案管理模式，從而滿足時代發(fā)展及企業(yè)發(fā)展的要求。管理人員可以從檔案管理模式、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量以及人員培訓(xùn)等方面入手，增加檔案管理與信息技術(shù)的融合度，提高數(shù)字檔案建設(shè)水平，讓檔案管理工作能夠跟隨時代發(fā)展邁入新進程。

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（作者單位：滕州市墨子研究中心）

作者簡介：鞠文周（1985—），男，漢族，山東棗莊人，本科，館員，研究方向：博物館檔案管理。