檔案信息化管理現(xiàn)狀和對策探究

崔艷平

摘 要：隨著科技的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展普及，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的檔案管理模式已不能適應(yīng)社會的發(fā)展需要。因此，檔案的信息化管理也應(yīng)運(yùn)而生。但由于受到社會環(huán)境、人才技術(shù)、資金投入等因素影響，檔案信息化管理中仍存在許多問題。本文采用定性定量和綜合分析的方法對檔案信息化管理中存在問題進(jìn)行研究，并提出解決問題的針對性措施，希望能對檔案信息化管理建設(shè)提供有益幫助。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;現(xiàn)狀和對策

從1979年起，中央檔案館、國家檔案局等機(jī)構(gòu)就裝備了計(jì)算機(jī)，對檔案信息化管理課題進(jìn)行了研究和實(shí)驗(yàn)，這是我國檔案信息化的起步階段。在檔案信息化管理過程中，學(xué)者們對其信息化管理中存在的問題進(jìn)行不斷探索和研究，看法主要集中在缺乏專業(yè)人才、投資力度不夠、重視程度不足、技術(shù)不達(dá)標(biāo)等方面。本人將在前人研究的基礎(chǔ)上，對檔案信息化管理進(jìn)行系統(tǒng)分析、研究，以另一種角度探討存在的問題，并提出相應(yīng)對策。這種研究不是籠統(tǒng)、寬泛地對檔案信息化管理中存在問題進(jìn)行分析，而是結(jié)合實(shí)際問題有針對性地進(jìn)行梳理，加以解決，對檔案信息化管理建設(shè)將有一定的意義。

一、檔案信息化管理的定義和發(fā)展歷程

1.定義

檔案信息化管理，即利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)對檔案信息的生成、管理和開發(fā)利用的過程。檔案信息化管理是以檔案信息的有效整合為核心，以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為手段，以達(dá)到檔案信息的高效開發(fā)利用為目的，加快推進(jìn)檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)健康、合理、科學(xué)的發(fā)展，為社會各領(lǐng)域的建設(shè)提供更好的服務(wù)。

2.發(fā)展歷程

從時(shí)間脈絡(luò)、推進(jìn)方式、建設(shè)層次和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理模式變革等方面看，我國檔案信息化管理大致可以分為起步、成長、提升三個(gè)階段，對其發(fā)展階段進(jìn)行劃分，有助于認(rèn)清各階段的發(fā)展特點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

（1）起步階段（1979—1992年）

從1979 年起，隨著計(jì)算機(jī)的推廣應(yīng)用，中央檔案館、國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所等個(gè)別機(jī)構(gòu)相應(yīng)配置設(shè)備，對計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行探索和可行性研究，一些相關(guān)技術(shù)人員初步對檔案信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行了實(shí)驗(yàn)性開發(fā)，我國檔案管理信息化的序幕至此拉開。這階段的主要特點(diǎn)：一是推進(jìn)方式多為自發(fā)式。國家缺乏整體規(guī)劃和指導(dǎo)，各單位都是根據(jù)自身需要進(jìn)行推進(jìn);二是檔案管理以單機(jī)系統(tǒng)為主，通用管理軟件為輔。檔案管理信息技術(shù)裝備主要是單機(jī)系統(tǒng)，應(yīng)用軟件主要也是單機(jī)版，因此當(dāng)時(shí)這種信息化被稱作 “檔案計(jì)算機(jī)管理”。后來，隨著檔案輔助管理系統(tǒng)的發(fā)展需求，通用性軟件也開始出現(xiàn);三是建設(shè)的空間相對封閉、規(guī)模較小。這時(shí)裝備電腦的單位微乎其微，即使有數(shù)量也不足，都在一個(gè)狹小的空間里。

（2）成長階段（1993-1999年）

1993年，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的高速發(fā)展，國家適時(shí)啟用了經(jīng)濟(jì)信息化戰(zhàn)略，大量電子文件隨之問世，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方法難以適應(yīng)檔案具有的原始性、安全性等方面的要求，甚至基本的識讀都很困難，為此，1996年國家檔案局成立了“電子歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”，探索新的檔案管理方法。1999年，國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步推動檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。這一階段的特點(diǎn)：（1）檔案信息化逐步由自發(fā)性向自覺性轉(zhuǎn)變;（2）檔案管理信息系統(tǒng)逐步從單機(jī)版發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行局域網(wǎng)內(nèi)共享的應(yīng)用階段;（3）電子檔案原始資料的整理收集、保管和開發(fā)利用等方面進(jìn)展依然緩慢。

（3）發(fā)展提升階段（2000年至今）

進(jìn)入21世紀(jì)，各領(lǐng)域信息化建設(shè)進(jìn)入深層應(yīng)用階段，尤其是我國電子政務(wù)的實(shí)質(zhì)運(yùn)行，推動檔案信息化工作步入快速發(fā)展階段。2000年，王剛同志提出全國檔案信息化建設(shè)任務(wù)的要求，隨后國家檔案局提出了全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署，全國檔案信息化工作全面啟動。2002年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，全國檔案信息化建設(shè)進(jìn)入全面推進(jìn)階段。2003年，中央辦公廳明確提出要“建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫”，作為信息資源體系建設(shè)的重要任務(wù)之一。2005年，審議通過的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，將檔案信息化作為新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。2006年，國務(wù)院信息化工作辦公室和國家檔案局聯(lián)合進(jìn)行“檔案信息資源開發(fā)利用試點(diǎn)工作”，檔案數(shù)字化作為重要內(nèi)容之一被列入試點(diǎn)范圍。2010年，國家檔案局正式提出建立檔案安全保密體系，檔案信息化成為安全保密體系建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案信息化作為一項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的地位得到確立。這一階段的主要特點(diǎn)：信息化建設(shè)以檔案資源的開發(fā)利用為目的，開始探索AMIS的智能客戶端運(yùn)行B/S模式，信息化加工環(huán)節(jié)不斷細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)不斷提高、生產(chǎn)日趨社會化。

二、當(dāng)前檔案信息化管理中存在問題

1.投入資金使用效益有待提高

檔案信息化過程中需要大量的資金投入，作為“清水衙門”的檔案部門信息化建設(shè)資金主要依靠財(cái)政預(yù)算，政府投入不足是個(gè)普遍問題，不僅對檔案部門，其他部門也不同程度存在。隨著信息化發(fā)展的需要和各級政府對檔案信息化的重視，財(cái)政資金逐漸加大對檔案信息方面的投入，2003年經(jīng)國家檔案局書面調(diào)查顯示：在檔案信息化建設(shè)方面全國省級以上檔案館經(jīng)費(fèi)投入達(dá)5000多萬元，近兩年的投入更大。2016年，國家檔案局局長李明華在北京召開的全國檔案局長館長會議上介紹，中西部縣級檔案館信息化建設(shè)2016年全年下?lián)苜Y金7億元。這樣的投資規(guī)模對檔案信息化建設(shè)雖仍是杯水車薪，但一味強(qiáng)調(diào)政府投資不足，不考慮實(shí)際投資效益，也只會適得其反，要想獲得更大的財(cái)政支持，必須讓政府看到先期投資產(chǎn)生的社會效益，才能意識到投資的必要性。在檔案信息化過程中還存在著重硬件、輕軟件，重建設(shè)、輕使用的“假大空、攀比”的形象、政績工程，昂貴的硬件投入而忽視相應(yīng)的軟件開發(fā)，使建設(shè)的硬件成為擺設(shè)，不切實(shí)際、全盤檔案資料的信息化，造成一些利用率低、隨著技術(shù)進(jìn)步很快被淘汰的“信息垃圾”。

2.過分強(qiáng)調(diào)技術(shù)因素

不可否認(rèn)，技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中扮演著重要角色，是檔案管理革命的龍頭和先導(dǎo)，但技術(shù)只是這場革命的“手段”，最終目的仍然是檔案管理服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。過分強(qiáng)調(diào)技術(shù)，未免有本末倒置之嫌，而且會造成很多問題。例如，在檔案從傳統(tǒng)管理方式向信息化管理轉(zhuǎn)變的過程中，原本一些有經(jīng)驗(yàn)的決策者和管理者，由于不懂信息技術(shù)，對這種轉(zhuǎn)變感到茫然不知所措，他們把這歸結(jié)到技術(shù)缺失上，造成他們對信息技術(shù)從“無知”進(jìn)而發(fā)展到“膜拜”，不計(jì)成本、不結(jié)合實(shí)際地去尋求技術(shù)上的一步到位，迎合了外包公司技術(shù)人員追求技術(shù)完美的口味，滿足了檔案信息化承包公司的利益，將爭取到的有限資金不恰當(dāng)?shù)厝坑玫劫徶米罡叨说能浻布?，不能不說是一種很大的浪費(fèi)。另外，自身過分強(qiáng)調(diào)技術(shù)，而又不懂技術(shù)，在整個(gè)信息化過程中，只是提出功能需求，而不懂外包具體設(shè)計(jì)技術(shù)方案的行為，最終會造成業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)和技術(shù)設(shè)計(jì)割裂開來，檔案信息化服務(wù)社會目標(biāo)上的跑偏，是十分危險(xiǎn)的。

3.專業(yè)人才總量不足，外流較大

人才是檔案信息化建設(shè)的決定因素，中國信息化水平評估報(bào)告顯示：我國信息化總指數(shù)為38.46，在各要素中信息化人才資源指數(shù)最低，僅有13.43，可見信息化人才資源十分匱乏，檔案領(lǐng)域更甚。以我國江蘇省為例，有數(shù)據(jù)顯示，2010年江蘇省從事檔案信息化工作的專職人員數(shù)應(yīng)達(dá)到3300余人，檔案信息化專業(yè)人才的絕對數(shù)應(yīng)達(dá)到2000人，其中技術(shù)型人員應(yīng)超過1500人。而當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況是，江蘇省11個(gè)地級市的檔案局、館具有信息技術(shù)學(xué)歷背景的專業(yè)技術(shù)人才僅僅18人。目前，我國開設(shè)檔案專業(yè)的高校只有35所，每年畢業(yè)生不到2000人，具有檔案和信息技術(shù)的復(fù)合型人才就更少，相比較全國對檔案信息化管理需求的專職人員和兼職人員分別達(dá)到十幾萬和近200萬，培養(yǎng)的這些人才遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。另外，即使在這樣總量嚴(yán)重不足的情況下，專業(yè)人才還面臨著大量外流，由于檔案部門在人才引進(jìn)、政策激勵(lì)、經(jīng)濟(jì)待遇等方面，跟外資企業(yè)、有實(shí)權(quán)的政府部門、有實(shí)力的國企等相比，吸引力仍然十分有限，導(dǎo)致一些專業(yè)人才心存離念、另謀高就。

4.檔案信息化存在安全隱患

人為因素是檔案信息安全的決定因素，從業(yè)者技術(shù)原因?qū)е碌牟僮魇д`，可能使檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息遭到破壞或丟失，影響系統(tǒng)無法正常安全運(yùn)行。另外，一些居心不良的管理者修改或破壞檔案信息，造成檔案信息的失真或丟失，嚴(yán)重影響檔案信息管理的質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各個(gè)行業(yè)得到普及，網(wǎng)絡(luò)病毒也相伴而生，電腦黑客攻擊網(wǎng)絡(luò)信息的案例屢見不鮮，非法竊取網(wǎng)絡(luò)信息資料，給檔案信息維護(hù)造成巨大挑戰(zhàn)，網(wǎng)絡(luò)安全不容忽視。目前，我國檔案信息化立法方面比較滯后，沒有相應(yīng)的法律法規(guī)可直接利用，相關(guān)法律的缺失導(dǎo)致解決信息化管理過程中的問題困難重重。另外，在物理安全方面，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)弱電工程極易受火災(zāi)、洪水、地震等自然因素的影響，工作設(shè)備電磁干擾、線路截取和冗余設(shè)計(jì)，都直接影響系統(tǒng)的安全運(yùn)行，造成檔案信息丟失或損壞。

三、對策和建議

1.強(qiáng)化資金使用效益

首先，政府層面集中力量搞好“頂層設(shè)計(jì)”，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，避免分散力量、各自為政的“小生產(chǎn)式”發(fā)展模式，導(dǎo)致低水平重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)財(cái)政資源。檔案部門在信息化建設(shè)之初應(yīng)做好總體方案的設(shè)計(jì)論證，總體方案控制著信息化管理的目標(biāo)和方向，是檔案信息化工程的靈魂，一旦出現(xiàn)偏差，后果將會南轅北轍，造成巨大資源浪費(fèi);其次，要有強(qiáng)烈的“融入”意識，積極參與到政府電子政務(wù)建設(shè)之中，加強(qiáng)與他們的溝通協(xié)調(diào)，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，獲得財(cái)政上的支持，找準(zhǔn)電子政務(wù)和檔案信息化結(jié)合的方式，形成一體化管理模式，借助電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)以及建設(shè)部門網(wǎng)，發(fā)布檔案資料和政務(wù)信息，提供便民服務(wù);最后，還可以爭取社會資源強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，如獲得電信部門的網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)惠，聯(lián)合IT企業(yè)，取得技術(shù)資金支持等。

2.建設(shè)高素質(zhì)的檔案信息化人才隊(duì)伍

“十年樹木、百年樹人”，任何一個(gè)行業(yè)人才的培養(yǎng)都不是一蹴而就的，是一個(gè)從無到有再到精的漸進(jìn)過程，檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)也是遵循這一規(guī)律。針對目前的情況，重點(diǎn)做好以下方面：第一，做好現(xiàn)有從業(yè)人員的全員培養(yǎng)?，F(xiàn)有人員必須一個(gè)不落參加檔案信息化知識培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)敬業(yè)精神、保密和安全操作規(guī)程、信息化技術(shù)管理等方面，形成常態(tài)化、制度化，培訓(xùn)情況與單位績效掛鉤，培訓(xùn)目的就是要充實(shí)現(xiàn)有從業(yè)隊(duì)伍的信息化知識，提升信息化素養(yǎng);第二，加大檔案信息化專業(yè)人才培養(yǎng)力度。借助我國高等教育的力量，檔案行政管理部門要積極與高校溝通，在高校檔案信息化專業(yè)設(shè)置、教育規(guī)模的確定、任務(wù)目標(biāo)達(dá)到的層次、教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整等方面適度參與，提出合理化建議，使高校真正成為培養(yǎng)檔案信息化管理復(fù)合型人才的搖籃，解決專業(yè)人才的總量不足問題;第三，實(shí)施與檔案信息化相適應(yīng)的人才激勵(lì)政策。由于檔案部門并不能創(chuàng)出明顯的經(jīng)濟(jì)效益，檔案信息化人才很容易被忽視，要對他們有足夠的重視，改善從業(yè)的軟、硬件環(huán)境，合理提高待遇，從職稱晉升、薪酬分配、績效考核等方面為他們營造良好的發(fā)展空間，這樣才能留住現(xiàn)有檔案信息化管理人才。

3.建立健全檔案信息化安全管理制度

隨著檔案信息化管理在各行各業(yè)的普及，為加強(qiáng)檔案信息安全管理，規(guī)范電子文件的歸檔管理，保障電子檔案信息的安全保管和有效利用，應(yīng)重點(diǎn)健全以下制度：電子文件歸檔與管理制度、安全保密制度、數(shù)字檔案查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度、數(shù)字檔案鑒定銷毀制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備使用維護(hù)制度、檔案庫房管理制度。

一方面，通過健全的管理制度管人管事，推動管理走向規(guī)范化、制度化。

另一方面，要提高從業(yè)人員對這些制度的操作流程和熟悉程度。與此同時(shí)，尤其要重視網(wǎng)絡(luò)安全問題，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而出現(xiàn)的黑客技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，對信息化檔案的安全防范提出更高要求，因此在檔案信息化建設(shè)過程中各單位要對檔案信息安全問題引起足夠重視，從技術(shù)方面要高標(biāo)準(zhǔn)配置規(guī)范安全防護(hù)軟件，確保檔案信息文件的安全性和完整性，杜絕泄密事件的發(fā)生。

4.完善檔案信息化管理方面的法律法規(guī)建設(shè)

《中華人民共和國檔案法》是適應(yīng)紙質(zhì)化檔案管理而制定的一部權(quán)威的檔案方面的法律法規(guī)，其檔案管理流程：收集、整理、保管、檢索、提供和利用。但隨著電子檔案的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理流程很難跟上檔案信息化發(fā)展的步伐，這部法律的完善也迫在眉睫。根據(jù)現(xiàn)有的法律和規(guī)章制度，加快研究和制定電子文件歸檔、查閱和借閱、檔案庫房管理、網(wǎng)絡(luò)安全與管理方面的行政法規(guī)，形成完善的法律來解決檔案信息化建設(shè)中存在問題，推動相關(guān)工作的有序開展。

四、結(jié)語

檔案信息化管理是社會發(fā)展的必然趨勢，是檔案事業(yè)發(fā)展的重要課題。檔案管理服務(wù)水平的全方位提升，信息化是其重要方向，當(dāng)然，這一建設(shè)過程必定充滿曲折，存在諸多問題，但只要我們采取針對性措施，克服困難、迎頭趕上，才能適應(yīng)社會發(fā)展的需要，提供更好的服務(wù)。

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（作者單位：魚臺縣醫(yī)保局）