加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的實(shí)踐途徑探索

董建芹 馬曉妍

[ 作者簡(jiǎn)介 ]

董建芹，女，山東營(yíng)縣人，山東省日照市莒縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊(duì)，中級(jí)，本科，研究方向：檔案管理。

馬曉妍，女，山東莒縣人，山東省日照市莒縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊(duì)，中級(jí)，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

隨著科技的不斷進(jìn)步和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加快信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的要求，這也意味著科技管理手段勢(shì)必會(huì)取代傳統(tǒng)管理手段。眾所周知，新形勢(shì)下的檔案資源既有紙質(zhì)載體，又包括電子載體，這使得檔案資源在收集、管理、儲(chǔ)存、應(yīng)用等方面發(fā)生了翻天覆地的變化。尤其電子檔案本身具備的機(jī)讀性、高密度性特點(diǎn)，以及檔案信息的集成化、數(shù)字化優(yōu)勢(shì)，均對(duì)檔案管理工作提出了全新的要求，需要管理人員以新觀念、新方法和新思路重新審視檔案管理工作。以上種種，均為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展帶來(lái)了全新契機(jī)。筆者主要分析加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的實(shí)踐途徑探索。

[ 關(guān)鍵詞 ]

改革措施;檔案管理;單位;檔案管理平臺(tái)

檔案作為重要的文件記錄單位過(guò)去的成長(zhǎng)軌跡，對(duì)于確保社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展和加強(qiáng)單位的全面管理具有重要意義。因此應(yīng)充分重視單位的檔案管理，正確認(rèn)識(shí)單位檔案管理的重要性，探索有效的檔案管理工作方法，滿足新時(shí)期單位的需求，最大限度地提高單位工作效率，為單位的持續(xù)健康發(fā)展提供動(dòng)力。

1 單位加強(qiáng)檔案管理的意義

單位文件能真實(shí)反映每個(gè)項(xiàng)目的情況以及單位的生產(chǎn)和運(yùn)行情況。它不僅是單位資產(chǎn)的重要組成部分，也是單位未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)?？茖W(xué)的單位檔案管理有助于抵御單位未來(lái)發(fā)展中的風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)單位的利益和法定權(quán)利。單位檔案管理還可以幫助單位建立自己的單位文化，通過(guò)文件數(shù)據(jù)向員工展示單位的發(fā)展歷程，提高員工對(duì)單位的歸屬感和認(rèn)同感，提高員工素質(zhì)，維護(hù)單位形象。

2 現(xiàn)階段檔案管理工作所存在的問(wèn)題

2.1 現(xiàn)代化管理意識(shí)有所欠缺

對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)相對(duì)落后主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。一是觀念較為模式化。隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式慢慢從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)過(guò)渡，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展雖然進(jìn)步了，但是檔案管理工作者的工作思路不能在短時(shí)間發(fā)生轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致檔案管理工作水平得不到有效的提高。二是管理相對(duì)寬松。檔案管理工作開(kāi)展目標(biāo)不夠明確，實(shí)際工作過(guò)程也缺乏一定的靈活性和創(chuàng)新性，認(rèn)為檔案管理僅僅是一般事務(wù)性工作，使得檔案管理工作應(yīng)有的效能不能充分發(fā)揮出來(lái)。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化人才相對(duì)不足

新形勢(shì)下，檔案管理工作發(fā)展的前提基礎(chǔ)是人才建設(shè)，想要推進(jìn)檔案管理工作符合新時(shí)代發(fā)展要求，真正地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化，必須保證人才建設(shè)水平。只有掌握先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)，知曉先進(jìn)設(shè)備的使用和維護(hù)，同時(shí)兼具一定專業(yè)技能的人才才能保證新形勢(shì)下檔案管理工作的效果。但是大多企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員的工作僅限于文件收發(fā)和傳送，對(duì)于現(xiàn)代化管理知識(shí)和操作技能的掌握程度還有些許欠缺。

2.3 檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)備相對(duì)薄弱

大部分單位對(duì)檔案信息化設(shè)備的投資較少，設(shè)備短缺和落后，區(qū)域發(fā)展不平衡的現(xiàn)象十分突出。目前仍有一些單位以傳統(tǒng)方式管理檔案，信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，檔案管理信息化基本硬件設(shè)備投資不足，信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，使檔案無(wú)法快速有效地被保護(hù)和利用。大量歸檔信息只能在各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中傳播，而且難以通過(guò)關(guān)聯(lián)、共享和對(duì)接來(lái)使用，導(dǎo)致管理資源相對(duì)滯后、操作煩瑣，歸檔資源的優(yōu)勢(shì)未得到充分發(fā)揮。在欠發(fā)達(dá)地區(qū)，可能即使有計(jì)算機(jī)也是性能較差，沒(méi)有掃描儀、錄音機(jī)和防磁柜，文件編號(hào)仍然是手工管理的，沒(méi)有電子文件歸檔，很難滿足文件管理應(yīng)用程序的要求。雖然一些單位引進(jìn)了現(xiàn)代管理方法，并建立了數(shù)據(jù)庫(kù)，但大多數(shù)技術(shù)應(yīng)用仍停留在簡(jiǎn)單的操作中，如額外的文件目錄捕獲。

2.4 工作人員的素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、業(yè)務(wù)熟練程度和認(rèn)知水平都是影響檔案管理信息化的重要因素。檔案管理工作人員要學(xué)好信息技術(shù)知識(shí)，一些年齡較大的檔案管理人員無(wú)法適應(yīng)，從而使檔案管理工作的效率降低，難以滿足新時(shí)代的要求。由于有些單位的負(fù)責(zé)人對(duì)于檔案管理并不了解，認(rèn)為只是將材料存放保管好即可，對(duì)于檔案人員的進(jìn)修、培訓(xùn)等都認(rèn)為沒(méi)有必要。檔案管理人員得不到及時(shí)充電，業(yè)務(wù)素質(zhì)得不到提高，無(wú)法適應(yīng)檔案管理的信息化發(fā)展要求。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作的實(shí)踐途徑

3.1 通過(guò)不斷創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作全面發(fā)展

首先，創(chuàng)新檔案管理理念。新形勢(shì)下，檔案管理工作既迎來(lái)了廣闊發(fā)展機(jī)遇，又面臨諸多新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。在這一背景下，管理人員必須解放思想，緩解創(chuàng)新改革的緊迫感，并不斷完善檔案管理工作機(jī)制，有效提高管理人員創(chuàng)新能力和創(chuàng)造能力，為檔案管理工作的開(kāi)展注入新的活力。其次，創(chuàng)新檔案管理模式。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和應(yīng)用，為檔案資源開(kāi)發(fā)和利用帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇。管理部門需要在合理規(guī)劃管理網(wǎng)站、不斷完善法律體系的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案信息組織形式，同時(shí)構(gòu)建信息化檔案檢索系統(tǒng)。與此同時(shí)，還要全面推行網(wǎng)站安全維護(hù)管理機(jī)制，使網(wǎng)站成為檔案管理部門對(duì)外聯(lián)系的窗口，為檔案資源合理配置、深入開(kāi)發(fā)、有效利用、實(shí)時(shí)共享奠定基礎(chǔ)。最后，創(chuàng)新檔案管理形象。檔案管理人員綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作是否能夠順利開(kāi)展，其形象是社會(huì)公眾評(píng)價(jià)檔案管理工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。新形勢(shì)下，檔案管理人員需要明確自身在管理工作中的定位，并轉(zhuǎn)變管理理念。尤其隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息獲取、識(shí)別、利用等方面的難題不斷增加，需要管理人員充分利用先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選、提煉和開(kāi)發(fā)，并在實(shí)踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有效提高自身專業(yè)水平和管理能力。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門還可以推行競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，提高管理人員自我提升意識(shí)，調(diào)動(dòng)其工作積極性，從而營(yíng)造良好的工作氛圍，全面提升檔案管理形象。

3.2 實(shí)踐操作方面的創(chuàng)新

在檔案管理的日常創(chuàng)新工作中，應(yīng)從實(shí)際方面考慮問(wèn)題，完成相關(guān)的創(chuàng)新工作目標(biāo)。單位檔案管理部門應(yīng)樹(shù)立正確的服務(wù)意識(shí)，注重提高自己的服務(wù)水平和效果。加強(qiáng)知識(shí)管理工作，指導(dǎo)相關(guān)文件管理人員自覺(jué)創(chuàng)新，推動(dòng)文件創(chuàng)新領(lǐng)域的相關(guān)活動(dòng)。良好的檔案管理工作是單位各部門創(chuàng)新工作的重要組成部分，使各部門能夠提出正確的概念，積極參與實(shí)際創(chuàng)新活動(dòng)，從而從根本上促進(jìn)單位檔案管理的發(fā)展。各單位應(yīng)加強(qiáng)信息資源建設(shè)，經(jīng)常整合資源，優(yōu)化檔案收集，提高檔案利用率。單位可以利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在日常生產(chǎn)和實(shí)際操作過(guò)程中收集豐富的檔案，利用數(shù)字信息技術(shù)整合各種檔案資源，并在先進(jìn)技術(shù)的支持下，確保單位檔案信息的收集、傳輸、存儲(chǔ)和利用的一體化。

3.3 加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)，建立一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

在當(dāng)前改革不斷深入的大背景下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度也在不斷加劇，這對(duì)單位檔案管理工作人員提出了更加嚴(yán)格的要求。對(duì)此，單位應(yīng)將自身發(fā)展目標(biāo)和人才培養(yǎng)計(jì)劃有機(jī)地結(jié)合在一起，充分發(fā)揮單位人力資源部門的作用，要將單位員工的性格、特點(diǎn)以及能力作為依據(jù)，制訂具有針對(duì)性與合理性的人才培養(yǎng)計(jì)劃。同時(shí)，要指導(dǎo)單位員工制定自身的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，采取有效措施調(diào)動(dòng)員工的積極性。此外，還要做好單位員工的信息化培養(yǎng)工作，組織員工積極學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，不斷從整體上提高自身的專業(yè)化水平，為檔案管理工作的提質(zhì)升級(jí)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.4 創(chuàng)新服務(wù)方式，提升單位檔案利用水平

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，檔案管理工作所面臨著的標(biāo)準(zhǔn)也變得更為嚴(yán)格，有關(guān)人員務(wù)必轉(zhuǎn)變思想觀念，運(yùn)用創(chuàng)新思維對(duì)檔案服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，確保各層次檔案利用者的基本需求得到有效滿足，更好地服務(wù)于單位發(fā)展。首先，為確保利用效率的真正提高，對(duì)有關(guān)檢索工具需采取合理編制，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)一體化利用。其次，有關(guān)人員需對(duì)計(jì)算機(jī)方面知識(shí)做到熟練掌握，能夠?qū)n案信息完整準(zhǔn)確地輸入計(jì)算機(jī)，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，高效利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)服務(wù)渠道的有效拓展。最后，有關(guān)人員需對(duì)檔案翻閱率做到及時(shí)了解和掌握，針對(duì)利用率相對(duì)較高、作用價(jià)值突出的紙質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全有效存儲(chǔ)，最終形成完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以此提供高質(zhì)量的信息檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的有效提高。

3.5 完善檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

檔案資料是單位在長(zhǎng)期的發(fā)展中逐漸形成的，是各單位最為寶貴的財(cái)富，檔案管理基礎(chǔ)化建設(shè)可以說(shuō)是檔案管理工作的硬件保證，具體包括檔案管理庫(kù)房的建設(shè)和管理、檔案保管設(shè)施的采購(gòu)和維修等。結(jié)合檔案保管實(shí)際要求，建立專門的檔案庫(kù)房，改善和優(yōu)化檔案保管條件和環(huán)境，對(duì)于一些重要的檔案文件，還要配備專門的檔案盒和檔案柜。新時(shí)期的檔案管理工作對(duì)于檔案基礎(chǔ)化建設(shè)也提出了較高的要求，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的存在方式大都是紙張，而現(xiàn)在的檔案不僅有紙質(zhì)版，還有電子版。為了妥善管理全部的檔案文件，必須升級(jí)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，比如引入檔案管理軟件，積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，為檔案管理工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，在日常管理工作中也要做好庫(kù)房管理，加強(qiáng)防火、防潮，必要時(shí)添加防毒藥劑、干燥劑等，防止檔案在漫長(zhǎng)的儲(chǔ)存期間發(fā)生破損。對(duì)于異常重要、特別珍貴的檔案資料，如財(cái)務(wù)檔案，要制定專門的保管措施，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即進(jìn)行處理。目前單位財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)向著電子化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案也不僅是紙質(zhì)版資料，而是出現(xiàn)了越來(lái)越多的電子財(cái)務(wù)資料，在管理這類檔案資料的時(shí)候，要做好備份，避免硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備損壞或丟失。

3.6 加速檔案信息化建設(shè)，著力做好手段創(chuàng)新

檔案信息化建設(shè)早在20世紀(jì)末就已經(jīng)開(kāi)展了，伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也呈現(xiàn)出不斷改進(jìn)和創(chuàng)新的趨勢(shì)。結(jié)合檔案工作特點(diǎn)和機(jī)構(gòu)管理狀況，可以從以下幾個(gè)方面加快新時(shí)期檔案信息化建設(shè)。第一，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案信息化工作的關(guān)注，將信息化建設(shè)納入單位總體規(guī)劃，發(fā)布相關(guān)支持政策，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)有序發(fā)展。成立檔案信息化工作委員會(huì)，加大人力、財(cái)力支持力度，為信息化建設(shè)提供有力保障。第二，為了加快檔案數(shù)字化建設(shè)，政府機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)應(yīng)建立符合實(shí)際條件的數(shù)字模式。從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，自主數(shù)字化應(yīng)是立足點(diǎn)，輔之以外包服務(wù)。根據(jù)檔案儲(chǔ)存利用的需要，應(yīng)優(yōu)先重視常用檔案的數(shù)字化建設(shè)，確保信息化建設(shè)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，并在建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)的條件下更好地適應(yīng)實(shí)際需要。第三，制定信息化建設(shè)規(guī)劃，完善信息化建設(shè)規(guī)劃，從信息化建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)分工、實(shí)施階段、績(jī)效驗(yàn)收、資本投入等方面制定總體規(guī)劃，有序開(kāi)展檔案信息化工作。第四，嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)檔案管理部門對(duì)專項(xiàng)檔案信息化建設(shè)的具體要求。例如，如果實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案的集中管理，沒(méi)有特別行政權(quán)限的檔案管理部門只需與上級(jí)部門合作，在不建立專業(yè)信息系統(tǒng)的情況下開(kāi)展輔助工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

概括地說(shuō)，檔案管理是單位管理中應(yīng)注意和遵守的長(zhǎng)期工作，檔案管理的質(zhì)量與單位的興衰密切相關(guān)。特別是以現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的單位信息化進(jìn)程日復(fù)一日地加快，給單位的運(yùn)行和管理帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)，也給單位檔案工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，提高單位檔案管理效率可以大大促進(jìn)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)發(fā)展，提高單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，這對(duì)促進(jìn)新形勢(shì)下單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展具有重要的積極意義。

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